التصنيفات
استراتيجية المزايا

ما هي سياسة تعويض تكاليف الهاتف المحمول وكيفية إعدادها؟

28 ديسمبر 2022 بواسطة كيت

في عالمنا الرقمي اليوم، من المهم أن تضمن الشركات حصول جميع الموظفين على أجورهم بدقة وبشكل عادل، بما في ذلك الرواتب المنتظمة والعمولات، والمزايا الإضافية، وخيارات الأسهم، والمعاشات التقويمية، وأية مزايا أخرى قد تقدمها الشركة، مثل بدلات السفر، وبدلات الإنترنت، وأجور المخاطر، وأجور العمل الإضافي، وتعويضات الهواتف المحمولة التي أصبحت ضرورة متزايدة لاستخدام الموظفين لهواتفهم لأغراض العمل.

هل يستخدم جميع موظفيك أجهزتهم المحمولة الخاصة لمهام العمل مثل إرسال البريد الإلكتروني، والمراسلة عبر تطبيق سلاك، واستخدام تطبيقات وسائل التواصل الاجتماعي، والرسائل النصية؟ إذا كان الأمر كذلك، فمن الجيد وضع سياسة لتعويض تكاليف الهاتف المحمول في شركتك. يمكن أن يساعد ذلك في ضمان حصول موظفيك على الأدوات اللازمة لأداء مهام عملهم بفعالية.

على الرغم من حقيقة أن استخدام الهواتف المحمولة في المكتب يكاد يكون حتمياً في عالم اليوم، إلا أن عددًا قليلًا جدًا من الشركات يعوض الموظفين بشكل كافٍ عن استخدامهم لها. يمكن أن يخلق هذا تحديات لأقسام المحاسبة التي تحاول إدارة التكاليف المرتبطة باستخدام الهاتف المحمول. من المهم أن تتبنى الشركات سياسات واضحة لضمان حصول الموظفين على تعويض عادل مقابل استخدامهم للهواتف المحمولة.

تابعอ่าน للتعرف على المزيد حول هذا الموضوع! انقر على الأقسام أدناه للانتقال مباشرة إلى سؤالك المحدد.

ما هي سياسة تعويض تكاليف الهاتف المحمول؟

عندما تدفع لموظفيك مقابل استخدام أجهزتهم المحمولة الشخصية، فإنك توفر لهم بدل هاتف محمول، وغالباً ما يُعرف باسم تعويض الهاتف المحمول أو راتب المحمول. عادة ما يعوض أصحاب العمل الموظفين عن استخدام هواتفهم المحمولة في هذه السيناريوهات الشائعة:

  • عندما يستخدم الموظفون هواتفهم المحمولة لأغراض تتعلق بالعمل. بعض الأمثلة أدناه:
    • إجراء وتلقي مكالمات العمل
    • إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل
    • الوصول إلى التطبيقات ومواقع الويب المرتبطة بالعمل
  • عندما يُطلب من الموظفين أن يكونوا متاحين بعد ساعات العمل، عادةً عندما يكونون في وضع الاستعداد أو على أهبة الاستعداد في حال دعت الحاجة إلى مساعدتهم
  • عندما يسافر الموظفون للعمل، عادةً ما يغطي أصحاب العمل النفقات المتعلقة بالهاتف المحمول نظراً لرسوم التجوال، وتغطية الهاتف المحمول الإضافية (المكالمات، الرسائل النصية، البيانات) التي قد يحتاج الموظف إلى شرائها
  • عادةً ما يقدم أصحاب العمل تعويضات الهواتف المحمولة لممثلي المبيعات الذين يستخدمون هواتفهم المحمولة باستمرار لأغراض العمل
  • عندما يعمل الموظفون في الميدان، عادة ما يدفع أصحاب العمل ثمن هاتف الموظف المحمول وكذلك تغطية الهاتف المحمول الخاصة به

ما هو متوسط مبلغ تعويض الهاتف المحمول؟

في الولايات المتحدة، متوسط تعويض الهاتف المحمول للموظفين هو 30 دولاراً شهرياً. ومع ذلك، يختلف هذا المبلغ باختلاف الولاية، وكذلك المتطلبات المحددة للموظفين. وعادة ما تقوم الشركات الأصغر حجمًا بتعويض موظفيها في نطاق 30-40 دولارًا في الشهر. في حين أن الشركات الأكبر قد تعوض موظفيها في نطاق 60 إلى 70 دولارًا.

يختار بعض أصحاب العمل تزويد موظفيهم بتعويض بمعدل ثابت، بينما قد يقوم آخرون بتعويض الموظفين بناءً على تكاليف الهاتف والباقة الفعلية الخاصة بهم. عادة ما يأخذ أصحاب العمل في الاعتبار هذه العوامل عند تحديد مقدار تعويض موظفيهم:

  • نوع الهاتف
  • نوع الباقة التي يمتلكها الموظف
  • الاستخدام المحدد للهاتف المرتبط بالعمل
  • سياسات التعويض الأخرى لصاحب العمل

هل تعويضات الهاتف المحمول تعتبر دخلًا خاضعًا للضريبة؟

من المزايا المعفاة من الضرائب للموظفين توفير هاتف محمول يمكن استخدامه للأغراض المهنية والشخصية على حد سواء. لكي تكون مؤهلاً للإعفاء الضريبي، فإن مصلحة الضرائب الأمريكية لن تطلب إثباتاً على أن الهاتف المحمول كان مستخدماً لأغراض تجارية: إذا كانت شروط التعويض التي وضعها صاحب العمل تستوفي معايير استثناء الدخل، فيعتبر حينئذٍ أن فاتورة الهاتف المحمول للعامل مناسبة للتعويض. تسمح مصلحة الضرائب الأمريكية باستثناء الدخل عندما يكون التعويض جزءاً من راتب الموظف العادي أو أجره. لذا، في الحالات التي يُتوقع فيها من الموظفين استخدام أجهزتهم المحمولة الخاصة لأغراض الشركة، يُسمح بالتعويضات المعفاة من الضرائب لتغطية الهاتف المحمول المقبولة.

ومع ذلك، إذا قدم صاحب العمل تعويضاً عن الهاتف المحمول كراتب إضافي أو أجور للموظفين، فإن مصلحة الضرائب تتطلب من أصحاب العمل تضمين هذا المبلغ في الدخل الخاضع للضريبة. ومع ذلك، من المهم مراعاة الآثار الضريبية لبرنامج التعويضات في نطاق سلطتك القضائية، ومن الجيد استشارة أخصائي ضرائب قبل إطلاق سياسة تعويض الهاتف المحمول الخاصة بك.

هل يمكن لأصحاب العمل إلزام الموظفين باستخدام هواتفهم المحمولة دون تعويض؟

على الرغم من أن تعويض العمال عن الهواتف الشخصية قد يكون مكلفاً، إلا أن هذا الخيار أرخص بكثير من توفير هاتف شركة لكل عامل نظراً لأن متوسط سعر الهاتف المحمول في الولايات المتحدة هو 444 دولاراً. ومن السهل جداً على الموظفين استخدام هواتفهم الشخصية للتكيف مع أدوارهم الجديدة في أي شركة.

من الشائع أن تقوم الشركات بتعويض الموظفين عن نفقات الهاتف المحمول المتعلقة بالعمل. من منظور صاحب العمل، يمكن أن يساعد ذلك في تقليل التكاليف. ومن منظور الموظف، يمكن أن يساعد في تقليل فاتورة الهاتف الشهرية. بشكل عام، يمكن أن يكون هذا مربحاً للجانبين، الشركة والموظف على حد سواء.

يمكن أن يساعد توفير تعويضات الهواتف المحمولة للموظفين الشركة في توفير المال وتحسين الروح المعنوية. ومع ذلك، يمكن أن يكون الأمر مكلفاً ومستهلكاً للوقت بالنسبة للشركة لإدارة هذه التعويضات. ليس هناك إجابة قاطعة حول ما إذا كان الأمر يستحق أن تقدم الشركة تعويضات الهواتف المحمولة للموظفين أم لا. يعتمد الأمر في النهاية على الظروف والاحتياجات المحددة للشركة وموظفيها.

فوائد تقديم سياسة تعويض الهاتف المحمول للموظفين

من المهم أن يدرك محترفو الموارد البشرية أن تقديم حزمة بدل هاتف يمكن أن يكون مفيداً للشركة وموظفيها على حد سواء. في عالم اليوم، يميل الناس إلى تقدير الشركات التي تقدم برامج عافية لعمالهم. ولهذا السبب نوصي أقسام الموارد البشرية بالدعوة إلى تطبيق سياسة تعويض تكاليف الهاتف المحمول وتنفيذها. لا يقتصر الأمر على إفادة الشركة بطرق عديدة فحسب، بل يمكن أن يكون أيضاً طريقة رائعة لإظهار التقدير لموظفيك.

يساعد في استقطاب الكفاءات

أظهرت الدراسات أن الشركات التي تقدم برامج تعويض الهواتف المحمولة تميل إلى تسجيل معدل احتفاظ أعلى بالموظفين مقارنة وتلك التي لا تقدمها. وغالباً ما تمتلك الشركات الناجحة في جذب أفضل المواهب والاحتفاظ بها فرق عمل متحمسة للغاية وتنتج مستويات عالية من العمل. يمكن أن يكون وجود برنامج لتعويض الهاتف المحمول طريقة رائعة لتظهر لموظفيك أنك تقدر إسهاماتهم وأنك مستعد للاستثمار في نجاحهم.

مستوى رضا وظيفي أكبر

عندما لا يعود الموظفون محملين بأعباء مالية نتيجة استخدامهم لهواتفهم المحمولة، يمكن أن يكون لذلك تأثير إيجابي على التوازن بين حياتهم المهنية والخاصة وصحتهم العامة. وغالباً ما يبلغ الموظفون عن مستويات أعلى من الرضا الوظيفي والارتفاع في حالتهم المزاجية عندما يشعرون بأنه يتم أخذ صحتهم النفسية بعين الاعتبار. يعد إزالة العبء المالي لاستخدام الهاتف المحمول طريقة بسيطة وفعالة لأصحاب العمل لتظهر لموظفيك أنهم يهتمون بسلامتهم وعافيتهم.

أمثلة على شركات تقدم سياسة تعويض تكاليف الهاتف المحمول

هناك خيارات عدة متاحة لك عندما يتعلق الأمر بتعويض فريقك عن نفقات الهاتف المحمول. يمكنك إنشاء بدل مخصص خصيصاً لباقات الهواتف المحمولة، أو يمكنك إنشاء برنامج أكثر شمولاً يشتمل على الهواتف المحمولة وغيرها من النفقات المتعلقة بالعمل. والقرار لك في تحديد الخيار الأنسب لعملك وموظفيك.

فيما يلي بعض الشركات التي تمنح تعويضات الهواتف المحمولة لموظفيها.

1. جوجل:

تقدم بدل هاتف محمول بقيمة 70 دولاراً شهرياً.

2.مايكروسوفت:

تقدم لموظفيها تعويضاً شهرياً قدره 75 دولاراً.

3. أمازون (Amazon)

تقدم بدلًا شهريًا قدره 50 دولارًا لموظفيها.

كيف تقرر بين سياسة الأجهزة المملوكة للشركة والمفعلة شخصياً (COPE) وسياسة احضر جهازك الخاص (BYOD)؟

BYOD تعني "اصطحب جهازك الخاص". بالمقارنة مع ذلك، COPE تعني "الأجهزة المملوكة للشركة والمفعلة شخصياً".

تتيح سياسة BYOD للموظفين استخدام هواتفهم الخاصة للعمل. أما في ظل سياسة COPE، فيدفع صاحب العمل ثمن هاتف الموظف ويمكنه مراقبة كيفية استخدامه للعمل.

تعتبر سياسة COPE خياراً مناسباً إذا كنت تقدر الخصوصية. كما أنها أسهل في الإدارة نظراً لأن جميع الهواتف متطابقة وتحتاج إلى صيانة متشابهة. ومع ذلك، قد يكون استخدام هاتفين في نفس الوقت أمراً صعباً على الموظفين.

مع سياسة BYOD، تكون التكاليف مخصصة بشكل أساسي لمكالمات العمل والإصلاحات. قد يبدو الأمر وكانه فكرة جيدة في البداية، ولكن قد يواجه قسم تكنولوجيا المعلومات لديك صعوبة في تتبع جميع الهواتف المختلفة التي يجلبها الموظفون.

كيف تقيم سياسة تعويض الهاتف المحمول في شركتك؟

لإنشاء سياسة ناجحة لتعويض تكاليف الهاتف المحمول، من المهم إشراك صانعي القرار الرئيسيين في مؤسستك. يجب على مديري الموارد البشرية أيضاً التأكد من أن أي تغييرات تطرأ على السياسة تتوافق مع قيم الشركة.

على الرغم من أنه قد يكون من المري استخدام نموذج وإجراء تغييرات تناسب احتياجات شركتك، إلا أنه من المهم أن تدرس أقسام الموارد البشرية وأصحاب المصلحة الآخرون بعناية التفاصيل التي يجب تعديلها. إليك بعض النصائح لإنشاء برنامج بدل الهاتف المحمول لشركتم.

  • حدد سبب احتياج شركتك إلى سياسة تعويض الهاتف المحمول في المقام الأول.
  • قم بإشراك أصحاب المصلحة من الأقسام الأخرى الذين سيحتاجون إلى إبداء آرائهم أو الموافقة على سياسة تعويض الهاتف المحمول. مدير الموارد البشرية هو منصب نموذجي في تسلسل القيادة هذا.
  • أنشئ جدولاً بيانياً يوضح تفاصيل التكاليف الخاصة بك والتفاصيل التالية.
  • ما إذا كان العامل مؤهلاً لأداء عمله أم لا.
  • طريقة استلام بدل الهاتف المحمول الشهري.
  • طريقة التعويض.
  • قم بإعداد المسودة النهائية واجعل كل من يهمهم الأمر في المشروع يوقعون عليها.
  • انشر الأخبار عبر جميع قنوات التواصل الخاصة بالشركة.
  • اختر حد الإنفاق
  • اختر خياراً
  • يجب أن تتمتع بالسيطرة الكاملة على المكافآت والرواتب التي يتلقاها طاقم عملك.
  • يجب رصد التكاليف ومراقبتها.
  • الخيار لك لإدارة هذه البيانات يدوياً أو رقمياً.

خاتمة

إذا كنت ترغب في توفير هاتف محمول لموظفيك ولكنك غير متأكد من كيفية هيكلة خطة بدل معقولة، فمن الأفضل العمل مع محترفين يمكنهم توضيح أفضل الممارسات والمخاطر المحتملة التي يجب عليك تجنبها. يمكن أن يساعد ذلك في ضمان سير العملية بسلاسة وعدم تأثيرها سلبًا على عملك. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن المزايا العينية، راجع هذا الدليل حول مختلفأنواع المزايا الإضافيةالمختلفة التي يمكنك تقديمها.

لا تتردد في جدولة مكالمة تمهيدية مجانية مع خبراء المزايا لدينا، لكي نتمكن من إطلاعك على أفضل الممارسات عندما يتعلق الأمر ببرامج التعويضات!