従業員向けトラベル・スティペンド（旅行手当）規程のガイド＆作成方法
人事マネージャーの役割は、従業員の生産性の最大化と仕事の満足度との間で最適なバランスを見つけることです。しかし、仕事のストレスや不安から離職する労働者が相次ぐ「大退職時代」において、これを実現するのは非常に困難です。MetLifeの仕事の満足度に関するレポートによると、従業員の燃え尽き症候群やストレスレベルは過去最高を記録しています。現実的な解決策として、ウェルネス施策の導入が挙げられます。 付加的福利厚生（フリンジ・ベネフィット） 旅行手当規程のような仕組みにより、従業員が金銭面を気にとめることなく、有給休暇を私的な旅行に使いやすよう奨励します。
「旅行手当の規程を導入することで、会社にはどんなメリットがあるのだろう？」と思われるかもしれません。旅行手当規程を設けている企業では、優秀な人材の定着率や従業員エンゲージメントが向上します。さらに、定期的に有給休暇を取得して旅行する従業員とそうでない従業員の間には、仕事の達成感や全体的なウェルビーイングにおいて大きな開きがあります。IncentFitの旅行手当規程ガイドでは、自社向けの手当制度を策定するための重要な情報を提供しています。プロセス、支給内容、メリット、税務上の注意点などについて、ぜひ読み進めてご確認ください。
- トラベル・スティペンド（旅行手当）とは？
- トラベル・スティペンド規程とは？
- 旅行手当の対象となる費用は？
- 従業員に旅行手当規程を導入すべきタイミングは？
- どの従業員を旅行手当の対象とすべきか？
- 企業が旅行手当規程を導入するメリットとは？
- 旅行手当の税務上の影響とは？
- 企業が提供する旅行手当の5つの事例
- 自社で従業員向け旅行手当規程を導入する方法
- まとめ
トラベル・スティペンド（旅行手当）とは？
旅行手当とは、企業が1暦年内の従業員の私的な旅行費用を補助するために支給する現金手当です。バケーション手当や旅行費還付とも呼ばれ、従業員はこの定額の資金を使って、私的な旅行費用の全額ではなく一部をカバーすることができます。
旅行手当は、出張費用ではなく、あくまで従業員の私的な旅行費用をカバーするものであることを理解しておく必要があります。したがって、旅行手当は休暇費用の「一部」を払い戻すよう設計されており、旅行全体の資金をまかなうことを目的としたものではありません。
人事マネージャーが役員会から旅行手当の導入承認を得るためには、大きな苦労が伴うことは間違いありません。そのための優れた解決策として、 旅行手当の福利厚生を提供しているいくつかの企業 の事例を紹介し、以下を充実させることが挙げられます。 従業員体験（エンプロイー・エクスペリエンス）、
トラベル・スティペンド規程とは？
旅行手当規程とは、私的な旅行や休暇の費用として、従業員が会社の旅行手当をどのように査定し利用できるかを示したガイドラインのセットです。企業によって独自の企業文化があるため、明確に定義された旅行手当規程の範囲は、その企業の特定のニーズや従業員の期待に合致している必要があります。つまり、効率的なコスト管理システムを備えた手頃かつ柔軟な旅行費用の払い戻し規程を作成すると同時に、従業員が安心して旅行し、お金を使える自由を提供することを意味します。
効果的な旅行手当規程を策定するには、人事部門と財務部門が協力し、効率的な費用データの収集、最新の支払い記録の管理、現行法への準拠、および効果的な従業員向けコミュニケーションチャネルの確保を行う必要があります。
企業の従業員旅行手当規程には、国内外の旅行特典に関する包括的な詳細が記載されます。通常、以下に関する情報が含まれます：
1. 前払いまたは払い戻しなど、会社が旅行手当を支給する方法に関するガイドライン。
2. 旅行手当を申請するための手順。
3. 旅行手当の対象／許可となるレジャー活動や費用の種類。
4. 払い戻しプロセスのガイドライン、および旅行費用を証明するために領収書や写真の提出が必要かどうか。
5. 一人旅や、高リスクのスポットで休暇を過ごす従業員のための渡航アドバイスや注意事項。
6. 旅行手当の資金を利用できる従業員。
旅行手当の対象となる費用は？
旅行手当が真にユニークな従業員向けの福利厚生である理由は、その柔軟性にあります。企業の旅行手当規程に何を盛り込み、何を排除するかについては、明確なルールはありません。そのため、人事チームは（会社の予算や税務上の影響を考慮しつつ）旅行手当プランを作成し、従業員に制限のない使い方の選択肢を提供することができます。
企業の旅行手当は、多くの場合、以下の旅行費用をカバーします。
- パスポート発行手数料。
- 航空券代。
- バス・電車・フェリーの運賃。
- 日当。
- 外食費・食事代。
- ホテル・宿泊代。
- レンタカー・レンタル自転車代。
- 自家用車またはレンタカーの燃料費。
- 有料道路の通行料および駐車料金（国内旅行）。
- プリペイド携帯電話の料金および海外データプラン（海外旅行）。
- 休暇・レジャー活動。
- 雑費。旅行手当の資金を利用できる従業員。
従業員に旅行手当規程を導入すべきタイミングは？
企業に旅行手当の提供を義務付ける連邦法や州法はありませんが、 働きがいのある素晴らしい企業 を目指す企業は、業界内の優秀な人材を引き付け、定着させるために、できるだけ早い段階から従業員に旅行手当を支給するのが一般的です。
初期段階のスタートアップ企業では、予算の制約から旅行手当規程の策定を避けることがよくあります。しかし、制度を持つことのメリットは無視できないほど大きいものです。まずは燃料費、食事代、駐車場代などの細かな旅行費用をカバーするため、従業員1人あたり年間または半期ごとに50ドル〜100ドル程度のトラベルクレジットを支給することから始め、予算の増加に合わせて徐々に金額を増やしていくとよいでしょう。
どの従業員を旅行手当の対象とすべきか？
理論上は、すべての従業員が会社の旅行手当の恩恵を受けることができます。しかし、企業が以下の基準に従って旅行手当を支給するのが一般的です：
- 勤続年数・役職。
- 業務パフォーマンス。
- 従業員エクスペリエンス。
従業員の受給資格を制限するだけでなく、企業の旅行手当規程の条件によって、上記の基準に基づいた従業員の受給額も決定されます。また、一部の企業では、出張する従業員に対して 費用補助ポリシーの設定 を支給することもあります。最終的な決定は、現在の企業方針に沿ったものであるべきです。予算の制約により旅行手当プログラムへの従業員の受給資格を制限することは必要かもしれません。しかし、従業員の間での全体的な印象が悪化すれば企業の評判を損ない、プログラムの本来の意図を曖昧にしてしまう可能性があります。
FullContactのような企業は、 優れた実績 を残した従業員に旅行手当を支給し、支給額を勤続年数に応じて上限を設定することでこの問題を回避しました。オンライン旅行サイトのAfar mediaは、勤続6ヶ月以上の従業員にのみ旅行手当を支給しています。ツアーグループ運航会社G Adventuresでは、私的旅行手当の対象となるには、正社員であり、1年間勤務している必要があります。組織アプリメーカーのEvernoteは、勤続年数に関係なく全従業員を旅行手当の対象とすることで、異なるアプローチをとっています。
企業が旅行手当規程を導入するメリットとは？
企業が福利厚生として旅行手当パッケージを提供することは、双方にとってWIN-WINであることを人事マネージャーは理解しなければなりません。個人が 従業員のウェルネス を推進する企業を、ウェルネス規程がない、または不十分な企業よりも優先する時代において、私たちは人事チームに対し、自社にこの制度を導入し、従業員旅行手当規程の提供による素晴らしい恩恵を享受することを推奨します。
企業が旅行手当を提供することで得られる主なメリットは以下の通りです。
従業員の生産性向上.
会社負担の休暇から戻った従業員は、職場でより高いエネルギーと積極性を示します。より高い効率性とエンゲージメントを発揮し、一流の成果を生み出すことで、チームや会社の目標達成に貢献しようとする意欲が高まります。
優秀な人材の定着率向上.
旅行手当を提供する企業の従業員は、そうでない企業の従業員よりも長く定着する傾向があります。優秀な人材を引き付け、定着させる企業は、モチベーションが高く、成果を上げるチームを育成できます。素晴らしい例として、デンバーを拠点とするテック企業FullContactが挙げられます。同社は従業員1人あたり最大7,000ドルの旅行手当を支給しており、 85%という従業員定着率 を誇っていますが、これはテック業界では異例のことです。
病気休暇の取得日数が減少.
従業員に旅行手当プランを提供することで、仕事へのワクワク感、楽観主義、そして新たな情熱が湧き上がります。その結果、病気休暇の申請や欠勤を減らすことができます。
仕事の満足度の向上.
旅行手当によって支払われる様々なレジャー活動を楽しむことで、従業員はワークライフバランスの向上と全体的なウェルビーイングの恩恵を受けられます。従業員のメンタルヘルスの問題が優先されていることを実感できるため、結果として仕事への高い満足感と充実感がもたらされます。
医療費請求の削減.
従業員に会社負担の定期的な休暇を提供することで、健康上の問題を抱えるリスクを軽減し、医療費を削減することができます。
従業員が間違いなく気に入る、その他の 会社の特典 目標に 従業員向け手当（スティペンド） は以下の通りです：
- 在宅勤務手当
- ウェルネス費用の払い戻し
- フィットネス費用の精算支援
- 企業のジム会員権
- 従業員向け食事手当
- 授業料の払い戻し
- 従業員向けジム会員権の補助
- 従業員向け託児補助ベネフィット
- 従業員のライフスタイルベネフィット
- 教育研修手当
- ライフスタイル支出口座
保険会社によっては、独自のウェルネス手当プログラムを提供しているところもあります。例えば、Humana社の Cignaジム費用還付 プログラム、 Humanaウェルネスプログラム、またはHumanaの Go365 プログラムなどがあります。
旅行手当の税務上の影響とは？
人事マネージャーが、不快な問題を心配することなく企業の旅行手当規程を策定するにはどうすればよいでしょうか 税務上の影響？簡単な解決策は、社内の財務担当者と協力することです。旅行手当の支給に伴う税務上の負担を企業が引き受けるか、あるいは従業員が負担するかを選択できます。会社の旅行手当規程には関連する税法を明記し、税務上の責任を負う当事者を明示する必要があります。
従業員の旅行手当の支出を把握するために社内経理部門を設ける企業や、税務目的で税務監査コンサルタントを雇う企業もあります。
旅行手当は所得とみなされるのか？
旅行手当は、課税対象となるフリンジベネフィットに関する IRS（米国内国歳入庁）のガイドライン から除外される、非課税の定期的な従業員所得ではありません。ただし、IRSによる税金滞納の追徴を防ぐため、旅行手当に関するすべての書類を アカウンタブル・プラン（適格精算プラン） のもとで管理することを推奨します。
手当はIRS（米国内国歳入庁）に申告されるのか？
アカウンタブル・プランに基づいて手当を支給する場合、その金額を従業員の総所得から除外し、 IRSに報告することができます。しかし、アカウンタブル・プランに基づかない手当（前払い金、手当、払い戻し金など）について、IRSは賃金として分類し、その 報告ルール.
手当はW-2（源泉徴収票）に記載されるのか？
の対象となります。 日当（ペル・ディエム） ノン・アカウンタブル・プラン（不適格精算プラン）の下で従業員に旅行手当を支給する場合、その支給額は連邦日当レート以下でなければなりません。従業員に経費報告書の提出を義務付ける必要があり、超過分は課税対象の賃金として W-2フォーム（源泉徴収票）、
5 に報告する必要があります。
企業が提供する旅行手当の事例 Covid-19のパンデミック以降、企業は従来の金銭的報酬よりも、ウェルネスや仕事の柔軟性を重視した非伝統的なフリンジベネフィットの提供へとシフトしています。しかし、ある調査によると、従業員が年間に受給資格のある有給休暇を実際に消化するのは 半分（54%）
程度であり、割り当てられた有給休暇を完全に消化しているのはわずか23％にとどまっています。
従業員が受給資格のある有給休暇を完全に消化するよう促すことに尽力する企業によって開発された、旅行手当プランの事例をご紹介します。
BambooHR
- 航空券代。
- BambooHRで少なくとも6ヶ月勤務した従業員には、勤続年数に応じて年間15〜20日間の有給休暇が与えられます。このソフトウェアプロバイダーは、旅行費用をカバーするために最大2,000ドルを支給し、大切な休暇を取るよう従業員を奨励しています。旅行費用には以下が含まれます：
- ホテルの部屋代。
FullContact
Evernote
カリフォルニア州レッドウッドを拠点とするタスク管理・組織化アプリのEvernoteには、週末の長期休暇を取得するスタッフに対して年間1,000ドルを支給する素晴らしい旅行手当があります。私的旅行のために5日以上連続して仕事から離れる（あるいはリビングのソファで横になる）従業員は、旅行手当の支給対象となります。Evernoteには、従業員が現金をどのように使うかを制限するガイドラインはありません。
G Adventures
Airbnb
グローバル旅行宿泊サイトのAirbnbは、年間15日間の有給休暇のいずれかを利用して旅行する際、同社の宿泊プラットフォームで宿泊施設を予約できるよう、従業員に四半期ごとに500ドル（年間2,000ドル）の旅行手当を支給しています。
自社で従業員向け旅行手当規程を導入する方法
機能する旅行手当規程を策定するには、企業の主要なステークホルダーを巻き込む必要があります。人事マネージャーは、その後の規程の改定にあたっても、旅行手当規程策定の本来の目的が維持され、かつ現在の企業文化を定義するコアバリューが優先されていることを確認しなければなりません。
- テンプレートのカスタマイズは素晴らしいアイデアですが、人事チームやその他のステークホルダーは、自社のビジネスモデルに合わせて変更すべき重要な側面を検討する必要があります。自社で旅行手当規程を作成する際に従うべきいくつかのステップを概説しました。
- 自社で旅行手当規程を作成する主な目的を定義する。
- 旅行手当規程の承認や重要なインプットを行う必要がある他部門のメンバーを巻き込む。プロセスに関与する一般的な役割のリストには以下が含まれます：
- 人事マネージャー。
- トラベルマネージャー。
- 財務マネージャー。
- COO（最高執行責任者）。
- 出張頻度の高い従業員。
- 旅行規程の対象となる費用のリストを作成し、以下の情報をまとめる。
- 従業員の受給資格。
- 旅行手当の利用方法。
- 払い戻しプロセス。
- 旅行サポートの連絡先。
- 渡航アドバイス。
- 緊急時対応の手順。
- 最終草案を作成し、関連するすべてのステークホルダーから承認を得る。
まとめ
利用可能なすべてのコミュニケーションチャネルを通じて、従業員に周知する。自社に効果的な旅行手当規程の導入をお考えですか？それならば、プロセス全体を危うくし、企業の収益を損なう可能性のある数多くの法的・財務的な落とし穴をナビゲートできる専門家と協力する必要があります。福利厚生についてさらに詳しく知りたい場合は、異なる 種類に関するこちらのガイドをご覧ください。
の福利厚生に関するこちらのガイドをご覧ください。
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