קטגוריות
אסטרטגיית הטבות

מהי מדיניות החזר הוצאות טלפון נייד ואיך מגדירים אותה?

28 בדצמבר, 2022 מאת קייט

בעולם הדיגיטלי של היום, חשוב שחברות יוודאו שכל העובדים מקבלים שכר מדויק והוגן, כולל שכר בסיס ובונוסים, הטבות נלוות, אופציות לעובדים, פנסיה וכל הטבות אחרות שהחברה עשויה להציע – כגון דמי נסיעות, דמי אינטרנט, תוספת סיכון, תשלום שעות נוספות והחזרי הוצאות טלפון נייד, שהופכים חיוניים יותר ויותר ככל שעובדים נדרשים להשתמש בטלפונים שלהם לצרכי עבודה.

האם כל העובדים שלכם משתמשים במכשירים הניידים הפרטיים שלהם למשימות עבודה כמו שליחת אימיילים, צ'אט בסלאק, שימוש באפליקציות רשתות חברתיות והודעות טקסט? אם כן, מומלץ להגדיר מדיניות החזר הוצאות טלפון נייד בחברה שלכם. הדבר יעזור להבטיח שלעובדים שלכם יש את הכלים הדרושים לביצוע תפקידם ביעילות.

על אף העובדה ששימוש בטלפונים ניידים במשרד הוא כמעט בלתי נמנע בעולם של היום, עסקים מעטים מאוד מפצים את העובדים בצורה הולמת על השימוש בהם. הדבר עלול ליצור אתגרים עבור מחלקות הנהלת חשבונות המנסות לנהל את העלויות הקשורות לשימוש בטלפון הנייד. חשוב שלעסקים תהיה מדיניות ברורה כדי להבטיח שהעובדים מקבלים פיצוי הוגן עבור השימוש בטלפון הנייד שלהם.

קראו את המאמר כדי ללמוד עוד על הנושא! לחצו על הסעיפים שלהלן כדי לדלג ישירות לשאלה הספציפית שלכם.

מהי מדיניות החזר הוצאות טלפון נייד?

כאשר אתם משלמים לעובדים שלכם עבור השימוש במכשירים הניידים הפרטיים שלהם, אתם מעניקים להם דמי אחזקת טלפון, הידועים לעיתים קרובות כהחזר הוצאות טלפון או כמענק ניידות. מעסיקים בדרך כלל מחזירים לעובדים הוצאות על שימוש בטלפון הנייד בתרחישים הנפוצים הבאים:

  • כאשר עובדים משתמשים בטלפון הנייד שלהם לצרכי עבודה. להלן מספר דוגמאות:
    • ביצוע וקבלה של שיחות עסקיות
    • שליחה וקבלה של אימיילים עסקיים
    • גישה לאפליקציות ואתרי אינטרנט הקשורים לעבודה
  • כאשר עובדים נדרשים להיות זמינים לאחר שעות העבודה, בדרך כלל כשהם בכוננות או זמינים למקרה שצריך את עזרתם
  • כאשר עובדים נוסעים מטעם העבודה, מעסיקים בדרך כלל מכסים הוצאות הקשורות לטלפון נייד עקב דמי נדידה (רומינג) וכיסוי נוסף לטלפון הנייד (שיחות, הודעות טקסט, גלישה) שעשוי להידרש מהעובד לרכוש
  • מעסיקים בדרך כלל מספקים החזרי טלפון נייד לנציגי מכירות שמשתמשים باستمرار בטלפונים הניידים שלהם לצרכי עבודה
  • כאשר עובדים עובדים בשטח, מעסיקים בדרך כלל משלמים הן על הטלפון הנייד של העובד והן על חבילת התקשורת שלו

מהו סכום ההחזר הממוצע עבור טלפון נייד?

בארצות הברית, החזר הוצאות הטלפון הנייד הממוצע לעובדים עומד על 30 דולר לחודש. עם זאת, סכום זה משתנה בין המדינות השונות, וכן בהתאם לדרישות הספציפיות של העובדים. בדרך כלל, חברות קטנות יותר יחזירו לעובדים סכום שנע בין 30 ל-40 דולר בחודש, בעוד שחברות גדולות יותר עשויות להחזיר לעובדים טווח של 60 עד 70 דולר.

חלק מהמעסיקים בוחרים לספק לעובדים החזר בסכום קבוע (Flat rate), בעוד שחרות אחרות עשויות להחזיר לעובדים בהתאם לעלויות הטלפון והחבילה בפועל. מעסיקים לוקחים בדרך כלל בחשבון את הגורמים הבאים כשהם מחליטים כמה להחזיר לעובדים:

  • סוג הטלפון
  • סוג החבילה שיש לעובד
  • השימוש הספציפי בטלפון לצרכי עבודה
  • מדיניות החזרים אחרות של המעסיק

האם החזרי הוצאות טלפון נייד חייבים במס?

הטבה פטורה ממס עבור עובדים היא אספקת טלפון נייד שניתן להשתמש בו הן למטרות מקצועיות והן למטרות אישיות. על מנת להיות זכאים לפטור מס זה, מס הכנסה האמריקאי (IRS) אינו דורש הוכחה לכך שהנייד שימש לצורכי עבודה: אם תנאי ההחזר שקבע המעסיק עומדים בסטנדרטים של אי הכללה בהכנסה, אזי חשבון הטלפון הנייד של העובד נחשב מתאים להחזר. ה-IRS מאפשר אי הכללה בהכנסה כאשר ההחזר הוא חלק משכרו הרגיל של העובד. לכן, במקרים שבהם עובדים נדרשים להשתמש במכשירים הניידים שלהם לצורכי החברה, מותרים החזרים פטורים ממס עבור כיסוי סלולרי מקובל.

עם זאת, אם מעסיק מעניק החזר הוצאות טלפון נייד כתוספת לשכר או למשכורת של העובדים, ה-IRS דורש שהמעסיקים יכללו סכום זה בהכנסה חייבת במס. עם זאת, חשוב לקחת בחשבון את השלכות המס של תוכנית החזרים בתחום השיפוט שלכם, ומומלץ להתייעץ עם איש מקצוע בתחום המס לפני הטמעת מדיניות החזר הוצאות הטלפון הנייד שלכם.

האם מעסיקים יכולים לדרוש מעובדים להשתמש בטלפונים ניידים ללא החזר הוצאות?

אמנם זה יכול להיות יקר לפצות עובדים על טלפונים פרטיים, אך אפשרות זו זולה בהרבה מאשר אספקת טלפון של החברה לכל עובד, שכן המחיר הממוצע של טלפון נייד בארה"ב הוא 444 דולר. הרבה יותר קל לעובדים להשתמש בטלפונים הפרטיים שלהם כדי להסתגל לתפקידם החדש בכל חברה.

זה נפוץ שעסקים מחזירים לעובדים הוצאות טלפון נייד הקשורות לעבודה. מנקודת מבטו של המעסיק, הדבר יכול לעזור להפחית עלויות. ומנקודת מבטו של העובד, זה יכול לעזור להקטין את חשבון הטלפון החודשי שלו. בסך הכל, זה יכול להיות מצב של WIN-WIN גם לעסק וגם לעובד.

מתן החזרי הוצאות טלפון נייד לעובדים עשוי לעזור לעסק לחסוך כסף ולשפר את המורל. עם זאת, ניהול החזרים אלו עשוי להיות גם יקר וגוזל זמן עבור העסק. אין תשובה חד-משמעית לשאלה האם כדאי לעסק להציע החזרי טלפון נייד לעובדים אם לאו. הדבר תלוי בסופו של דבר בנסיבות ובצרכים הספציפיים של העסק ושל עובדיו.

היתרונות בהצעת מדיניות החזר הוצאות טלפון נייד לעובדים

חשוב לאנשי משאבי אנוש להבין שהצעת חבילת מענק טלפון יכולה להועיל הן לעסק והן לעובדיו. בעולם של היום, אנשים נוטים להעריך חברות המציעות תוכניות רווחה לעובדים שלהן. זו הסיבה שאנו ממליצים למחלקות מששאבי אנוש לקדם וליישם מדיניות החזר הוצאות טלפון נייד. לא זו בלבד שהדבר יכול להועיל לחברה בדרכים רבות, אלא שהוא גם מהווה דרך מצוינת להראות הערכה לעובדים שלכם.

מסייע בגיוס טלנטים

מחקרים הראו שחברות המציעות תוכניות החזר הוצאות טלפון נייד נוטות ליהנות משימור עובדים גבוה יותר בהשוואה לאלו שאינן עושות זאת. עסקים שמצליחים למשוך ולשמור על כישרונות מובילים מחזיקים לרוב בצוותים בעלי מוטיבציה גבוהה המייצרים רמות עבודה גבוהות. קיומה של תוכנית החזרי טלפון נייד יכולה להיות דרך מצוינת להראות לעובדים שלכם שאתם מעריכים את תרומתם ומוכנים להשקיע בהצלחתם.

שביעות רצון גבוהה יותר מהעבודה

כאשר עובדים אינם נטל כלכלי עוד בשל השימוש בטלפון הנייד שלהם, הדבר יכול להשפיע לטובה על איזון בית-עבודה ועל הבריאות הכללית שלהם. עובדים מדווחים לעיתים קרובות על רמות גבוהות יותר של שביעות רצון ושביעות רצון מהעבודה כאשר הם מרגישים שבריאותם נפשית נלקחת בחשבון. הסרת הנטל הכלכלי של השימוש בטלפון הנייד יכולה להיות דרך פשוטה אך יעילה עבור מעסיקים להראות לעובדים שלהם שאכפת לו מרווחתם.

דוגמאות לחברות המציעות מדיניות החזר הוצאות טלפון נייד

ישנן כמה אפשרויות העומדות לרשותכם כשמדובר בפיצוי הצוות שלכם על הוצאות טלפון נייד. תוכלו להגדיר מענק (Stipend) המיועד במיוחד לחבילות סלולר, או ליצור תוכנית מקיפה יותר הכוללת טלפונים ניידים והוצאות אחרות הקשורות לעבודה. הבחירה איזו אפשרות הגיונית ביותר לעסק ולעובדים שלכם נתונה בידיכם.

להלן מספר חברות המעניקות החזר הוצאות טלפון נייד לעובדיהן.

1. גוגל:

הם מעניקים מענק טלפון נייד בסך 70 דולר לחודש.

2.מיקרוסופט:

הם מספקים לעובדיהם החזר חודשי של 75 דולר.

3. אמזון (Amazon)

הם מספקים מענק חודשי של 50 דולר לעובדיהם.

איך לבחור בין מדיניות מכשיר בבעלות החברה עם גישה אישית (COPE) לבין הבא מכשיר משלך (BYOD)?

BYOD פירושו “הבא את המכשיר שלך” (Bring Your Own device). בהשוואה לכך, COPE משמעותו “מכשיר בבעלות החברה עם גישה אישית” (Corporate Owned, Personally Enabled).

מדיניות ה-BYOD מאפשרת לעובדים להשתמש בטלפונים הפרטיים שלהם לצורכי עבודה. במסגרת מדיניות COPE, המעסיק משלם עבור הטלפון של העובד ויכול לפקח על אופן השימוש בו לצורכי עבודה.

מדיניות COPE היא אפשרות טובה אם אתם מעניקים חשיבות לפרטיות. היא גם קלה יותר לניהול מכיוון שכל הטלפונים זהים ודרוש להם תחזוקה דומה. עם זאת, שימוש בשני טלפונים בו-זמנית עשוי להיות קשה עבור עובדים.

בשיטת BYOD, העלויות מיועדות בעיקר לשיחות עבודה ותיקונים. זה עשוי להיראות כמו רעיון טוב בהתחלה, אך מחלקת ה-IT שלכם עלולה להיתקל בקשיים במעקב אחר כל הטלפונים השונים שהעובדים מביאים.

איך להגדיר מדיניות החזר הוצאות טלפון נייד בחברה שלכם?

כדי ליצור מדיניות מוצלחת להחזר הוצאות טלפון נייד, חשוב לשתף את מקבלי ההחלטות המרכזיים בארגון שלכם. מנהלי משאבי אנוש צריכים גם לוודא שכל שינוי במדיניות תואם את ערכי החברה.

אמנם זה עשוי להיות מפתה להשתמש בתבנית ולבצע שינויים שיתאימו לצרכי החברה שלכם, אך חשוב למחלקות משאבי אנוש ובעלי עניין אחרים לשקול היטב אילו פרטים לשנות. להלן מספר טיפים ליצירת תוכנית דמי אחזקת טלפון נייד עבור החברה שלכם.

  • הגדירו לשם מה הפירמה שלכם זקוקה מלכתחילה למדיניות החזר הוצאות טלפון נייד.
  • שלבו בעלי עניין מחטיבות אחרות שצריכים לחוות דעה או לאשר את מדיניות החזר הוצאות הטלפון הנייד. מנהל משאבי אנוש הוא תפקיד טיפוסי בשרשרת פיקוד זו.
  • צרו גיליון אלקטרוני המפרט את העלויות שלכם ואת הפרטים הבאים.
  • האם עובד כשיר לבצע את עבודתו אם לאו.
  • שיטה לקבלת דמי אחזקת הטלפון הנייד החודשיים.
  • שיטת ההחזר.
  • הכינו טיוטה סופית ודאגו שכל מי שרלוונטי לפרויקט יאשר אותה.
  • שתפו את הבשורה באמצעות כל ערוצי התקשורת של החברה.
  • בחרו תקציב מקסימלי
  • בחרו אפשרות
  • צריכה להיות לכם שליטה מלאה על התגמולים והשכר שהצוות שלכם מקבל.
  • יש לעקוב אחר העלויות.
  • הבחירה אם לנהל נתונים אלו באופן ידני או דיגיטלי נתונה בידיכם.

מסקנה

אם ברצונכם לספק לעובדים שלכם טלפון נייד אך אינכם בטוחים כיצד לבנות תוכנית מענקים סבירה, מומלץ לעבוד עם אנשי מקצוע שיכולים להראות לכם את השיטות המומלצות ואת המכשולים האפשריים שעליכם להימנע מהם. הדבר יכול לעזור להבטיח שהתהליך יעבור בצורה חלקה ולא ישפיע לרעה על העסק שלכם. אם ברצונכם ללמוד עוד על הטבות נלוות, עיינו במדריך זה בנושאסוגי ההטבות הנלוותשתוכלו להציע.

אל תהססו לקבוע שיחת הכרות חינם עם מומחי ההטבות שלנו, כדי שנוכל להראות לכם את השיטות המומלצות ביותר כשזה מגיע לתוכניות החזרים!