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Was ist eine Mobiltelefon-Erstattungsrichtlinie & wie man eine erstellt

28. Dezember 2022 von Kate

In der heutigen digitalen Welt ist es für Unternehmen wichtig sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter genau und fair bezahlt werden, einschließlich regulärem Gehalt und Boni, Mitarbeiter-Benefits, Aktienoptionen, Pensionen und allen anderen Vergünstigungen, die das Unternehmen anbieten kann, wie Reisekostenzuschüssen, Internetzuschüssen, Gefahrenzulagen, Überstundenvergütungen und Mobiltelefon-Erstattungen, die zunehmend notwendig werden, da Mitarbeiter ihre Handys für berufliche Zwecke nutzen.

Nutzen Sie alle Ihre Mitarbeiter ihre eigenen mobilen Geräte für berufliche Aufgaben wie E-Mails, Chats in Slack, Social-Media-Apps und Textnachrichten? Wenn ja, ist es eine gute Idee, in Ihrem Unternehmen eine Richtlinie zur Handyerstattung einzuführen. Dies kann dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter über die notwendigen Werkzeuge verfügen, um ihre Arbeitsaufgaben effektiv zu erfüllen.

Obwohl die Nutzung von Mobiltelefonen im Büro in der heutigen Welt fast unvermeidlich ist, entschädigen nur sehr wenige Unternehmen ihre Mitarbeiter angemessen dafür. Dies kann vor allem für Buchhaltungsabteilungen, die versuchen, die Kosten im Zusammenhang mit der Handynutzung zu verwalten, eine Herausforderung darstellen. Es ist wichtig, dass Unternehmen klare Richtlinien einführen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter für ihre Handynutzung fair entschädigt werden.

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Was ist eine Richtlinie zur Erstattung von Mobiltelefonkosten?

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter für die Nutzung ihrer persönlichen mobilen Geräte bezahlen, gewähren Sie ihnen einen Handyzuschuss, oft auch als Handyerstattung oder Mobilfunkpauschale bezeichnet. Arbeitgeber erstatten Mitarbeitern die Handynutzung in der Regel in diesen häufigen Szenarien:

  • Wenn Mitarbeiter ihr Handy für berufliche Zwecke nutzen. Einige Beispiele unten:
    • Tätigen und Entgegennehmen von geschäftlichen Anrufen
    • Senden und Empfangen von geschäftlichen E-Mails
    • Zugriff auf arbeitsbezogene Apps und Websites
  • Wenn Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeiten erreichbar sein müssen, typischerweise wenn sie Rufbereitschaft haben oder für den Fall, dass ihre Hilfe benötigt wird
  • Wenn Mitarbeiter geschäftlich reisen, übernehmen Arbeitgeber in der Regel handynotwendige Kosten aufgrund von Roaming-Gebühren sowie zusätzlicher Netzabdeckung (Anrufe, SMS, Daten), die der Mitarbeiter eventuell erwerben muss
  • Arbeitgeber gewähren typischerweise Vertriebsmitarbeitern Handyerstattungen, die ihre Mobiltelefone konstant für berufliche Zwecke nutzen
  • Wenn Mitarbeiter im Außendienst tätig sind, übernehmen Arbeitgeber in der Regel sowohl das Mobiltelefon als auch die Mobilfunkabdeckung

Wie hoch ist die durchschnittliche Erstattung für Mobiltelefone?

In den USA liegt die durchschnittliche Handyerstattung für Mitarbeiter bei 30 $ pro Monat. Dieser Betrag variiert jedoch je nach Bundesstaat sowie den spezifischen Anforderungen der Mitarbeiter. Typischerweise erstatten kleinere Unternehmen ihren Mitarbeitern Beträge im Bereich von 30 bis 40 $ pro Monat, während größere Unternehmen ihren Mitarbeitern möglicherweise 60 bis 70 $ erstatten.

Einige Arbeitgeber entscheiden sich dafür, ihren Mitarbeitern eine Pauschale zu zahlen, während andere die Kosten basierend auf den tatsächlichen Telefon- und Tarifkosten erstatten. Arbeitgeber berücksichtigen in der Regel diese Faktoren bei der Entscheidung, wie viel sie ihren Mitarbeitern erstatten:

  • Art des Telefons
  • Art des Tarifs, den der Mitarbeiter hat
  • Die spezifische berufsbezogene Nutzung des Telefons
  • Andere Erstattungsrichtlinien des Arbeitgebers

Sind Handyerstattungen steuerpflichtiges Einkommen?

Ein steuerfreier Vorteil für Mitarbeiter ist die Bereitstellung eines Mobiltelefons, das sowohl für berufliche als auch für persönliche Zwecke genutzt werden kann. Um Anspruch auf diese Steuerbefreiung zu haben, verlangt der Internal Revenue Service (IRS) keinen Nachweis darüber, dass das Mobiltelefon geschäftlich genutzt wurde: Wenn die vom Arbeitgeber festgelegten Erstattungsbedingungen die Standards für den Einkommensausschlusserfüllen, wird davon ausgegangen, dass die Mobiltelefonrechnung eines Arbeitnehmers für die Erstattung geeignet ist. Der IRS erlaubt den Einkommensausschluss, wenn eine Erstattung Teil des regulären Gehalts oder Lohns eines Mitarbeiters ist. In Fällen, in denen Mitarbeiter also voraussichtlich ihre eigenen mobilen Geräte für Unternehmenszwecke nutzen, sind steuerfreie Erstattungen für eine angemessene Handynutzung zulässig.

Wenn ein Arbeitgeber jedoch eine Handyerstattung als zusätzliches Gehalt oder zusätzlichen Lohn gewährt, verlangt der IRS, dass Arbeitgeber diesen Betrag in das steuerpflichtige Einkommen einbeziehen. Dennoch ist es wichtig, die steuerlichen Auswirkungen eines Erstattungsprogramms in Ihrer Jurisdiktion zu berücksichtigen, und es empfiehlt sich, vor der Einführung Ihrer Handyerstattungsrichtlinie einen Steuerberater zu konsultieren.

Dürfen Arbeitgeber von Mitarbeitern verlangen, Handys ohne Erstattung zu nutzen?

Obwohl es kostspielig sein kann, Arbeitnehmer für private Handys zu entschädigen, ist diese Option viel günstiger als jedem Mitarbeiter ein Firmenhandy zur Verfügung zu stellen, da der durchschnittliche Preis für ein Mobiltelefon in den USA bei 444 $ liegt. Es ist für die Mitarbeiter viel einfacher, ihre eigenen Handys zu nutzen, um sich an ihre neuen Aufgaben im Unternehmen anzupassen.

Es ist üblich, dass Unternehmen Mitarbeitern arbeitsbezogene Handykosten erstatten. Aus Sicht des Arbeitgebers kann dies dazu beitragen, Kosten zu senken. Und aus Sicht des Mitarbeiters kann es helfen, die monatliche Telefonrechnung zu verringern. Insgesamt kann dies eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter sein.

Die Bereitstellung von Handyerstattungen für Mitarbeiter kann einem Unternehmen potenziell Geld sparen und die Moral verbessern. Allerdings kann es für das Unternehmen auch kostspielig und zeitaufwändig sein, diese Erstattungen zu verwalten. Es gibt keine pauschale Antwort darauf, ob es sich für ein Unternehmen lohnt, Handyerstattungen anzubieten. Dies hängt letztendlich von den spezifischen Umständen und Bedürfnissen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter ab.

Vorteile einer Richtlinie zur Handyerstattung für Mitarbeiter

Für HR-Fachleute ist es wichtig zu wissen, dass das Anbieten eines Mobilfunk-Stipendienpakets sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter von Vorteil sein kann. In der heutigen Welt schätzen Menschen tendenziell Unternehmen, die Wellness-Programme für ihre Mitarbeiter anbieten. Deshalb empfehlen wir HR-Abteilungen, sich für eine Richtlinie zur Handyerstattung einzusetzen und diese umzuhalten. Dies kommt dem Unternehmen nicht nur in vielerlei Hinsicht zugute, sondern ist auch eine großartige Möglichkeit, Ihre Wertschätzung für die Mitarbeiter zu zeigen.

Hilft bei der Talentgewinnung

Studien haben gezeigt, dass Unternehmen, die Programme zur Handyerstattung anbieten, tendenziell eine höhere Mitarbeiterbindungsrate aufweisen als solche, die dies nicht tun. Unternehmen, die erfolgreich Top-Talente anziehen und halten, verfügen oft über hochmotivierte Teams, die Höchstleistungen erbringen. Ein Programm zur Handyerstattung kann eine hervorragende Möglichkeit sein, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass Sie ihre Beiträge schätzen und in ihren Erfolg investieren möchten.

Mehr Arbeitszufriedenheit

Wenn Mitarbeiter nicht länger finanziell durch ihre Handynutzung belastet werden, kann dies einen positiven Einfluss auf ihre Work-Life-Balance und ihre allgemeine Gesundheit haben. Mitarbeiter berichten oft von höherer Arbeitszufriedenheit und mehr Wohlbefinden, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre psychische Gesundheit berücksichtigt wird. Die finanzielle Last der Handynutzung zu beseitigen, kann für Arbeitgeber ein einfacher, aber effektiver Weg sein, zu zeigen, dass ihnen das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter am Herzen liegt.

Beispiele für Unternehmen, die eine Handyerstattungsrichtlinie anbieten

Wenn es darum geht, Ihr Team für Handykosten zu entschädigen, stehen Ihnen einige Optionen zur Verfügung. Sie könnten ein Stipendium speziell für Handytarife einrichten oder ein umfassenderes Programm erstellen, das Mobiltelefone und andere arbeitsbezogene Ausgaben umfasst. Es liegt an Ihnen zu entscheiden, welche Option für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter am sinnvollsten ist.

Die folgenden Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern eine Handyerstattung:

1. Google:

Sie bieten einen Handyzuschuss von 70 $ pro Monat.

2.Microsoft:

Sie gewähren ihren Mitarbeitern eine monatliche Erstattung von 75 $.

3. Amazon

Sie bieten ihren Mitarbeitern einen monatlichen Zuschuss von 50 $.

Wie entscheidet man sich zwischen einer unternehmenseigenen, privat nutzbaren (COPE) und einer BYOD-Richtlinie (Bring Your Own Device)?

BYOD steht für „Bring Your Own Device“ (Bring dein eigenes Gerät mit). Im Gegensatz dazu COPE steht für „Corporate Owned, Personally Enabled“ (Unternehmenseigen, privat nutzbar).

Die BYOD-Richtlinie erlaubt es Mitarbeitern, ihre eigenen Handys für die Arbeit zu nutzen. Bei der COPE-Richtlinie bezahlt der Arbeitgeber das Telefon des Mitarbeiters und kann überwachen, wie es für die Arbeit genutzt wird.

Die COPE-Richtlinie ist eine Option, wenn Ihnen Datenschutz wichtig ist. Sie ist außerdem einfacher zu verwalten, da alle Handys gleich sind und eine ähnliche Wartung erfordern. Die gleichzeitige Nutzung von zwei Telefonen kann jedoch für Mitarbeiter schwierig sein.

Bei BYOD fallen die Kosten hauptsächlich für geschäftliche Anrufe und Reparaturen an. Das mag auf den ersten Blick eine gute Idee sein, aber Ihre IT-Abteilung könnte Schwierigkeiten haben, den Überblick über all die verschiedenen Handys zu behalten, die Mitarbeiter mitbringen.

Wie man in Ihrem Unternehmen eine Handyerstattungsrichtlinie einführt

Um eine erfolgreiche Handyerstattungsrichtlinie zu erstellen, ist es wichtig, wichtige Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen einzubeziehen. HR-Manager sollten zudem sicherstellen, dass etwaige Änderungen der Richtlinie mit den Unternehmenswerten übereinstimmen.

Auch wenn es verlockend sein mag, eine Vorlage zu verwenden und diese an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen, ist es für HR-Abteilungen und andere Beteiligte wichtig, sorgfältig zu überlegen, welche Details geändert werden sollten. Hier sind einige Tipps zum Erstellen eines Handyzuschussprogramms für Ihr Unternehmen.

  • Legen Sie fest, warum Ihr Unternehmen überhaupt eine Richtlinie zur Handyerstattung benötigt.
  • Beziehen Sie Stakeholder aus anderen Abteilungen ein, die die Richtlinie zur Handyerstattung prüfen oder genehmigen müssen. Der Personalmanager ist eine typische Position in dieser Befehlskette.
  • Erstellen Sie eine Tabelle, die Ihre Kosten und die folgenden Details aufführt.
  • Ob ein Arbeitnehmer für die Ausübung seiner Arbeit qualifiziert ist oder nicht.
  • Eine Methode zum Erhalt des monatlichen Handyzuschusses.
  • Die Art und Weise der Erstattung.
  • Erstellen Sie einen finalen Entwurf und lassen Sie ihn von allen Projektbeteiligten absegnen.
  • Teilen Sie die Neuigkeit über alle Kommunikationskanäle des Unternehmens mit.
  • Wählen Sie ein Ausgabenlimit
  • Wählen Sie eine Option
  • Sie sollten die vollständige Kontrolle über die Prämien und Gehälter haben, die Ihr Personal erhält.
  • Die Kosten sollten überwacht werden.
  • Die Entscheidung, diese Daten manuell oder digital zu verwalten, liegt ganz bei Ihnen.

Fazit

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein Mobiltelefon zur Verfügung stellen möchten, aber nicht sicher sind, wie Sie einen vernünftigen Zuschussplan strukturieren sollen, empfiehlt es sich, mit Profis zusammenzuarbeiten, die Ihnen Best Practices und potentielle Fallstricke aufzeigen können, die Sie vermeiden sollten. Dies trägt dazu bei, dass der Prozess reibungslos verläuft und Ihr Unternehmen nicht negativ beeinträchtigt wird. Wenn Sie mehr über Zusatzleistungen erfahren möchten, lesen Sie diesen Leitfaden zu den verschiedenenArten von Zusatzleistungenvon Nebenleistungen, die Sie anbieten können.

Vereinbaren Sie gerne ein kostenloses Einführungsgespräch mit unseren Experten für Zusatzleistungen, damit wir Ihnen die besten Vorgehensweisen im Bereich von Erstattungsprogrammen zeigen können!