خط‌مشی بازپرداخت هزینه تلفن همراه چیست و چگونه آن را تنظیم کنیم؟
در دنیای دیجیتال امروز، مهم است که شرکت‌ها اطمینان حاصل کنند که تمام دستمزدها به طور دقیق و عادلانه پرداخت می‌شود، از جمله حقوق ثابت و پاداش‌ها، مزایای جانبی، گزینه‌های سهام، مستمری‌ها و هر مزیت دیگری که ممکن است شرکت ارائه دهد، مانند کمک‌هزینه سفر، کمک‌هزینه اینترنت، حقوق خطرپذیری، اضافه‌کاری و بازپرداخت هزینه‌های تلفن همراه؛ که برای استفاده کارمندان از تلفن‌هایشان در راستای اهداف کاری، روزبه‌روز ضروری‌تر می‌شوند.
آیا همه کارمندان شما از دستگاه‌های تلفن همراه شخصی خود برای کارهای شغلی مانند ایمیل زدن، چت کردن در اسلک، استفاده از برنامه‌های رسانه‌های اجتماعی و پیامک فرستادن استفاده می‌کنند؟ اگر چنین است، ایده خوبی است که یک خط‌مشی بازپرداخت هزینه تلفن همراه در شرکت خود تنظیم کنید. این کار می‌تواند کمک کند تا مطمئن شوید کارمندان شما ابزارهای لازم را برای انجام مؤثر وظایف شغلی خود در اختیار دارند.
با وجود این واقعیت که استفاده از تلفن همراه در محیط کار در دنیای امروز تقریباً اجتناب‌ناپذیر است، کسب‌وکارهای بسیار کمی به طورadequate (کافی) هزینه‌های استفاده کارمندان از آن را جبران می‌کنند. این امر می‌تواند چالش‌هایی را برای بخش‌های حسابداری ایجاد کند که سعی دارند هزینه‌های مرتبط با مصرف تلفن همراه را مدیریت کنند. برای کسب‌وکارها مهم است که خط‌مشی‌های روشنی داشته باشند تا اطمینان حاصل شود که کارمندان بابت استفاده از تلفن همراه خود به طور عادلانه جبران خسارت می‌شوند.
برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، ادامه مطلب را بخوانید! روی بخش‌های زیر کلیک کنید تا مستقیماً به سوال مورد نظر خود بروید.
- خط‌مشی بازپرداخت هزینه تلفن همراه چیست؟
- میانگین مبلغ بازپرداخت هزینه تلفن همراه چقدر است؟
- آیا بازپرداخت‌های هزینه تلفن همراه مشمول مالیات بر درآمد می‌شوند؟
- آیا کارفرمایان می‌توانند کارمندان را ملزم به استفاده از تلفن همراه بدون بازپرداخت هزینه کنند؟
- مزایای ارائه خط‌مشی بازپرداخت هزینه تلفن همراه به کارمندان
- نمونه‌هایی از شرکت‌هایی که خط‌مشی بازپرداخت هزینه تلفن همراه ارائه می‌دهند
- چگونه بین سیاست «تلفن شرکتی با قابلیت استفاده شخصی» (COPE) و «دستگاه شخصی خود را بیاورید» (BYOD) یکی را انتخاب کنیم؟
- چگونه در شرکت خود خط‌مشی بازپرداخت هزینه تلفن همراه را راه‌اندازی کنیم؟
- نتیجه‌گیری
خط‌مشی بازپرداخت هزینه تلفن همراه چیست؟
هنگامی که به کارمندان خود برای استفاده از دستگاه‌های تلفن همراه شخصی‌شان پول پرداخت می‌کنید، درواقع کمک‌هزینه تلفن همراه به آن‌ها می‌پردازید که اغلب به عنوان بازپرداخت هزینه تلفن همراه یا کمک‌هزینه سیار (استایپند) شناخته می‌شود. کارفرمایان معمولاً در این سناریوهای رایج، هزینه‌های استفاده کارمندان از تلفن همراه را بازپرداخت می‌کنند:
- زمانی که کارمندان از تلفن همراه خود برای مقاصد کاری استفاده می‌کنند. برخی نمونه‌ها در زیر آمده است:
- برقراری و دریافت تماس‌های کاری
- ارسال و دریافت ایمیل‌های کاری
- دسترسی به برنامه‌ها و وب‌سایت‌های مرتبط با کار
- زمانی که کارمندان ملزم هستند خارج از ساعات کاری در دسترس باشند، معمولاً زمانی که در حالت آماده‌باش (آنکال) هستند تا در صورت نیاز به کمکشان، حاضر باشند
- هنگامی که کارمندان برای کار سفر می‌کنند، کارفرمایان معمولاً هزینه‌های مربوط به تلفن همراه را به دلیل هزینه‌های رومینگ و پوشش اضافی تلفن همراه (تماس، پیامک، اینترنت همراه) که ممکن است کارمند نیاز به خرید آن داشته باشد، تقبل می‌کنند.
- کارفرمایان معمولاً بازپرداخت هزینه تلفن همراه را به نمایندگان فروشی ارائه می‌دهند که دائماً از تلفن همراه خود برای اهداف کاری استفاده می‌کنند
- هنگامی که کارمندان در میدان (محیط خارج از دفتر) کار می‌کنند، کارفرمایان معمولاً هزینه تلفن همراه کارمند و همچنین پوشش شبکه تلفن همراه آن‌ها را پرداخت می‌کنند
میانگین مبلغ بازپرداخت هزینه تلفن همراه چقدر است؟
در ایالات متحده، میانگین بازپرداخت هزینه تلفن همراه برای کارمندان ۳۰ دلار در ماه است. با این حال، این مبلغ در ایالت‌های مختلف و همچنین بسته به نیازهای خاص کارمندان متفاوت است. معمولاً شرکت‌های کوچک‌تر هزینه‌ای در حدود ۳۰ تا ۴۰ دلار در ماه به کارمندان خود بازپرداخت می‌کنند. در حالی که شرکت‌های بزرگ‌تر ممکن است مبالغی بین ۶۰ تا ۷۰ دلار به کارمندان خود بپردازند.
برخی از کارفرمایان ترجیح می‌دهند یک نرخ ثابت به کارمندان خود بپردازند، در حالی که برخی دیگر ممکن است بر اساس هزینه‌های واقعی تلفن و طرح تعرفه (پلن) کارمند، مبالغ را بازپرداخت کنند. کارفرمایان معمولاً هنگام تصمیم‌گیری در مورد میزان بازپرداخت به کارمندان، این عوامل را در نظر می‌گیرند:
- نوع گوشی
- نوع طرح تعرفه (پلن) که کارمند دارد
- استفاده خاص مرتبط با کار از تلفن
- سایر خط‌مشی‌های بازپرداخت کارفرما
آیا بازپرداخت‌های هزینه تلفن همراه مشمول مالیات بر درآمد می‌شوند؟
یکی از مزایای معاف از مالیات برای کارمندان، فراهم کردن یک تلفن همراه است که می‌توان از آن هم برای مقاصد حرفه‌ای و هم شخصی استفاده کرد. برای واجد شرایط شدن برای این معافیت مالیاتی، سازمان امور مالیاتی آمریکا (IRS) نیازی به اثبات این موضوع ندارد که تلفن همراه در ظرفیت کاری استفاده شده است: اگر شرایط بازپرداخت تعیین‌شده توسط کارفرما با استانداردهای معافیت درآمدیمطابقت داشته باشد، آنگاه قبض تلفن همراه کارگر واجد شرایط بازپرداخت در نظر گرفته می‌شود. IRS زمانی اجازه معافیت درآمدی را می‌دهد که بازپرداخت بخشی از حقوق یا دستمزد منظم کارمند باشد. بنابراین، در مواردی که انتظار می‌رود کارمندان از دستگاه‌های تلفن همراه خود برای مقاصد شرکت استفاده کنند، بازپرداخت‌های معاف از مالیات برای پوشش قابل قبول تلفن همراه مجاز است.
با این حال، اگر کارفرمایی بازپرداخت هزینه تلفن همراه را به عنوان حقوق یا دستمزد اضافی به کارمندان ارائه دهد، IRS الزام کارفرمایان را ملزم می‌کند که این مبلغ را در درآمد مشمول مالیات لحاظ کنند. گفته می‌شود که در نظر گرفتن پیامدهای مالیاتی یک برنامه بازپرداخت در حوزه قضایی شما بسیار مهم است و ایده خوبی است که قبل از اجرای خط‌مشی بازپرداخت هزینه تلفن همراه خود با یک متخصص مالیاتی مشورت کنید.
آیا کارفرمایان می‌توانند کارمندان را ملزم به استفاده از تلفن همراه بدون بازپرداخت هزینه کنند؟
اگرچه جبران هزینه‌های تلفن‌های شخصی کارگران ممکن است پرهزینه باشد، اما این گزینه بسیار ارزان‌تر از تهیه یک تلفن شرکتی برای هر کارگر است، زیرا میانگین قیمت یک تلفن همراه در ایالات متحده ۴۴۴ دلار است. برای کارمندان بسیار آسان‌تر است که از تلفن‌های شخصی خود برای سازگاری با نقش‌های جدید خود در هر شرکتی استفاده کنند.
برای کسب‌وکارها رایج است که هزینه‌های تلفن همراه مرتبط با کار را به کارمندان بازپرداخت کنند. از منظر کارفرما، این کار می‌تواند به کاهش هزینه‌ها کمک کند. و از منظر کارمند، می‌تواند به کاهش قبض ماهانه تلفن آن‌ها کمک کند. در مجموع، این می‌تواند یک بازی برد-برد هم برای کسب‌وکار و هم برای کارمند باشد.
ارائه بازپرداخت هزینه تلفن همراه برای کارمندان می‌تواند به طور بالقوه به کسب‌وکار کمک کند تا در هزینه‌ها صرفه‌جویی کرده و روحیه کارکنان را بهبود بخشد. با این حال، مدیریت این بازپرداخت‌ها برای کسب‌وکار می‌تواند پرهزینه و وقت‌گیر نیز باشد. پاسخ قطعی وجود ندارد که آیا ارائه بازپرداخت تلفن همراه به کارمندان برای یک کسب‌وکار ارزش دارد یا خیر. این موضوع در نهایت به شرایط و نیازهای خاص کسب‌وکار و کارمندان آن بستگی دارد.
مزایای ارائه خط‌مشی بازپرداخت هزینه تلفن همراه به کارمندان
برای متخصصان منابع انسانی مهم است که بدانند ارائه بسته کمک‌هزینه تلفن می‌تواند هم برای کسب‌وکار و هم برای کارمندان آن مفید باشد. در دنیای امروز، مردم تمایل دارند به شرکت‌هایی که برنامه‌های سلامتی (ولنس) را برای کارگران خود ارائه می‌دهند، ارزش قائل شوند. به همین دلیل است که ما توصیه می‌کنیم بخش‌های منابع انسانی از یک خط‌مشی بازپرداخت هزینه تلفن همراه دفاع کرده و آن را پیاده‌سازی کنند. این کار نه تنها می‌تواند از جنبه‌های مختلف به شرکت سود برساند، بلکه می‌تواند روشی عالی برای قدردانی از کارمندان شما نیز باشد.
کمک به جذب استعدادها
مطالعات نشان داده‌اند که شرکت‌هایی که برنامه‌های بازپرداخت هزینه تلفن همراه را ارائه می‌دهند، در مقایسه با شرکت‌هایی که این کار را نمی‌کنند، نرخ ماندگاری کارمندان بالاتری دارند. کسب‌وکارهایی که در جذب و حفظ استعدادهای برتر موفق هستند، اغلب دارای تیم‌های بسیار باانگیزه‌ای هستند که سطوح بالایی از کار را تولید می‌کنند. داشتن یک برنامه بازپرداخت هزینه تلفن همراه می‌تواند راهی عالی برای نشان دادن این موضوع به کارمندان باشد که شما به مشارکت‌های آن‌ها ارزش می‌دهید و تمایل دارید در موفقیت آن‌ها سرمایه‌گذاری کنید.
رضایت شغلی بیشتر
هنگامی که کارمندان دیگر از نظر مالی تحت فشار استفاده از تلفن همراه خود نیستند، این امر می‌تواند تأثیر مثبتی بر تعادل بین کار و زندگی و سلامت کلی آن‌ها داشته باشد. کارمندان اغلب زمانی که احساس می‌کنند به سلامت روان آن‌ها توجه می‌شود، سطوح بالاتری از رضایت شغلی و خشنودی را گزارش می‌کنند. برداشتن بار مالی استفاده از تلفن همراه می‌تواند راهی ساده و در عین حال مؤثر برای کارفرمایان باشد تا به کارمندان خود نشان دهند که به رفاه آن‌ها اهمیت می‌دهند.
نمونه‌هایی از شرکت‌هایی که خط‌مشی بازپرداخت هزینه تلفن همراه ارائه می‌دهند
هنگامی که صحبت از جبران هزینه‌های تلفن همراه تیمتان به میان می‌آید، گزینه‌های معدودی در اختیار دارید. شما می‌توانید یک کمک‌هزینه (استایپند) به‌طور ویژه برای طرح‌های تلفن همراه تعیین کنید، یا می‌توانید برنامه جامع‌تری ایجاد کنید که شامل تلفن‌های همراه و سایر هزینه‌های مرتبط با کار باشد. این به شما بستگی دارد که تصمیم بگیرید کدام گزینه برای کسب‌وکار و کارمندان شما منطقی‌تر است.
در ادامه برخی از شرکت‌هایی که به کارمندان خود بازپرداخت هزینه تلفن همراه می‌دهند، آورده شده است.
۱. گوگل:
آن‌ها کمک‌هزینه تلفن همراه ۷۰ دلاری در ماه ارائه می‌دهند.
۲.مایکروسافت:
آن‌ها به کارمندان خود بازپرداخت ماهانه ۷۵ دلاری ارائه می‌دهند.
۳. آمازون (Amazon)
آن‌ها کمک‌هزینه ماهانه ۵۰ دلاری به کارمندان خود ارائه می‌دهند.
چگونه بین سیاست «تلفن شرکتی با قابلیت استفاده شخصی» (COPE) و «دستگاه شخصی خود را بیاورید» (BYOD) یکی را انتخاب کنیم؟
BYOD به معنای «دستگاه شخصی خود را بیاورید» است. در مقایسه با این، COPE مخفف «تلفن شرکتی با قابلیت استفاده شخصی» است.
خط‌مشی BYOD به کارمندان اجازه می‌دهد از تلفن‌های خود برای کار استفاده کنند. در خط‌مشی COPE، کارفرما هزینه تلفن کارمند را پرداخت می‌کند و می‌تواند نحوه استفاده از آن را برای کار نظارت کند.
اگر حریم خصوصی برای شما مهم است، خط‌مشی COPE یک گزینه مناسب است. مدیریت آن نیز آسان‌تر است زیرا همه تلفن‌ها یکسان هستند و به نگهداری مشابهی نیاز دارند. با این حال، استفاده از دو تلفن همزمان می‌تواند برای کارمندان دشوار باشد.
با BYOD، هزینه‌ها عمدتاً مربوط به تماس‌های کاری و تعمیرات است. ممکن است در ابتدا ایده خوبی به نظر برسد، اما بخش فناوری اطلاعات (IT) شما ممکن است در پیگیری تمام تلفن‌های مختلفی که کارمندان می‌آورند با مشکل مواجه شود.
چگونه در شرکت خود خط‌مشی بازپرداخت هزینه تلفن همراه را راه‌اندازی کنیم؟
برای ایجاد یک خط‌مشی موفق بازپرداخت هزینه تلفن همراه، مهم است که تصمیم‌گیرندگان کلیدی در سازمان خود را درگیر کنید. مدیران منابع انسانی نیز باید اطمینان حاصل کنند که هرگونه تغییر در خط‌مشی با ارزش‌های شرکت همسو است.
اگرچه ممکن است وسوسه‌انگیز باشد که از یک قالب (تمپلیت) استفاده کنید و تغییراتی را متناسب با نیازهای شرکت خود ایجاد کنید، اما برای بخش‌های منابع انسانی و سایر ذینفعان مهم است که به دقت در نظر بگیرند چه جزئیاتی را تغییر دهند. در اینجا چند نکته برای ایجاد برنامه کمک‌هزینه تلفن همراه برای شرکت شما آورده شده است.
- مشخص کنید که اصلاً چرا شرکت شما به خط‌مشی بازپرداخت هزینه تلفن همراه نیاز دارد.
- ذینفعان سایر بخش‌ها را که نیاز به بررسی یا تأیید خط‌مشی بازپرداخت هزینه تلفن همراه دارند، وارد کنید. مدیر منابع انسانی یک سمت رایج در این زنجیره فرماندهی است.
- یک صفحه گسترده (اسریدشیست) حاوی جزئیات هزینه‌های خود و موارد زیر ایجاد کنید.
- اینکه آیا یک کارگر برای انجام کار خود صلاحیت دارد یا خیر.
- روشی برای دریافت کمک‌هزینه ماهانه تلفن همراه.
- روش بازپرداخت.
- یک پیش‌نویس نهایی تهیه کنید و از هر کسی که برای پروژه مهم است بخواهید آن را تأیید و امضا کند.
- این خبر را از طریق تمام کانال‌های ارتباطی شرکت به اشتراک بگذارید.
- یک حدسقف هزینه انتخاب کنید
- یک گزینه را انتخاب کنید
- شما باید کنترل کاملی بر پاداش‌ها و حقوق دریافتی کارکنان خود داشته باشید.
- هزینه‌ها باید تحت نظر باشند.
- انتخاب مدیریت دستی یا دیجیتالی این داده‌ها به عهده شماست.
نتیجه‌گیری
اگر می‌خواهید تلفن همراهی در اختیار کارمندان خود قرار دهید اما مطمئن نیستید که چگونه یک برنامه کمک‌هزینه معقول را ساختار بندی کنید، ایده خوبی است که با متخصصانی همکاری کنید که می‌توانستند بهترین روش‌ها و خطاهای بالقوه‌ای که باید از آن‌ها اجتناب کنید را به شما نشان دهند. این کار می‌تواند کمک کند تا اطمینان حاصل شود که روند به آرامی پیش می‌رود و تأثیر منفی بر کسب‌وکار شما نمی‌گذارد. اگر می‌خواهید در مورد مزایای حاشیه‌ای اطلاعات بیشتری کسب کنید، این راهنما را در مورد موارد مختلف بررسی کنیدانواع مزایای جانبیکه می‌توانید ارائه دهید.
با خیال راحت یک تماس مقدماتی رایگان رزرو کنید با متخصصان مزایای ما، تا بتوانیم بهترین روش‌ها را در زمینه برنامه‌های بازپرداخت به شما نشان دهیم!
