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福利战略

什么是手机话费报销政策及如何制定？

2022年12月28日 作者：Kate

在当今的数字时代，公司确保所有员工都能获得准确、公正的报酬至关重要，包括常规薪资和奖金、 附加福利股票期权、养老金以及公司可能提供的任何其他福利，例如差旅补贴、网络补贴、危险作业津贴、加班费以及手机话费报销。随着员工因工作需要使用手机的情况越来越多，手机话费报销也变得愈发必要。

你的所有员工是否都在使用自己的移动设备来处理工作任务，例如收发电子邮件、在 Slack 上聊天、使用社交媒体应用以及发短信？如果是的话，在公司中建立一项手机话费报销政策是个不错的选择。这有助于确保您的员工拥有有效履行工作职责所需的必要工具。

尽管在当今世界，在办公室使用手机几乎不可避免，但很少有企业对员工的手机使用给予充分的补偿。这给试图管理手机使用相关成本的财务部门带来了挑战。企业制定明确的政策，以确保员工的手机使用获得公平补偿，这一点非常重要。

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什么是手机话费报销政策？

当您向使用个人移动设备的员工支付费用时，您实际上是在向他们提供手机津贴，通常被称为手机话费报销或移动设备津贴。雇主通常会在以下常见情况下为员工使用手机进行报销：

  • 当员工将手机用于与工作相关的目的时。以下是一些示例：
    • 拨打和接听商务电话
    • 发送和接收商务电子邮件
    • 访问与工作相关的应用程序和网站
  • 当要求员工在工作时间之外保持联络时，通常是在他们处于待命状态（On-call 或 on standby），以防需要他们的帮助
  • 当员工因公出差时，雇主通常会承担与手机相关的费用，包括员工可能需要购买的漫游费以及额外的手机套餐（通话、短信、流量）
  • 雇主通常会为经常因工作需要使用手机的销售代表提供手机话费报销
  • 当员工在外地（Fied）工作时，雇主通常会支付员工的手机费用以及手机套餐费用

平均手机话费报销金额是多少？

在美国，员工的 平均手机话费报销金额 为每月 30 美元。不过，这一金额因各州而异，也取决于员工的具体需求。通常较小的公司每月报销额度在 30 至 40 美元之间，而较大的公司每月报销额度可能在 60 至 70 美元左右。

一些雇主选择为员工提供定额报销，而另一些雇主则会根据员工实际的手机和套餐费用进行报销。雇主在决定报销金额时通常会考虑以下因素：

  • 手机类型
  • 员工所使用的套餐类型
  • 手机的具体工作相关用途
  • 雇主的其它报销政策

手机话费报销属于应纳税所得额吗？

为员工提供可用于职业和个人用途的移动电话是一项免税福利。为了获得此项免税资格， 美国国税局（IRS） 将不要求提供该手机处于业务使用状态的证明：如果雇主设定的报销条件符合 收入扣除（income exclusion）的标准，则认为员工的手机账单适合报销。当报销构成员工常规薪资或工资的一部分时，IRS 允许进行收入扣除。因此，在预期员工需将个人移动设备用于公司业务的情况下，允许对合理的手机套餐费用进行免税报销。

然而，如果雇主将手机话费报销作为额外的薪资或工资提供给员工，IRS 则要求雇主将这部分金额计入应纳税所得额中。话虽如此，在您所在辖区内考虑报销计划的税务影响非常重要，在推出手机话费报销政策之前咨询税务专业人士是一个明智的做法。

雇主可以要求员工在不报销的情况下使用手机吗？

虽然为员工的个人手机提供补偿可能会产生一定成本，但这比为每位员工配备公司手机要便宜得多，因为 美国手机的平均价格为 444 美元。对于员工来说，使用个人手机来适应公司的新角色要容易得多。

企业报销员工与工作相关的手机费用是很常见的。从雇主的角度来看，这有助于降低成本；从员工的角度来看，这有助于减少他们的每月话费账单。总体而言，这对企业和员工来说是一个双赢的局面。

为员工提供手机话费报销可能会帮企业省钱并提升士气。然而，对企业而言，管理这些报销也可能成本高昂且耗费时间。对于企业向员工提供手机话费报销是否值得，目前还没有明确的答案。这最终取决于企业及其员工的具体情况和需求。

向员工提供手机话费报销政策的好处

人力资源专业人士必须认识到，提供手机津贴方案对企业和员工都有利。在当今世界，人们往往更看重提供员工福利计划的公司。这就是为什么我们建议 HR 部门积极倡导并实施手机话费报销政策。它不仅能以多种方式使公司受益，也是表达对员工感激之情的好方法。

助力人才招聘

研究表明，提供手机话费报销计划的公司往往比不提供的公司拥有更高的员工留存率。成功吸引和留住顶尖人才的企业通常拥有高度积极的团队，能够产出高水平的工作成果。推行手机话费报销计划是向员工表明您重视他们的贡献并愿意投资于他们成功的好方法。

提升工作满意度

当员工不再为手机使用产生经济负担时，这对他们的工作生活平衡和整体健康会产生积极影响。当员工感到自己的心理健康受到重视时，往往会报告更高水平的工作满意度和幸福感。消除手机使用的经济负担，是雇主向员工表达关爱的一种简单而有效的方式。

提供手机话费报销政策的公司示例

在向团队补偿手机费用方面，您有几种选择。您可以专门为手机套餐设立津贴，或者创建一个包含手机及其他与工作相关费用的更全面的计划。由您来决定哪种方案对您的业务和员工最为合适。

以下是一些为员工提供手机话费报销的公司：

1. 谷歌（Google）：

他们提供每人每月 70 美元的手机津贴。

2.微软（Microsoft）：

他们为员工提供每月 75 美元的报销。

3. Amazon (亚马逊)

他们向员工提供每月 50 美元的津贴。

如何在“公司拥有、个人启用（COPE）”和“自带设备（BYOD）”政策之间做出选择？

BYOD 意为“自带设备（Bring Your Own Device）”。与之相对， COPE 代表“公司拥有、个人启用（Corporate Owned, Personally Enabled）”。

BYOD 政策允许员工使用自己的手机工作。而根据 COPE 政策，雇主为员工购买手机并可以监控其工作使用情况。

如果您重视隐私，COPE 政策是一个不错的选择。由于所有手机都相同且需要类似的维护，它也更容易管理。但是，员工同时使用两部手机可能会感到困难。

使用 BYOD 时，成本主要用于工作通话和维修。起初这似乎是个好主意，但您的 IT 部门可能很难追踪员工带来的各种不同手机。

如何在您的公司建立手机话费报销政策？

要制定一份成功的手机话费报销政策，让组织内的关键决策者参与进来至关重要。HR 经理还应确保政策的任何变更都符合公司的价值观。

虽然使用模板并进行修改以适应公司需求可能很诱人，但 HR 部门和其他利益相关者仔细斟酌需要更改的细节非常重要。以下是为您的公司创建手机补贴计划的一些建议。

  • 首先，确定您的公司为什么需要一项手机话费报销政策。
  • 将需要对手机话费报销政策进行评估或审批的其他部门的利益相关者纳入其中。人力资源经理是此类审批流程中的典型职位。
  • 创建一个详细列出您的成本及以下细节的电子表格。
  • 员工是否具备胜任工作所需的资格。
  • 领取每月手机补贴的方法。
  • 报销方式。
  • 完成最终草案，并让项目所有相关人员签字确认。
  • 通过公司的所有互动渠道分享这一消息。
  • 选择消费上限
  • 选择一个选项
  • 您应该对员工获得的奖励和薪酬拥有完全的控制权。
  • 应对成本进行监控。
  • 您可以选择手动管理或以数字方式管理这些数据。

结语

如果您想为员工提供手机，但又不确定如何构建合理的津贴计划，建议与专业人士合作，他们可以为您展示最佳实践以及应避免的潜在陷阱。这有助于确保流程顺利进行，且不会对您的业务产生负面影响。如果您想了解更多关于员工福利的信息，请查看这份关于不同福利的指南附加福利类型的指南。

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