reiskosten van medewerkers
Categorieën
Arbeidsvoorwaardenstrategie

Handleiding voor een reiskostenvergoeding voor medewerkers & Zo stelt u er een op

19 december 2022 door Kate

Als HR-manager is het uw verantwoordelijkheid om de optimale balans te vinden tussen maximale productiviteit van medewerkers en werkplezier. Maar in het tijdperk van 'The Great Resignation', waarin een significant deel van de beroepsbevolking ontslag neemt vanwege werkgerelateerde stress en angst, kan dit een flinke uitdaging zijn. Volgens een rapport van MetLife over arbeidsteversheid bereiken burn-out en stressniveaus onder medewerkers een historisch hoogtepunt. Een praktische oplossing is het implementeren van welzijn en extra's en voordelen regelingen zoals een reiskostenvergoeding die werknemers aanmoedigt om hun vakantiedagen op te nemen voor een persoonlijke reis zonder zich zorgen te hoeven maken over geld.


U vraagt zich misschien af wat uw bedrijf wint bij het instellen van een reiskostenvergoeding voor medewerkers? Bedrijven met een dergelijke regeling hebben een hoger behoud van talent en een grotere betrokkenheid van medewerkers. Bovendien is er een groot verschil in werkvoldoening en algemeen welzijn tussen medewerkers die regelmatig verlof nemen om te reizen en degenen die dat niet doen. De handleiding van IncentFit over reiskostenvergoedingen biedt essentiële informatie voor het opzetten van zo'n regeling binnen uw bedrijf. Lees snel verder voor meer informatie over het proces, wat u kunt aanbieden, de voordelen, fiscaleimplicaties en nog veel meer.

Wat is een reiskostenvergoeding?

Een reiskostenvergoeding is een financiële tegemoetkoming die bedrijven verstrekken voor de persoonlijke reiskosten van hun medewerkers binnen een kalenderjaar. Ook wel vakantietoeslag of reiskostenrestitutie genoemd; werknemers kunnen dit vaste bedrag gebruiken om een deel, maar niet al hun persoonlijke reiskosten te dekken.

Het is belangrijk te begrijpen dat een reiskostenvergoeding uitsluitend de persoonlijke reiskosten van een medewerker dekt en geen zakelijke reiskosten. Hierdoor is de vergoeding bedoeld als tegemoetkoming in de vakantiekosten van een werknemer, en niet om de hele reis te bekostigen.

Het lijdt weinig twijfel dat HR-managers voor een enorme uitdaging staan om de directie te overtuigen van het aanbieden van een reiskostenvergoeding. Een uitstekende oplossing is het aandragen van voorbeelden van verschillende bedrijven die reiskostenvergoedingen als extraatje aanbieden die bijdragen aan werknemerservaring.

Wat is een beleid rondom reiskostenvergoedingen?

Een beleid rondom reiskostenvergoedingen is een set richtlijnen over hoe medewerkers aanspraak kunnen maken op de reiskostenvergoeding van hun bedrijf voor persoonlijke reis- en vakantiekosten. Aangezien elk bedrijf een unieke bedrijfscultuur heeft, moet de reikwijdte van een goed gedefinieerd reiskostenbeleid aansluiten bij de specifieke behoeften van het bedrijf en de verwachtingen van de medewerker. Dit betekent het creëren van een betaalbaar en flexibel vergoedingsbeleid met efficiënte kostenbeheersing, terwijl medewerkers de vrijheid krijgen om met een gerust hart te reizen en uit te geven.

Het implementeren van een effectief reiskostenbeleid vereist samenwerking tussen de afdelingen HR en Finance om te zorgen voor een efficiënte verzameling van onkostengegevens, bijgewerkte betalingsadministraties, naleving van de wetgeving en effectieve communicatiekanalen voor medewerkers.

Een bedrijfsbeleid voor reiskostenvergoedingen biedt uitgebreide details over internationale en binnenlandse reisvoordelen. En het bevat doorgaans informatie over het volgende:

1. Richtlijnen over hoe het bedrijf de reiskostenvergoeding aanbiedt, bijv. als voorschot of teruggave.

2. Instructies over het aanvragen van de reiskostenvergoeding.

3. Het type vrijetijdsactiviteiten of kosten dat door de reiskostenvergoeding wordt gedekt/toegestaan.

4. Richtlijnen over het declaratieproces en of medewerkers bonnetjes of foto's moeten aanleveren om de reiskosten te bewijzen.

5. Reisadviezen of voorzorgsmaatregelen voor soloreizigers en medewerkers die op vakantie gaan naar risicovolle gebieden.

6. Medewerkers die toegang hebben tot het budget voor de reiskostenvergoeding.

Wat dekt een reiskostenvergoeding?

Wat een reiskostenvergoeding een werkelijk unieke secundaire arbeidsvoorwaarde maakt, is de flexibiliteit. Er zijn geen vaste regels over wat werkgevers wel of niet kunnen opnemen in een bedrijfsreiskostenbeleid. Hierdoor kunnen HR-teams een reiskostenplan opstellen (afhankelijk van het bedrijfsbudget en de fiscale implicaties), dat medewerkers grenzeloze bestedingsmogelijkheden biedt.

Een bedrijfsreiskostenvergoeding dekt vaak de volgende reiskosten.

  • Paspoortkosten.
  • Vliegtickets.
  • Bus-, trein- of veerdiensten.
  • Dagvergoedingen.
  • Diner- / maaltijdkosten.
  • Hotel- / verblijfskosten.
  • Auto- / fietsverhuur.
  • Brandstofkosten voor een privévoertuig of huurauto.
  • Tol- en parkeerkosten (binnenlandse reizen).
  • Kosten van prepaidtelefoons en internationale databundels (internationale reizen).
  • Vakantie- / vrijetijdsactiviteiten.
  • Onvoorziene uitgaven. Medewerkers die toegang hebben tot het budget voor de reiskostenvergoeding.

Wanneer moet u werknemers een reiskostenvergoeding aanbieden?

Hoewel er geen federale of staatslandelijke wetten zijn die bedrijven verplichten om reiskostenvergoedingen aan te bieden, streven bedrijven ernaar om geweldige werkplekken te zijn en bieden ze doorgaans zo snel mogelijk reiskostenvergoedingen aan om het beste talent in de branche aan te trekken en te behouden.

Hoewel startups in een vroeg stadium vaak vermijden om een reiskostenbeleid op te stellen vanwege budgetbeperkingen, zijn de voordelen van zo'n plan te groot om te negeren. U kunt beginnen met het aanbieden van jaarlijkse of halfjaarlijkse reistegoeden van ongeveer $ 50-$ 100 per medewerker om kleinere reiskosten zoals brandstof, eten en parkeerkosten te dekken. Verhoog het bedrag daarna geleidelijk naarmate uw budget groeit.

Aan welke medewerkers moet u een reiskostenvergoeding aanbieden?

In theorie kunnen alle medewerkers profiteren van de reiskostenvergoeding van een bedrijf. Het is echter gebruikelijk dat werkgevers reiskostenvergoedingen aanbieden op basis van de volgende criteria:

  • Senioriteit.
  • Werkprestaties.
  • Ervaring van de medewerker.

Naast het beperken van de geschiktheid van medewerkers, bepalen de voorwaarden van een bedrijfsreiskostenbeleid ook het bedrag dat een medewerker ontvangt op basis van bovenstaande criteria. Sommige werkgevers bieden ook een vergoeding voor een mobiele telefoon aan medewerkers wanneer ze voor hun werk reizen. Uiteindelijk moeten de uiteindelijke beslissingen in lijn zijn met het huidige bedrijfsbeleid. Het beperken van de geschiktheid van medewerkers voor uw reiskostenprogramma kan noodzakelijk zijn vanwege budgetbeperkingen. De algemene indruk onder medewerkers kan echter minder gunstig zijn voor de reputatie van het bedrijf en kan de oorspronkelijke intenties van het programma overschaduwen.

Bedrijven zoals FullContact omzeilden dit probleem door reiskostenvergoedingen aan te bieden aan medewerkers met uitstekende prestatiedossiers en door het per medewerker uit te betalen vergoedingsbedrag te maximeren op basis van dienstverband. Afar media, een online reissite, verstrekt alleen reiskostenvergoedingen aan medewerkers die minstens zes maanden in dienst zijn. Bij G Adventures, een touroperator, moet een medewerker fulltime zijn en een jaar gewerkt hebben voordat hij of zij in aanmerking komt voor een persoonlijke reiskostenvergoeding. App-maker Evernote kiest een andere route door al zijn medewerkers in aanmerking te laten komen voor reiskostenvergoedingen, ongeacht hun dienstverband bij het bedrijf.

Wat zijn de voordelen van een reiskostenvergoeding binnen uw bedrijf?

HR-managers moeten begrijpen dat het voor beide partijen winst oplevert wanneer werkgevers een pakket voor reiskostenvergoeding aanbieden als secundaire arbeidsvoorwaarde. In een tijdperk waarin individuen prioriteit geven aan bedrijven die employee wellness promoten boven bedrijven zonder of met onvoldoende welzijnsbeleid, moedigen we HR-teams aan om hun bedrijf mee te krijgen en de geweldige voordelen van een reiskostenvergoeding voor medewerkers te plukken.

Hier zijn een paar manieren waarop werkgevers kunnen profiteren van het verstrekken van reiskostenvergoedingen.

Hogere productiviteit van medewerkers.

Een medewerker die terugkeert van een door het bedrijf gefinancierde vakantie straalt meer energie en positiviteit uit op de werkplek. Ze zijn doorgaans efficiënter, betrokkener en bereid om bij te dragen aan de team- en bedrijfsdoelstellingen door werk van topkwaliteit te leveren.

Groter behoud van talent.

Medewerkers in bedrijven die reiskostenvergoedingen aanbieden, blijven doorgaans langer hangen dan bij werkgevers die dat niet doen. Bedrijven die geweldig talent aantrekken en behouden, ontwikkelen uiterst gemotiveerde en prestatiegerichte teams. Een uitstekend voorbeeld is FullContact, een in Denver gevestigd techbedrijf dat reiskostenvergoedingen tot $ 7.000 per medewerker verstrekt met een personeelsbehoud van 85 procent wat ongebruikelijk is in de tech-industrie.

Medewerkers nemen minder ziektedagen op.

Het aanbieden van een reiskostenplan roept opwinding, optimisme en hernieuwd werkenthoesiasme op bij uw medewerkers. Dit resulteert in minder ziekmeldingen en minder verzuim.

Grotere arbeidstevredenheid.

Medewerkers profiteren van een betere balans tussen werk en privé en algemeen welzijn door te genieten van de verschillende vakantieactiviteiten die worden betaald uit de reiskostenvergoeding. Het onvermijdelijke resultaat is volledige arbeidstevredenheid en vervulling, wetende dat de geestelijke gezondheid van medewerkers prioriteit heeft.

Minder claims op ziektekostenverzekeringen.

Het bieden van regelmatige, door het bedrijf betaalde vakanties verkleint het risico op gezondheidsproblemen en verlaagt de zorgkosten.

Hier zijn nog enkele andere secundaire arbeidsvoorwaarden en werknemersbudgetten waar uw medewerkers dol op zullen zijn:

Sommige verzekeringsmaatschappijen bieden ook hun eigen welzijnsvergoedingsprogramma aan, zoals het Cigna gym-vergoedingsprogramma , het Humana-welzijnsprogramma, of het Go365 programma van Humana.

gelukkige medewerkers

Wat zijn de fiscale gevolgen van reiskostenvergoedingen?

Hoe kan een HR-manager een bedrijfsbeleid voor reiskostenvergoedingen opzetten zonder zich zorgen te hoeven maken over vervelende fiscale implicaties? Een eenvoudige oplossing is samenwerken met de financiële afdeling. Uw bedrijf kan ervoor kiezen om de fiscale gevolgen van het aanbieden van een reiskostenvergoeding op zich te nemen of de aansprakelijkheid bij de medewerker te leggen. Het reiskostenbeleid van het bedrijf moet de relevante belastingwetten openbaar maken en aangeven welke partij verantwoordelijk is voor de fiscale gevolgen.

Sommige bedrijven creëren een interne administratieve afdeling om de reiskosten van hun medewerkers bij te houden of huren een belastingadviseur in voor belastingdoeleinden.

Wordt een reiskostenvergoeding gezien als inkomen?

Reiskostenvergoedingen zijn geen regulier en onbelast inkomen voor medewerkers dat is uitgesloten van de IRS-richtlijnen over belastbare secundaire arbeidsvoorwaarden. We raden echter aan om al uw papierwerk met betrekking tot de reiskostenvergoeding onder te brengen in een verantwoorde vergoedingsregeling om te voorkomen dat de belastingdienst achter medewerkers aangaat vanwege belastingfraude.

Worden vergoedingen gerapporteerd aan de belastingdienst?

Als uw bedrijf vergoedingen aanbiedt onder een verantwoord plan, kunt u dit inkomen uitsluiten van het brutoloon van uw medewerker rapportage bij de belastingdienst. De belastingdienst classificeert vergoedingen (voorschotten, toelagen en restituties) die niet onder een verantwoord plan vallen echter als loon en deze zijn onderworpen aan de rapportageregels.

Worden vergoedingen vermeld op de loonstrook?

Als u reiskostenvergoedingen verstrekt als per diem aan medewerkers onder een niet-verantwoord plan, moet de betaling lager zijn dan of gelijk zijn aan de wettelijke dagvergoedingen. U moet ervoor zorgen dat de medewerker een onkostennota indient, en het te veel betaalde bedrag moet worden gerapporteerd als belast loon op het W-2-formulier.

5 Voorbeelden van reiskostenvergoedingen aangeboden door werkgevers

Sinds de Covid-19-pandemie is de focus van werkgevers verschoven naar het bieden van onconventionele secundaire arbeidsvoorwaarden waarbij de nadruk ligt op welzijn en flexibiliteit in plaats van op traditionele financiële voordelen. Uit een studie blijkt echter dat medewerkers doorgaans ongeveer de helft (54%) van hun jaarlijkse vakantietijd gebruiken, terwijl slechts 23 procent hun toegewezen vakantiedagen volledig benut.

Hier zijn voorbeelden van reiskostenplannen die zijn ontwikkeld door bedrijven die vastbesloten zijn medewerkers volledig te stimuleren om hun toegewezen vakantiedagen op te nemen.

BambooHR

Medewerkers die minstens zes maanden bij BambooHr werken, ontvangen vijftien tot twintig vakantiedagen per jaar, afhankelijk van hun dienstverband. De softwareleverancier moedigt werknemers aan om kostbare vrije tijd op te nemen met maximaal $ 2.000 om reiskosten te dekken, waaronder:

  • Vliegtickets.
  • Hotelkamers.
  • Rondleidingen, evenementen en andere vakantiegerelateerde vrijetijdsactiviteiten.

FullContact

Softwaremaker FullContact heeft waarschijnlijk een van de meest genereuze reiskostenregelingen die er zijn. Elk jaar ontvangen medewerkers tussen de $ 2.000 en $ 7.500 aan reiskostenvergoeding om te besteden aan elke denkbare vakantiekostenpost. Er zit echter een addertje onder het gras. FullContact staat erop dat medewerkers op vakantie 'offline' gaan en volledig 'loskoppelen' van het werk.

Evernote

Evernote, een in Redwood City, Californië gevestigde app voor taakbeheer en organisatie, heeft een opmerkelijke reiskostenvergoeding die medewerkers jaarlijks $ 1.000 betaalt voor het nemen van lange weekends. Medewerkers die vijf opeenvolgende dagen of langer vrij nemen van het werk voor een persoonlijke reis (of om op de bank in de woonkamer te liggen) komen in aanmerking voor de reiskostenvergoeding. Evernote heeft geen richtlijnen die beperken hoe zijn medewerkers het geld kunnen besteden.

G Adventures

G Adventures biedt tot $ 2.859 aan vakantiekosten en een vluchtsubsidie van $ 570 voor fulltime medewerkers die minstens een jaar bij het bedrijf werken. Het kleinschalige reisorganisatiebedrijf opereert vanuit Toronto, Canada, en biedt elke tien maanden gesubsidieerde vakanties aan voor het personeel.

Airbnb

De wereldwijde reissite voor accommodaties Airbnb biedt zijn medewerkers een driemaandelijkse reiskostenvergoeding van $ 500 ($ 2.000 per jaar) om een verblijf te boeken op het accommodatieplatform van het bedrijf tijdens een van hun jaarlijkse vijftien betaalde vrije dagen.

Hoe u een reiskostenvergoeding voor werknemers opstelt binnen uw bedrijf

Om een reiskostenbeleid te ontwikkelen dat werkt, moet u de belangrijkste belanghebbenden van het bedrijf erbij betrekken. HR-managers moeten ervoor zorgen dat volgende beleidswijzigingen de oorspronkelijke doelen voor het opzetten van het reiskostenbeleid behouden, terwijl prioriteit wordt gegeven aan de kernwaarden die de huidige bedrijfscultuur van het bedrijf definiëren.

Het aanpassen van een sjabloon kan een geweldig idee zijn, maar HR-teams en andere belanghebbenden moeten kritische aspecten overwegen die ze mogelijk willen aanpassen aan hun bedrijfsmodel. We hebben een aantal stappen op een rij gezet die u kunt volgen bij het opstellen van een reiskostenbeleid binnen uw bedrijf.

  • Definieer het hoofddoel voor het creëren van een reiskostenbeleid binnen uw bedrijf.
  • Betrek mensen van andere afdelingen die goedkeuring moeten geven of cruciale input moeten leveren voor het reiskostenbeleid. Een typische lijst van rollen die bij het proces betrokken zijn, omvat:
    • HR-manager.
    • Reismanager.
    • Financieel manager.
    • COO (Operationeel directeur).
    • Reguliere reizigers.
  • Ontwikkel een lijst met kosten die worden gedekt door het reisbeleid en informatie over het volgende.
    • Geschiktheid van medewerkers.
    • Toegang tot de reiskostenvergoeding.
    • Declaratieproces.
    • Contactpersoon voor reisondersteuning.
    • Reisadvies.
    • Noodprocedures.
  • Maak een definitief concept en krijg goedkeuring van alle relevante belanghebbenden.
  • Breng het nieuws over aan medewerkers via alle beschikbare communicatiekanalen.

Conclusie

Denkt u erover om een effectief reiskostenbeleid voor uw bedrijf op te zetten? Dan moet u samenwerken met experts die u kunnen begeleiden door de talrijke juridische en financiële valkuilen die het hele proces in gevaar kunnen brengen en de winstgevendheid van uw bedrijf kunnen schaden. Als u meer wilt weten over secundaire arbeidsvoorwaarden, bekijk dan deze handleiding over de verschillendesoorten secundaire arbeidsvoorwaardendie je kunt aanbieden.

Wij werken graag met u samen! IncentFit is een toonaangevend platform voor gezondheid en voordelen voor bedrijven die op zoek zijn naar geweldige producten voor de gezondheid van medewerkers.

Plan een gesprek in met een voordelenexpert van IncentFit om uw beste strategie te ontdekken. We beantwoorden uw vragen, leren meer over het plan van uw bedrijf en bieden effectieve oplossingen.