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Strategia di Benessere

Cos'è una politica di rimborso per il cellulare e come crearne una

28 dicembre 2022 di Kate

Nel mondo digitale di oggi, è importante che le aziende si assicurino che tutti i dipendenti vengano retribuiti in modo accurato ed equo, includendo stipendio regolare e bonus, fringe benefit, stock option, pensioni e qualsiasi altro vantaggio che l'azienda può offrire, come indennità di viaggio, indennità per internet, indennità di rischio, straordinari e rimborsi per il cellulare, che sono sempre più necessari poiché i dipendenti utilizzano i propri telefoni per motivi di lavoro.

Tutti i tuoi dipendenti usano i propri dispositivi mobili per attività lavorative come inviare email, chattare su Slack, usare app di social media e mandare messaggi? In tal caso, è una buona idea definire una politica di rimborso per il cellulare nella tua azienda. Questo può aiutare a garantire che i dipendenti abbiano gli strumenti necessari per svolgere efficacemente il proprio lavoro.

Nonostante l'uso dei cellulari in ufficio sia quasi inevitabile nel mondo di reparto oggi, pochissime aziende compensano adeguatamente i dipendenti per il loro utilizzo. Ciò può creare problemi ai reparti amministrativi che cercano di gestire i costi associati all'uso del telefono. È fondamentale che le aziende adottino politiche chiare per assicurarsi che i dipendenti ricevano un compenso equo per l'uso del cellulare.

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Cos'è una politica di rimborso per il cellulare?

Quando paghi i tuoi dipendenti per l'uso dei loro dispositivi mobili personali, stai fornendo loro un'indennità per il telefono, spesso nota come rimborso cellulare o stipendio mobile. Solitamente i datori di lavoro rimborsano l'uso del cellulare in queste situazioni comuni:

  • Quando i dipendenti utilizzano il proprio cellulare per scopi lavorativi. Di seguito alcuni esempi:
    • Effettuare e ricevere chiamate di lavoro
    • Inviare e ricevere email di lavoro
    • Accedere ad app e siti web correlati al lavoro
  • Quando i dipendenti devono essere reperibili al di fuori dell'orario di lavoro, tipicamente quando sono di turno o in attesa nel caso in cui il loro aiuto sia necessario
  • Quando i dipendenti viaggiano per lavoro, i datori di lavoro di solito coprono le spese relative al cellulare dovute a costi di roaming e a copertura aggiuntiva (chiamate, messaggi, dati) che il dipendente potrebbe dover acquistare
  • I datori di lavoro generalmente offrono rimborsi telefonici agli agenti di vendita che usano costantemente il cellulare per scopi lavorativi
  • Quando i dipendenti lavorano sul campo, le aziende di solito pagano sia il telefono sia la relativa copertura di rete

A quanto ammonta il rimborso medio per il cellulare?

Negli Stati Uniti, il rimborso medio per il cellulare per i dipendenti è di 30 dollari al mese. Tuttavia, questa cifra varia a seconda dello stato e delle specifiche esigenze dei dipendenti. In genere, le aziende più piccole rimborsano cifre comprese tra i 30 e i 40 dollari al mese, mentre quelle più grandi possono arrivare a rimborsare tra i 60 e i 70 dollari.

Alcuni datori di lavoro scelgono di offrire un rimborso fisso, mentre altri rimborsano in base ai costi effettivi del telefono e del piano tariffario. Di solito vengono presi in considerazione i seguenti fattori per stabilire l'importo:

  • Tipo di telefono
  • Tipo di piano tariffario del dipendente
  • L'uso specifico del telefono per motivi di lavoro
  • Altre politiche di rimborso adottate dall'azienda

I rimborsi per il cellulare costituiscono un reddito imponibile?

Un vantaggio esentasse per i dipendenti è la fornitura di un cellulare utilizzabile sia per scopi professionali che personali. Per poter beneficiare di questa esenzione fiscale, l' Internal Revenue Service non richiede la prova che il cellulare sia stato utilizzato per scopi aziendali: se le condizioni di rimborso stabilite dal datore di lavoro soddisfano i criteri per la esclusione dal reddito, la bolletta del cellulare del lavoratore è considerata idonea al rimborso. L'IRS consente l'esclusione dal reddito quando il rimborso fa parte dello stipendio o della paga regolare del dipendente. Di conseguenza, nei casi in cui ci si aspetti che i dipendenti utilizzino i propri dispositivi mobili per scopi aziendali, sono ammessi rimborsi esentasse per una copertura telefonica adeguata.

Tuttavia, se il datore di lavoro fornisce il rimborso come salario o stipendio aggiuntivo, l'IRS richiede che tale importo venga incluso nel reddito imponibile. Detto ciò, è importante valutare le implicazioni fiscali di un programma di rimborso nella propria giurisdizione, ed è sempre consigliabile consultare un professionista fiscale prima di lanciare la propria politica di rimborso.

I datori di lavoro possono obbligare i dipendenti a usare il cellulare senza prevedere un rimborso?

Anche se compensare i lavoratori per i telefoni personali può comportare dei costi, questa opzione risulta molto più economica rispetto all'assegnazione di un telefono aziendale a ciascun dipendente, considerando che il prezzo medio di un cellulare negli Stati Uniti è di 444 dollari. Inoltre, per i dipendenti è molto più semplice usare il proprio telefono per adattarsi ai nuovi ruoli all'interno dell'azienda.

È prassi comune per le aziende rimborsare le spese telefoniche legate al lavoro. Dal punto di vista del datore di lavoro, ciò aiuta a ridurre i costi; dal punto di vista del dipendente, alleggerisce la bolletta telefonica mensile. Nel complesso, rappresenta una soluzione vantaggiosa per entrambi.

Offrire rimborsi per il cellulare può potenzialmente far risparmiare denaro all'azienda e migliorarne il morale. Tuttavia, gestire tali rimborsi può anche rivelarsi costoso e richiedere molto tempo. Non esiste una risposta univoca su quanto sia conveniente per un'azienda offrire questa opzione: dipende in ultima analisi dalle circostanze e dalle esigenze specifiche dell'impresa e dei suoi dipendenti.

I vantaggi di offrire una politica di rimborso per il cellulare ai dipendenti

È importante che i professionisti delle risorse umane comprendano che offrire un pacchetto di indennità per il telefono può avvantaggiare sia l'azienda che i dipendenti. Nel mondo odierno, le persone tendono ad apprezzare le aziende che offrono programmi di benessere ai propri lavoratori. Per questo motivo consigliamo ai reparti HR di promuovere e implementare una politica di rimborso per il cellulare: non solo può portare numerosi benefici all'azienda, ma è anche un ottimo modo per dimostrare apprezzamento verso il personale.

Aiuta nell'acquisizione di talenti

Gli studi dimostrano che le aziende con programmi di rimborso per il cellulare tendono a registrare un tasso di fidelizzazione dei dipendenti più elevato rispetto a quelle che non li offrono. Le aziende che riescono ad attrarre e trattenere i migliori talenti dispongono spesso di team fortemente motivati capaci di produrre risultati di alto livello. Introdurre un programma di rimborsi è un ottimo modo per dimostrare ai dipendenti che il loro contributo è apprezzato e che l'azienda è disposta a investire nel loro successo.

Maggiore soddisfazione lavorativa

Quando i dipendenti non subiscono più il peso finanziario dell'uso del cellulare, ciò si ripercuote positivamente sul loro equilibrio tra vita privata e lavorativa e sul benessere generale. Spesso i dipendenti manifestano livelli più alti di soddisfazione e gratificazione quando avvertono che la loro salute mentale viene presa in considerazione. Eliminare questo onere economico rappresenta un sistema semplice ma efficace con cui i datori di lavoro possono dimostrare attenzione verso il benessere del personale.

Esempi di aziende che offrono una politica di rimborso per il cellulare

Hai a disposizione diverse opzioni per compensare il tuo team per le spese telefoniche. Puoi istituire un'indennità specifica per i piani tariffari mobili o creare un programma più completo che includa telefoni e altre spese connesse al lavoro. Spetta a te decidere quale soluzione si adatta meglio alla tua attività e ai tuoi dipendenti.

Ecco alcune aziende che offrono un rimborso per il cellulare ai propri dipendenti:

1. Google:

Forniscono un'indennità per il cellulare di 70 dollari al mese.

2.Microsoft:

Offrono ai dipendenti un rimborso mensile di 75 dollari.

3. Amazon

Forniscono un'indennità mensile di 50 dollari ai propri dipendenti.

Come scegliere tra una politica aziendale di tipo COPE (Corporate Owned, Personally Enabled) e una politica BYOD (Bring Your Own Device)?

BYOD significa “porta il tuo dispositivo” (bring your own device). In contrapposizione a questo, COPE sta per “dispositivo di proprietà aziendale, abilitato per uso personale” (Corporate Owned, Personally Enabled).

La politica BYOD consente ai dipendenti di usare il proprio telefono per lavorare. Con la politica COPE, il datore di lavoro paga il telefono del dipendente e può monitorarne l'uso professionale.

La politica COPE rappresenta un'ottima scelta se si attribuisce valore alla privacy. È inoltre più semplice da gestire poiché tutti i telefoni sono uguali e richiedono una manutenzione simile. Tuttavia, l'uso contemporaneo di due telefoni può risultare complesso per i dipendenti.

Con il BYOD, i costi riguardano principalmente le chiamate di lavoro e le riparazioni. All'inizio può sembrare un'ottima idea, ma il reparto IT potrebbe avere difficoltà a gestire la grande varietà di dispositivi portati dai dipendenti.

Come impostare una politica di rimborso per il cellulare nella tua azienda?

Per creare una politica di rimborso efficace, è fondamentale coinvolgere i principali decisori della propria organizzazione. I manager delle risorse umane devono inoltre assicurarsi che qualsiasi modifica alla politica sia in linea con i valori aziendali.

Sebbene possa essere allettante usare un modello e modificarlo per adattarlo alle esigenze dell'azienda, è importante che i reparti HR e gli altri stakeholder valutino attentamente quali dettagli cambiare. Ecco alcuni consigli per creare un programma di indennità telefonica nella tua azienda.

  • Stabilisci innanzitutto il motivo per cui la tua azienda necessita di una politica di rimborso per il cellulare.
  • Coinvolgi gli stakeholder di altri reparti che dovranno esprimere un parere o approvare la politica di rimborso. Il responsabile delle risorse umane è una figura tipica in questa catena di comando.
  • Crea un foglio di calcolo che dettagli i costi e le seguenti informazioni:
  • Se un lavoratore possiede o meno i requisiti per svolgere le proprie mansioni.
  • Una modalità per ricevere l'indennità mensile per il cellulare.
  • Il metodo di rimborso.
  • Prepara una bozza finale e fai firmare il documento a tutte le figure chiave del progetto.
  • Condividi la notizia attraverso tutti i canali di comunicazione aziendali.
  • Scegli un limite di spesa
  • Scegli un'opzione
  • Dovresti avere il controllo totale sui premi e sugli stipendi ricevuti dal tuo personale.
  • I costi dovrebbero essere monitorati.
  • La scelta di gestire questi dati manualmente o digitalmente spetta a te.

Conclusione

Se desideri fornire un cellulare ai tuoi dipendenti ma non sai come strutturare un piano di indennità ragionevole, è una buona idea affidarti a professionisti in grado di mostrarti le migliori pratiche e le insidie da evitare. Questo ti aiuterà a garantire che il processo si svolga senza intoppi e senza impatti negativi sulla tua attività. Se vuoi saperne di più sui fringe benefit, consulta questa guida sui diversitipi di fringe benefitche puoi offrire.

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