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सेल फ़ोन रिइम्बर्समेंट पॉलिसी क्या है और इसे कैसे सेट अप करें

दिसंबर 28, 2022 केट द्वारा

आज की डिजिटल दुनिया में, कंपनियों के लिए यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि सभी कर्मचारियों को सटीक और निष्पक्ष रूप से भुगतान किया जाए, जिसमें नियमित वेतन और बोनस शामिल हैं, अनुलाभ (fringe benefits), स्टॉक विकल्प, पेंशन, और कंपनी द्वारा दिए जाने वाले अन्य लाभ जैसे यात्रा भत्ता, इंटरनेट भत्ता, जोखिम भरा काम करने का भत्ता (हैज़र्ड पे), ओवरटाइम वेतन, और सेल फ़ोन रिइम्बर्समेंट, जो कर्मचारियों के लिए काम के उद्देश्यों से अपने फोन का उपयोग करने के लिए तेजी से आवश्यक होते जा रहे हैं।

क्या आपके सभी कर्मचारी ईमेल करने, स्लैक पर चैट करने, सोशल मीडिया ऐप्स का उपयोग करने और टेक्स्ट मैसेज भेजने जैसे काम के लिए अपने खुद के मोबाइल डिवाइस का उपयोग करते हैं? यदि हां, तो आपकी कंपनी में सेल फ़ोन रिइम्बर्समेंट पॉलिसी सेट करना एक अच्छा विचार है। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है कि आपके कर्मचारियों के पास अपने कार्य कर्तव्यों को प्रभावी ढंग से निभाने के लिए आवश्यक उपकरण हैं।

इस तथ्य के बावजूद कि आज की दुनिया में कार्यालय में सेल फ़ोन का उपयोग लगभग अपरिहार्य है, बहुत कम व्यवसाय कर्मचारियों को उनके उपयोग के लिए पर्याप्त मुआवजा देते हैं। इससे लेखा विभागों (अकाउंटिंग) के लिए चुनौतियाँ पैदा हो सकती हैं जो सेल फ़ोन के उपयोग से जुड़ी लागतों को प्रबंधित करने का प्रयास कर रहे हैं। व्यवसायों के लिए स्पष्ट नीतियां होना महत्वपूर्ण है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि कर्मचारियों को उनके सेल फोन के उपयोग के लिए उचित मुआवजा मिले।

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सेल फ़ोन रिइम्बर्समेंट पॉलिसी क्या है?

जब आप अपने कर्मचारियों को उनके व्यक्तिगत मोबाइल उपकरणों का उपयोग करने के लिए भुगतान करते हैं, तो आप उन्हें सेल फ़ोन भत्ता प्रदान कर रहे हैं, जिसे अक्सर सेल फ़ोन रिइम्बर्समेंट या मोबाइल स्टाइपेंड के रूप में जाना जाता है। नियोक्ता आमतौर पर इन सामान्य परिदृश्यों में सेल फोन का उपयोग करने के लिए कर्मचारियों को रिइम्बर्स करते हैं:

  • जब कर्मचारी काम से संबंधित उद्देश्यों के लिए अपने सेल फोन का उपयोग करते हैं। नीचे कुछ उदाहरण दिए गए हैं:
    • व्यापारिक कॉल करना और प्राप्त करना
    • व्यापारिक ईमेल भेजना और प्राप्त करना
    • काम से संबंधित ऐप्स और वेबसाइटों तक पहुँचना
  • जब कर्मचारियों को काम के घंटों के बाद उपलब्ध रहने की आवश्यकता होती है, आमतौर पर जब वे ऑन-कॉल होते हैं या यदि उनकी सहायता की आवश्यकता होती है तो स्टैंडबाय पर होते हैं
  • जब कर्मचारी काम के लिए यात्रा करते हैं, तो नियोक्ता आमतौर पर रोमिंग शुल्क के कारण सेल फोन से संबंधित खर्चों को कवर करेंगे, और अतिरिक्त सेल फोन कवरेज (कॉलिंग, टेक्स्टिंग, डेटा) जो कर्मचारी को खरीदने की आवश्यकता हो सकती है
  • नियोक्ता आमतौर पर उन बिक्री प्रतिनिधियों (सेल्स रिप्रेजेंटेटिव्स) को सेल फोन रिइम्बर्समेंट प्रदान करते हैं जो काम के उद्देश्यों के लिए लगातार अपने सेल फोन का उपयोग करते हैं
  • जब कर्मचारी फील्ड में काम कर रहे होते हैं, तो नियोक्ता आमतौर पर कर्मचारी के सेल फोन के साथ-साथ उनके सेल फोन कवरेज का भुगतान करेंगे

औसत सेल फ़ोन रिइम्बर्समेंट राशि क्या है?

अमेरिका में, औसत सेल फोन रिइम्बर्समेंट कर्मचारियों के लिए प्रति माह $30 है। हालाँकि, यह राशि पूरे राज्यों में, साथ ही कर्मचारियों की विशिष्ट आवश्यकताओं के अनुसार भिन्न होती है। आम तौर पर छोटी कंपनियां अपने कर्मचारियों को $30-40 प्रति माह की सीमा में रिइम्बर्स करेंगी। जबकि, बड़ी कंपनियां अपने कर्मचारियों को $60-$70 की सीमा में रिइम्बर्स कर सकती हैं।

कुछ नियोक्ता अपने कर्मचारियों को फ्लैट रेट रिइम्बर्समेंट प्रदान करना चुनते हैं, जबकि अन्य वास्तव में कर्मचारियों के वास्तविक फोन और प्लान की लागत के आधार पर रिइम्बर्स कर सकते हैं। नियोक्ता आमतौर पर अपने कर्मचारियों को कितना रिइम्बर्स करना है, यह तय करते समय इन कारकों पर विचार करते हैं:

  • फोन का प्रकार
  • कर्मचारी के पास किस प्रकार का प्लान है
  • फ़ोन का विशिष्ट कार्य-संबंधित उपयोग
  • नियोक्ता की अन्य रिइम्बर्समेंट नीतियां

क्या सेल फ़ोन रिइम्बर्समेंट कर योग्य आय (टैक्सएबल इनकम) है?

कर्मचारियों के लिए एक कर-मुक्त लाभ एक मोबाइल फोन का प्रावधान है जिसका उपयोग पेशेवर और व्यक्तिगत दोनों उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है। इस कर छूट के लिए पात्र होने के लिए, इंटरनल रेवेन्यू सर्विस (IRS) इस बात के प्रमाण की आवश्यकता नहीं होगी कि मोबाइल व्यावसायिक क्षमता के उपयोग में था: यदि नियोक्ता द्वारा निर्धारित रिइम्बर्समेंट की शर्तें आय बहिष्करण (इनकम एक्सक्लूजन)मानकों को पूरा करती हैं, तो यह माना जाता है कि एक कार्यकर्ता का मोबाइल फोन बिल रिइम्बर्समेंट के लिए उपयुक्त है। IRS आय बहिष्करण की अनुमति देता है जब रिइम्बर्समेंट किसी कर्मचारी के नियमित वेतन या मजदूरी का हिस्सा होता है। इसलिए, ऐसे मामलों में जहां कर्मचारियों से कंपनी के उद्देश्यों के लिए अपने स्वयं के मोबाइल उपकरणों का उपयोग करने की अपेक्षा की जाती है, स्वीकार्य सेल फोन कवरेज के लिए कर-मुक्त रिइम्बर्समेंट की अनुमति है।

हालांकि, यदि कोई नियोक्ता कर्मचारियों को अतिरिक्त वेतन या मजदूरी के रूप में सेल फोन रिइम्बर्समेंट प्रदान करता है, तो IRS की आवश्यकता होती है कि नियोक्ता इस राशि को कर योग्य आय (टैक्सएबल इनकम) में शामिल करें। उस ने कहा, आपके क्षेत्राधिकार में रिइम्बर्समेंट कार्यक्रम के कर निहितार्थों पर विचार करना महत्वपूर्ण है, और अपनी सेल फोन रिइम्बर्समेंट पॉलिसी को रोल आउट करने से पहले किसी कर पेशेवर (टैक्स प्रोफेशनल) से परामर्श करना एक अच्छा विचार है।

क्या नियोक्ता (एम्प्लॉयर) कर्मचारियों को बिना रिइम्बर्समेंट के सेल फ़ोन का उपयोग करने के लिए बाध्य कर सकते हैं?

जबकि व्यक्तिगत फोन के लिए श्रमिकों को मुआवजा देना महंगा हो सकता है, यह विकल्प प्रत्येक कार्यकर्ता को कंपनी का फोन प्रदान करने की तुलना में बहुत सस्ता है क्योंकि अमेरिका में सेल फोन की औसत कीमत $444 है। किसी भी कंपनी में अपनी नई भूमिकाओं के अनुकूल होने के लिए कर्मचारियों के लिए अपने व्यक्तिगत फोन का उपयोग करना बहुत आसान है।

व्यवसायों के लिए काम से संबंधित सेल फोन खर्चों के लिए कर्मचारियों को रिइम्बर्स करना आम बात है। नियोक्ता के दृष्टिकोण से, इससे लागत को कम करने में मदद मिल सकती है। और कर्मचारी के दृष्टिकोण से, यह उनके मासिक फोन बिल को कम करने में मदद कर सकता है। कुल मिलाकर, यह व्यवसाय और कर्मचारी दोनों के लिए जीत की स्थिति हो सकती है।

कर्मचारियों के लिए सेल फोन रिइम्बर्समेंट प्रदान करने से संभावित रूप से व्यवसाय को पैसे बचाने और मनोबल में सुधार करने में मदद मिल सकती है। हालांकि, व्यवसाय के लिए इन रिइम्बर्समेंट को प्रबंधित करना महंगा और समय लेने वाला भी हो सकता है। इस बात का कोई स्पष्ट उत्तर नहीं है कि किसी व्यवसाय के लिए कर्मचारियों को सेल फोन रिइम्बर्समेंट देना इसके लायक है या नहीं। यह अंततः व्यवसाय और उसके कर्मचारियों की विशिष्ट परिस्थितियों और जरूरतों पर निर्भर करता है।

कर्मचारियों को सेल फ़ोन रिइम्बर्समेंट पॉलिसी प्रदान करने के लाभ

एचआर पेशेवरों के लिए यह समझना महत्वपूर्ण है कि फोन स्टाइपेंड पैकेज की पेशकश करना व्यवसाय और उसके कर्मचारियों दोनों के लिए फायदेमंद हो सकता है। आज की दुनिया में, लोग उन कंपनियों को महत्व देते हैं जो अपने श्रमिकों के लिए वेलनेस प्रोग्राम प्रदान करती हैं। यही कारण है कि हम अनुशंसा करते हैं कि मानव संसाधन विभाग (HR) सेल फोन रिइम्बर्समेंट पॉलिसी की वकालत करें और उसे लागू करें। यह न केवल कई मायनों में कंपनी को लाभान्वित कर सकता है, बल्कि यह आपके कर्मचारियों के प्रति प्रशंसा दिखाने का एक शानदार तरीका भी हो सकता है।

टैलेंट एक्विजिशन (प्रतिभा अधिग्रहण) में मदद करता है

अध्ययनों से पता चला है कि जो कंपनियां सेल फोन रिइम्बर्समेंट प्रोग्राम प्रदान करती हैं, उनमें उन कंपनियों की तुलना में उच्च कर्मचारी प्रतिधारण दर (रिटेंशन रेट) होती है जो ऐसा नहीं करती हैं। शीर्ष प्रतिभाओं को आकर्षित करने और बनाए रखने में सफल होने वाले व्यवसायों में अक्सर अत्यधिक प्रेरित टीमें होती हैं जो उच्च स्तर के काम का उत्पादन करती हैं। सेल फोन रिइम्बर्समेंट प्रोग्राम होना आपके कर्मचारियों को यह दिखाने का एक शानदार तरीका हो सकता है कि आप उनके योगदान को महत्व देते हैं और उनकी सफलता में निवेश करने के लिए तैयार हैं।

अधिक नौकरी संतुष्टि (जॉब सेटिस्फैक्शन)

जब कर्मचारियों पर उनके सेल फोन के उपयोग का वित्तीय बोझ नहीं रहता है, तो इसका उनके काम-जीवन संतुलन और समग्र स्वास्थ्य पर सकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है। जब कर्मचारियों को लगता है कि उनके मानसिक स्वास्थ्य को ध्यान में रखा जा रहा है, तो वे अक्सर उच्च स्तर की नौकरी की संतुष्टि और संतोष की रिपोर्ट करते हैं। सेल फोन के उपयोग के वित्तीय बोझ को हटाना नियोक्ताओं के लिए यह दिखाने का एक सरल अभी तक प्रभावी तरीका हो सकता है कि वे उनकी भलाई की परवाह करते हैं।

सेल फ़ोन रिइम्बर्समेंट पॉलिसी प्रदान करने वाली कंपनियों के उदाहरण

जब सेल फोन खर्चों के लिए आपकी टीम को मुआवजा देने की बात आती है तो आपके पास कुछ विकल्प उपलब्ध होते हैं। आप विशेष रूप से सेल फोन योजनाओं के लिए एक स्टाइपेंड सेट कर सकते हैं, या आप एक अधिक व्यापक कार्यक्रम बना सकते हैं जिसमें सेल फोन और अन्य कार्य-संबंधित खर्च शामिल हों। यह तय करना आपके ऊपर है कि कौन सा विकल्प आपके व्यवसाय और आपके कर्मचारियों के लिए सबसे अधिक समझ में आता है।

निम्नलिखित कुछ कंपनियां हैं जो अपने कर्मचारियों को सेल फोन रिइम्बर्समेंट देती हैं।

1. Google:

वे प्रति माह $70 का सेल फोन स्टाइपेंड प्रदान करते हैं।

2.Microsoft:

वे अपने कर्मचारियों को $75 का मासिक रिइम्बर्समेंट प्रदान करते हैं।

3. अमेज़न (Amazon)

वे अपने कर्मचारियों को $50 का मासिक स्टाइपेंड प्रदान करते हैं।

कॉर्पोरेट ओन्ड, पर्सनली एनेबलड (COPE) और ब्रिंग योर ओन डिवाइस (BYOD) नीति के बीच निर्णय कैसे लें?

BYOD का मतलब “ब्रिंग योर ओन डिवाइस” है। जब इसकी तुलना की जाती है, COPE का मतलब “कॉर्पोरेट ओन्ड, पर्सनली एनेबलड” है।

BYOD नीति कर्मचारियों को काम के लिए अपने स्वयं के फोन का उपयोग करने देती है। COPE नीति के साथ, नियोक्ता कर्मचारी के फोन के लिए भुगतान करता है और निगरानी कर सकता है कि काम के लिए इसका उपयोग कैसे किया जाता है।

यदि आप गोपनीयता को महत्व देते हैं तो COPE नीति एक विकल्प है। इसे प्रबंधित करना भी आसान है क्योंकि सभी फोन समान हैं और उन्हें समान रखरखाव की आवश्यकता है। हालाँकि, एक ही समय में दो फोन का उपयोग करना कर्मचारियों के लिए कठिन हो सकता है।

BYOD के साथ, लागत मुख्य रूप से काम के कॉल और मरम्मत के लिए है। यह पहली बार में एक अच्छा विचार लग सकता है, लेकिन आपका आईटी विभाग कर्मचारियों द्वारा लाए जाने वाले सभी अलग-अलग फोन को ट्रैक करने में परेशानी का सामना कर सकता है।

अपनी कंपनी में सेल फ़ोन रिइम्बर्समेंट पॉलिसी कैसे सेट अप करें?

एक सफल सेल फोन रिइम्बर्समेंट पॉलिसी बनाने के लिए, अपने संगठन में प्रमुख निर्णय निर्माताओं को शामिल करना महत्वपूर्ण है। HR प्रबंधकों को यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि नीति में कोई भी बदलाव कंपनी के मूल्यों के साथ संरेखित हो।

जबकि किसी टेम्पलेट का उपयोग करना और आपकी कंपनी की जरूरतों को पूरा करने के लिए परिवर्तन करना आकर्षक हो सकता है, HR विभागों और अन्य हितधारकों के लिए यह सावधानीपूर्वक विचार करना महत्वपूर्ण है कि किन विवरणों को बदलना है। यहाँ आपकी कंपनी के लिए सेल फोन भत्ता कार्यक्रम बनाने के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं।

  • यह स्थापित करें कि आपकी फर्म को पहली बार में सेल फोन रिइम्बर्समेंट पॉलिसी की आवश्यकता क्यों है।
  • अन्य डिवीजनों के हितधारकों को शामिल करें जिन्हें सेल फोन रिइम्बर्समेंट पॉलिसी पर विचार करने या अनुमोदित करने की आवश्यकता होगी। मानव संसाधन प्रबंधक इस कमान श्रृंखला में एक विशिष्ट स्थिति है।
  • अपनी लागतों और निम्नलिखित विवरणों का विवरण देने वाली एक स्प्रेडशीट बनाएं।
  • चाहे कोई कार्यकर्ता अपना काम करने के लिए योग्य हो या नहीं।
  • मासिक सेल फोन भत्ता प्राप्त करने की एक विधि।
  • प्रतिपूर्ति (रिइम्बर्समेंट) की विधि।
  • एक अंतिम मसौदा बनाएं और परियोजना से जुड़े सभी लोगों से इस पर हस्ताक्षर करवाएं।
  • कंपनी के सभी इंटरैक्शन चैनलों के माध्यम से इस खबर को साझा करें।
  • खर्च की सीमा चुनें
  • एक विकल्प चुनें
  • आपके कर्मचारियों को मिलने वाले पुरस्कारों और वेतन पर आपका पूरा नियंत्रण होना चाहिए।
  • लागतों की निगरानी की जानी चाहिए।
  • इस डेटा को मैन्युअल रूप से या डिजिटल रूप से प्रबंधित करने की पसंद आपकी है।

निष्कर्ष

यदि आप अपने कर्मचारियों को सेल फोन प्रदान करना चाहते हैं लेकिन यह सुनिश्चित नहीं हैं कि एक उचित स्टाइपेंड योजना कैसे बनाई जाए, तो ऐसे पेशेवरों के साथ काम करना एक अच्छा विचार है जो आपको सर्वोत्तम प्रथाओं और संभावित कमियों को दिखा सकते हैं जिनसे आपको बचना चाहिए। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिल सकती है कि प्रक्रिया सुचारू रूप से चले और आपके व्यवसाय पर नकारात्मक प्रभाव न पड़े। यदि आप फ्रिंज बेनिफिट्स के बारे में अधिक जानना चाहते हैं, तो विभिन्न पर इस गाइड को देखेंअनुलाभों के प्रकारपर इस मार्गदर्शिका को देखें जिन्हें आप ऑफ़र कर सकते हैं।

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