поездки сотрудников
Категории
Стратегия льгот

Руководство по корпоративным выплатам на поездки: как разработать политику возмещения расходов

19 декабря 2022 г. автор: Кейт

Как HR-менеджер, вы несете ответственность за поиск оптимального баланса между продуктивностью сотрудников и их удовлетворенностью работой. Однако в эпоху «Великого увольнения», когда значительная часть работников увольняется из-за стресса и тревожности, связанных с работой, это может стать серьезной задачей. Согласно отчету MetLife об удовлетворенности работой, уровень выгорания и стресса среди сотрудников находится на историческом максимуме. Практичным решением является внедрение оздоровительных и социальных пакетов таких мер, как компенсация поездок, которая побуждает сотрудников использовать оплачиваемый отпуск для личных путешествий, не беспокоясь о финансах.


Возможно, вы задаетесь вопросом: что компания получает от внедрения политики выплат на поездки? У организаций с такой политикой выше уровень удержания талантов и вовлеченности персонала. Кроме того, существует значительный разрыв в удовлетворенности работой и общем благополучии между сотрудниками, которые регулярно берут оплачиваемый отпуск для путешествий, и теми, кто этого не делает. Руководство IncentFit по компенсации расходов на поездки предлагает важную информацию для создания такой программы в вашей компании. Читайте дальше, чтобы узнать больше о процессе, том, что предложить, преимуществах, налоговых последствиях и многом другом.

Что такое компенсация поездок (Travel Stipend)?

Компенсация поездок — это денежное пособие, которое компании предоставляют сотрудникам на личные расходы на путешествия в течение календарного года. Работники могут использовать эту фиксированную сумму (также известную как отпускные выплаты или возмещение расходов на поездки) для покрытия части, но не всех, личных транспортных расходов.

Вы должны понимать, что компенсация поездок покрывает только личные расходы сотрудника, а не расходы на командировки. Следовательно, она предназначена для возмещения части расходов на отпуск, а не для финансирования всей поездки целиком.

Сомнений нет: HR-менеджерам придется столкнуться с серьезной задачей убедить совет директоров одобрить выплаты сотрудникам на поездки. Отличным решением будет привести примеры нескольких компаний, предлагающих бонусы на поездки которые обогащают опыт работы сотрудников.

Что такое политика компенсации поездок?

Политика компенсации поездок — это набор правил, определяющих, как сотрудники могут оценивать и использовать корпоративные средства на личные поездки и отпуск. Поскольку у каждой компании своя корпоративная культура, четко сформулированная политика должна соответствовать конкретным потребностям организации и ожиданиям сотрудников. Это означает создание доступной и гибкой политики возмещения расходов с эффективными системами управления затратами, при этом предоставляя сотрудникам свободу путешествовать и тратить деньги с уверенностью.

Создание эффективной политики компенсации поездок требует совместной работы отделов кадров и финансов для обеспечения эффективного сбора данных о расходах, актуальности платежных ведомостей, соблюдения действующего законодательства и эффективных каналов коммуникации с сотрудниками.

Корпоративная политика компенсации поездок предоставляет подробную информацию о льготах как для международных, так и для внутренних поездок. Как правило, она включает следующие данные:

1. Правила предоставления компенсации компанией, например, в виде аванса или возмещения.

2. Инструкции о том, как подать заявку на получение компенсации.

3. Виды досуга или расходов, покрываемых/разрешенных за счет выплат.

4. Рекомендации по процессу возмещения и требования к предоставлению чеков или фотографий для подтверждения расходов.

5. Советы для путешественников или меры предосторожности для тех, кто путешествует в одиночку или отдыхает в зонах высокого риска.

6. Категории сотрудников, имеющих доступ к фонду компенсации поездок.

Что покрывает компенсация поездок?

Что делает компенсацию поездок по-настоящему уникальным бонусом, так это ее гибкость. Нет жестких правил относительно того, что работодатели могут включить в политику или исключить из нее. Таким образом, HR-команды могут создать план выплат (с учетом бюджета компании и налоговых последствий), предлагая сотрудникам безграничные возможности.

Корпоративная компенсация поездок часто покрывает следующие расходы:

  • Сборы за оформление паспорта.
  • Авиабилеты.
  • Билеты на автобус, поезд или паром.
  • Суточные.
  • Расходы на питание.
  • Расходы на отель/проживание.
  • Аренда автомобиля/велосипеда.
  • Расходы на топливо для личного или арендованного автомобиля.
  • Плата за проезд по платным дорогам и парковку (внутри страны).
  • Расходы на предоплаченную связь и международный интернет (для зарубежных поездок).
  • Отпуск / развлекательные мероприятия.
  • Сопутствующие расходы. Сотрудники, имеющие доступ к фонду компенсации поездок.

Когда стоит предложить сотрудникам политику компенсации поездок?

Хотя нет федеральных законов или законов штатов, обязывающих компании предоставлять компенсацию поездок, организации, стремящиеся быть лучшими местами для работы обычно вводят такие выплаты как можно раньше, чтобы привлекать и удерживать лучшие таланты в отрасли.

Хотя стартапы на ранних этапах часто избегают создания такой политики из-за ограничений бюджета, преимущества наличия подобного плана слишком велики, чтобы их игнорировать. Вы можете начать с предложения ежегодных или полугодовых туристических бонусов в размере около $50–$100 на сотрудника для покрытия небольших расходов вроде топлива, еды и парковки, а затем постепенно увеличивать сумму по мере роста бюджета.

Каким сотрудникам следует предлагать компенсацию поездок?

Теоретически все сотрудники могут пользоваться корпоративными бонусами на поездки. Тем не менее, работодатели часто предоставляют их на основе следующих критериев:

  • Стаж.
  • Эффективность работы.
  • Опыт сотрудника.

Помимо ограничения круга лиц, имеющих право на получение выплат, условия корпоративной политики также определяют сумму, которую получает сотрудник в соответствии с вышеуказанными критериями. Некоторые работодатели также предлагают компенсацию расходов на мобильную связь сотрудникам во время их поездок по работе. В конечном счете финальные решения должны соответствовать текущей корпоративной политике. Ограничение круга получателей выплат может быть необходимым из-за бюджетных ограничений, однако общее впечатление сотрудников может оказаться нежелательным для репутации компании и исказить первоначальные цели программы.

Такие компании, как FullContact, решили эту проблему, предоставляя выплаты сотрудникам с высокими результатами работы и ограничивая максимальную сумму выплаты на сотрудника в зависимости от стажа. Сайт о путешествиях Afar media выплачивает компенсацию только тем, кто проработал в компании не менее шести месяцев. В операторе туров G Adventures сотрудник должен работать полный рабочий день не менее года, чтобы претендовать на личные выплаты. Создатель приложений Evernote пошел другим путем: право на компенсацию имеют все сотрудники независимо от стажа работы в компании.

Каковы преимущества внедрения политики компенсации поездок в вашей компании?

HR-менеджеры должны понимать, что предоставление пакета компенсации поездок в качестве бонуса — это выигрыш для обеих сторон. В эпоху, когда люди ставят на первое место компании, поддерживающие оздоровительные инициативы а не организации без программ оздоровления или с недостаточными условиями, мы призываем HR-команды убедить руководство внедрить эту политику и пожинать потрясающие плоды.

Вот несколько преимуществ предоставления компенсации поездок для работодателей:

Повышение продуктивности сотрудников.

Сотрудник, вернувшийся из оплаченного компанией отпуска, излучает больше энергии и позитива на рабочем месте. Как правило, он работает эффективнее, более вовлечен в процессы и готов вносить вклад в командные и корпоративные цели, создавая продукт высочайшего качества.

Высокий уровень удержания талантов.

Сотрудники компаний, предлагающих компенсацию поездок, остаются в штате дольше, чем те, у кого таких бонусов нет. Компании, привлекающие и удерживающие отличные таланты, формируют высокомотивированные команды с высокими результатами. Ярким примером является FullContact — технологическая компания из Денвера, предоставляющая выплаты до $7 000 на сотрудника и имеющая показатель удержания сотрудников 85 процентов что является редкостью в технологической индустрии.

Сотрудники реже берут больничные.

Предоставление сотрудникам плана компенсации поездок вызывает у них восторг, оптимизм и новый прилив энтузиазма к работе. Это приводит к сокращению числа запросов на больничный и снижению абсентеизма.

Повышение удовлетворенности работой.

Сотрудники выигрывают от улучшения баланса между работой и личной жизнью и общего благополучия благодаря разнообразным видам отдыха, оплаченным за счет компенсации. Неизбежным результатом является полная удовлетворенность работой и ощущение, что вопросы психического здоровья сотрудников находятся в приоритете.

Меньше обращений по медицинской страховке.

Предоставление сотрудникам регулярного оплачиваемого компанией отпуска снижает риск возникновения проблем со здоровьем и сокращает расходы на медицинское обслуживание.

Вот некоторые другие корпоративных бонусов, а также выплат сотрудникам которые обязательно понравятся вашим сотрудникам:

Некоторые страховые компании также предлагают собственные программы компенсации велнес-услуг, такие как программа Cigna по компенсации спортзала , программа здоровья от Humanaили Go365 от компании Humana.

довольные сотрудники

Каковы налоговые последствия компенсации поездок?

Как HR-менеджеру настроить политику компенсации поездок без опасений по поводу неприятных налоговых последствий? Простое решение — сотрудничество с финансовым отделом. Ваша компания может взять на себя налоговые обязательства по выплатам или переложить их на сотрудников. В политике компании должны быть указаны соответствующие законы о налогах и сторона, несущая налоговую ответственность.

Некоторые компании создают внутренний бухгалтерский отдел для отслеживания расходов на поездки сотрудников или нанимают налогового консультанта.

Считается ли компенсация поездок доходом?

Компенсации поездок не являются обычным и необлагаемым налогом доходом сотрудников, исключенным из рекомендаций IRS в отношении налогооблагаемых дополнительных льгот. Тем не менее, мы рекомендуем проводить все документы по компенсации поездок через план подотчетного возмещения расходов чтобы Налоговая служба (IRS) не предъявила претензии сотрудникам за неуплату налогов.

Сообщается ли о выплатах в Налоговую службу (IRS)?

Если ваша компания осуществляет выплаты в рамках подотчетного плана, вы можете исключить их из валового дохода сотрудника при подаче отчетности в IRS. Однако IRS классифицирует компенсации (авансы, пособия и выплаты по возмещению), не подпадающие под подотчетный план, как заработную плату, которая облагается ее правилами отчетности.

Отражаются ли выплаты в форме W-2?

Если вы предоставляете компенсацию поездок в виде суточных сотрудникам в рамках неподотчетного плана, сумма должна быть меньше или равна федеральным нормам суточных. Вы должны убедиться, что сотрудник предоставил отчет о расходах, а излишек должен быть отражен как налогооблагаемая заработная плата в форме W-2.

5 Примеры компенсации поездок, предлагаемых работодателями

После пандемии Covid-19 работодатели переключили внимание на предоставление нестандартных льгот с акцентом на здоровье и гибкость вместо традиционных финансовых бонусов. Тем не менее, исследование показывает, что сотрудники обычно используют около половины (54%) своего ежегодного положенного отпуска, в то время как полностью используют все дни только 23 процента.

Вот примеры планов компенсации поездок, разработанных компаниями, которые стремятся по-настоящему мотивировать сотрудников использовать положенные дни отпуска.

BambooHR

Сотрудники, проработавшие в BambooHR не менее шести месяцев, получают от пятнадцати до двадцати дней ежегодного отпуска в зависимости от стажа. Поставщик ПО поощряет работников брать драгоценные дни отдыха и выделяет до $2 000 на покрытие расходов на поездки, которые могут включать

  • Авиабилеты.
  • Номера в отелях.
  • Туры, мероприятия и другие виды отдыха.

FullContact

Производитель программного обеспечения FullContact имеет, пожалуй, одну из самых щедрых программ компенсации поездок. Каждый год сотрудники получают от $2 000 до $7 500 на любые мыслимые отпускные расходы. Однако здесь есть подвох: FullContact настаивает на том, чтобы сотрудники во время отпуска полностью «отключались» от работы и интернета.

Evernote

Evernote, приложение для управления задачами из Редвуд-Сити, Калифорния, предлагает замечательную компенсацию: $1 000 ежегодно на поездки на длинные выходные. Сотрудники, которые прерывают работу на пять дней подряд или более для личных путешествий (или чтобы просто полежать на диване в гостиной), имеют право на эту выплату. У Evernote нет правил, ограничивающих то, как сотрудники могут потратить деньги.

G Adventures

G Adventures предоставляет до $2 859 на расходы во время отпуска и субсидию на перелет в размере $570 для штатных сотрудников, проработавших в компании не менее года. Эта компания организует туры для небольших групп из Торонто (Канада) и предлагает субсидируемый отпуск для сотрудников каждые десять месяцев.

Airbnb

Сайт глобального жилья Airbnb предоставляет сотрудникам квартальную компенсацию поездок в размере $500 ($2 000 в год) на бронирование жилья на платформе компании во время любых из их пятнадцати ежегодных оплачиваемых дней отпуска.

Как внедрить политику компенсации поездок сотрудникам в вашей компании

Чтобы разработать эффективную политику компенсации поездок, необходимо привлечь ключевых стейкхолдеров компании. HR-менеджеры должны гарантировать, что последующие обновления политики сохранят первоначальные цели создания программы и при этом будут ставить в приоритет основные ценности текущей корпоративной культуры.

Адаптация готового шаблона может быть отличной идеей, но HR-командам и другим участникам необходимо продумать критически важные аспекты под свою бизнес-модель. Мы описали несколько шагов по созданию политики компенсации поездок в вашей компании.

  • Определите основную цель создания политики компенсации поездок в вашей компании.
  • Привлеките сотрудников из других отделов, которые должны утвердить политику или внести в нее важный вклад. Типичный список ролей, участвующих в процессе, включает:
    • HR-менеджер.
    • Менеджер по поездкам.
    • Финансовый директор.
    • Операционный директор (COO).
    • Сотрудники, часто совершающие поездки.
  • Составьте список расходов, покрываемых политикой, и информацию о следующем:
    • Право сотрудников на получение выплаты.
    • Доступ к фонду компенсации поездок.
    • Процесс возмещения расходов.
    • Контакты для поддержки в поездках.
    • Туристические рекомендации.
    • Процедуры на случай чрезвычайных ситуаций.
  • Создайте финальный черновик и получите одобрение от всех заинтересованных лиц.
  • Расскажите сотрудникам о программе через все доступные каналы связи.

Заключение

Думаете о создании эффективной политики компенсации поездок для своей компании? Тогда вам нужно поработать с экспертами, способными провести вас через многочисленные юридические и финансовые ловушки, которые могут поставить под угрозу весь процесс и финансовые результаты компании. Если вы хотите узнать больше о дополнительных льготах, ознакомьтесь с этим руководством по различнымвидам дополнительных льготльготах, которые вы можете предложить.

Мы заинтересованы в сотрудничестве с вами! IncentFit — ведущая в отрасли платформа здоровья и льгот для бизнеса, который ищет потрясающие продукты для корпоративного благополучия.

Запланируйте беседу с экспертом по льготам IncentFit чтобы найти лучшую стратегию. Мы ответим на ваши вопросы, узнаем больше о плане вашей компании и предложим эффективные решения.