Categorieën
Arbeidsvoorwaardenstrategie

Wat is een telefoonvergoeding en hoe stel je er een op?

28 december 2022 door Kate

In de digitale wereld van vandaag is het belangrijk dat bedrijven ervoor zorgen dat alle medewerkers nauwkeurig en eerlijk worden betaald, inclusief een regulier salaris en bonussen, extra's en voordelen, aandelenopties, pensioenen en eventuele andere extra's die het bedrijf biedt, zoals reiskostenvergoedingen, internetvergoedingen, risicotoeslagen, overuren en telefoonvergoedingen. Deze laatste worden steeds noodzakelijker naarmate medewerkers hun telefoon voor het werk gebruiken.

Gebruiken al je medewerkers hun eigen mobiele apparaten voor werktaken zoals e-mailen, chatten in Slack, socialemedia-apps gebruiken en appen? Dan is het slim om een beleid voor telefoonvergoeding op te stellen binnen je organisatie. Dit zorgt ervoor dat je medewerkers beschikken over de benodigde middelen om hun taken goed uit te voeren.

Hoewel het gebruik van mobiele telefoons op de werkvloer inmiddels haast niet meer weg te denken is, vergoeden heel weinig bedrijven de kosten hiervan adequaat. Dit kan voor administratieafdelingen tot uitdagingen leiden bij het beheren van de kosten rondom mobiel gebruik. Het is belangrijk dat bedrijven duidelijke richtlijnen hanteren zodat medewerkers eerlijk worden gecompenseerd voor hun telefoongebruik.

Lees verder voor meer informatie over dit onderwerp! Klik op de onderstaande secties om direct naar jouw specifieke vraag te gaan.

Wat is een telefoonvergoeding?

Wanneer je medewerkers betaalt voor het gebruik van hun eigen smartphone, bied je hen een telefoonvergoeding aan, vaak een mobiel stipendium genoemd. Werkgevers vergoeden het gebruik van privételefoons meestal in de volgende situaties:

  • Wanneer medewerkers hun telefoon gebruiken voor werkgerelateerde doeleinden, zoals:
    • Het plegen en ontvangen van zakelijke telefoongesprekken
    • Het verzenden en ontvangen van zakelijke e-mails
    • Het openen van werkgerelateerde apps en websites
  • Wanneer van medewerkers wordt verwacht dat ze buiten kantooruren bereikbaar zijn, doorgaans tijdens dienst of standby als hun hulp nodig is
  • Wanneer medewerkers op zakenreis gaan, dekken werkgevers doorgaans de kosten vanwege roamingtarieven en eventuele extra mobiele kosten (bellen, sms'en, data) die de medewerker mogelijk moet aanschaffen
  • Werkgevers vergoeden de telefoonskosten doorgaans aan salesmedewerkers die hun mobiel constant voor het werk inzetten
  • Wanneer medewerkers op locatie of in het veld werken, betalen werkgevers meestal zowel de telefoon als het bijbehorende abonnement

Wat is de gemiddelde hoogte van een telefoonvergoeding?

In de VS bedraagt de gemiddelde telefoonvergoeding voor werknemers $30 per maand. Dit bedrag verschilt echter per staat en hangt af van de specifieke behoeften van de medewerker. Kleinere bedrijven vergoeden doorgaans zo'n $30 tot $40 per maand, terwijl grotere bedrijven vaak tussen de $60 en $70 vergoeden.

Sommige werkgevers kiezen voor een vast bedrag per maand, terwijl andere de daadwerkelijke kosten van het telefoontoestel en abonnement vergoeden. Werkgevers houden doorgaans rekening met de volgende factoren bij het bepalen van de hoogte van de vergoeding:

  • Type telefoon
  • Het type abonnement dat de medewerker heeft
  • Het specifieke zakelijke gebruik van de telefoon
  • Overige vergoedingsregelingen van de werkgever

Is een telefoonvergoeding belast inkomen?

Een belastingvrij voordeel voor medewerkers is het verstrekken van een mobiele telefoon die zowel voor zakelijke als privédoeleinden kan worden gebruikt. Om voor deze vrijstelling in aanmerking te komen, stelt de Amerikaanse belastingdienst (IRS) geen bewijsplicht dat de telefoon specifiek zakelijk werd gebruikt: als de door de werkgever gestelde voorwaarden voldoen aan de normen voor inkomensvrijstelling, wordt de telefoonrekening van de werknemer geschikt geacht voor vergoeding. De IRS staat inkomensvrijstelling toe wanneer een vergoeding deel uitmaakt van het reguliere salaris of loon van de medewerker. Dus in gevallen waarin medewerkers geacht worden hun eigen telefoon voor bedrijfsdoeleinden te gebruiken, zijn belastingvrije vergoedingen voor acceptabele telefoonkosten toegestaan.

Als een werkgever een telefoonvergoeding echter verstrekt als extra loon of salaris, eist de IRS dat werkgevers dit bedrag opnemen in het belastbaar inkomen. Het is daarom belangrijk om de fiscale gevolgen van een vergoedingsprogramma binnen jouw rechtsgebied te overwegen, en het is raadzaam om een belastingexpert te raadplegen voordat je het beleid invoert.

Mogen werkgevers van medewerkers verlangen dat ze hun telefoon gebruiken zonder vergoeding?

Hoewel het kosten met zich meebrengt om werknemers te compenseren voor hun privégebruik, is deze optie een stuk goedkoper dan het verstrekken van een bedrijfstelefoon aan iedere werknemer, aangezien de gemiddelde prijs van een smartphone in de VS $444 bedraagt. Het is voor medewerkers bovendien veel eenvoudiger om hun eigen telefoon te gebruiken bij de overstap naar een nieuwe rol binnen een organisatie.

Het is gebruikelijk dat bedrijven de telefoonkosten van medewerkers voor werkgerelateerd gebruik vergoeden. Vanuit het oogpunt van de werkgever helpt dit om kosten te beheersen, en voor de medewerker scheelt het in de maandelijkse telefoonrekening. Al met al is dit een win-winsituatie voor zowel het bedrijf als de medewerker.

Het bieden van een telefoonvergoeding kan een bedrijf helpen geld te besparen en de motivatie te verhogen. Het kan echter ook kostbaar en tijdrovend zijn om dit te beheren. Er is geen eenduidig antwoord op de vraag of het wel of niet loont om een telefoonvergoeding aan te bieden. Dit hangt uiteindelijk af van de specifieke omstandigheden en behoeften van het bedrijf en zijn medewerkers.

De voordelen van een telefoonvergoeding voor medewerkers

Het is belangrijk dat HR-professionals begrijpen dat het aanbieden van een telefoonvergoeding gunstig kan zijn voor zowel het bedrijf als de werknemers. Tegenwoordig waarderen mensen het enorm als bedrijven programma's aanbieden die bijdragen aan het welzijn van hun personeel. Daarom raden we HR-afdelingen aan om zich hard te maken voor een telefoonvergoeding en deze in te voeren. Dit levert niet alleen allerlei voordelen op voor het bedrijf, maar is ook een mooie manier om waardering te tonen voor je medewerkers.

Helpt bij het aantrekken van talent

Studies tonen aan dat bedrijven die een telefoonvergoeding aanbieden vaak een lager personeelsverloop hebben dan bedrijven die dat niet doen. Bedrijven die erin slagen toptalent aan zich te binden en te behouden, hebben doorgaans gemotiveerde teams die kwalitatief hoogwaardig werk afleveren. Een regeling voor telefoonvergoeding is een fantastische manier om je medewerkers te laten zien dat je hun inzet waardeert en wilt investeren in hun succes.

Meer werkplezier

Wanneer medewerkers niet langer financieel op worden gezadeld met hun telefoongebruik, heeft dit een positieve invloed op hun werk-privébalans en algehele gezondheid. Werknemers ervaren vaak meer baantevredenheid en geluk wanneer ze merken dat er rekening wordt gehouden met hun mentale welzijn. Het wegnemen van de financiële last van telefoongebruik is een eenvoudige maar doeltreffende manier voor werkgevers om te tonen dat ze om hun medewerkers geven.

Voorbeelden van bedrijven die een telefoonvergoeding aanbieden

Er zijn verschillende opties om je team te compenseren voor telefoonkosten. Je kunt een apart budget instellen specifiek voor mobiele abonnementen, of kiezen voor een breder programma dat telefoons en andere werkgerelateerde kosten combineert. Aan jou de taak om te bepalen welke optie het beste past bij jouw onderneming en medewerkers.

Hieronder volgen een aantal bedrijven die hun medewerkers voorzien van een telefoonvergoeding.

1. Google:

Zij bieden een maandelijkse telefoonvergoeding van $70.

2.Microsoft:

Zij geven hun medewerkers een maandelijkse vergoeding van $75.

3. Amazon

Zij verstrekken hun medewerkers een maandelijkse vergoeding van $50.

Hoe kies je tussen een COPE-beleid (Corporate Owned, Personally Enabled) en een BYOD-beleid (Bring Your Own Device)?

BYOD staat voor “bring your own device” (breng je eigen apparaat mee). Hiertegenover staat COPE wat staat voor “Corporate Owned, Personally Enabled” (eigendom van de zaak, privé te gebruiken).

Het BYOD-beleid stelt medewerkers in staat om hun eigen telefoon voor het werk te gebruiken. Bij het COPE-beleid betaalt de werkgever de telefoon van de medewerker en kan het zakelijke gebruik ervan worden gemonitord.

Het COPE-beleid is een goede keuze als je privacy belangrijk vindt. Het is bovendien makkelijker te beheren omdat alle telefoons identiek zijn en hetzelfde onderhoud vereisen. Het gelijktijdig gebruiken van twee telefoons kan echter lastig zijn voor medewerkers.

Bij BYOD bestaan de kosten voornamelijk uit zakelijke gesprekken en reparaties. Dat lijkt in eerste instantie misschien ideaal, maar je IT-afdeling kan moeite hebben om al die verschillende telefoons van medewerkers te beheren en te beveiligen.

Hoe stel je een telefoonvergoeding in voor jouw bedrijf?

Om een succesvol beleid voor telefoonvergoeding op te zetten, is het belangrijk om de belangrijkste besluitvormers binnen je organisatie te betrekken. HR-managers moeten er tevens voor zorgen dat eventuele wijzigingen in het beleid aansluiten bij de kernwaarden van het bedrijf.

Hoewel het verleidelijk kan zijn om een sjabloon te gebruiken en dit aan te passen aan de behoeften van je bedrijf, is het cruciaal dat HR-afdelingen en andere belanghebbenden goed nadenken over welke details ze aanpassen. Hier zijn een aantal tips voor het opzetten van een telefoonvergoedingsprogramma voor jouw bedrijf.

  • Bepaal waarom jouw organisatie überhaupt behoefte heeft aan een regeling voor telefoonvergoeding.
  • Betrek stakeholders uit andere afdelingen die mee moeten praten over of akkoord moeten geven op het beleid. Een HR-manager is een gebruikelijke rol in deze besluitvormingsketen.
  • Maak een overzicht in een spreadsheet met je kosten en de volgende details:
  • Of een medewerker al dan niet gekwalificeerd is om diens werk uit te voeren.
  • Een methode voor het ontvangen van de maandelijkse telefoonvergoeding.
  • De wijze van uitbetaling.
  • Maak een definitief concept en laat alle betrokkenen binnen het project hiervoor tekenen.
  • Deel het nieuws via alle communicatiekanalen van het bedrijf.
  • Kies een bestedingslimiet
  • Kies een optie
  • Je dient volledige controle te hebben over de beloningen en salarissen die je personeel ontvangt.
  • Kosten moeten goed worden gemonitord.
  • De keuze om deze gegevens handmatig of digitaal te beheren is aan jou.

Conclusie

Als je jouw medewerkers een telefoon wilt bieden, maar niet zeker weet hoe je een redelijke vergoedingsstructuur opzet, is het slim om samen te werken met experts. Zij kunnen je de beste praktijken laten zien en je wijzen op mogelijke valkuilen die je moet vermijden. Dit helpt ervoor te zorgen dat het proces soepel verloopt en geen negatieve invloed heeft op je bedrijf. Als je meer wilt weten over secundaire arbeidsvoorwaarden, bekijk dan deze gids over de verschillendesoorten secundaire arbeidsvoorwaardendie je kunt aanbieden.

Plan gerust een gratis kennismakingsgesprek in met onze experts op het gebied van secundaire arbeidsvoorwaarden, zodat we je de beste werkwijzen rondom vergoedingsprogramma's kunnen laten zien!