נסיעות עובדים
קטגוריות
אסטרטגיית הטבות

מדריך למדיניות מענקי נסיעות לעובדים וכיצד תוכלו להקים כזו

19 בדצמבר 2022 מאת קייט

כמנהלי משאבי אנוש, האחריות שלכם היא למצוא את האיזון האופטימלי בין פרודוקטיביות עובדים גבוהה לבין שביעות רצון בעבודה. אך השגת איזון זה בעידן התפטרות ההמונים (The Great Resignation), שבו חלק ניכר מהעובדים עוזבים את מקום העבודה עקב מתח וחרדה הקשורים לעבודה, עשויה להיות אתגר משמעותי. לפי דו"ח של MetLife על שביעות רצון בעבודה, רמות השחיקה והלחץ של עובדים נמצאות בשיא כל הזמנים. פתרון מעשי הוא הטמעה של תוכניות רווחה ו- הטבות נלוות מדיניות כגון מענק נסיעות, המעודד עובדים לנצל את ימי החופשה בתשלום שלהם לנסיעות אישיות מבלי לדאוג לעניינים כספיים.


אולי תשאלו את עצמכם, מה החברה שלכם מרוויחה מהקמת מדיניות מענק נסיעות לעובדים? חברות המיישמות מדיניות כזו נהנות מרמות גבוהות יותר של שימור כישרונות ומעורבות עובדים. בנוסף, קיים פער משמעותי במימוש העצמי בעבודה וברווחה הכללית בין עובדים שלוקחים חופשה בתשלום באופן קבוע לצורך טיול לבין אלו שאינם עושים זאת. המדריך של IncentFit למדיניות מענקי נסיעות מציע מידע חיוני על פיתוח מדיניות כזו עבור החברה שלכם. המשיכו לקרוא כדי ללמוד עוד על התהליך, מה כדאי להציע, היתרונות, ההשלכות המס, ועוד הרבה מעט.

מהו מענק נסיעות?

מענק נסיעות הוא הטבה כספית שחברות מספקות עבור הוצאות הנסיעה האישיות של עובדיהן במהלך שנת המס. ידוע גם כמענק חופשה או החזר הוצאות נסיעה, והעובדים יכולים להשתמש בסכום הקבוע כדי לכסות חלק — אך לא את כל — הוצאות הנסיעה האישיות שלהם.

עליכם להבין שמענק נסיעות מכסה אך ורק את הוצאות הנסיעה האישיות של העובד ולא הוצאות נסיעה הקשורות לעבודה. כתוצאה מכך, מענק הנסיעות נועד להחזיר חלק מהוצאות החופשה של העובד ואינו מיועד לממן את הטיול כולו.

אין ספק שמנהלי משאבי אנוש ייתקלו באתגר גדול לגרום להנהלת החברה להסכים למתן מענקי נסיעות לעובדים. פתרון מצוין הוא מתן דוגמאות של מספר חברות המציעות הטבות של מענקי נסיעות המעשירות את חווובת עובד מעולה.

מהי מדיניות מענק נסיעות?

מדיניות מענק נסיעות היא מערכת הנחיות לגבי האופן שבו עובדים יכולים להעריך ולהשתמש במענק הנסיעות של החברה שלהם עבור הוצאות נסיעה אישיות / חופשה. מכיוון שלכל חברה יש תרבות ארגונית ייחודית, היקף של מדיניות מענק נסיעות מוגדר היטב צריך להתאים לצרכים המיוחדים של אותה חברה ולציפיות העובדים. המשמעות היא יצירת מדיניות החזר נסיעות משתלמת וגמישה עם מערכות ניהול עלויות יעילות, תוך מתן חופש לעובדים לטייל ולהוציא כסף בביטחון.

יישום מדיניות יעילה של מענקי נסיעות דורש שיתוף פעולה בין מחלקות משאבי האנוש והכספים כדי להבטיח איסוף יעיל של נתוני הוצאות, רישומי תשלומים מעודכנים, עמידה בחוקים הקיימים וערוצי תקשורת יעילים עם העובדים.

מדיניות מענקי נסיעות ארגונית תספק פרטים מקיפים על הטבות נסיעה בינלאומיות ומקומיות. היא מכילה בדרך כלל מידע על הנושאים הבאים:

1. הנחיות לגבי האופן שבו החברה מעניקה את מענק הנסיעות, למשל, כמקדמה או כהחזר הוצאות.

30. הנחיות כיצד להגיש בקשה למענק הנסיעות.

3. סוג פעילויות הפנאי או ההוצאות המכוסות/המותרות במסגרת מענק הנסיעות.

4. הנחיות לגבי תהליך ההחזר והאם העובדים נדרשים לספק קבלות או תמונות כדי לאמת את הוצאות הנסיעה.

5. אזהרות מסע או אמצעי זהירות עבור מטיילים בודדים ועובדים הנופשים ביעדים בסיכון גבוה.

6. עובדים הזכאים לגשת לקרן מענק הנסיעות.

מה כולל מענק הנסיעות?

מה שהופך מענק נסיעות להטבת עובדים ייחודית באמת הוא הגמישות שלו. אין חוקים מוגדרים לגבי מה מעסיקים יכולים לכלול או להסיר ממדיניות מענקי הנסיעות של החברה. לכן, צוותי משאבי אנוש יכולים ליצור תוכנית מענק נסיעות (בכפוף לתקציב החברה ולהשלכות המס), ולהציע לעובדים אפשרויות הוצאה בלתי מוגבלות.

מענק נסיעות ארגוני מכסה לרוב את הוצאות הנסיעה הבאות:

  • דמי דרכון.
  • כרטיסי טיסה.
  • דמי נסיעה באוטובוס/רכבת/מעבורת.
  • Per diem rates. 
  • עלויות אוכל/ארוחות.
  • עלויות מלון/לינה.
  • השכרת רכב/אופניים.
  • הוצאות דלק עבור רכב פרטי או שכור.
  • דמי אגרה וחניה (נסיעות מקומיות).
  • עלויות טלפון מראש וחבילת נתונים בינלאומית (נסיעות בינלאומיות).
  • פעילויות חופשה/פנאי.
  • הוצאות נלוות. עובדים שיכולים לגשת לקרן מענק הנסיעות.

מתי כדאי להציע מדיניות מענק נסיעות לעובדים?

למרות שאין חוקים פדרליים או מדינתיים המחייבים חברות להציע מענקי נסיעות, חברות השואפות להיות מקומות עבודה מצוינים מספקות בדרך כלל מענקי נסיעות לעובדים מוקדם ככל האפשר כדי למשוך ולשמור את הכשרונות הטובים ביותר בתעשייה.

אף על פי שסטארט-אפים בשלבים מוקדמים הימנעו לעיתים קרובות מיצירת מדיניות מענק נסיעות עקב אילוצי תקציב, היתרונות של קיום תוכנית כזו הם משמעותיים מכדי להתעלם מהם. כדאי להתחיל בהצעת זיכויי נסיעה שנתיים או חצי-שנתיים בסך של כ-50 עד 100 דולר לכל עובד כדי לכסות הוצאות נסיעה קטנות כגון דלק, ארוחות ודמי חניה. לאחר מכן, הגדילו את הסכום בהדרגה ככל שהתקציב שלכם גדל.

לש אילו עובדים כדאי להציע מענק נסיעות?

תיאורטית, כל העובדים יכולים ליהנות מההטבות של מענקי הנסיעות של החברה. עם זאת, נהוג שמעסיקים מציעים מענקי נסיעות על פי הקריטריונים הבאים:

  • וותק.
  • ביצועי עבודה.
  • חווית עובד.

מלבד הגבלת זכאות העובדים, תנאי מדיניות מענק הנסיעות הארגוני קובעים גם את הסכום שעובד מקבל בהתאם לקריטריונים לעיל. מעסיקים מסוימים מציעים גם מדיניות החזר הוצאות טלפון נייד לעובדים כאשר הם נוסעים לצורכי עבודה. בסופו של דבר, ההחלטות הסופיות צריכות להיות תואמות למדיניות הארגונית הנוכחית. הגבלת זכאות העובדים לתוכנית מענק הנסיעות שלכם עשויה להידרש בשל אילוצי תקציב, אך הרושם הכללי בקרב העובדים עשוי להיות פחות מרצוי עבור מוניטין החברה ועלול לעמעם את הכוונות המקוריות של התוכנית.

חברות כמו FullContact עקפו את הבעיה על ידי הצעת מענקי נסיעות לעובדים עם היסטוריית ביצועים מצוינת והגבלת סכום המענק המשולם לכל עובד לפי וותק. אתר הנסיעות המקוון Afar media מעניק מענקי נסיעות רק לעובדים בעלי וותק של לפחות שישה חודשים. ב-G Adventures, חברת טיולים מאורגנים, עובד חייב להיות מועסק במשרה מלאה ולעבוד במשך שנה לפחות כדי להיות זכאי למענק נסיעות אישי. יצרנית אפליקציות הארגון Evernote בוחרת בדרך שונה בכך שהיא הופכת את כל עובדיה לזכאים למענקי נסיעות ללא קשר לוותק שלהם בחברה.

מהם היתרונות של הצעה מדיניות מענק נסיעות בחברה שלכם?

מנהלי משאבי אנוש חייבים להבין שמדובר ברווח לשני הצדדים כאשר מעסיקים מציעים חבילת מענק נסיעות כהטבת עובד. בעידן שבו אנשים נותנים עדיפות לחברות המקדמות רווחת עובדים על פני כאלו ללא מדיניות רווחה או עם מדיניות לא מספקת, אנו מעודדים צוותי משאבי אנוש לרתום את החברות שלהם ולקצור את התגמולים המדהימים של מתן מדיניות החזר נסיעות לעובדים.

הנה כמה דרכים שבהן מעסיקים יכולים להרוויח ממתן מענקי נסיעות:

פרודוקטיביות עובדים גבוהה יותר.

עובד החוזר מחופשה במימון החברה מציג אנרגיה וחיוביות רבות יותר במקום העבודה. הם נוטים להיות יעילים יותר, מעורבים יותר, ומוכנים לתרום להשגת יעדי הצוות והחברה על ידי הפקת עבודה ברמה הגבוהה ביותר.

שימור כישרונות גבוה יותר.

עובדים בחברות המציעות מענקי נסיעות נוטים להישאר זמן רב יותר בהשוואה לכאלו שהמעסיקים שלהם אינם עושים זאת. חברות שמושכות ומשמרות כישרונות מעולים מפתחות צוותים בעלי מוטיבציה גבוהה ומצטיינים. דוגמה מצוינת לכך היא FullContact, חברת טכנולוגיה מדנוור המעניקה מענקי נסיעות של עד 7,000 דולר לעובד עם שימור עובדים של 85 אחוז שיעור שאינו נפוץ בתעשיית ההייטק.

עובדים לוקחים פחות ימי מחלה.

הצעת תוכנית מענק נסיעות לעובדים שלכם מעוררת התרגשות, אופטימיות והתלהבות מחודשת לעבודה. הדבר מביא לפחות בקשות לחופשת מחלה ולהפחתת ההיעדרויות.

שביעות רצון מוגברת מהעבודה.

עובדים נהנים משיפור באיזון בין עבודה לחיים אישיים ומהרווחה הכללית הנובעת מהנאה מפעילויות הפנאי השונות בחופשה הממומנות על ידי מענקי הנסיעות. התוצאה הבלתי נמנעת היא שביעות רצון מלאה מהעבודה ומימוש עצמי, מתוך ידיעה שנושאי הבריאות הנפשית של העובדים עומדים בראש סדר העדיפויות.

פחות תביעות ביטוח בריאות.

אספקת חופשות קבועות במימון החברה לעובדים מקטינה את הסיכון לפתח בעיות בריאותיות ומפחיתה את הוצאות הבריאות.

הנה עוד כמה הטבות נלוות מטעם החברה ואת מענקי עובדים (Stipends) שהעובדים שלכם יאהבו:

חברות ביטוח מסוימות מציעות גם תכנית החזרי רווחה משל עצמן, כגון תכנית החזר הכושר של Cigna , תכנית הרווחה של Humana, או תכנית Go365 מבית Humana.

עובדים מרוצים

מהן השלכות המס של מענקי נסיעות?

איך מנהל משאבי אנוש יכול להקים מדיניות מענקי נסיעות ארגונית בלי לדאוג מ ההשלכות המסלא נעימות? פתרון קל הוא שיתוף פעולה עם אנשי הכספים שמעבר למסדרון. החברה שלכם יכולה לבחור לספוג את השלכות המס של מתן מענק נסיעות או לתת לעובדים לשאת באחריות. מדיניות מענק הנסיעות של החברה צריכה לחשוף את חוקי המס הרלוונטיים ולציין את הגורם האחראי להשלכות המס.

חברות מסוימות יוצרות יחידת חשבונאות פנימית כדי לעקוב אחר הוצאות מענק הנסיעות של עובדיהן או שוכרות יועץ ביקורת מס לצורכי מס.

האם מענק נסיעות נחשב כהכנסה?

מענקי נסיעות אינם מהווים הכנסה רגילה של עובד החייבת במס, והם מוחרגים מ הנחיות מס הכנסה האמריקאי (IRS) לגבי הטבות נלוות חייבות במס. עם זאת, אئו ממליצים להכניס את כל ניירת מענקי הנסיעות שלכם תחת תוכנית החזרים מדווחת (Accountable Plan) כדי למנוע מרשות המס (IRS) לרדוף אחר עובדים בגין עבירות מס.

האם מדווחים על מענקים למס הכנסה (IRS)?

אם החברה שלכם מציעה תשלומי מענק תחת תוכנית מדווחת, אתם יכולים להוציא את ההכנסה מההכנסה הברוטו של העובד בדיווח לרשות המס. עם זאת, רשות המס מסווגת מענקים (מקדמות, קצבאות והחזרים) שאינם תחת תוכנית מדווחת כשכר והם כפופים ל כללי הדיווח שלה.

האם מדווחים על מענקים בטופס W-2?

אם אתם מספקים מענקי נסיעות כ- קצבה יומית לעובדים תחת תוכנית שאינה מדווחת (Non-accountable plan), התשלום צריך להיות נמוך או שווה לתעריפי האש"ל הפדרליים (Per diem). עליכם לוודא שהעובד מגיש דוח הוצאות, ויש לדווח על הסכום העודף כשכר חייב במס ב- טופס W-2.

5 דוגמאות למענקי נסיעות המוצעים על ידי מעסיקים

מאז מגיפת הקורונה, מעסיקים הסיטו את המיקוד שלהם למתן הטבות עובדים נלוות לא קונבנציונליות, תוך הדגשת רווחה וגמישות בעבודה על פני הטבות פיננסיות מסורתיות. עם זאת, מחקר מגלה שעובדים בדרך כלל משתמשים בכ- מחצית (54%) מימי החופשה השנתיים הזכאים שלהם, בעוד שרק 23 אחוזים ממצים לחלוטין את ימי החופשה שהוקצו להם.

הנה דוגמאות לתוכניות מענקי נסיעות שפותחו על ידי חברות הנחושות לעודד את העובדים במלואם לנצל את ימי החופשה הזכאים שלהם.

BambooHR

עובדים שבילו לפחות שישה חודשים ב-BambooHr מקבלים חמישה עשר עד עשרים ימי חופשה שנתיים, בהתאם לוותק. ספקית התוכנה מעודדת עובדים לקחת זמן חופשה יקר עם עד 2,000 דולר לכיסוי הוצאות נסיעות שיכולות לכלול

  • כרטיסי טיסה.
  • חדרי מלון.
  • סיורים, אירועים ופעילויות פנאי אחרות הקשורות לחופשה.

FullContact

יצרנית התוכנה FullContact מחזיקה כנראה באחת ממדיניות מענקי הנסיעות הנדיבות ביותר בסביבה. מדי שנה, עובדים מקבלים בין 2,000 ל-7,500 דולר במענק נסיעות להוצאה על כל הוצאת חופשה שניתן להעלות על הדעת. עם זאת, יש כאן מלכוד. FullContact מתעקשת שעובדים בחופשה חייבים להתנתק מהרשת ו"להתנתק" לחלוטין מהעבודה.

Evernote

Evernote, אפליקציית ניהול משימות וארגון הממוקמת ברדווד סיטי, קליפורניה, מציעה מענק נסיעות יוצא דופן המשלם לעובדיה 1,000 דולר מדי שנה עבור לקיחת סופי שבוע ארוכים. עובדים שלוקחים הפסקה מהעבודה למשך חמישה ימים רצופים או יותר לנסיעה אישית (או כדי לשכב על הספה בסלון) זכאים למענק הנסיעות. ל-Evernote אין הנחיות המגבילות את האופן שבו עובדיה יכולים להוציא את הכסף.

G Adventures

G Adventures מעניקה עד 2,859 דולר בהוצאות חופשה וסבסוד טיסות בסך 570 דולר לעובדים במשרה מלאה שבילו לפחות שנה בחברה. חברת סיורי הנסיעות לקבוצות קטנות הפועלת מטורונטו, קנדה, מציעה חופשות ממומנות חלקית לצוות מדי עשרה חודשים.

Airbnb

אתר לימוני הטיול העולמי Airbnb מספק לעובדיו מענק נסיעות רבעוני בסך 500 דולר (2,000 דולר בשנה) כדי להזמין מקום בפלטפורמת האירוח של החברה בזמן שהם מטיילים באחד מחמש עשרה ימי החופשה השנתיים בתשלום שלהם.

כיצד להציע מדיניות מענק נסיעות לעובדים בחברה שלכם

כדי לפתח מדיניות מענק נסיעות אפקטיבית, עליכם לשתף את בעלי העניין החיוניים של החברה. מנהלי משאבי אנוש חייבים להבטיח שעדכוני המדיניות העתידיים ימשיכו לשמור על המטרות המקוריות שלשמן הוקמה מדיניות מענק הנסיעות, תוך מתן עדיפות לערכי הליבה המגדירים את התרבות הארגונית הנוכחית של החברה.

התאמה אישית של תבנית יכולה להיות רעיון מצוין, אך צוותי משאבי אנוש ובעלי עניין אחרים צריכים לקחת בחשבון היבטים קריטיים שהם עשויים לשנות כדי להתאים את המדיניות למודל העסקי שלהם. פירטנו מספר צעדים שכדאי לעקוב אחריהם בעת יצירת מדיניות מענק נסיעות בחברה שלכם.

  • הגדירו את המטרה העיקרית ליצירת מדיניות מענק נסיעות בחברה שלכם.
  • שלבו אנשים ממחלקות אחרות שצריכים לאשר או לתרום תשומות קריטיות למדיניות מענק הנסיעות. רשימה טיפוסית של תפקידים המעורבים בתהליך כוללת:
    • מנהל משאבי אנוש.
    • מנהל נסיעות.
    • מנהל כספים.
    • סמנכ"ל תפעול (COO)
    • נוסעים מתמידים.
  • פתחו רשימה של הוצאות המכוסות על ידי מדיניות הנסיעות ומידע על הנושאים הבאים:
    • זכאות עובדים.
    • גישה למענק הנסיעות.
    • תהליך החזר הוצאות.
    • איש קשר לתמיכת נסיעות.
    • אזהרות מסע.
    • נוהלי חירום.
  • צרו טיוטה סופית וקבלו אישור מכל בעלי העניין הרלוונטיים.
  • הפיצו את הבשורה לעובדים דרך כל ערוצי התקשורת הזמינים.

מסקנה

חושבים להקים מדיניות מענק נסיעות אפקטיבית לחברה שלכם? אז אתם צריכים לעבוד עם מומחים המסוגלים להדריך אתכם בין המוקשים המשפטיים והפיננסיים הרבים שעלולים לסכן את התהליך כולו ואת השורה התחתונה של החברה שלכם. אם תרצו ללמוד עוד על הטבות נלוות, בדקו את המדריך הזה עלהסוגים השונים של הטבות נלוותשתוכלו להציע.

אנחנו מעוניינים לעבוד איתכם! IncentFit היא פלטפורמת בריאות והטבות המובילה בתעשייה עבור עסקים המחפשים מוצרי רווחה מדהימים לעובדים.

קבעו שיחה עם מומחה ההטבות של IncentFit כדי לגלות את האסטרטגיה הטובה ביותר עבורכם. אנו נענה על השאלות שלכם, נלמד עוד על התוכנית של החברה שלכם ונספק פתרונות יעילים.