Le guide ultime des indemnités de télétravail (avec exemples) et comment les proposer dans votre entreprise

Notre façon de travailler évolue. Avec un nombre considérable d'entreprises qui adoptent le travail à distance, le paysage des avantages sociaux a changé. Un exemple clé de cette évolution est l'indemnité de télétravail, un dispositif très populaire avantage en nature que les employeurs proposent à leurs équipes.

Si votre entreprise cherche à gagner en productivité, à mobiliser ses salariés et à attirer les meilleurs talents, proposer une indemnité de télétravail est essentiel pour atteindre ces objectifs. Mais qu'est-ce qu'une indemnité de télétravail exactement, et que doit-elle couvrir ?

Si vous ressemblez à de nombreuses entreprises modernes, vous avez probablement adopté le concept du travail à distance. Après tout, c'est un excellent moyen de stimuler la productivité et la fidélisation tout en libérant de l'espace de bureau. Mais saviez-vous que vous pouvez également tirer parti des allocations de télétravail ?

Qu'il s'agisse d'une start-up, d'une entreprise en phase de croissance ou d'un grand groupe, une allocation de télétravail peut vous être bénéfique, à vous comme à vos équipes. Les indemnités et allocations garantissent que vos employés restent productifs et heureux lorsqu'enfin ils travaillent à distance.

Non seulement cela, mais les allocations de télétravail peuvent également vous aider à attirer ces candidats très performants en les incitant à postuler, tout en constituant l'opportunité idéale pour vous démarquer de la concurrence et garder une longueur d'avance.

Lisez la suite pour en savoir plus sur ce sujet ! Cliquez sur les sections ci-dessous pour accéder directement à votre question.

1. Qu'est-ce qu'une indemnité de télétravail ?
2. Que couvre une indemnité de télétravail ?
3. Quels sont les avantages des indemnités de télétravail ?
4. Quel montant offrir pour une indemnité de télétravail ?
5. Les indemnités de télétravail sont-elles imposables ?
6. Comment proposer des indemnités de télétravail dans votre entreprise ?
7. 5 exemples d'indemnités de télétravail proposées par des employeurs.
8. Conclusion

Qu'est-ce qu'une indemnité de télétravail ?

Une indemnité est une somme d'argent versée à un employé à distance de manière régulière et récurrente.

En raison de l'explosion du télétravail, de nombreuses organisations constatent qu'un salaire seul ne suffit pas pour attirer les meilleurs talents.

Dans ce cas, l'indemnité de travail est conçue pour couvrir les frais que votre employé engage en travaillant à distance. Par exemple, si votre salarié doit régulièrement parcourir 60 miles (environ 95 km) aller simple pour se rendre au bureau, il peut avoir droit à une allocation mensuelle ou qu'une allocation de voyage qui couvre ses frais d'essence et d'entretien de voiture.

Cette indemnité fonctionne de la même manière. Elle permet à vos équipes d'aménager leur bureau à domicile et d'utiliser ces fonds pour couvrir leurs dépenses spécifiques liées au télétravail.

Que couvre une indemnité de télétravail ?

Comme mentionné ci-dessus, l'indemnité peut couvrir toutes les dépenses raisonnables qu'un employé peut avoir dans le cadre du télétravail.

Frais d'ordinateur portable et/ou de smartphone - À mesure que la technologie continue d'évoluer, les besoins de vos employés évolueront également. Les ordinateurs portables, le haut débit, la sécurité informatique et les plans de sauvegarde étant plus cruciaux que jamais, veiller à ce que votre salarié dispose de ce dont il a besoin est un excellent moyen de garantir sa productivité constante.

Attendez-vous donc à ce que votre employé souhaite un ordinateur portable doté d'un écran lumineux, d'un processeur rapide et de logiciels récents. Cela signifie que son indemnité de travail doit également inclure les mises à niveau ou réparations nécessaires.

Une enquête menée par Gallup a souligné que les ordinateurs portables, Internet et les logiciels représentaient la majorité des dépenses liées au télétravail, les téléphones portables arrivant en deuxième position (pour en savoir plus, lisez notre article sur la mise en place d'une politique de remboursement des téléphones portables).

Cependant, le coût n'est pas toujours le facteur le plus important à prendre en compte lors de l'attribution d'une indemnité ; la sécurité joue également un rôle majeur.

Tout cela pour dire qu'en fonction des besoins de vos équipes pour accomplir leur travail, elles peuvent avoir besoin de matériel de bureau local (comme des imprimantes) et de fournitures (papier, cartouches d'encre et papeterie). Le mobilier et les chaises de bureau ergonomiques font également partie des demandes fréquentes.

Si vous prévoyez de fournir ces articles, veillez à vérifier leur coût afin de pouvoir les inclure dans votre politique d'indemnisation. Si votre personnel a besoin de tout type de périphérique de stockage (comme des disques durs externes), veillez également à l'ajouter à votre offre.

Une indemnité doit couvrir au moins quelques-uns des frais professionnels les plus courants de vos employés. Certains employeurs étendent également leurs indemnités pour inclure des éléments tels que la formation ou les cours en ligne afin de perfectionner les compétences de leur personnel.

Cependant, la liste exacte des articles et des situations couverts par votre indemnité reste ouverte à la discussion et dépendra probablement des besoins de vos collaborateurs.

Quels sont les avantages des indemnités de télétravail ?

Les avantages du télétravail sont nombreux, tant pour l'employeur que pour le salarié.

1. Attirer les meilleurs talents et retenir les collaborateurs les plus performants.

C'est une méthode de choix pour attirer les meilleurs talents. Les candidats sont plus susceptibles de postuler à des postes offrant une indemnité par rapport aux entreprises qui n'en proposent pas.

2. Motive vos employés et les fait se sentir valorisés.

Les indemnités de télétravail constituent un moyen rentable de mobiliser vos salariés.

Si vous proposez des allocations de télétravail, vos équipes auront tendance à se sentir faire partie intégrante de l'équipe et afficheront probablement des niveaux d'engagement plus élevés.

De plus, à notre époque, les salaires ne suffisent plus à satisfaire votre équipe, les avantages sociaux devenant incontournables pour les télétravailleurs.

3. Allège les dépenses des employés.

La plupart des gens préfèrent travailler à chez eux plutôt que de faire un trajet quotidien jusqu'au bureau, mais les coûts associés au télétravail peuvent s'avérer prohibitifs.

Si vous proposez une allocation de télétravail pour couvrir les dépenses raisonnables, et que vos employés peuvent subvenir à ces frais grâce à cette indemnité, vous disposerez d'un avantage concurrentiel.

En proposant des allocations de travail, vous maîtrisez vos coûts tout en offrant à vos employés la compensation dont ils ont besoin pour être productifs. C'est particulièrement vrai si vous cherchez à engager des collaborateurs dans le travail numérique.

4. Productivité accrue et collaboration renforcée.

En proposant une indemnité, vous favorisez une meilleure productivité et un plus grand engagement chez vos télétravailleurs. Cette approche peut s'avérer plus efficace que d'autres types de rémunération similaires.

Ce n'est un secret pour personne : le télétravail est le mode de travail privilégié de beaucoup, et des études ont montré que la productivité augmente lorsque les employés peuvent travailler dans le confort de leur foyer. De plus, ils se révèlent plus efficaces en matière de collaboration lorsqu'ils ne se trouvent pas au même endroit.

5. Économies sur les coûts opérationnels de l'entreprise.

Si vous employez exclusivement une main-d'œuvre à distance, vous économisez déjà des milliers d'euros en factures d'électricité, en loyers et en tous ces frais exorbitants liés à la gestion d'une entreprise physique.

Bien que ces économies soient excellentes pour vos résultats financiers, si vous ne proposez pas d'indemnité, vos employés assument inévitablement ces coûts supplémentaires.

Cependant, lorsque vous remboursez vos salariés en leur permettant d'acheter ce dont ils ont besoin pour travailler efficacement de chez eux, c'est assurément du gagnant-gagnant !

Sur cette note, voici d'autres remboursements populaires et d'allocations pour les salariés que les employeurs proposent à leurs collaborateurs :

• Remboursement bien-être
• Un programme de remboursement
• Abonnements à des salles de sport d'entreprise
• Allocation repas pour les employés
• Le remboursement des frais de scolarité
• Allocation pour l'éducation
• Abonnements de gym pour les salariés
• Des aides à la garde d'enfants pour les salariés
• Des avantages liés au mode de vie pour les employés
• Un compte de dépenses bien-être (Lifestyle spending account) pour les employés
• Certaines compagnies d'assurance proposent également leur propre programme de remboursement du bien-être, tel que le programme Cigna gym reimbursement , le programme de bien-être Humanaou Go365 programme par Humana

Quel montant offrir pour une indemnité de télétravail ?

Le montant que vous proposez pour une indemnité de télétravail dépendra de la situation financière de votre entreprise, ainsi que du type de programme d'avantages sociaux que vous proposez pour le télétravail. Cela dépend aussi largement de ce qui doit être couvert.

La plupart des entreprises ont tendance à proposer entre 1 000 $ et 3 000 $ par an pour une indemnité de télétravail, souvent versée en paiements bi-mensuels ou mensuels.

Si vous souhaitez attirer les meilleurs talents dans votre entreprise, envisagez de proposer une indemnité plus élevée que celle recommandée par des organisations similaires de votre secteur. En plus d'attirer les meilleurs profils, cela peut vous aider à retenir les employés qui pourraient être tentés par d'autres entreprises offrant des packages de rémunération plus généreux en espèces.

Cependant, si vous ne disposez pas des ressources financières nécessaires pour proposer un package d'avantages sociaux incluant une indemnité de télétravail, d'autres options s'offrent à vous. Vous pourriez essayer d'offrir aux employés des jours de congé supplémentaires à utiliser lors de leurs jours de travail hors site s'ils n'ont pas accès à un espace de travail de l'entreprise.

Vous pourriez également proposer de prendre en charge une partie des frais liés à l'installation du bureau à domicile d'un employé, tels que son ordinateur et tout autre équipement nécessaire à l'accomplissement de ses tâches. Cela permet de garantir que tous les collaborateurs ont accès aux mêmes ressources, même en travaillant à distance.

Les indemnités de télétravail sont-elles imposables ?

Dans la plupart des cas, les indemnités sont imposables. Cela signifie que vous devrez payer des taxes sur le montant de l'indemnité, en plus de tout autre salaire ou avantage reçu par votre employé.

Les indemnités étant considérées comme un revenu, il est important de les inclure lors du calcul de l'obligation fiscale de votre salarié.

Les indemnités peuvent être imposées différemment selon la modalité de versement et l'ancienneté de l'employé dans votre entreprise.

Si une indemnité de télétravail est versée dans le cadre du salaire annuel ou sous forme de versement unique, elle peut ne pas être imposée avant la fin de l'année. Si elle est incluse dans un bulletin de paie mensuel, en revanche, elle peut l'être chaque mois.

Vous devriez consulter votre comptable si vous n'êtes pas sûr que vos employés doivent ou non payer des impôts sur leur indemnité de télétravail.

Comment proposer des indemnités de télétravail dans votre entreprise ?

De nombreux employeurs proposent davantage d'avantages liés au télétravail à leurs équipes.

Pour proposer une indemnité de télétravail, vous devez vous assurer que votre entreprise a mis en place les bonnes politiques. Si vous n'avez pas encore de politique de télétravail, c'est le moment idéal pour réfléchir à ce dont vous auriez besoin pour rendre votre entreprise plus flexible et ouverte aux options de travail à domicile.

Voici quelques façons de rémunérer les employés qui travaillent depuis chez eux :

• Offrir un montant spécifique par mois ou par semaine qu'ils peuvent utiliser pour leur abonnement Internet et/ou téléphonique ou pour toute autre dépense qu'ils pourraient avoir à couvrir.
• Proposer un montant annuel fixe pouvant être utilisé pour les réparations, les abonnements logiciels ou les fournitures de bureau. C'est idéal pour les télétravailleurs chevronnés qui ont déjà installé leur bureau à domicile et ont simplement besoin de fonds pour l'entretenir.
• Indemnité de démarrage – Si votre personnel débute en télétravail, vous pouvez lui offrir un paiement unique pour l'aider à s'équiper. Il ne s'agit pas nécessairement de tout payer, mais plutôt de fournir un montant fixe et de laisser votre employé à distance régler la différence.

*Remarque : Veillez à inclure toutes les informations nécessaires dans votre politique interne et assurez-vous que vos employés comprennent ce pour quoi ils peuvent (ou ne peuvent pas) dépenser leur indemnité.

Mettre en place une politique d'indemnisation du télétravail est un excellent moyen pour votre entreprise de proposer le travail à distance sans compromettre sa culture ni sa réputation.

Cela vous permet également de mieux encadrer les télétravailleurs en fournissant des directives plus précises et en clarifiant ce qu'ils sont autorisés ou non à faire avec leur indemnité.

5 exemples d'indemnités de télétravail proposées par des employeurs

De nombreuses entreprises proposent ces indemnités à leur personnel en télétravail, en mode hybride ou en espace de coworking depuis un certain temps, mais elles ont récemment fait les gros titres en raison du volume considérable de salariés contraints au télétravail à cause de la pandémie.

Voici ce que certaines grandes organisations proposent comme indemnités de télétravail.

1. Amazon

Il y a quelques années, Amazon a commencé à offrir une indemnité de télétravail à ses employés. Cette indemnité est versée de deux manières différentes :

• Mensuelle

Les indemnités sont versées sur une base mensuelle et sont calculées en fonction de l'évaluation des performances et du temps passé à travailler à domicile chaque mois. Plus l'évaluation des performances est élevée, plus l'employé reçoit d'argent.

• Annuelle

Les indemnités sont versées sous forme de primes à la fin de chaque année et sont basées sur l'évaluation des performances au cours de l'année. Plus l'évaluation est élevée, plus le salarié reçoit d'argent en fin d'année.

2. PwC

PwC offre une indemnité de télétravail aux employés travaillant dans ses bureaux de New York et de Chicago (Illinois), ainsi que dans ses autres sites à travers le monde. Cette indemnité est proposée dans le cadre du programme Flexible Benefits de PwC.

3. Google

Au cours des quatre dernières années, Google a offert une indemnité de télétravail à ses salariés, incluant un accès Internet haut débit gratuit avec données illimitées et un ordinateur portable (ordinateur de bureau ou netbook)

4. T-Mobile

T-Mobile USA a offert à ses employés une indemnité de télétravail de 2 000 $ par an. Ils proposent également des services de bien-être et d'autres perks d'entreprise inclus dans leurs packages d'avantages sociaux.

5. eBay

eBay a commencé à offrir une indemnité de télétravail aux employés possédant un haut niveau de compétences et d'expertise en lien avec la plateforme en ligne d'eBay.

6. Netflix

En 2013, Netflix a offert à ses employés une indemnité de télétravail de 1 000 $ par mois s'ils travaillaient à domicile 20 heures par semaine ou 80 heures par mois pendant la haute saison (généralement de juin à août).

En conclusion

En conclusion, en tant qu'employeur, offrir une indemnité de télétravail est peut-être l'un des meilleurs moyens d'attirer et de retenir les télétravailleurs. Si vous souhaitez en savoir plus sur les avantages accessoires, consultez ce guide sur les différentstypes d'avantages que vous pouvez proposer à vossalariés.

Si vous envisagez de mettre en place une indemnité de télétravail, IncentFit peut vous aider. Nous proposons un programme de gestion des indemnités et des dépenses de télétravail via notre produit Remboursements Lifestyle Notre produit Remboursements Lifestyle vous permet d'offrir des indemnités à vos salariés pendant qu'ils travaillent de chez eux, à leur propre rythme.

Notre programme est intuitif et facile à utiliser. Nous vous fournissons tous les outils nécessaires pour garantir que vos employés sont pleinement indemnisés lorsqu'ils travaillent depuis leur domicile !