Категории
Стратегия льгот

Что такое политика компенсации расходов на мобильную связь и как ее внедрить

28 декабря 2022 г. автор: Кейт

В современную цифровую эпоху компаниям важно гарантировать, что все сотрудники получают точную и справедливую оплату труда, включая регулярную зарплату и премии, социальных пакетов, опционы на акции, пенсии и любые другие льготы, которые может предложить компания, такие как компенсация расходов на проезд, интернет, надбавки за работу во вредных условиях, сверхурочные и компенсация расходов на мобильную связь. Последнее становится все более необходимым, поскольку сотрудники используют свои телефоны в рабочих целях.

Все ли ваши сотрудники используют собственные мобильные устройства для таких рабочих задач, как отправка писем, общение в Slack, использование приложений социальных сетей и обмен текстовыми сообщениями? Если да, то вашей компании стоит внедрить политику компенсации расходов на мобильную связь. Это поможет гарантировать, что у сотрудников есть необходимые инструменты для эффективного выполнения их служебных обязанностей.

Несмотря на то, что использование мобильных телефонов на работе в современном мире практически неизбежно, лишь немногие компании должным образом компенсируют сотрудникам эти расходы. Это может создавать трудности для бухгалтерских отделов, пытающихся управлять затратами, связанными с использованием сотовой связи. Компаниям важно иметь четкие правила, гарантирующие справедливую компенсацию сотрудникам за использование телефонов.

Читайте дальше, чтобы узнать больше об этом! Нажмите на разделы ниже, чтобы перейти сразу к интересующему вас вопросу.

Что такое политика компенсации расходов на мобильную связь?

Когда вы выплачиваете сотрудникам деньги за использование личных мобильных устройств, вы предоставляете им пособие на сотовую связь, часто называемое компенсацией расходов на мобильную связь или мобильной стипендией. Работодатели обычно возмещают сотрудникам расходы на использование телефона в следующих распространенных ситуациях:

  • Когда сотрудники используют мобильный телефон в служебных целях. Вот некоторые примеры:
    • Совершение и прием рабочих звонков
    • Отправка и получение рабочих электронных писем
    • Доступ к рабочим приложениям и веб-сайтам
  • Когда от сотрудников требуется быть на связи вне рабочее время, как правило, во время дежурства или в режиме ожидания на случай, если потребуется их помощь
  • Когда сотрудники отправляются в командировки, работодатели обычно покрывают расходы на сотовую связь, включая плату за роуминг и дополнительный пакет услуг (звонки, СМС, интернет), который сотруднику может потребоваться приобрести
  • Работодатели обычно выплачивают компенсацию за мобильную связь торговым представителям, которые постоянно используют телефоны в работе
  • Когда сотрудники работают «в полях», работодатели обычно оплачивают как сам мобильный телефон сотрудника, так и тарифный план

Каков средний размер компенсации расходов на мобильную связь?

В США средняя компенсация расходов на мобильную связь для сотрудников составляет 30 долларов в месяц. Однако эта сумма варьируется в зависимости от штата, а также от конкретных потребностей сотрудников. Как правило, небольшие компании выплачивают сотрудникам компенсацию в пределах 30–40 долларов в месяц, в то время как крупные компании могут выплачивать от 60 до 70 долларов.

Некоторые работодатели предпочитают выплачивать фиксированную сумму, в то время как другие возмещают расходы на основе реальных затрат сотрудника на связь и тарифный план. При определении размера компенсации работодатели обычно учитывают следующие факторы:

  • Тип телефона
  • Тарифный план сотрудника
  • Характер использования телефона в рабочих целях
  • Другие политики компании в отношении компенсаций

Является ли компенсация за мобильную связь налогооблагаемым доходом?

Не облагаемой налогом льготой для сотрудников является предоставление мобильного телефона, который может использоваться как в профессиональных, так и в личных целях. Чтобы иметь право на это налоговое освобождение, Налоговое управление США (IRS) не требует доказательств того, что телефон использовался исключительно в служебных целях: если условия компенсации, установленные работодателем, соответствуют стандартам исключения из налогооблагаемого дохода, то счет за мобильный телефон сотрудника считается подходящим для компенсации. IRS разрешает исключение из налогооблагаемого дохода, если компенсация является частью регулярной зарплаты или оклада сотрудника. Таким образом, в случаях, когда от сотрудников ожидается использование личных мобильных устройств в интересах компании, допускается выплата не облагаемой налогом компенсации за приемлемое покрытие сотовой связи.

Однако, если работодатель предоставляет компенсацию за мобильную связь в качестве дополнительной надбавки к зарплате или окладу, IRS требует, чтобы работодатели включали эту сумму в налогооблагаемый доход. При этом важно учитывать налоговые последствия программы компенсаций в вашей юрисдикции, и перед внедрением такой политики рекомендуется проконсультироваться со специалистом по налогам.

Могут ли работодатели требовать от сотрудников использования мобильных телефонов без компенсации?

Хотя компенсация расходов на личные телефоны сотрудников может потребовать затрат, этот вариант намного дешевле, чем обеспечение каждого сотрудника корпоративным телефоном, поскольку средняя цена мобильного телефона в США составляет 444 доллара. Сотрудникам намного проще использовать личные телефоны при адаптации к новым ролям в любой компании.

Для бизнеса обычное дело — возмещать сотрудникам расходы на сотовую связь, связанную с работой. С точки зрения работодателя, это помогает сократить расходы. А с точки зрения сотрудника — уменьшить ежемесячный счет за телефон. В целом это выгодно как компании, так и сотруднику.

Предоставление компенсации за мобильную связь потенциально может помочь компании сэкономить деньги и повысить моральный дух коллектива. Однако управление такими выплатами может быть затратным и трудоемким для бизнеса. Нет однозначного ответа на вопрос, стоит ли компании предлагать сотрудникам компенсацию за сотовую связь. Это в конечном итоге зависит от конкретных обстоятельств и потребностей бизнеса и его сотрудников.

Преимущества внедрения политики компенсации расходов на мобильную связь для сотрудников

HR-специалистам важно понимать, что предложение пакета компенсаций за мобильную связь может быть выгодным как для бизнеса, так и для сотрудников. В современном мире люди ценят компании, предлагающие оздоровительные программы для персонала. Именно поэтому мы рекомендуем отделам кадров продвигать и внедрять политику компенсации расходов на мобильную связь. Это не только приносит пользу компании во многих отношениях, но и является отличным способом продемонстрировать признательность сотрудникам.

Помогает в привлечении талантов

Исследования показывают, что компании, предлагающие программы компенсации расходов на мобильную связь, как правило, имеют более высокий уровень удержания сотрудников по сравнению с теми, которые этого не делают. Компании, которые успешно привлекают и удерживают лучшие кадры, часто обладают высокомотивированными командами, демонстрирующими высокие результаты работы. Наличие программы компенсации расходов на связь — отличный способ показать сотрудникам, что вы цените их вклад и готовы инвестировать в их успех.

Большая удовлетворенность работой

Когда сотрудники больше не испытывают финансового бремени из-за использования мобильного телефона, это может положительно повлиять на их баланс между работой и личной жизнью, а также на общее состояние здоровья. Сотрудники часто сообщают о более высоком уровне удовлетворенности работой и общим положением дел, когда чувствуют, что забота о их психическом здоровье учитывается. Снятие финансового бремени, связанного с использованием телефона, может стать простым, но эффективным способом для работодателей показать, что они заботятся о благополучии команды.

Примеры компаний, предлагающих компенсацию расходов на мобильную связь

У вас есть несколько вариантов компенсации расходов команды на мобильную связь. Вы можете установить стипендию специально для тарифных планов сотовой связи или создать более комплексную программу, включающую телефоны и другие связанные с работой расходы. Выбор варианта, который лучше всего подходит для вашего бизнеса и сотрудников, остается за вами.

Ниже приведены примеры некоторых компаний, которые выплачивают компенсацию за мобильную связь своим сотрудникам.

1. Google:

Они предоставляют компенсацию на сотовую связь в размере 70 долларов в месяц.

2.Microsoft:

Они предоставляют сотрудникам ежемесячную компенсацию в размере 75 долларов.

3. Amazon

Они выплачивают сотрудникам ежемесячную стипендию в размере 50 долларов.

Как сделать выбор между политикой корпоративных устройств с личным доступом (COPE) и использованием личных устройств (BYOD)?

BYOD означает «принеси свое собственное устройство» (bring your own device). В противовес этому, COPE расшифровывается как «корпоративное устройство с личным доступом» (Corporate Owned, Personally Enabled).

Политика BYOD позволяет сотрудникам использовать собственные телефоны для работы. В рамках политики COPE работодатель оплачивает телефон сотрудника и может контролировать его использование в рабочих целях.

Политика COPE — отличный вариант, если вы цените конфиденциальность. Ею также проще управлять, поскольку все телефоны одинаковы и требуют схожего обслуживания. Однако использование двух телефонов одновременно может вызывать трудности у сотрудников.

При использовании BYOD затраты в основном сводятся к оплате рабочих звонков и ремонта. Поначалу это может показаться хорошей идеей, но ваш ИТ-отдел может столкнуться с трудностями при отслеживании всех различных моделей телефонов, которые приносят сотрудники.

Как внедрить политику компенсации расходов на мобильную связь в вашей компании?

Для создания эффективной политики компенсации расходов на мобильную связь важно привлечь ключевых лиц, принимающих решения в вашей организации. Менеджеры по персоналу также должны убедиться, что любые изменения в политике соответствуют ценностям компании.

Хотя может возникнуть искушение воспользоваться готовым шаблоном и внести в него правки под нужды компании, HR-отделам и другим заинтересованным сторонам важно тщательно продумать, какие именно детали изменить. Вот несколько советов по созданию программы компенсации расходов на мобильную связь для вашей компании.

  • Определите, почему вашей компании вообще необходима политика компенсации расходов на сотовую связь.
  • Привлеките заинтересованных лиц из других подразделений, которым необходимо согласовать политику компенсации расходов на мобильную связь или высказать свое мнение. Менеджер по персоналу — типичная должность в этой цепочке принятия решений.
  • Создайте электронную таблицу с детальным указанием ваших расходов и следующих данных:
  • Имеет ли сотрудник квалификацию для выполнения своей работы.
  • Способ получения ежемесячной надбавки на мобильную связь.
  • Метод выплаты компенсации.
  • Составьте финальный вариант черновика и получите одобрение от всех ключевых участников проекта.
  • Поделитесь новостью через все каналы коммуникации компании.
  • Выберите лимит расходов
  • Выберите вариант
  • Вы должны иметь полный контроль над бонусами и зарплатами, которые получает ваш персонал.
  • Расходы следует держать под контролем.
  • Выбор — управлять этими данными вручную или в цифровом формате — остается за вами.

Заключение

Если вы хотите обеспечить сотрудников мобильной связью, но не уверены, как структурировать разумный план выплат, полезно поработать с профессионалами, которые подскажут лучшие практики и потенциальные подводные камни, которых стоит избегать. Это поможет обеспечить бесперебойность процесса и предотвратить негативное влияние на ваш бизнес. Если вы хотите узнать больше о дополнительных льготах, ознакомьтесь с этим руководством по различнымвидам льготльготах, которые вы можете предложить.

Не стесняйтесь запланировать бесплатный ознакомительный звонок с нашими экспертами по льготам, чтобы мы могли показать вам лучшие практики в области программ компенсации!