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O que é uma Política de Reembolso de Celular e Como Criar uma

28 de dezembro de 2022 por Kate

No mundo digital de hoje, é importante que as empresas garantam que todos os funcionários recebam de forma precisa e justa, incluindo salário regular e bônus, os benefícios flexíveis, opções de ações, previdência privada e quaisquer outros benefícios que a empresa possa oferecer, como auxílio-viagem, auxílio-internet, adicional de insalubridade, horas extras e reembolsos de celular, que são cada vez mais necessários para que os funcionários usem seus telefones para fins de trabalho.

Todos os seus funcionários usam seus próprios dispositivos móveis para tarefas de trabalho como enviar e-mails, conversar no Slack, usar aplicativos de redes sociais e enviar mensagens de texto? Se sim, é uma boa ideia implementar uma política de reembolso de celular em sua empresa. Isso pode ajudar a garantir que seus funcionários tenham as ferramentas necessárias para realizar suas funções de trabalho de forma eficaz.

Apesar do fato de que o uso de celulares no escritório é quase inevitável no mundo de hoje, pouquíssimas empresas compensam adequadamente os funcionários pelo uso deles. Isso pode criar desafios para os departamentos de contabilidade que tentam gerenciar os custos associados ao uso de celulares. É importante que as empresas tenham políticas claras para garantir que os funcionários sejam justamente compensados pelo uso de seus celulares.

Continue lendo para saber mais sobre este assunto! Clique nas seções abaixo para ir direto à sua dúvida específica.

O que é uma Política de Reembolso de Celular?

Quando você paga aos seus funcionários pelo uso de seus dispositivos móveis pessoais, você está fornecendo a eles um auxílio-celular, frequentemente conhecido como reembolso de celular ou ajuda de custo móvel. Os empregadores geralmente reembolsam os funcionários pelo uso de seus celulares nestes cenários comuns:

  • Quando os funcionários usam o celular para fins relacionados ao trabalho. Veja alguns exemplos abaixo:
    • Fazer e receber chamadas de negócios
    • Enviar e receber e-mails corporativos
    • Acessar aplicativos e sites relacionados ao trabalho
  • Quando os funcionários precisam estar disponíveis após o expediente, normalmente quando estão de plantão ou de prontidão caso sua ajuda seja necessária
  • Quando os funcionários viajam a trabalho, os empregadores geralmente cobrem despesas relacionadas ao celular devido a taxas de roaming e cobertura adicional de celular (chamadas, mensagens de texto, dados) que o funcionário possa precisar comprar
  • Os empregadores normalmente fornecem reembolso de celular para representantes de vendas que usam constantemente seus celulares para fins de trabalho
  • Quando os funcionários estão trabalhando em campo, os empregadores normalmente pagam pelo celular do funcionário, bem como pela cobertura de celular

Qual é o Valor Médio de Reembolso de Celular?

Nos EUA, o reembolso médio de celular para funcionários é de US$ 30 por mês. No entanto, esse valor varia entre os estados, bem como de acordo com os requisitos específicos dos funcionários. Tipicamente, empresas menores reembolsam seus funcionários na faixa de US$ 30 a 40 por mês. Já empresas maiores podem reembolsar seus funcionários na faixa de US$ 60 a US$ 70.

Alguns empregadores optam por fornecer aos funcionários um reembolso de valor fixo, enquanto outros podem reembolsar com base nos custos reais do telefone e do plano. Os empregadores normalmente consideram estes fatores ao decidir quanto reembolsar seus funcionários:

  • Tipo de telefone
  • Tipo de plano que o funcionário possui
  • O uso específico do telefone relacionado ao trabalho
  • Outras políticas de reembolso do empregador

Reembolsos de Celular são Renda Tributável?

Um benefício isento de impostos para os funcionários é o fornecimento de um telefone celular que pode ser usado para fins profissionais e pessoais. Para ser elegível a essa isenção fiscal, Internal Revenue Service (Receita Federal dos EUA) não exigirá provas de que o celular foi usado para fins comerciais: se as condições de reembolso estabelecidas pelo empregador atenderem aos padrões de isenção de renda, considera-se que a conta de celular do trabalhador é adequada para reembolso. O IRS permite a isenção de renda quando o reembolso faz parte do salário ou remuneração regular de um funcionário. Portanto, nos casos em que se espera que os funcionários usem seus próprios dispositivos móveis para fins da empresa, são permitidos reembolsos isentos de impostos para a cobertura de celular aceitável.

No entanto, se um empregador fornecer um reembolso de celular como salário ou remuneração adicional aos funcionários, o IRS exige que os empregadores incluam esse valor na renda tributável. Dito isso, é importante considerar as implicações fiscais de um programa de reembolso em sua jurisdição, sendo recomendável consultar um profissional tributário antes de lançar sua política de reembolso de celular.

Os Empregadores Podem Exigir que os Funcionários Usem Celulares Sem Reembolso?

Embora possa ser custoso compensar os trabalhadores por telefones pessoais, esta opção é muito mais barata do que fornecer a cada trabalhador um telefone da empresa, porque o preço médio de um celular nos EUA é de US$ 444. É muito mais fácil para os funcionários usarem seus telefones pessoais para se adaptarem às suas novas funções em qualquer empresa.

É comum que as empresas reembolsem os funcionários por despesas de celular relacionadas ao trabalho. Da perspectiva do empregador, isso pode ajudar a reduzir custos. E da perspectiva do funcionário, pode ajudar a reduzir sua conta mensal de telefone. No geral, pode ser uma situação vantajosa tanto para a empresa quanto para o funcionário.

Oferecer reembolso de celular aos funcionários pode ajudar potencialmente uma empresa a economizar dinheiro e melhorar o moral. No entanto, também pode ser custoso e demorado para a empresa gerenciar esses reembolsos. Não há uma resposta definitiva sobre se vale a pena ou não para uma empresa oferecer reembolsos de celular aos funcionários. Em última análise, depende das circunstâncias e necessidades específicas da empresa e de seus funcionários.

Benefícios de Oferecer uma Política de Reembolso de Celular aos Funcionários

É importante que os profissionais de RH entendam que oferecer um pacote de auxílio para telefone pode ser benéfico tanto para a empresa quanto para seus funcionários. No mundo de hoje, as pessoas tendem a valorizar empresas que oferecem programas de bem-estar para seus trabalhadores. É por isso que recomendamos que os departamentos de RH defendam e implementem uma política de reembolso de celular. Isso não apenas pode beneficiar a empresa de várias maneiras, mas também pode ser uma ótima maneira de demonstrar apreço pelos seus funcionários.

Ajuda na Atração de Talentos

Estudos mostraram que empresas que oferecem programas de reembolso de celular tendem a ter uma taxa de retenção de funcionários maior em comparação àquelas que não oferecem. Empresas bem-sucedidas em atrair e reter os melhores talentos geralmente possuem equipes altamente motivadas que produzem altos níveis de trabalho. Ter um programa de reembolso de celular implementado pode ser uma excelente maneira de mostrar aos seus funcionários que você valoriza suas contribuições e está disposto a investir no sucesso deles.

Maior Satisfação no Trabalho

Quando os funcionários não estão mais sobrecarregados financeiramente pelo uso do celular, isso pode ter um impacto positivo em seu equilíbrio entre vida pessoal e profissional e em sua saúde geral. Os funcionários frequentemente relatam níveis mais altos de satisfação e contentamento no trabalho quando sentem que sua saúde mental está sendo levada em consideração. Eliminar o peso financeiro do uso do celular pode ser uma maneira simples, porém eficaz, de os empregadores mostrarem que se importam com o bem-estar de suas equipes.

Exemplos de Empresas que Oferecem uma Política de Reembolso de Celular

Existem algumas opções disponíveis quando se trata de compensar sua equipe pelas despesas com celular. Você pode estabelecer um auxílio específico para planos de celular ou criar um programa mais abrangente que inclua celulares e outras despesas relacionadas ao trabalho. Cabe a você decidir qual opção faz mais sentido para o seu negócio e para os seus funcionários.

A seguir estão algumas empresas que oferecem reembolso de celular aos seus funcionários.

1. Google:

Eles fornecem um auxílio-celular de US$ 70 por mês.

2.Microsoft:

Eles fornecem aos seus funcionários um reembolso mensal de US$ 75.

3. Amazon

Eles fornecem um auxílio mensal de US$ 50 aos seus funcionários.

Como decidir entre uma política de Dispositivo Corporativo com Uso Pessoal Permitido (COPE) e traga seu próprio dispositivo (BYOD)?

BYOD significa “bring your own device” (traga seu próprio dispositivo). Em contraste com isso, COPE significa “Corporate Owned, Personally Enabled” (Dispositivo Corporativo com Uso Pessoal Permitido).

A política BYOD permite que os funcionários usem seus próprios telefones para o trabalho. Com a política COPE, o empregador paga pelo telefone do funcionário e pode monitorar como ele é usado para o trabalho.

A política COPE é uma opção caso você valorize a privacidade. Também é mais fácil de gerenciar porque todos os telefones são iguais e precisam de manutenção semelhante. No entanto, usar dois telefones ao mesmo tempo pode ser difícil para os funcionários.

Com o BYOD, os custos são principalmente para chamadas de trabalho e reparos. Pode parecer uma boa ideia a princípio, mas seu departamento de TI pode ter problemas para monitorar todos os diferentes telefones que os funcionários trazem.

Como Criar uma Política de Reembolso de Celular na Sua Empresa?

Para criar uma política de reembolso de celular bem-sucedida, é importante envolver os principais tomadores de decisão em sua organização. Os gerentes de RH também devem garantir que quaisquer alterações na política estejam alinhadas com os valores da empresa.

Embora possa ser tentador usar um modelo e fazer alterações para atender às necessidades da sua empresa, é importante que os departamentos de RH e outras partes interessadas considerem cuidadosamente quais detalhes alterar. Aqui estão algumas dicas para criar um programa de auxílio-celular para a sua empresa.

  • Estabeleça o motivo pelo qual sua empresa precisa de uma política de reembolso de celular em primeiro lugar.
  • Inclua partes interessadas de outras divisões que precisarão avaliar ou aprovar a política de reembolso de celular. O gerente de recursos humanos é uma posição típica nessa cadeia de comando.
  • Crie uma planilha detalhando seus custos e as seguintes informações.
  • Se um trabalhador está ou não qualificado para realizar seu trabalho.
  • Um método para receber o auxílio-celular mensal.
  • O método de reembolso.
  • Faça uma versão final e obtenha a aprovação de todos os envolvidos no projeto.
  • Compartilhe a notícia por meio de todos os canais de comunicação da empresa.
  • Escolha um limite de gastos
  • Escolha uma opção
  • Você deve ter controle total sobre as recompensas e salários que sua equipe recebe.
  • Os custos devem ser monitorados.
  • A escolha de gerenciar esses dados de forma manual ou digital cabe a você.

Conclusão

Se você deseja fornecer um celular aos seus funcionários, mas não tem certeza de como estruturar um plano de auxílio razoável, é uma boa ideia trabalhar com profissionais que possam mostrar as melhores práticas e possíveis armadilhas que você deve evitar. Isso pode ajudar a garantir que o processo ocorra sem problemas e não afete negativamente o seu negócio. Se você quiser saber mais sobre benefícios indiretos, confira este guia sobre os diferentestipos de benefícios flexíveisque você pode oferecer.

Sinta-se à vontade para agendar uma chamada introdutória gratuita com nossos especialistas em benefícios para que possamos mostrar as melhores práticas quando se trata de programas de reembolso!