voyage d'employé
Catégories
Stratégie d’avantages sociaux

Guide des politiques de primes de voyage pour employés et comment en mettre une en place

19 décembre 2022 par Kate

En tant que responsable des ressources humaines, il est de votre responsabilité de trouver l'équilibre optimal entre productivité des employés et satisfaction au travail. Cependant, y parvenir à l'époque de la Grande Démission, où une part importante des salariés quitte son poste en raison du stress et de l'anxiété liés au travail, représente un défi de taille. Selon un rapport de MetLife sur la satisfaction au travail, les niveaux d'épuisement professionnel (burnout) et de stress atteignent des sommets historiques. Une solution pratique consiste à mettre en place des programmes de bien-être et avantages accessoires des politiques telles qu'une prime de voyage, qui encourage les salariés à utiliser leurs congés payés pour des voyages personnels sans s'soucier des aspects financiers.


Vous vous demandez peut-être ce que votre entreprise retire de la mise en place d'une politique de prime de voyage ? Les entreprises dotées d'une telle politique affichent des taux de fidélisation et d'engagement des collaborateurs plus élevés. Par ailleurs, il existe un écart significatif en matière d'épanouissement professionnel et de bien-être général entre les salariés qui prennent régulièrement des congés payés pour voyager et ceux qui ne le font pas. Le guide d'IncentFit sur les politiques de primes de voyage offre des informations essentielles pour en concevoir une adaptée à votre entreprise. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur la démarche, les avantages à proposer, les répercussions fiscales et bien plus encore.

Qu'est-ce qu'une prime de voyage ?

Une prime de voyage est un avantage en espèces accordé par les entreprises pour couvrir les frais de voyage personnels de leurs employés au cours d'une année civile. Également connue sous le nom de prime de vacances ou de remboursement de frais de voyage, ce montant fixe permet aux travailleurs de couvrir une partie, mais pas la totalité, de leurs frais de déplacement personnels.

Vous devez garder à l'esprit qu'une prime de voyage couvre uniquement les frais de déplacement personnels d'un employé et non les dépenses liées à des voyages professionnels. Par conséquent, elle est conçue pour rembourser une partie des frais de vacances d'un salarié et ne vise pas à financer l'intégralité du voyage.

Il ne fait aucun doute que les responsables RH auront fort à faire pour convaincre les conseils d'administration d'accepter d'octroyer des primes de voyage. Une excellente solution consiste à fournir des exemples de plusieurs entreprises proposant des primes de voyage qui enrichissent expérience employé.

Qu'est-ce qu'une politique de prime de voyage ?

Une politique de prime de voyage est un ensemble de directives sur la manière dont les employés peuvent évaluer et utiliser la prime de leur entreprise pour des dépenses de voyage ou de vacances personnelles. Chaque entreprise ayant une culture d'entreprise distincte, la portée d'une politique de prime de voyage bien définie doit correspondre à ses besoins particuliers et aux attentes des salariés. Il s'agit de créer une politique de remboursement de voyage abordable et flexible, dotée de systèmes de gestion des coûts efficaces, tout en offrant aux employés la liberté de voyager et de dépenser en toute sérénité.

Mettre en place une politique de prime de voyage efficace implique une collaboration entre les départements des Ressources humaines et des Finances afin d'assurer une collecte efficace des données de dépenses, des dossiers de paiement actualisés, le respect de la législation en vigueur et des canaux de communication adaptés avec les salariés.

Une politique d'entreprise en matière de primes de voyage fournira des détails complets sur les avantages liés aux voyages internationaux et nationaux. Elle contient généralement des informations sur les points suivants :

1. Les directives sur la manière dont l'entreprise verse la prime de voyage, par exemple sous forme d'avance ou de remboursement.

31. Les types d'activités de loisirs ou de dépenses couverts/autorisés par la prime de voyage.

3. Le type d'activités de loisirs ou de dépenses couvertes ou autorisées par l'indemnité de voyage.

4. Les directives concernant le processus de remboursement et l'obligation éventuelle pour les employés de fournir des reçus ou des photos pour justifier les frais de voyage.

3. Des conseils de voyage ou précautions à l'intention des voyageurs solitaires et des employés passant leurs vacances dans des zones à haut risque.

6. Les employés pouvant accéder au fonds de prime de voyage.

Que couvre une prime de voyage ?

Ce qui rend une prime de voyage véritablement unique en tant qu'avantage salarial, c'est sa flexibilité. Il n'existe pas de règles strictes quant à ce que les employeurs peuvent inclure ou exclure d'une telle politique. Ainsi, les équipes RH peuvent élaborer un plan de prime de voyage (en fonction du budget de l'entreprise et des implications fiscales), offrant aux salariés des options de dépenses illimitées.

Une prime de voyage d'entreprise couvre souvent les frais de déplacement suivants :

  • Frais de passeport.
  • Billets d'avion.
  • Titres de transport en bus, train ou ferry.
  • Indemnités journalières (per diem).
  • Frais de restauration/repas.
  • Frais d'hôtel/hébergement.
  • Location de voitures ou de vélos.
  • Frais de carburant pour un véhicule personnel ou de location.
  • Frais de péage et de stationnement (voyages nationaux).
  • Coûts de téléphonie prépayée et forfait de données internationales (voyages internationaux).
  • Activités de vacances/loisirs.
  • Dépenses accessoires. Les employés pouvant accéder au fonds de prime de voyage.

Quand devriez-vous proposer une politique de prime de voyage à vos employés ?

Bien qu'aucune loi fédérale ou étatique n'oblige les entreprises à offrir des primes de voyage, celles qui aspirent à devenir d'excellents lieux de travail mettent généralement en place ces primes le plus tôt possible pour attirer et retenir les meilleurs talents du secteur.

Bien que les startups en phase de démarrage évitent souvent de créer une politique de prime de voyage en raison de contraintes budgétaires, les avantages d'un tel plan sont trop importants pour être ignorés. Vous devriez commencer par offrir des crédits de voyage annuels ou biannuels d'environ 50 à 100 $ par employé pour couvrir de petits frais de déplacement tels que le carburant, les repas et le stationnement, puis augmenter progressivement le montant à mesure que votre budget s'élargit.

À quels employés devriez-vous proposer une prime de voyage ?

En théorie, tous les employés peuvent bénéficier des primes de voyage d'une entreprise. Toutefois, il est courant que les employeurs attribuent ces primes selon les critères suivants :

  • Ancienneté.
  • Performance professionnelle.
  • Expérience de l'employé.

Outre la limitation de l'éligibilité des salariés, les conditions d'une politique de prime de voyage d'entreprise déterminent également le montant perçu en fonction des critères susmentionnés. Certains employeurs offrent également politique de remboursement des téléphones portables aux employés lorsqu'ils voyagent pour le travail. En fin de compte, les décisions finales doivent être conformes à la politique actuelle de l'entreprise. Restreindre l'éligibilité des salariés à votre programme de prime de voyage peut s'avérer nécessaire en raison de contraintes budgétaires ; cependant, l'impression générale parmi le personnel peut s'avérer peu souhaitable pour la réputation de l'entreprise et occulter les intentions initiales du programme.

Des entreprises comme FullContact ont contourné le problème en proposant des primes de voyage aux employés ayant des excellents dossiers de performance et en plafonnant le montant de la prime versée par salarié en fonction de son ancienneté. Le site de voyage en ligne Afar Media n'accorde des primes de voyage qu'aux collaborateurs ayant au moins six mois d'ancienneté. Chez G Adventures, un opérateur de voyages de groupe, un employé doit être à temps plein et avoir travaillé pendant un an pour être éligible à une prime de voyage personnelle. Le fabricant d'applications d'organisation Evernote emprunte une voie différente en rendant tous ses employés éligibles aux primes de voyage, indépendamment de leur ancienneté dans l'entreprise.

Quels sont les avantages de proposer une politique de prime de voyage dans votre entreprise ?

Les responsables RH doivent comprendre que proposer un package de primes de voyage constitue une victoire pour les deux parties. À une époque où les individus privilégient les entreprises qui promeuvent le bien-être au travail plutôt que celles qui n'ont aucune politique de bien-être ou des politiques insuffisantes, nous encourageons les équipes RH à rallier leur direction et à récolter les fruits extraordinaires de la mise en place d'une politique de remboursement de frais de voyage pour les employés.

Voici quelques-uns des avantages dont les employeurs peuvent bénéficier en proposant des primes de voyage :

Une productivité accrue des employés.

Un employé qui rentre de vacances financées par l'entreprise fait preuve de plus d'énergie et de positivité sur le lieu de travail. Il a tendance à être plus efficace, plus engagé et désireux de contribuer aux objectifs de l'équipe et de l'entreprise en produisant un travail de premier ordre.

Une meilleure rétention des talents.

Les employés des entreprises qui offrent des primes de voyage ont tendance à rester plus longtemps que ceux dont les employeurs n'en proposent pas. Les entreprises qui attirent et retiennent les grands talents développent des équipes hautement motivées et performantes. Un excellent exemple est FullContact, une entreprise technologique basée à Denver qui offre des primes de voyage pouvant aller jusqu'à 7 000 $ par employé, avec un taux de rétention des employés de 85 % , ce qui est inhabituel dans l'industrie technologique.

Les employés prennent moins de jours de maladie.

Offrir un plan de prime de voyage à vos employés suscite excitation, optimisme et enthousiasme renouvelé pour le travail. Il en résulte moins de demandes de congés maladie et une baisse de l'absentéisme.

Satisfaction professionnelle accrue.

Les employés bénéficient d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée ainsi que d'un bien-être global grâce aux diverses activités de loisirs de vacances financées par les primes de voyage. Le résultat inévitable est une satisfaction et un épanouissement professionnels totaux, sachant que la santé mentale des collaborateurs est une priorité.

Moins de demandes de remboursement de frais de santé.

Offrir régulièrement aux employés des vacances payées par l'entreprise réduit le risque de développer des problèmes de santé et diminue les coûts de soins de santé.

Voici d'autres perks d'entreprise ainsi que d'allocations pour les salariés que vos employés vont adorer :

Certaines compagnies d'assurance proposent également leur propre programme de remboursement du bien-être, tel que le programme Cigna gym reimbursement , le programme de bien-être Humana, ou le programme Go365 de Humana.

employés heureux

Quelles sont les implications fiscales des primes de voyage ?

Comment un responsable RH peut-il mettre en place une politique de prime de voyage d'entreprise sans s'inquiéter d'éventuelles répercussions fiscalesdésagréables ? Une solution simple consiste à collaborer avec l'équipe financière du service voisin. Votre entreprise peut choisir d'absorber les implications fiscales de l'offre d'une prime de voyage ou d'en laisser la charge aux salariés. La politique de prime de voyage de l'entreprise doit divulguer les lois fiscales applicables et indiquer la partie responsable des implications fiscales.

Certaines entreprises créent une unité comptable interne pour suivre les dépenses de primes de voyage de leurs employés ou engagent un consultant en audit fiscal à des fins de conformité.

Une prime de voyage est-elle considérée comme un revenu ?

Les primes de voyage ne constituent pas un revenu régulier et non imposable pour l'employé, car elles sont exclues des directives de l'IRS sur les avantages accessoires imposables. Toutefois, nous vous recommandons de placer toute la paperasse relative à vos primes de voyage dans le cadre d'un plan de remboursement responsable (accountable plan) pour éviter que l'IRS ne poursuive les employés pour infraction fiscale.

Les primes sont-elles signalées à l'IRS ?

Si votre entreprise verse des paiements de primes dans le cadre d'un plan responsable, vous pouvez exclure ce montant du revenu brut de votre employé lors de la déclaration auprès de l'IRS. Cependant, l'IRS classe les primes (avances, allocations et remboursements) qui ne relèvent pas d'un plan responsable comme des salaires, et celles-ci sont donc soumises à ses règles de déclaration.

Les primes sont-elles déclarées sur le formulaire W-2 ?

. per diem Si vous accordez des primes de voyage sous forme de aux employés dans le cadre d'un plan non responsable, le versement doit être inférieur ou égal aux taux journaliers fédéraux (per diem). Vous devez veiller à ce que l'employé soumette un rapport de dépenses, et tout montant excédentaire doit être déclaré en tant que salaire imposable sur le.

5 formulaire W-2

Exemples de primes de voyage offertes par des employeurs Depuis la pandémie de Covid-19, les employeurs ont réorienté leurs efforts vers l'octroi d'avantages accessoires non conventionnels, mettant l'accent sur le bien-être et la flexibilité au travail plutôt que sur les avantages financiers traditionnels. Cependant, une étude révèle que les salariés n'utilisent généralement qu'environ la moitié (54 %)

de leurs congés payés annuels éligibles, tandis que seulement 23 pour cent épuisent la totalité de leurs jours de vacances alloués.

BambooHR

Voici des exemples de plans de primes de voyage élaborés par des entreprises déterminées à inciter pleinement leurs salariés à utiliser leurs jours de vacances éligibles.

  • Billets d'avion.
  • Les employés qui ont passé au moins six mois chez BambooHR reçoivent quinze à vingt jours de vacances par an, selon leur ancienneté. Le fournisseur de logiciels encourage ses collaborateurs à prendre un temps précieux pour eux en leur offrant jusqu'à 2 000 $ pour couvrir leurs frais de voyage, qui peuvent inclure
  • Chambres d'hôtel.

Excursions, événements et autres activités de loisirs liées aux vacances.

FullContact

Le fabricant de logiciels FullContact propose probablement l'une des politiques de primes de voyage les plus généreuses qui soient. Chaque année, les employés reçoivent entre 2 000 $ et 7 500 $ en prime de voyage à dépenser pour n'importe quelle dépense de vacances imaginable. Il y a toutefois un hic : FullContact exige que les salariés en vacances se déconnectent totalement et « coupent » complètement avec le travail.

Evernote

Evernote, une application de gestion des tâches et d'organisation basée à Redwood City en Californie, propose une prime de voyage remarquable qui verse à son personnel 1 000 $ par an pour s'offrir de longs week-ends. Les employés qui font une pause de cinq jours consécutifs ou plus pour un voyage personnel (ou pour se reposer sur le canapé du salon) sont éligibles à cette prime de voyage. Evernote n'impose aucune directive restreignant la façon dont ses salariés peuvent dépenser cet argent.

G Adventures

G Adventures offre jusqu'à 2 859 $ pour les frais de vacances et une subvention de vol de 570 $ aux employés à temps plein qui travaillent dans l'entreprise depuis au moins un an. L'entreprise de voyage en petits groupes basée à Toronto, au Canada, propose des vacances subventionnées à son personnel tous les dix mois.

Airbnb

Le site mondial d'hébergement de voyage Airbnb offre à ses employés une prime de voyage trimestrielle de 500 $ (2 000 $ par an) pour réserver un logement sur la plateforme d'hébergement de l'entreprise lors de voyages effectués pendant leurs quinze jours de congés payés annuels.

Comment proposer une politique de prime de voyage pour employés dans votre entreprise

Pour élaborer une politique de prime de voyage efficace, vous devez impliquer les principales parties prenantes de l'entreprise. Les responsables RH doivent s'assurer que les révisions ultérieures de la politique conservent les objectifs initiaux de la mise en place de la prime de voyage tout en donnant la priorité aux valeurs fondamentales qui définissent la culture actuelle de l'entreprise.

  • Personnaliser un modèle peut être une excellente idée, mais les équipes RH et les autres parties prenantes doivent prendre en compte les aspects critiques qu'elles pourraient modifier pour les adapter à leur modèle commercial. Nous avons décrit les étapes à suivre pour créer une politique de prime de voyage dans votre entreprise.
  • Définissez l'objectif principal de la création d'une politique de prime de voyage au sein de votre entreprise.
    • Impliquez des collaborateurs d'autres départements qui doivent approuver ou apporter des contributions essentielles à la politique de prime de voyage. Une liste type des rôles impliqués dans le processus comprend :
    • Responsable des ressources humaines (RH).
    • Responsable des voyages.
    • Responsable financier.
    • Directeur des opérations (COO).
  • Voyageurs fréquents.
    • Élaborez une liste des dépenses couvertes par la politique de voyage ainsi que des informations sur les points suivants :
    • Éligibilité des employés.
    • Modalités d'accès à la prime de voyage.
    • Processus de remboursement.
    • Contact pour l'assistance voyage.
    • Conseils de voyage (Travel Advisory).
  • Procédures d'urgence.
  • Créez une version finale et obtenez l'approbation de toutes les parties prenantes concernées.

Conclusion

Diffusez l'information auprès des employés par tous les canaux de communication disponibles.Vous envisagez de mettre en place une politique de prime de voyage efficace pour votre entreprise ? Vous devez alors travailler avec des experts capables de vous guider à travers les nombreux pièges juridiques et financiers susceptibles de compromettre l'ensemble du processus et de menacer la rentabilité de votre entreprise. Si vous souhaitez en savoir plus sur les avantages accessoires, consultez ce guide sur les différents typessalariés.

d'avantages accessoires.

Nous serions ravis de collaborer avec vous ! IncentFit est une plateforme de santé et d'avantages sociaux de premier plan pour les entreprises à la recherche de produits de bien-être exceptionnels pour leurs employés. Planifiez un échange avec un expert en avantages sociaux d'IncentFit