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福利厚生戦略

携帯電話の支給・ reimbursement（手当）ポリシーとは？その策定方法を解説

2022年12月28日 Kate著

今日のデジタル社会では、企業がすべての従業員に対して、定期的な給与やボーナスだけでなく、正確かつ公正に報酬を支払うことが重要です。 付加的福利厚生（フリンジ・ベネフィット）、ストックオプション、年金、その他企業が提供する各種手当（出張手当、インターネット手当、危険手当、時間外手当、そして業務で携帯電話を使用する機会が増えている現在ますます必要性高まっている携帯電話の費用補助など）が含まれます。

すべての従業員が、メールの送受信、Slackでのチャット、SNSアプリの利用、テキストメッセージなどの業務に自身のモバイル端末を使用していませんか？もしそうであれば、社内に携帯電話の費用負担ポリシーを策定することをお勧めします。これにより、従業員が業務を効果的に遂行するために必要なツールを確実に持つことができます。

現代社会においてオフィスでの携帯電話の利用はほぼ避けられない事実であるにもかかわらず、その利用に対して適切に従業員に報酬を支払っている企業はごく僅かです。このため、経理部門が携帯電話の利用に伴うコストの管理に苦慮する原因となっています。従業員が携帯電話の利用に対して公正な報酬を受け取れるよう、企業が明確な方針を定めることが重要です。

このトピックについてさらに詳しく知りたい方は、読み進めてください！特定の疑問に直接ジャンプするには、以下のセクションをクリックしてください。

携帯電話の支給・費用補助ポリシーとは？

従業員が私用のモバイル端末を業務で使用した際に費用を支払う場合、それは携帯電話手当（携帯電話の費用補助やモバイル手当とも呼ばれます）の支給にあたります。通常、企業は以下のような一般的な状況において、従業員の携帯電話利用費用を補助します。

  • 従業員が業務関連の目的で携帯電話を使用する場合。以下に例を示します：
    • 業務上の通話の発信および受信
    • 業務メールの送信および受信
    • 業務関連のアプリやウェブサイトへのアクセス
  • 時間外の対応が求められる場合、通常はオンコール（待機中）や、支援が必要になった場合に備えて待機しているとき
  • 従業員が業務で出張する際、ローミング料金や、従業員が追加で購入する必要があるかもしれないモバイル通信費用（通話、テキスト、データ通信）について、企業が通常はカバーします
  • 営業担当者は業務で常に携帯電話を使用するため、企業は通常、携帯電話の手当を支給します
  • 従業員が外勤（フィールドワーク）を行っている場合、企業は通常、従業員の携帯電話端末代および通信費用の両方を負担します

携帯電話手当の平均支給額はいくら？

米国では、 従業員の携帯電話手当の平均額 は月額30ドルです。ただし、この金額は州や従業員の具体的な要件によって異なります。通常、小規模企業では月額30〜40ドルの範囲で従業員に手当を支給します。一方、大規模企業では月額60〜70ドルの範囲で支給することがあります。

定額の費用補助を支給することを選択する企業もあれば、実際の電話料金やプランのコストに基づいて費用を支給する企業もあります。通常、企業は手当の金額を決定する際に以下の要素を考慮します：

  • スマートフォンの種類
  • 従業員が契約している料金プラン
  • 携帯電話の具体的な業務上の利用目的
  • 企業のその他の費用補助に関するポリシー

携帯電話の費用補助は課税対象になるのか？

業務と私用の両方に使用できる携帯電話の支給は、従業員にとって非課税の福利厚生となります。この税制優遇を受けるために、 内国歳入庁（IRS） は、その携帯電話が業務目的で使用されていたことの証明を要求しません：企業が定めた費用補助の条件が 所得除外（非課税）の基準を満たしている場合、従業員の携帯電話料金は費用補助の対象として適切であるとみなされます。IRSは、費用補助が従業員の通常の給与や賃金の一部である場合、所得除外を認めています。したがって、従業員が会社の目的のために自身のモバイル端末を使用することが想定される場合、妥当な携帯電話料金に対する非課税の費用補助が認められます。

ただし、企業が追加の給与や賃金として携帯電話の手当を支給する場合、IRSは企業に対し、この金額を課税所得に含めることを義務付けています。そのため、自社の管轄区域における費用補助プログラムの税務上の影響を考慮することが重要であり、携帯電話の費用補助ポリシーを導入する前に税務の専門家に相談することをお勧めします。

企業は従業員に対し、手当なしで携帯電話の使用を義務付けることができるか？

個人の携帯電話の費用を補償することは費用がかかる場合もありますが、すべての従業員に社用携帯を支給するのに比べればはるかに安価です。なぜなら、 米国における携帯電話の平均価格は444ドルだからです従業員にとって、どのような企業であっても自身の携帯電話を使って新しい役割に適応する方がはるかに簡単です。

企業が業務に関連する携帯電話の費用を従業員に補助することは一般的です。企業の観点からは、コスト削減に役立ちます。そして従業員の観点からは、毎月の携帯電話料金の負担を軽減するのに役立ちます。全体として、企業と従業員双方にとってwin-winの仕組みとなり得ます。

従業員に携帯電話の費用補助を提供することは、企業のコスト削減や士気の向上に繋がる可能性があります。しかし一方で、企業にとってこれらの費用補助の管理にコストや時間がかかる場合もあります。企業が従業員に携帯電話の費用補助を提供することが本当に価値があるのかどうかについては、明確な答えはありません。それは最終的には企業および従業員の特定の状況やニーズによって異なります。

従業員に携帯電話の費用補助ポリシーを提供するメリット

人事担当者は、携帯電話の手当パッケージを提供することが企業と従業員の双方にとって有益になり得ることを理解することが重要です。現代社会において、人々は従業員向けウェルネスプログラムを提供する企業を高く評価する傾向があります。そのため、人事部門が携帯電話の費用補助ポリシーの導入を提唱し、実行に移すことをお勧めします。企業に多くのメリットをもたらすだけでなく、従業員への感謝を示す素晴らしい方法にもなります。

人材獲得を支援する

調査によると、携帯電話の費用補助プログラムを提供している企業は、提供していない企業と比較して従業員定着率が高い傾向にあることが示されています。優秀な人材を引き付け、定着させることに成功している企業には、高いレベルの仕事を生み出すモチベーションの高いチームが揃っていることがよくあります。携帯電話の費用補助プログラムを導入することは、従業員の貢献を評価し、彼らの成功に投資する意欲があることを示す素晴らしい方法となります。

仕事の満足度の向上

従業員が携帯電話の利用に関する経済的な負担から解放されると、ワークライフバランスや全体的な健康に良い影響を与えます。従業員は、自身のメンタルヘルスが考慮されていると感じるとき、より高いレベルの職務満足度や充実感を報告することがよくあります。携帯電話の利用にかかる経済的負担を取り除くことは、従業員のウェルビーイングを大切にしていることを企業が示す、シンプルでありながら効果的な方法となります。

携帯電話の費用補助ポリシーを導入している企業の例

チームの携帯電話費用を補償する際には、いくつかの選択肢があります。携帯電話のプランに特化した手当（スティペンド）を設定することも、携帯電話やその他の業務関連費用を含む包括的なプログラムを作成することも可能です。自社と従業員にとって最も理にかなっている選択肢を決定するのは、あなた次第です。

以下は、従業員に携帯電話の費用補助を提供している企業の例です。

1. Google：

月額70ドルの携帯電話手当を支給しています。

2.Microsoft：

従業員に月額75ドルの費用補助を支給しています。

3. Amazon

従業員に月額50ドルの手当を支給しています。

コーポレート支給・個人利用可能（COPE）ポリシーと、私物端末の業務利用（BYOD）ポリシーのどちらを選ぶべきか？

BYOD とは「bring your own device（私物端末の業務利用）」の略です。これに対して、 COPE とは「Corporate Owned, Personally Enabled（コーポレート支給・個人利用可能）」の略です。

BYODポリシーでは、従業員が業務に自分の携帯電話を使用できるようにします。COPEポリシーでは、企業が従業員の携帯電話の費用を支払い、業務での利用状況を管理することができます。

プライバシーを重視する場合、COPEポリシーは一つの選択肢となります。また、すべての携帯電話が同一であり同様のメンテナンスが必要となるため、管理がより簡単になります。しかし、従業員にとって2台の携帯電話を同時に使用することは難しい場合があります。

BYODの場合、コストは主に業務通話と修理費用となります。一見良いアイデアに思えるかもしれませんが、IT部門にとっては従業員が持ち込む多様な携帯電話の管理に苦労する原因となる可能性があります。

社内で携帯電話の費用補助ポリシーを策定する方法とは？

効果的な携帯電話の費用補助ポリシーを策定するには、組織内の主要な意思決定者を巻き込むことが重要です。また、人事マネージャーは、ポリシーへの変更が会社の価値観と一致していることを確認する必要があります。

テンプレートを使用して会社のニーズに合わせて変更することは魅力的かもしれませんが、人事部門やその他のステークホルダーがどの詳細を変更すべきかを慎重に検討することが重要です。以下に、自社向けの携帯電話手当プログラムを作成するためのヒントをいくつか紹介します。

  • まず、なぜあなたの企業に携帯電話の費用補助ポリシーが必要なのかの理由を確立します。
  • 携帯電話の費用補助ポリシーについて意見を述べたり承認したりする必要がある、他部門のステークホルダーを巻き込みます。人事マネージャーはこの承認プロセスにおける典型的な役職です。
  • コストと以下の詳細を記載したスプレッドシートを作成します。
  • 従業員が業務を遂行する資格があるかどうか。
  • 毎月の携帯電話手当を受け取るための方法。
  • 費用補助の支給方法。
  • 最終草案を作成し、プロジェクトに関わるすべての関係者から承認を得ます。
  • すべての社内コミュニケーションチャネルを通じてそのお知らせを共有します。
  • 利用限度額を選択する
  • オプションを選択する
  • スタッフが受ける報酬や給与を完全にコントロールできるようにする必要があります。
  • コストを監視・管理するべきです。
  • このデータを手動で管理するかデジタルで管理するかは、あなた自身の選択に委ねられています。

まとめ

従業員に携帯電話を支給したいものの、合理的な手当プランの構築方法がわからない場合は、ベストプラクティスや避けるべき潜在的な落とし穴を教えてくれる専門家と協力することをお勧めします。これにより、プロセスがスムーズに進み、ビジネスに悪影響を及ぼさないようにすることができます。福利厚生についてさらに詳しく知りたい場合は、さまざまな付加的給付の種類に関するこちらのガイドをご覧ください。

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