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Stratégie d’avantages sociaux

Qu'est-ce qu'une politique de remboursement de téléphone portable et comment la mettre en place ?

28 décembre 2022 par Kate

Dans le monde numérique d'aujourd'hui, il est important pour les entreprises de s'assurer que tous les employés sont rémunérés avec exactitude et équité, ce qui inclut le salaire régulier et les primes, avantages accessoires, les options sur actions, les retraites et tous les autres avantages que l'entreprise peut offrir, tels que les indemnités de déplacement, les allocations Internet, les primes de risque, les heures supplémentaires et les remboursements de téléphone portable, qui sont de plus en plus nécessaires pour que les employés puissent utiliser leur téléphone à des fins professionnelles.

Tous vos employés utilisent-ils leurs propres appareils mobiles pour des tâches professionnelles telles que l'envoi d'e-mails, le chat sur Slack, l'utilisation d'applications de réseaux sociaux et les SMS ? Si c'est le cas, il est recommandé de mettre en place une politique de remboursement de téléphone portable au sein de votre entreprise. Cela peut contribuer à garantir que vos employés disposent des outils nécessaires pour accomplir efficacement leurs tâches professionnelles.

Bien que l'utilisation des téléphones portables au bureau soit presque inévitable de nos jours, très peu d'entreprises indemnisent adéquatement leurs employés pour cet usage. Cela peut poser des difficultés aux services comptables qui tentent de gérer les coûts liés à l'utilisation des téléphones portables. Il est important que les entreprises mettent en place des politiques claires pour veiller à ce que les employés soient équitablement indemnisés pour l'utilisation de leur téléphone.

Lisez la suite pour en savoir plus sur ce sujet ! Cliquez sur les sections ci-dessous pour accéder directement à votre question.

Qu'est-ce qu'une politique de remboursement de téléphone portable ?

Lorsque vous rémunérez vos employés pour l'utilisation de leurs appareils mobiles personnels, vous leur versez une allocation pour téléphone portable, souvent appelée remboursement de téléphone portable ou allocation mobile. Les employeurs remboursent généralement les employés pour l'utilisation de leur téléphone portable dans les situations courantes suivantes :

  • Lorsque les employés utilisent leur téléphone portable à des fins professionnelles. Quelques exemples ci-dessous :
    • Passer et recevoir des appels professionnels
    • Envoyer et recevoir des e-mails professionnels
    • Accéder à des applications et sites Web professionnels
  • Lorsque les employés doivent être joignables en dehors des heures de travail, généralement lorsqu'ils sont de astreinte ou en attente au cas où leur aide serait nécessaire
  • Lorsque les employés voyagent pour le travail, les employeurs prennent généralement en charge les frais liés au téléphone portable en raison des frais d'itinérance et de la couverture mobile supplémentaire (appels, SMS, données) que l'employé peut avoir besoin d'acheter
  • Les employeurs accordent généralement des remboursements de téléphone portable aux commerciaux qui utilisent constamment leur téléphone à des fins professionnelles
  • Lorsque les employés travaillent sur le terrain, les employeurs prennent généralement en charge le téléphone portable de l'employé ainsi que son abonnement mobile

Quel est le montant moyen d'un remboursement de téléphone portable ?

Aux États-Unis, le remboursement moyen d'un téléphone portable pour les employés est de 30 $ par mois. Toutefois, ce montant varie selon les États, ainsi que selon les besoins spécifiques des employés. En règle générale, les petites entreprises remboursent leurs employés à hauteur de 30 à 40 $ par mois, tandis que les grandes entreprises peuvent les rembourser entre 60 et 70 $.

Certains employeurs choisissent de verser à leurs employés un forfait fixe, tandis que d'autres les remboursent en fonction des coûts réels de leur téléphone et de leur forfait. Les employeurs tiennent généralement compte des facteurs suivants lorsqu'ils décident du montant du remboursement :

  • Le type de téléphone
  • Le type de forfait détenu par l'employé
  • L'utilisation professionnelle spécifique du téléphone
  • Les autres politiques de remboursement de l'employeur

Les remboursements de téléphone portable constituent-ils un revenu imposable ?

L'octroi d'un téléphone mobile pouvant être utilisé à des fins à la fois professionnelles et personnelles constitue un avantage exonéré d'impôt pour les employés. Pour pouvoir bénéficier de cette exonération fiscale, l'Internal Revenue Service (IRS) n'exige pas de preuve que le téléphone a été utilisé dans un cadre professionnel : si les conditions de remboursement fixées par l'employeur répondent aux normes d'ex clusion de revenu, alors la facture de téléphone mobile du travailleur est considérée comme éligible au remboursement. L'IRS autorise l'exclusion du revenu lorsqu'un remboursement fait partie du salaire ou de la rémunération régulière d'un employé. Par conséquent, dans les cas où l'on attend des employés qu'ils utilisent leurs propres appareils mobiles à des fins professionnelles, les remboursements exonérés d'impôt pour une couverture mobile acceptable sont autorisés.

Cependant, si un employeur fournit un remboursement de téléphone portable sous forme de salaire ou de rémunération supplémentaire, l'IRS exige que l'employeur inclue ce montant dans le revenu imposable. Cela étant dit, il est important d'examiner les implications fiscales d'un tel programme dans votre juridiction, et il est conseillé de consulter un fiscaliste avant de lancer votre politique de remboursement.

Les employeurs peuvent-ils exiger que les employés utilisent leur téléphone portable sans remboursement ?

Bien qu'il puisse être coûteux d'indemniser les travailleurs pour leurs téléphones personnels, cette option reste beaucoup moins onéreuse que de fournir un téléphone professionnel à chaque employé, sachant que le prix moyen d'un téléphone portable aux États-Unis est de 444 $. Il est beaucoup plus facile pour les employés d'utiliser leur téléphone personnel pour s'adapter à leurs nouvelles fonctions au sein de n'importe quelle entreprise.

Il est courant pour les entreprises de rembourser les frais de téléphone portable liés au travail. Du point de vue de l'employeur, cela permet de réduire les coûts. Du point de vue de l'employé, cela contribue à alléger sa facture téléphonique mensuelle. Globalement, c'gagnant-gagnant pour l'entreprise comme pour le salarié.

Offrir des remboursements de téléphone portable aux employés peut potentiellement aider une entreprise à faire des économies et à améliorer le moral des équipes. Cependant, la gestion de ces remboursements peut aussi s'avérer coûteuse et chronophage pour l'entreprise. Il n'y a pas de réponse tranchée quant à l'opportunité ou non pour une entreprise de proposer ce type de remboursement. Tout dépend des circonstances et des besoins spécifiques de l'entreprise et de ses salariés.

Avantages de proposer une politique de remboursement de téléphone portable aux employés

Il est important que les professionnels des RH comprennent qu'offrir un forfait mobile peut être bénéfique à la fois pour l'entreprise et ses collaborateurs. Aujourd'hui, les gens ont tendance à valoriser les entreprises qui proposent des programmes de bien-être à leurs équipes. C'est pourquoi nous recommandons aux services RH de plaider pour la mise en place d'une politique de remboursement de téléphone portable et de l'appliquer. Non seulement cela peut profiter à l'entreprise de multiples façons, mais c'est aussi un excellent moyen de témoigner de la reconnaissance envers vos employés.

Facilite l'acquisition de talents

Des études ont montré que les entreprises qui proposent des programmes de remboursement de téléphone portable affichent généralement un taux de fidélisation des employés plus élevé que celles qui ne le font pas. Les entreprises qui réussissent à attirer et à retenir les meilleurs talents disposent souvent d'équipes très motivées qui produisent un travail de grande qualité. Mettre en place un programme de remboursement de téléphone portable est un excellent moyen de montrer à vos employés que vous valorisez leur contribution et que vous êtes prêt à investir dans leur réussite.

Plus de satisfaction au travail

Lorsque les employés ne subissent plus de charge financière liée à l'utilisation de leur téléphone portable, cela peut avoir un impact positif sur leur équilibre vie pro/vie perso et sur leur santé globale. Les employés signalent souvent des niveaux de satisfaction et de contentement accrus lorsqu'ils estiment que leur santé mentale est prise en compte. Supprimer la charge financière liée à l'utilisation du téléphone est un moyen simple mais efficace pour les employeurs de montrer qu'ils se soucient du bien-être de leurs équipes.

Exemples d'entreprises qui proposent une politique de remboursement de téléphone portable

Plusieurs options s'offrent à vous lorsqu'il s'agit d'indemniser votre équipe pour ses frais de téléphone portable. Vous pouvez mettre en place une allocation spécifique pour les abonnements mobiles, ou créer un programme plus complet incluant les téléphones portables et d'autres dépenses liées au travail. C'est à vous de décider quelle option a le plus de sens pour votre entreprise et vos salariés.

Voici quelques entreprises qui accordent un remboursement de téléphone portable à leurs employés.

1. Google :

Ils offrent une allocation de téléphone portable de 70 $ par mois.

2.Microsoft :

Ils versent à leurs employés un remboursement mensuel de 75 $.

3. Amazon

Ils octroient une allocation mensuelle de 50 $ à leurs employés.

Comment choisir entre une politique d'appareils fournis par l'entreprise et configurés personnellement (COPE) et une politique d'appareils personnels (BYOD) ?

BYOD signifie « Bring Your Own Device » (apportez votre propre appareil). À l'inverse, COPE signifie « Corporate Owned, Personally Enabled » (propriété de l'entreprise, configuré pour un usage personnel).

La politique BYOD permet aux employés d'utiliser leur propre téléphone pour le travail. Avec la politique COPE, l'employeur paie le téléphone de l'employé et peut contrôler son utilisation professionnelle.

La politique COPE est une bonne option si vous accordez de l'importance à la confidentialité. Elle est également plus facile à gérer car tous les téléphones sont identiques et nécessitent une maintenance similaire. Cependant, utiliser deux téléphones en même temps peut s'avérer difficile pour les employés.

Avec le BYOD, les coûts concernent principalement les appels professionnels et les réparations. Cela peut sembler une bonne idée au départ, mais votre service informatique risque d'avoir du mal à suivre tous les différents téléphones apportés par les employés.

Comment mettre en place une politique de remboursement de téléphone portable dans votre entreprise ?

Pour créer une politique de remboursement de téléphone portable efficace, il est important d'impliquer les principaux décideurs de votre organisation. Les responsables des ressources humaines doivent également veiller à ce que toute modification de la politique s'aligne sur les valeurs de l'entreprise.

S'il peut être tentant d'utiliser un modèle et de le modifier pour l'adapter aux besoins de votre entreprise, il est important que les services RH et les autres parties prenantes étudient soigneusement les détails à modifier. Voici quelques conseils pour créer un programme d'allocation de téléphone portable dans votre entreprise.

  • Déterminez pourquoi votre entreprise a besoin d'une politique de remboursement de téléphone portable en premier lieu.
  • Impliquez les parties prenantes des autres services qui doivent donner leur avis ou approuver la politique de remboursement de téléphone portable. Le poste de responsable des ressources humaines est généralement présent dans cette chaîne de commandement.
  • Créez un tableur détaillant vos coûts ainsi que les éléments suivants :
  • Si un travailleur est ou non qualifié pour accomplir son travail.
  • Une méthode pour percevoir l'allocation mensuelle de téléphone portable.
  • La méthode de remboursement.
  • Rédigez une version finale et faites-la valider par toutes les personnes clés du projet.
  • Diffusez l'information par tous les canaux de communication de l'entreprise.
  • Choisissez une limite de dépenses
  • Choisissez une option
  • Vous devriez avoir un contrôle total sur les primes et les salaires que reçoit votre personnel.
  • Les coûts doivent être suivis.
  • Vous êtes libre de choisir de gérer ces données manuellement ou numériquement.

Conclusion

Si vous souhaitez fournir un téléphone portable à vos employés mais ne savez pas comment structurer un plan d'allocation raisonnable, il est conseillé de travailler avec des professionnels qui pourront vous présenter les meilleures pratiques et les pièges potentiels à éviter. Cela contribuera à garantir le bon déroulement du processus sans impact négatif sur votre activité. Si vous souhaitez en savoir plus sur les avantages sociaux accessoires, consultez ce guide sur les différentstypes d'avantages accessoiressalariés.

N'hésitez pas à planifier un appel d'introduction gratuit avec nos experts en avantages sociaux, afin que nous puissions vous présenter les meilleures pratiques en matière de programmes de remboursement !