De ultieme gids voor thuiswerkvergoedingen (met voorbeelden) & Hoe je ze aanbiedt binnen je bedrijf

De manier waarop we werken verandert. Nu een aanzienlijk aantal bedrijven op afstand werkt, is het landschap van secundaire arbeidsvoorwaarden verschoven. Een belangrijk voorbeeld hiervan is de thuiswerkvergoeding, die erg populair is secundaire arbeidsvoorwaarde die werkgevers aan hun teams aanbieden.

Als je bedrijf productiever wil zijn, medewerkers wil betrekken en toptalent wil aantrekken, is het aanbieden van een thuiswerkvergoeding essentieel om die doelen te bereiken. Maar wat is een thuiswerkvergoeding precies en wat moet deze dekken?

Als je net als veel moderne bedrijven bent, heb je het idee van werken op afstand waarschijnlijk al omarmd. Het is tenslotte een geweldige manier om productiviteit en retentie te bevorderen, terwijl het ook kantoorruimte bespaart. Maar wisten jullie dat je thuiswerkvergoedingen ook in je voordeel kunt gebruiken?

Een thuiswerkvergoeding kan zowel voor jou als werkgever als voor je personeel voordelig zijn, of je nu een start-up, scale-up of gevestigd bedrijf bent. Vergoedingen en budgetten zorgen ervoor dat je medewerkers productief – en gelukkig – blijven wanneer ze op afstand werken.

Daarnaast helpt een thuiswerkvergoeding je om die best presterende kandidaten aan te trekken en te stimuleren om te solliciteren. Het is ook de perfecte kans om een concurrentievoordeel te behalen en de markt een stap voor te blijven.

Lees verder voor meer informatie over dit onderwerp! Klik op de onderstaande secties om direct naar jouw specifieke vraag te gaan.

1. Wat is een thuiswerkvergoeding?
2. Wat dekt een thuiswerkvergoeding?
3. Wat zijn de voordelen van een thuiswerkvergoeding?
4. Hoeveel moet je vergoeden voor een thuiswerkvergoeding?
5. Zijn thuiswerkvergoedingen belastbaar?
6. Hoe bied je een thuiswerkvergoeding aan binnen je bedrijf?
7. 5 voorbeelden van thuiswerkvergoedingen van werkgevers.
8. Conclusie

Wat is een thuiswerkvergoeding?

Een vergoeding is een bedrag dat regelmatig en op terugkerende basis aan een thuiswerkende medewerker wordt uitbetaald.

Door de enorme groei van thuiswerken merken veel organisaties dat een salaris alleen niet genoeg is om toptalent aan te trekken.

In dit geval is de thuiswerkvergoeding bedoeld om de kosten te dekken die je medewerker maakt tijdens het thuiswerken. Als een medewerker bijvoorbeeld regelmatig 100 kilometer moet reizen om op kantoor te komen, hebben ze mogelijk recht op een maandelijkse toelage of reiskostenvergoedingen die hun kosten voor benzine en auto-onderhoud dekt.

Deze vergoeding werkt hetzelfde. Het geeft je personeel de middelen om hun thuiswerkplek in te richten en deze fondsen te gebruiken voor specifieke thuiswerkkosten.

Wat dekt een thuiswerkvergoeding?

Zoals hierboven vermeld, kan de vergoeding alle redelijke kosten dekken die een medewerker in een thuiswerksituatie kan maken.

Kosten voor laptop en/of smartphone- Naarmate de technologie blijft evolueren, veranderen ook de behoeften van je medewerkers. Omdat laptoptijd, snel internet, internetbeveiliging en back-up-plannen belangrijker zijn dan ooit, is het garanderen dat je medewerker heeft wat hij nodig heeft een geweldige manier om te zorgen dat ze altijd productief zijn.

Verwacht dus dat je medewerker een laptop wil met een helder scherm, snelle verwerkingskracht en up-to-date software. Dit betekent dat hun werkvergoeding ook noodzakelijke upgrades of reparaties moet omvatten.

Uit een enquête uitgevoerd door Gallup bleek dat laptoptijden, internet en software het grootste deel van de gerelateerde kosten voor werk op afstand uitmaken, met mobiele telefoons op de tweede plaats (lees meer over het opzetten van een vergoeding voor een mobiele telefoon).

Maar kosten zijn niet altijd de belangrijkste factor bij het geven van een vergoeding aan medewerkers — beveiliging is dat ook.

Dit alles wil zeggen dat, afhankelijk van wat je personeel nodig heeft om hun werk te doen, ze lokale kantoorapparatuur zoals printers en kantoorartikelen zoals papier, inktcartridges en schrijfwaren nodig kunnen hebben. Zaken als meubilair en ergonomische bureaustoelen zijn ook populaire verzoeken.

Als je van plan bent deze items aan te bieden, controleer dan hoeveel ze kosten zodat je ze kunt opnemen in je vergoedingenbeleid. En als je personeel opslagapparaten nodig heeft (zoals externe harde schijven), neem dat dan zeker ook op in je aanbod.

Een vergoeding moet ten minste een paar van de meest voorkomende werkgerelateerde kosten van je medewerkers dekken. Sommige werkgevers breiden hun vergoedingen ook uit met zaken als opleidingen of online cursussen om hun personeel bij te scholen.

De exacte lijst van items en scenario's die je dekt met je vergoeding is echter open voor discussie en hangt waarschijnlijk af van wat je medewerkers nodig hebben.

Wat zijn de voordelen van een thuiswerkvergoeding?

Er zijn tal van voordelen voor zowel werkgever als medewerker als het gaat om thuiswerkarbeidsvoorwaarden.

1. Toptalent aantrekken en top performers behouden.

Het is een effectieve methode om toptalent aan te trekken. Kandidaten solliciteren sneller naar functies die een vergoeding bieden in vergelijking met bedrijven die dat niet doen.

2. Houdt je medewerkers betrokken en zorgt dat ze zich gewaardeerd voelen.

Thuiswerkvergoedingen zijn een kosteneffectieve manier om je medewerkers te betrekken.

Als je thuiswerkvergoedingen aanbiedt, voelt je personeel zich waarschijnlijk een integraal onderdeel van het team en zullen ze een hogere mate van betrokkenheid vertonen.

Bovendien is in deze tijd een salaris alleen niet meer genoeg om je team tevreden te houden; secundaire voorwaarden zijn een must geworden voor thuiswerkers.

3. Verlicht kosten voor de medewerker.

De meeste mensen werken liever vanuit huis dan elke dag naar kantoor te reizen, maar de kosten die aan thuiswerken verbonden zijn, kunnen hoog oplopen.

Als je een thuiswerkvergoeding aanbiedt om redelijke kosten te dekken, en je medewerkers deze kosten vanuit hun vergoeding kunnen betalen, heb je een concurrentievoordeel.

Door werkvergoedingen aan te bieden, kun je je kosten laag houden en tegelijkertijd je medewerkers de compensatie geven die ze nodig hebben om productief te zijn. Dit geldt met name als je medewerkers wilt betrekken bij digitaal werk.

4. Hogere productiviteit en meer samenwerking.

Door een vergoeding aan te bieden, kun je een betere productiviteit en betrokkenheid stimuleren onder je thuiswerkende medewerkers. Dit kan effectiever zijn dan vergelijkbare soorten compensatie.

Het is geen geheim dat thuiswerken de favoriete manier van werken is voor velen, en studies hebben aangetoond dat de productiviteit toeneemt wanneer medewerkers in hun comfortabele thuisomgeving kunnen werken. Bovendien zijn ze effectiever in samenwerken omdat ze op verschillende locaties zitten.

5. Kostenbesparingen voor de organisatie.

Als je uitsluitend met een personeel op afstand werkt, bespaar je al duizenden aan elektriciteitsrekeningen, huur en al die ontzettend hoge kosten die gepaard gaan met het runnen van een fysiek bedrijf.

Hoewel de kostenbesparing is geweldig voor je bedrijfsresultaat; als je echter geen vergoeding aanbiedt, dragen je medewerkers onvermijdelijk die extra kosten.

Wanneer je medewerkers echter compenseert door ze te laten kopen wat ze nodig hebben om effectief vanuit huis te werken, is dat absoluut een win-winsituatie!

Daarom volgen hier nog enkele populaire vergoedingen en werknemersbudgetten die werkgevers aan hun medewerkers aanbieden:

• Wellnessvergoeding
• Fitnessvergoeding
• Bedrijfsfitness
• Budget voor maaltijden
• Studiekostenvergoedingen
• Opleidingsbudget
• Bedrijfsfitness voor medewerkers
• Kinderopvangvergoeding voor medewerkers
• Lifestyle-voordelen voor medewerkers
• Lifestyle Budget (Lifestyle Spending Account) voor medewerkers
• Sommige verzekeringsmaatschappijen bieden ook hun eigen welzijnsvergoedingsprogramma aan, zoals het Cigna gym-vergoedingsprogramma , het Humana-welzijnsprogramma, of Go365 programma door Humana

Hoeveel te vergoeden voor een thuiswerkvergoeding?

Het bedrag dat je aanbiedt voor een thuiswerkvergoeding hangt af van de financiële situatie van je bedrijf, evenals het type thuiswerker arbeidsvoorwaardenpakket dat je aanbiedt. Het hangt ook grotendeels af van wat er gedekt moet worden.

De meeste bedrijven bieden doorgaans tussen de $1.000 en $3.000 per jaar aan voor een thuiswerkvergoeding, vaak opgesplitst in tweewekelijkse of maandelijkse betalingen.

Als je toptalent naar je bedrijf wilt trekken, overweg dan om een hogere vergoeding aan te bieden dan wordt aanbevolen door vergelijkbare organisaties in je branche. Naast het aantrekken van toptalent, kan het je ook helpen medewerkers te behouden die verleid zouden kunnen worden door andere bedrijven die meer geld in hun pakket aanbieden.

Als je echter niet over de financiële middelen beschikt om een pakket voor thuiswerkers inclusief thuiswerkvergoeding aan te bieden, zijn er andere opties. Je kunt proberen medewerkers extra vakantiedagen te geven om te gebruiken op hun dagen buiten kantoor als ze geen toegang hebben tot een bedrijfsruimte.

Je kunt ook aanbieden om een deel van de kosten te betalen voor het inrichten van het kantoor aan huis van een medewerker, zoals hun computer en andere apparatuur die ze nodig hebben om hun werk te voltooien. Dit kan helpen verzekeren dat alle medewerkers toegang hebben tot dezelfde middelen, zelfs als ze op afstand werken.

Zijn thuiswerkvergoedingen belastbaar?

In de meeste gevallen zijn vergoedingen belastbaar. Dit betekent dat je belasting moet betalen over het vergoedingsbedrag, bovenop eventuele andere lonen of voordelen die je medewerker ontvangt.

Vergoedingen worden beschouwd als inkomen, dus het is belangrijk om deze mee te nemen bij het berekenen van de belastingplicht van je medewerker.

Vergoedingen kunnen verschillend worden belast, afhankelijk van hoe ze worden uitbetaald en hoe lang de medewerker al voor je bedrijf werkt.

Als een thuiswerkvergoeding wordt uitbetaald als onderdeel van hun jaarsalaris of als een eenmalige betaling, wordt deze mogelijk pas aan het einde van het jaar belast. Als deze echter is opgenomen in een maandsalaris, kan deze elke maand worden belast.

Je dient dit te controleren bij je accountant als je niet zeker weet of je medewerkers belasting moeten betalen over hun thuiswerkvergoeding.

Hoe bied je een thuiswerkvergoeding aan binnen je bedrijf?

Veel werkgevers bieden hun medewerkers meer voordelen voor werk op afstand.

Om een thuiswerkvergoeding aan te bieden, moet je ervoor zorgen dat je bedrijf het juiste beleid hanteert. Als je nog geen beleid voor thuiswerken hebt, is het een goed idee om na te denken over wat je nodig hebt om je bedrijf flexibeler te maken en open te staan voor thuiswerkopties.

Hier zijn enkele manieren waarop je kunt beginnen met het betalen van medewerkers die vanuit huis werken:

• Bied een specifiek geldbedrag per maand of week aan dat ze kunnen gebruiken voor hun internet- en/of telefoondienst of andere kosten die ze mogelijk moeten dekken.
• Bied een vast jaarlijks bedrag aan dat kan worden gebruikt voor reparaties, softwareabonnementen of kantoorartikelen. Dit is perfect voor ervaren thuiswerkers omdat zij hun thuiskantoor al hebben ingericht en simpelweg geld nodig hebben om hun opstelling te onderhouden.
• Start-upvergoeding – Als je personeel nieuw is met thuiswerken, kun je ze een eenmalige betaling aanbieden om op weg te helpen. Dit betekent niet dat je alles hoeft te betalen, maar geef misschien een vast bedrag en laat je medewerker het verschil bijleggen.

*Let op: Zorg ervoor dat je alle nodige informatie opneemt in je beleid en dat je medewerkers begrijpen waar ze hun vergoeding wel en niet aan mogen uitgeven.

Het hebben van een beleid voor een thuiswerkvergoeding is een geweldige manier voor je bedrijf om thuiswerken aan te bieden zonder in te leveren op de bedrijfscultuur of reputatie.

Het stelt je ook in staat om thuiswerkende medewerkers beter te beheren, omdat je specifiekere richtlijnen kunt geven en meer duidelijkheid kunt bieden over wat ze wel en niet mogen doen met hun vergoeding.

5 voorbeelden van thuiswerkvergoedingen van werkgevers

Veel bedrijven bieden deze vergoedingen al enige tijd aan om hun personeel op afstand, hybride of coworking te ondersteunen, maar ze zijn pas recent in de spotlight gekomen vanwege de enorme hoeveelheid medewerkers die door de pandemie moesten thuiswerken.

Dit is wat sommige grotere organisaties aanbieden als thuiswerkvergoedingen.

1. Amazon

Een paar jaar geleden begon Amazon met het aanbieden van een thuiswerkvergoeding aan zijn medewerkers. Deze vergoeding wordt op twee verschillende manieren uitbetaald:

• Maandelijks

Vergoedingen worden maandelijks uitbetaald en zijn gebaseerd op hun prestatiebeoordeling en de hoeveelheid tijd die ze elke maand vanuit huis werken. Hoe hoger de prestatiebeoordeling, hoe meer geld je medewerker ontvangt.

• Jaarlijks

Vergoedingen worden aan het einde van elk jaar als bonussen uitbetaald en zijn gebaseerd op hun prestatiebeoordeling gedurende het jaar. Hoe hoger de prestatiebeoordeling, hoe meer geld je medewerker aan het einde van het jaar ontvangt.

2. PwC

PwC biedt een thuiswerkvergoeding aan medewerkers die werken in de kantoren in New York City en Chicago, Illinois, evenals op andere locaties wereldwijd. Deze vergoeding wordt aangeboden via het Flexibele Voordelenprogramma van PwC.

3. Google

In de afgelopen vier jaar heeft Google een thuiswerkvergoeding aangeboden aan zijn medewerkers. Gratis snel internet met onbeperkte data en een laptop (desktop of netbook)

4. T-Mobile

T-Mobile USA heeft zijn medewerkers een thuiswerkvergoeding van $2.000 per jaar aangeboden. Ze bieden ook wellnessdiensten en andere secundaire arbeidsvoorwaarden inbegrepen in hun pakketten met secundaire arbeidsvoorwaarden.

5. eBay

eBay begon met het aanbieden van een thuiswerkvergoeding aan medewerkers met een hoog niveau van vaardigheden en expertise met betrekking tot het online platform van eBay.

6. Netflix

In 2013 bood Netflix zijn medewerkers een thuiswerkvergoeding van $1.000 per maand aan als ze tijdens het hoogseizoen (meestal van juni tot augustus) 20 uur per week of 80 uur per maand vanuit huis werkten.

Tot slot

Kortom, als werkgever kan het aanbieden van een thuiswerkvergoeding aan medewerkers een van de beste manieren zijn om werknemers op afstand aan te trekken en te behouden. Als je meer wilt weten over secundaire arbeidsvoorwaarden, bekijk dan deze gids over de verschillendesoorten secundaire arbeidsvoorwaardendie je kunt aanbieden.

Als je denkt aan het invoeren van een thuiswerkvergoeding, kan IncentFit helpen. Wij bieden een programma voor thuiswerkvergoedingen en onkostenbeheer via onze Lifestyle Reimbursements product. Met ons Lifestyle Vergoedingen-product kun je vergoedingen aanbieden aan je medewerkers terwijl ze vanuit huis werken, in hun eigen tempo.

Ons programma is intuïtief en eenvoudig te navigeren. We geven je alle tools die je nodig hebt om te zorgen dat je medewerkers volledig gecompenseerd worden tijdens het thuiswerken!