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Qué es una política de reembolso por teléfono celular y cómo establecer una

28 de diciembre de 2022 por Kate

En el mundo digital actual, es importante que las empresas garanticen que todos los empleados reciban una remuneración precisa y justa, incluyendo su salario regular y bonos, beneficios marginales, opciones sobre acciones, pensiones y cualquier otro beneficio que la empresa pueda ofrecer, como viáticos, subsidios de internet, pago por riesgo, pago de horas extra y reembolsos por teléfono celular, los cuales son cada vez más necesarios para que los empleados utilicen sus teléfonos con fines laborales.

¿Todos tus empleados usan sus propios dispositivos móviles para tareas de trabajo como enviar correos, chatear en Slack, usar aplicaciones de redes sociales y mandar mensajes de texto? Si es así, es una buena idea establecer una política de reembolso por teléfono celular en tu empresa. Esto puede ayudar a garantizar que tus empleados tengan las herramientas necesarias para desempeñar sus funciones de manera eficaz.

A pesar de que el uso de teléfonos celulares en la oficina es casi inevitable en el mundo actual, muy pocas empresas compensan adecuadamente a los empleados por su uso. Esto puede generar desafíos para los departamentos de contabilidad que intentan gestionar los costos asociados con el uso del celular. Es importante que las empresas cuenten con políticas claras para garantizar que los empleados reciban una compensación justa por el uso de sus teléfonos móviles.

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¿Qué es una política de reembolso por teléfono celular?

Cuando les pagas a tus empleados por usar sus dispositivos móviles personales, les estás proporcionando una asignación para el teléfono celular, a menudo conocida como reembolso por teléfono celular o estipendio móvil. Por lo general, los empleadores reembolsan a los empleados por el uso de sus teléfonos celulares en estos escenarios comunes:

  • Cuando los empleados usan su teléfono celular con fines laborales. Algunos ejemplos a continuación:
    • Hacer y recibir llamadas de negocios
    • Enviar y recibir correos electrónicos de la empresa
    • Acceder a aplicaciones y sitios web relacionados con el trabajo
  • Cuando se requiere que los empleados estén disponibles fuera del horario laboral, por lo general cuando están de guardia o en espera en caso de que se necesite su ayuda
  • Cuando los empleados viajan por motivos de trabajo, los empleadores suelen cubrir los gastos relacionados con el teléfono celular debido a los cargos por roaming y la cobertura adicional (llamadas, mensajes de texto, datos) que el empleado pueda necesitar comprar
  • Los empleadores suelen ofrecer reembolsos de telefonía celular a los representantes de ventas que utilizan constantemente sus teléfonos móviles con fines laborales
  • Cuando los empleados trabajan en campo, los empleadores normalmente pagan tanto el teléfono celular del empleado como su cobertura móvil

¿Cuál es el monto promedio de reembolso por teléfono celular?

En EE. UU., el reembolso promedio por teléfono celular para los empleados es de $30 al mes. Sin embargo, esta cantidad varía según el estado, así como los requisitos específicos de los empleados. Por lo general, las empresas más pequeñas reembolsan a sus empleados en un rango de $30 a $40 al mes, mientras que las empresas más grandes pueden reembolsarles en el rango de $60 a $70.

Algunos empleadores optan por ofrecer a sus empleados un reembolso de tarifa plana, mientras que otros pueden reembolsarles según los costos reales de su teléfono y plan. Los empleadores suelen considerar estos factores al decidir cuánto reembolsar a sus empleados:

  • Tipo de teléfono
  • Tipo de plan que tiene el empleado
  • El uso específico del teléfono relacionado con el trabajo
  • Otras políticas de reembolso del empleador

¿Los reembolsos por teléfono celular son ingresos imponibles?

Un beneficio libre de impuestos para los empleados es la provisión de un teléfono móvil que se puede utilizar tanto para fines profesionales como personales. Para ser elegible para esta exención de impuestos, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) no exigirá pruebas de que el móvil se utilizó con fines comerciales: si las condiciones de reembolso establecidas por el empleador cumplen con los estándares de exclusión de ingresos, entonces se considera que la factura del teléfono móvil del trabajador es apta para reembolso. El IRS permite la exclusión de ingresos cuando un reembolso forma parte del salario o sueldo regular de un empleado. Por lo tanto, en los casos en que se espera que los empleados utilicen sus propios dispositivos móviles para fines de la empresa, se permiten reembolsos libres de impuestos para la cobertura aceptable de telefonía celular.

Sin embargo, si un empleador proporciona un reembolso por teléfono celular como salario o sueldo adicional a los empleados, el IRS exige que los empleadores incluyan esta cantidad en los ingresos imponibles. Dicho esto, es importante considerar las implicaciones fiscales de un programa de reembolso en tu jurisdicción, y es una buena idea consultar con un profesional fiscal antes de implementar tu política de reembolso por teléfono celular.

¿Pueden los empleadores exigir a los empleados que usen teléfonos celulares sin reembolso?

Aunque compensar a los trabajadores por sus teléfonos personales puede resultar costoso, esta opción es mucho más económica que proporcionar a cada trabajador un teléfono de la empresa, ya que el precio promedio de un teléfono celular en EE. UU. es de $444. Es mucho más fácil para los empleados usar sus teléfonos personales para adaptarse a sus nuevos roles en cualquier empresa.

Es común que las empresas reembolsen a los empleados los gastos de telefonía celular relacionados con el trabajo. Desde la perspectiva del empleador, esto puede ayudar a reducir costos; y desde la perspectiva del empleado, puede ayudar a disminuir su factura telefónica mensual. En general, puede ser una situación beneficiosa tanto para la empresa como para el empleado.

Ofrecer reembolsos de telefonía celular a los empleados puede ayudar potencialmente a una empresa a ahorrar dinero y mejorar la moral. Sin embargo, también puede resultar costoso y consumir mucho tiempo para la empresa gestionar dichos reembolsos. No hay una respuesta definitiva sobre si vale la pena o no que una empresa ofrezca reembolsos de telefonía celular a sus empleados; en última instancia, depende de las circunstancias y necesidades específicas de la empresa y de su personal.

Beneficios de ofrecer una política de reembolso por teléfono celular a los empleados

Es importante que los profesionales de recursos humanos comprendan que ofrecer un paquete de estipendio para teléfono puede ser beneficioso tanto para la empresa como para sus empleados. En el mundo actual, las personas tienden a valorar a las empresas que ofrecen programas de bienestar para sus trabajadores. Es por eso que recomendamos que los departamentos de recursos humanos promuevan e implementen una política de reembolso por teléfono celular. No solo puede beneficiar a la empresa de múltiples maneras, sino que también es una excelente forma de mostrar aprecio por tus empleados.

Ayuda en la atracción de talento

Los estudios han demostrado que las empresas que ofrecen programas de reembolso por teléfono celular tienden a tener una tasa de retención de empleados más alta en comparación con aquellas que no lo hacen. Las empresas que tienen éxito en atraer y retener al mejor talento suelen contar con equipos altamente motivados que producen altos niveles de trabajo. Tener un programa de reembolso por teléfono celular vigente puede ser una excelente manera de mostrar a tus empleados que valoras sus contribuciones y estás dispuesto a invertir en su éxito.

Mayor satisfacción laboral

Cuando los empleados ya no cargan con el peso financiero del uso de su teléfono celular, esto puede tener un impacto positivo en su equilibrio entre la vida laboral y personal, así como en su salud general. Los empleados suelen reportar mayores niveles de satisfacción y bienestar cuando sienten que se toma en cuenta su salud mental. Eliminar la carga financiera del uso del teléfono celular puede ser una forma sencilla pero eficaz de que los empleadores demuestren que se preocupan por el bienestar de su personal.

Ejemplos de empresas que ofrecen una política de reembolso por teléfono celular

Existen varias opciones disponibles cuando se trata de compensar a tu equipo por los gastos de telefonía celular. Podrías establecer un estipendio específico para planes de telefonía móvil o crear un programa más integral que incluya teléfonos celulares y otros gastos relacionados con el trabajo. Depende de ti decidir qué opción tiene más sentido para tu negocio y tus empleados.

A continuación se presentan algunas empresas que otorgan reembolsos por teléfono celular a sus empleados.

1. Google:

Proporcionan un estipendio para teléfono celular de $70 al mes.

2.Microsoft:

Ofrecen a sus empleados un reembolso mensual de $75.

3. Amazon:

Proporcionan un estipendio mensual de $50 a sus empleados.

¿Cómo decidir entre una política de dispositivos corporativos habilitados personalmente (COPE) y trae tu propio dispositivo (BYOD)?

BYOD significa “trae tu propio dispositivo” (Bring Your Own Device). En contraste con esto, COPE significa “Dispositivos corporativos habilitados personalmente” (Corporate Owned, Personally Enabled).

La política BYOD permite a los empleados usar sus propios teléfonos para trabajar. Con la política COPE, el empleador paga el teléfono del empleado y puede supervisar cómo se utiliza para el trabajo.

La política COPE es una opción ideal si valoras la privacidad. También es más fácil de administrar porque todos los teléfonos son iguales y requieren un mantenimiento similar. Sin embargo, usar dos teléfonos al mismo tiempo puede resultar difícil para los empleados.

Con BYOD, los costos se destinan principalmente a llamadas de trabajo y reparaciones. Puede parecer una buena idea al principio, pero tu departamento de TI podría tener problemas para realizar un seguimiento de todos los diferentes teléfonos que traen los empleados.

¿Cómo establecer una política de reembolso por teléfono celular en tu empresa?

Para crear una política de reembolso por teléfono celular exitosa, es importante involucrar a los tomadores de decisiones clave en tu organización. Los gerentes de recursos humanos también deben asegurarse de que cualquier cambio en la política se alinee con los valores de la empresa.

Aunque puede ser tentador usar una plantilla y hacer modificaciones para adaptarla a las necesidades de tu empresa, es importante que los departamentos de recursos humanos y otras partes interesadas consideren cuidadosamente qué detalles alterar. Aquí tienes algunos consejos para crear un programa de subsidio para teléfono celular en tu empresa.

  • Establece por qué tu empresa necesita una política de reembolso por teléfono celular en primer lugar.
  • Incluye a partes interesadas de otras divisiones que necesiten opinar o aprobar la política de reembolso por teléfono celular. El gerente de recursos humanos es un puesto típico en esta cadena de mando.
  • Crea una hoja de cálculo que detalle tus costos y los siguientes aspectos:
  • Si un trabajador está calificado o no para realizar su trabajo.
  • Un método para recibir la asignación mensual para el teléfono celular.
  • El método de reembolso.
  • Elabora un borrador final y haz que todos los involucrados clave en el proyecto lo aprueben.
  • Comparte la noticia a través de todos los canales de comunicación de la empresa.
  • Elige un límite de gasto
  • Elige una opción
  • Debes tener el control total de las recompensas y salarios que recibe tu personal.
  • Se deben monitorear los costos.
  • La elección de administrar estos datos de forma manual o digital es tuya.

Conclusión

Si deseas proporcionar un teléfono celular a tus empleados pero no estás seguro de cómo estructurar un plan de estipendios razonable, es una buena idea trabajar con profesionales que puedan mostrarte las mejores prácticas y los posibles errores que debes evitar. Esto puede ayudar a garantizar que el proceso transcurra sin contratiempos y no afecte negativamente a tu negocio. Si deseas obtener más información sobre los beneficios complementarios, consulta esta guía sobre los diferentestipos de beneficios marginalesque puedes ofrecer.

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