دليل سياسات بدل السفر للموظفين وكيفية إعدادها
باعتبارك مسؤول موارد بشرية، تقع على عاتقك مسؤولية ايجاد التوازن الأمثل بين إنتاجية الموظفين ورضاهم الوظيفي. لكن تحقيق ذلك خلال حقبة "الاستقالة الكبرى"، حيث يترك جزء كبير من القوة العاملة وظائفهم بسبب ضغط العمل والقلق، قد يمثل تحدياً كبيراً. وفقاً لتقرير صادر عن شركة MetLife حول الرضا الوظيفي، فإن مستويات الإرهاق والتوتر بين الموظفين في أعلى مستوياتها على الإطلاق. الحل العملي هو تطبيق برامج العافية و والمزايا الإضافية السياسات مثل سياسة بدل السفر التي تشجع الموظفين على استخدام إجازاتهم المدفوعة للسفر الشخصي دون قلق بشأن الأمور المالية.
قد تتساءل، ما الذي تكسبه شركتك من خلال وضع سياسة بدل السفر للموظفين؟ الشركات التي تتمتع بسياسة بدل سفر للموظفين تحقق معدلات أعلى في الاحتفاظ بالمواهب ومستويات أفضل في تفاعل الموظفين. علاوة على ذلك، هناك فجوة كبيرة في الشعور بالإنجاز الوظيفي والرفاهية العامة بين الموظفين الذين يأخذون إجازات مدفوعة بانتظام للسفر وأولئك الذين لا يفعلون ذلك. يقدم دليل IncentFit لسياسات بدل السفر للموظفين معلومات بالغة الأهمية حول كيفية تطوير سياسة خاصة بشركتك. استمر في القراءة لمعرفة المزيد عن العملية، وما يجب تقديمه، والفوائد، والآثار الضريبية، وأكثر من ذلك بكثير.
- ما هو بدل السفر؟
- ما هي سياسة بدل السفر؟
- ما الذي يغطيه بدل السفر؟
- متى يجب عليك تقديم سياسة بدل السفر للموظفين؟
- أي من الموظفين يجب أن تقدم لهم بدل السفر؟
- ما هي فوائد تقديم سياسة بدل السفر في شركتك؟
- ما هي الآثار الضريبية لبدلات السفر؟
- 5 أمثلة لبدلات السفر المقدمة من أصحاب العمل
- كيفية تقديم سياسة بدل السفر للموظفين في شركتك
- خاتمة
ما هو بدل السفر؟
بدل السفر هو ميزة نقدية توفرها الشركات لتغطية نفقات السفر الشخصي لموظفيها خلال سنة تقويمية. يُعرف أيضاً بدل السفر باسم بدل الإجازة أو استرداد تكاليف السفر، ويمكن للعاملين استخدام هذا المبلغ الثابت لتغطية جزء -وليس كل- تكاليف سفرهم الشخصي.
يجب أن تدرك أن بدل السفر يغطي فقط تكاليف السفر الشخصي للموظف وليس نفقات السفر المتعلقة بالعمل. ونتيجة لذلك، تم تصميم بدل السفر لتعويض جزء من نفقات إجازة الموظف ولا يُقصد به تمويل الرحلة بأكملها.
مما لا شك فيه أن مسؤولي الموارد البشرية سيواجهون تحدياً كبيراً في إقناع مجالس إدارة الشركات بالموافقة على تقديم بدلات السفر للموظفين. الحل الأمثل هو تقديم أمثلة على العديد من الشركات التي تقدم مزايا بدل السفر التي تثري تجربة الموظف.
ما هي سياسة بدل السفر؟
سياسة بدل السفر هي مجموعة من الإرشادات حول كيفية تقييم الموظفين واستخدام بدل السفر الخاص بشركتهم لنفقات السفر الشخصي/الإجازة. ونظراً لأن لكل شركة ثقافة مؤسسية فريدة، يجب أن يتطابق نطاق سياسة بدل السفر المحددة جيداً مع احتياجات الشركة وتوقعات الموظف. وهذا يعني إنشاء سياسة استرداد تكاليف سفر ميسورة التكلفة ومرنة مع أنظمة فعالة لإدارة التكاليف، مع منح الموظفين حرية السفر والإنفاق بثقة.
يتضمن وضع سياسة فعالة بدل السفر تعاوناً بين قسمي الموارد البشرية والمالية لضمان الجمع الفعال لبيانات النفقات، وسجلات الدفع المحدثة، والامتثال للقوانين الحالية، وتوفير قنوات اتصال فعالة مع الموظفين.
ستوفر سياسة بدل السفر للشركات تفاصيل شاملة عن مزايا السفر الدولي والمحلي. وعادة ما تحتوي على معلومات حول ما يلي،
1. إرشادات حول كيفية تقديم الشركة لبدل السفر، على سبيل المثال، كممفوع مقدماً أو كاسترداد للنفقات.
2. تعليمات حول كيفية التقدم بطلب للحصول على بدل السفر.
3. نوع الأنشطة الترفيهية أو النفقات التي يغطيها/يسمح بها بدل السفر.
4. إرشادات حول عملية الاسترداد وما إذا كان يجب على الموظفين تقديم إيصالات أو صور لإثبات نفقات السفر.
5. إرشادات السفر أو الاحتياطات للمسافرين بمفردهم والموظفين الذين يقضون إجازاتهم في أماكن عالية الخطورة.
6. الموظفون الذين يمكنهم الوصول إلى صندوق بدل السفر.
ما الذي يغطيه بدل السفر؟
ما يجعل بدل السفر ميزة فريدة حقاً للموظفين هو مرونته. لا توجد قواعد محددة لما يمكن لأصحاب العمل تضمينه أو استبعاده من سياسة بدل السفر للشركات. وبالتالي، يمكن لفرق الموارد البشرية إنشاء خطة بدل سفر (مع مراعاة ميزانية الشركة والآثار الضريبية)، مما يتيح للموظفين خيارات إنفاق غير محدودة.
غالباً ما يغطي بدل السفر المؤسسي نفقات السفر التالية.
- رسوم جواز السفر.
- تذاكر الطيران.
- أجور الحافلات/القطارات/العبارات.
- معدلات البدلات اليومية.
- تكاليف تناول الطعام/الوجبات.
- تكاليف الفنادق/الإقامة.
- تأجير السيارات/الدراجات.
- نفقات الوقود لسيارة شخصية أو مستأجرة.
- رسوم الطرق السريعة ومواقف السيارات (السفر المحلي).
- تكاليف الهاتف المدفوعة مسبقاً وباقات البيانات الدولية (السفر الدولي).
- أنشطة الإجازة/الترفيه.
- النفقات العرضية. الموظفون الذين يمكنهم الوصول إلى صندوق بدل السفر.
متى يجب عليك تقديم سياسة بدل السفر للموظفين؟
على الرغم من عدم وجود قوانين فيدرالية أو ولايات تلزم الشركات بتقديم بدلات السفر، فإن الشركات التي تتطلع إلى أن تكون أماكن عمل رائعة عادة ما توفر بدلات السفر للموظفين في أقرب وقت ممكن لجذب أفضل المواهب في الصناعة والاحتفاظ بها.
على الرغم من أن الشركات الناشئة في مراحلها المبكرة غالباً ما تتجنب إنشاء سياسة بدل السفر بسبب قيود الميزانية، إلا أن فوائد وجود مثل هذه الخطة كبير جداً لدرجة تجعل تجاهلها أمراً صعباً. يجب أن تبدأ بتقديم رصيد سفر سنوي أو نصف سنوي يتراوح بين 50 و100 دولار لكل موظف لتغطية نفقات السفر البسيطة مثل الوقود، وتناول الطعام، ورسوم وقوف السيارات، ثم قم بزيادة المبلغ تدريجياً مع نمو ميزانيتك.
أي من الموظفين يجب أن تقدم لهم بدل السفر؟
من الناحية النظرية، يمكن لجميع الموظفين الاستمتاع بمزايا بدل السفر الخاصة بالشركة. ومع ذلك، من الشائع أن يقدم أصحاب العمل بدلات السفر وفقاً للمعايير التالية
- الأقدمية.
- الأداء الوظيفي.
- تجربة الموظف.
بصرف النظر عن تقييد أهلية الموظفين، فإن شروط سياسة بدل السفر للشركات تحدد أيضاً المبلغ الذي يتلقاه الموظف وفقاً للمعايير المذكورة أعلاه. يقدم بعض أصحاب العمل أيضاً سياسة تعويض الهاتف المحمول للموظفين عندما يسافرون لأغراض العمل. في النهاية، يجب أن تتوافق القرارات النهائية مع سياسة الشركة الحالية. قد يكون تقييد أهلية الموظفين لبرنامج بدل السفر الخاص بك ضرورياً بسبب قيود الميزانية، ومع ذلك، قد يكون الانطباع العام لدى الموظفين أقل من المرغوب فيه بالنسبة لسمعة الشركة وقد يحجب النوايا الأصلية للبرنامج.
تجاوزت شركات مثل FullContact المشكلة عن طريق تقديم بدلات السفر للموظفين الذين لديهم سجلات أداء ممتازة ووضع حد أقصى لمبلغ البدل المدفوع لكل موظف بناءً على مدة الخدمة. توفر Afar media، وهي موقع سفر إلكتروني، بدلات السفر فقط للموظفين الذين أمضوا ستة أشهر على الأقل في الشركة. وفي G Adventures، وهي شركة لتنظيم الرحلات السياحية، يجب أن يكون الموظف يعمل بدوام كامل وأن يكون قد عمل لمدة عام قبل أن يصبح مؤهلاً للحصول على بدل السفر الشخصي. تتخذ شركة تصنيع تطبيقات المؤسسات Evernote مساراً مختلفاً من خلال جعل جميع موظفيها مؤهلين للحصول على بدلات السفر بغض النظر عن مدة خدمتهم في الشركة.
ما هي فوائد تقديم سياسة بدل السفر في شركتك؟
يجب أن يدرك مسؤولو الموارد البشرية أنه انتصار لكلا الطرفين عندما يقدم أصحاب العمل حزمة بدل السفر كميزة للموظفين. في عصر تمنح فيه الأفراد الأولوية للشركات التي تعزز برنامج عافية الموظفين على تلك التي ليس لديها سياسات عافية أو لديها سياسات غير كافية. نحن نشجع فرق الموارد البشرية على إشراك شركاتهم وجني المكاسب المذهلة لتقديم سياسة استرداد نفقات السفر للموظفين.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكن لأصحاب العمل الاستفادة من خلالها من توفير بدلات السفر.
إنتاجية أعلى للموظفين.
الموظف العائد من إجازة ممولة من الشركة يُظهر طاقة وإيجابية أكبر في مكان العمل. وغالباً ما يكونون أكثر كفاءة، وأكثر تفاعلاً، واستعداداً للمساهمة في تحقيق أهداف الفريق والشركة من خلال إنتاج عمل من الطراز الأول.
احتفاظ أعلى بالمواهب.
يميل الموظفون في الشركات التي تقدم بدلات السفر إلى البقاء لفترة أطول مقارنة بأولئك الذين يعملون لدى أصحاب عمل لا يقدمون هذه الميزة. الشركات التي تجذب المواهب العظيمة وتحتفظ بها تطور فرق عمل عالية التحفيز والإنجاز. ومن الأمثلة الممتازة على ذلك شركة FullContact، وهي شركة تقنية مقرها دنفر توفر بدلات سفر تصل إلى 7,000 دولار لكل موظف مع معدل احتفاظ بالموظفين بنسبة 85 بالمائة وهو معدل غير معتاد في قطاع التكنولوجيا.
يأخذ الموظفون إجازات مرضية أقل.
إن توفير خطة بدل السفر لموظفيك يثير الحماس والتفاؤل والرغبة المتجددة في العمل. ويؤدي هذا إلى تقليل طلبات الإجازة المرضية وتراجع التغيب عن العمل.
زيادة الرضا الوظيفي.
يستفيد الموظفون من تحسين التوازن بين العمل والحياة والعافية العامة من خلال الاستمتاع بأنشطة الإجازات والترفيه المختلفة المدفوعة من بدلات السفر. والنتيجة الحتمية هي الرضا الوظيفي التام والشعور بالإنجاز، مع العلم أن قضايا الصحة النفسية للموظفين تمثل أولوية.
مطالبات أقل لمزايا الرعاية الصحية.
تزويد الموظفين بإجازات منتظمة مدفوعة الأجر من قبل الشركة يقلل من مخاطر الإصابة المشاكل الصحية ويخفض تكاليف الرعاية الصحية.
إليك بعض الأمور الأخرى ومزايا الشركة و مخصصات الموظفين التي سيحبها موظفوك:
- بدلات العمل من المنزل
- تعويضات العفية
- تعويضات اللياقة البدنية
- عضويات الصالات الرياضية للشركات
- بدل الطعام للموظفين
- تعويض الرسوم الدراسية
- عضويات الجيم للموظفين
- مزايا رعاية الأطفال للموظفين
- مزايا نمط حياة الموظفين
- مخصص التعليم
- حساب إنفاق نمط الحياة
تقدم بعض شركات التأمين برنامج تعويض الرفاهية الخاص بها أيضاً، مثل برنامج تعويض الجيم من سيجنا ، أو برنامج الرفاهية من هومانا، أو برنامج Go365 المقدم من هومانا.
ما هي الآثار الضريبية لبدلات السفر؟
كيف يمكن لمسؤول الموارد البشرية إعداد سياسة بدل السفر للشركات دون القلق بشأن الآثار الضريبيةغير المرغوب فيها؟ الحل السهل هو التعاون مع فريق الشؤون المالية في الجانب الآخر من المكتب. يمكن لشركتك اختيار تحمل الآثار الضريبية لتقديم بدل السفر أو السماح للموظفين بتحمل المسؤولية. يجب أن تفصح سياسة بدل السفر للشركات عن القوانين الضريبية ذات الصلة وتحدد الطرف المسؤول عن الآثار الضريبية.
تقوم بعض الشركات بإنشاء وحدة محاسبة داخلية لتتبع نفقات بدل السفر لموظفيها أو الاستعانة بمستشار تدقيق ضريبي لأغراض الضريبة.
هل يعتبر بدل السفر دخلاً؟
بدلات السفر ليست دخلاً عادية للموظفين وغير خاضعة للضريبة ومستبعدة من إرشادات مصلحة الضرائب (IRS) بشأن المزايا الإضافية الخاضعة للضريبة. ومع ذلك، نوصي بوضع جميع أعمال الأوراق الخاصة ببدل السفر تحت خطة استرداد خاضعة للمساءلة لمنع مصلحة الضرائب من ملاحقة الموظفين بتهمة التخلف عن سداد الضرائب.
هل يتم الإبلاغ عن البدلات لمصلحة الضرائب (IRS)؟
إذا كانت شركتك تقدم مدفوعات البدلات بموجب خطة خاضعة للمساءلة، يمكنك استبعاد الدخل من إجمالي دخل موظفك والإبلاغ عنه لدى مصلحة الضرائب (IRS). ومع ذلك، تصنف مصلحة الضرائب البدلات (السلف، والبدلات، والتعويضات) التي لا تقع ضمن خطة خاضعة للمساءلة كأجور وتخضع لـ قواعد الإبلاغ.
هل يتم الإبلاغ عن البدلات في نموذج W-2؟
الخاصة بها. إذا قدمت بدلات السفر كـ بدلات يومية للموظفين بموجب خطة غير خاضعة للمساءلة، يجب أن تكون المدفوعات أقل من أو مساوية لمعدلات البدل اليومي الفيدرالي. يجب عليك التأكد من أن الموظف يقدم تقرير نفقات، ويجب الإبلاغ عن المبلغ الزائد كأجور خاضعة للضريبة في نموذج W-2.
5 أمثلة لبدلات السفر المقدمة من أصحاب العمل
منذ جائحة كوفيد-19، حول أصحاب العمل تركيزهم نحو توفير مزايا إضافية غير تقليدية للموظفين مع التركيز على العافية ومرونة العمل على حساب المزايا المالية التقليدية. ومع ذلك، تُظهر الدراسة أن الموظفين عادة ما يستخدمون حوالي نصف (54%) أيام إجازاتهم السنوية المؤهلة، بينما يستنفد 23 بالمائة فقط أيام إجازاتهم المخصصة بالكامل.
فيما يلي أمثلة على خطط بدل السفر التي وضعتها شركات مصممة على جذب الموظفين بالكامل لاستخدام أيام إجازاتهم المؤهلة.
الموظفون الذين أمضوا ستة أشهر على الأقل في BambooHr يحصلون على خمسة عشر إلى عشرين يوم إجازة سنوية، اعتماداً على مدة الخدمة. تشجع شركة البرمجيات العاملين فيها على أخذ قسط ثمين من الراحة مع ما يصل إلى 2,000 دولار لتغطية نفقات السفر والتي يمكن أن تشمل
- تذاكر الطيران.
- غرف الفنادق.
- الجولات، والفعاليات، وغيرها من أنشطة الترفيه المتعلقة بالإجازة.
ربما تمتلك شركة البرمجيات FullContact واحدة من أكثر سياسات بدل السفر سخاءً على الإطلاق. كل عام، يحصل الموظفون على ما بين 2,000 دولار إلى 7,500 دولار كبدل سفر ليتم إنفاقها على أي نفقات إجازة يمكن تخيلها. ومع ذلك، هناك شرط. تصر FullContact على أن الموظفين في الإجازة يجب أن يبتعدوا عن شبكة الإنترنت و"ينفصلوا" تماماً عن العمل.
لدى Evernote، وهو تطبيق لإدارة المهام والتنظيم مقره ريدوود بكاليفورنيا، بدل سفر ملحوظ يدفع لموظفيه 1,000 دولار سنوياً لأخذ عطلات نهاية أسبوع طويلة. الموظفون الذين يأخذون استراحة من العمل لمدة خمسة أيام متتالية أو أكثر للسفر الشخصي (أو للاستلقاء على أريكة غرفة المعيشة) مؤهلون للحصول على بدل السفر. ليس لدى Evernote أي إرشادات تقيد كيفية إنفاق موظفيها للنقود.
G Adventures
تقدم G Adventures ما يصل إلى 2,859 دولاراً لنفقات الإجازة ودعم طيران بقيمة 570 دولاراً للموظفين بدوام كامل الذين أمضوا سنة واحدة على الأقل مع الشركة. تقدم شركة رحلات السفر للمجموعات الصغيرة التي تعمل من تورنتو، كندا، إجازات مدعومة للموظفين كل عشرة أشهر.
يوفر موقع الإقامات العالمي للسفر Airbnb لموظفيه بدل سفر ربع سنوي بقيمة 500 دولار (2,000 دولار سنوياً) لحجز مكان على منصة الإقامة الخاصة بالشركة أثناء السفر في أي من أيام إجازاتهم المدفوعة السنوية البالغ عددها خمسة عشر يوماً.
كيفية تقديم سياسة بدل السفر للموظفين في شركتك
لتطوير سياسة بدل سفر ناجحة، يجب عليك اشراك أصحاب المصلحة الأساسيين في الشركة. يجب على مسؤولي الموارد البشرية التأكد من أن تحديثات السياسة اللاحقة تحافظ على الأهداف الأصلية لإعداد سياسة بدل السفر مع إعطاء الأولوية للقيم الأساسية التي تحدد الثقافة المؤسسية الحالية للشركة.
قد يكون تخصيص قالب جاهز فكرة رائعة، ولكن تحتاج فرق الموارد البشرية وأصحاب المصلحة الآخرين إلى النظر في الجوانب الحاسمة التي قد يقومون بتغييرها لتناسب نموذج أعمالهم. لقد حددنا بعض الخطوات التي يجب اتباعها عند إنشاء سياسة بدل السفر في شركتك.
- تحديد الغرض الأساسي من إنشاء سياسة بدل السفر في شركتك.
- إشراك أشخاص من أقسام أخرى ممن يحتاجون إلى الموافقة أو تقديم مدخلات أساسية لسياسة بدل السفر. تتضمن القائمة النموذجية للأدوار المشاركة في العملية
- مدير الموارد البشرية.
- مدير السفر.
- مدير الشؤون المالية.
- المدير العملياتي (COO)
- المسافرون المتكررون.
- تطوير قائمة بالنفقات التي تغطيها سياسة السفر ومعلومات حول ما يلي.
- أهلية الموظف.
- الوصول إلى بدل السفر.
- عملية الاسترداد.
- جهة الاتصال لدعم السفر.
- إرشادات السفر.
- إجراءات الطوارئ.
- إنشاء مسودة نهائية والحصول على الموافقة من جميع أصحاب المصلحة المعنيين.
- نشر الخبر بين الموظفين عبر جميع قنوات الاتصال المتاحة.
خاتمة
هل تفكر في إعداد سياسة فعالة بدل السفر لشركتك؟ إذن أنت بحاجة إلى العمل مع خبراء قادرين على إرشادك خلال العديد من المخاطر القانونية والمالية التي قد تعرض العملية برمتها للخطر وتهدد النتيجة النهائية لشركتك. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن المزايا الإضافية، تحقق من هذا الدليل حولأنواع المزايا الإضافيةالمختلفة التي يمكنك تقديمها.
نحن مهتمون بالعمل معك! IncentFit هي منصة رائدة في مجال الصحة والمزايا للشركات التي تبحث عن منتجات عافية مذهلة للموظفين.
حدد موعداً للدردشة مع خبير مزايا IncentFit لاكتشاف استراتيجيتك الأفضل. سنجيب على أسئلتك، ونتعرف على خطة شركتك، ونقدم حلولاً فعالة.
