الدليل الشامل لمخصصات الموظفين و10 أنواع شائعة من المخصصات التي يمكنك تقديمها
هل ترغب في إطلاق برنامج مخصصات يساعد في رسم ملامح مستقبل شركتك؟ تُعد مخصصات الموظفين وسيلة رائعة لمكافأة فريق العمل وتحفيزه على بذل جهود إضافية. وقد تأتي هذه المخصصات في شكل راتب، أو خيارات أسهم، أو أشكال أخرى من المدفوعات.
ومع ذلك، قبل تطبيق سياسة مخصصات الموظفين كـ ميزة عينية برنامج حوافز، يجب على الشركات اختيار نوع مخصصات الموظفين الأنسب لعملها. يتناول هذا المقال الأنواع العديدة لمخصصات الموظفين، إلى جانب كيفية استخدام أصحاب العمل لها داخل مؤسساتهم.
أدى انتشار فرق العمل الافتراضية إلى جعل المخصصات خياراً أكثر شعبية للشركات التي تسعى لتخصيص أموال لتناول وجبات الفريق معاً أو لقاءات المرح الافتراضية. تُعد عمليات الاسترداد طريقة عملية لدعم الموظفين، والمتطوعين، والمتدربين، وغيرهم من أعضاء الفريق. ولكن ما هي المخصصات تحديداً؟ ولماذا هي بهذه الأهمية في تشكيل ثقافة مؤسستك؟
لكي تتمكن من إطلاق سياسة مخصصات للموظفين، جمعنا لك كل ما تحتاجه من معلومات في مقال واحد. ستتعرف على ماهية المخصصات، وسبب فاعليتها، ومدى سهولة استخدامها في شركتك. يتضمن هذا المقال كل ما تحتاج معرفته عن المخصصات.
تابعอ่าน للتعرف على المزيد حول هذا الموضوع! انقر على الأقسام أدناه للانتقال مباشرة إلى سؤالك المحدد.
- ما هي مخصصات الموظفين؟
- ما هي فوائد تقديم مخصصات للموظفين؟
- هل يمكننا دفع مخصصات للموظفين؟
- هل تُدفع المخصصات من خلال مسير الرواتب (Payroll)؟
- هل تخضع مخصصات الموظفين للضرائب؟
- كيف يُبلغ أصحاب العمل عن المخصصات؟
- كيف تدير برنامج مخصصات الموظفين؟
- كيف تنشئ سياسة مخصصات للموظفين؟
- 10 أنواع شائعة من المخصصات التي يمكنك تقديمها لموظفيك
- خاتمة
ما هي مخصصات الموظفين؟
يحصل الفرد على مخصّصات الموظفين بالإضافة إلى أجره الأساسي. وإذا كان الشخص يعمل في مشروع جانبي أو بالإضافة إلى مهام عمله الاعتيادية، فقد يكون مؤهلاً للحصول على هذا المبلغ.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يكون بمثابة ميزة تمنحها الشركة أو حافز، لا سيما إذا تم تقديمه بدلاً من مزايا العمل الأخرى مثل الإعفاءات الضريبية أو التأمين الصحي.
قد تغطي سياسة مخصصات الموظفين نفقات المعيشة (عند السفر للعمل والإقامة بعيداً عن المنزل)، أو رسوم التعليم، أو حتى النفقات الطبية عندما يعجز الفرد عن سدادها نتيجة إهمال شخص آخر. وإلى جانب المبالغ النقدية، قد تتضمن اتفاقيات المخصصات حوافز "ناعمة" تشمل خيارات الأسهم، والحوافز، والجوائز.
عادةً ما تُمنح مزايا المخصصات عندما يقضي الفرد وقتاً في العمل يزيد عما يفترض أن يقضيه في أسبوع أو شهر معين. هذه الاتفاقيات مفيدة للموظفين بدوام كامل وبدوام جزئي على حد سواء. وللحصول على مخصص معين، قد يُطلب منك تقديم إثبات لإنجازاتك بالإضافة إلى وثائق تدل على العمل الذي قمت به.
ما هي فوائد تقديم مخصصات للموظفين؟
فيما يلي بعض مزايا تقديم مخصصات للموظفين لتحفيزهم على بذل أقصى ما بوسعهم في عملهم. وتتمثل الفوائد فيما يلي:
- من خلال المخصصات، يتمتع أصحاب العمل بسيطرة كاملة على تكاليف مزاياهم نظراً لإمكانية وضع حدود شهرية للبدلات. وعلاوة على ذلك، على عكس زيادة الرواتب أو رعاية الحسابات، يضمن تعويض العاملين عبر المخصصات استخدام نفقات المزايا بالطريقة المقصودة.
- ستتمكن من تتبع جميع مزاياك الإضافية في مكان واحد باستخدام برنامج إدارة المخصصات، مما يسهل صرف أنواع مختلفة من التعويضات من المنصة نفسها.
- تساهم مخصصات الموظفين في تحسين بيئة العمل، مما يسهل الاحتفاظ بالموظفين، واستقطاب مواهب جديدة، وتطوير برنامج المزايا الخاص بك. يطالب المزيد والمزيد من الموظفين بمزايا مخصصة تلبي احتياجاتهم الفردية من شركاتهم.
- أنشئ مجموعات موظفين يمكنك تحديدها بشكل مستقل لتحديد من مؤهل للاستفادة من الميزة. وبعد ذلك، يمكنك تخصيص مزاياك بالطريقة التي تفضلها.
هل يمكننا دفع مخصصات للموظفين؟
هل تعلم أن الأبحاث تشير إلى أن الموظفين السعداء أكثر إنتاجية بنسبة 12-22% مقارنة بالتعساء؟ لذلك، يُعد تعزيز استثمارك في فريقك وسيلة ممتازة لزيادة إنتاجية الموظفين ورضاهم.
يتلقى الموظفون المشاركون في سياسة مخصصات الموظفين أجراً إضافياً فوق رواتبهم العادية. وعادةً لا تخضع المخصصات للضرائب ويمكن استخدامها لأي غرض يراه صاحب العمل مناسباً، بما في ذلك بدلات السيارة، وتكاليف السفر، وصناديق الادخار.
لتحفيز طاقم عملك أو تقدير جهودهم، يمكنك منحهم مخصصات. ورغم أن ذلك يعتمد على تقديرك وهيكل خطة المخصصات، إلا أنه غالباً ما يتم تقديم هذه المزايا على أساس شهري. ويمكن للموظف أيضاً استخدام المخصص كبديل لزيادة الراتب أو لتعزيز دخله الحالي.
يُعد إصدار قسائم الرواتب إحدى الطرق لتنفيذ برامج المخصصات. وتتوفر أدوات توليد قسائم الرواتب التلقائية على العديد من المنصات الإلكترونية، مما يسهل الإجراء لجميع أنواع الشركات. وستستغرق وقتاً أقر في معالجة قسائم الرواتب المكتوبة بخط اليد بفضل الأساليب البسيطة والمحسنة التي توفرها هذه الأدوات.
هل تُدفع المخصصات من خلال مسير الرواتب (Payroll)؟
غالباً ما تكون المخصصات أقل من الحد الأدنى للأجور ولا تخضع لضرائب الدخلالخاصة بالرواتب أو الولاية أو الحكومة الفيدرالية. وعند تحديد قيمة المخصص الواجب تقديمها، غالباً ما يأخذ أصحاب العمل في الاعتبار نفقات المعيشة وغيرها من التكاليف التي قد يواجهها الفرد أثناء التدريب أو العمل لدى الشركة.
يتقاضى الموظفون الذين يحصلون على رواتب أجورهم من خلال مسير رواتب الشركة، بينما لا يكون الحال كذلك عادةً بالنسبة لمن يتلقون المخصصات. ففي سياسة مخصصات الموظفين، تُرسل المدفوعات للموظفين للمساعدة في تغطية نفقات معينة. ويمكنك حتى دفع المخصصات للموظفين الذين يعملون من خلال صاحب عمل مسجل (EOR)نيابة عنك.
هل تخضع مخصصات الموظفين للضرائب؟
لا تُعد المخصصات عادةً دخلاً خاضعاً للضريبة. ورغم أنه يجب عليك تسجيل المخصص في نموذج W-2 أو من خلال ملء نموذج 1099-MISC في إقرارك الضريبي، إلا أنه يمكن فرض ضرائب عليها إذا كانت مقابل خدمات مقدمة خارج نطاق الشركة.
يجب على أصحاب العمل توضيح ما يعنونه بالميزة الخاضعة للضريبة والميزة المعفاة من الضريبة نظراً لوجود بعض الغموض في لوائح مصلحة الضرائب الأمريكية (IRS). احرص دائماً على استشارة فريق المحاسبة لديك أو مستشاري الضرائب للحصول على إرشادات رسمية.
نظراً لأن بعض بنود سياسة مخصصات الموظفين تُعتبر دخلاً خاضعاً للضريبة، فقد تترتب ضرائب فيدرالية في نهاية السنة المالية. ويتحدد ذلك بناءً على ضرائب الولاية المفروضة على المزايا الإضافية والغرض المخصص للمخصصات.
لا يلزم اقتطاع الضرائب نظراً لأن مدفوعات المخصصات لا تُعتبر عادةً أجوراً. وبناءً على ذلك، لا يتم خصم أي ضرائب لصالح الضمان الاجتماعي أو الرعاية الطبية (Medicare). ومع ذلك، وبما أن المخصصات تُعد دخلاً خاضعاً للضريبة، فمن الأفضل للموظفين الاحتفاظ بسجل لها.
عند استخدام برنامج لإدارة المخصصات، يصبح الامتثال الضريبي أسهل بكثير عند تقديم إقرارك الضريبي. وبخلاف ذلك، اقرأ منشور مصلحة الضرائب الأمريكية رقم 15-B للتعرف على ضريبة الدخل والمسائل الضريبية الأخرى التي قد تنطبق عليك.
كيف يُبلغ أصحاب العمل عن المخصصات؟
يمكن لأصحاب العمل الإبلاغ عن المخصصات عبر نماذج W-2 أو 1099-MISC. وتُعد مسؤولية تحديد ما إذا كان قد تم تعويضهم كموظفين أو كمقاولين مستقلين واقعة على عاتق الموظف.
كيف تدير برنامج مخصصات الموظفين؟
إليك ملخص من خمس خطوات لإجراءات مخصصات الموظفين والتي قد تساعد في رسم مستقبل عملك إذا كنت حديث العهد بتقديم مخصصات الموظفين من خلال سياسة مخصصات الموظفين:
1. تحديد أهدافك
أولاً، حدد ما ترغب في أن تحققه مزايا موظفيك. هل تبحث عن توظيف موظفين جدد؟ هل تحتاج إلى تقديم مزايا أكثر جاذبية لتبرز وسط المنافسين؟ هل تخطط لاستبدال امتيازات المكتب بمزايا جديدة لفريق العمل عن بُعد؟ ستساعدك الإجابات على هذه الأسئلة في اختيار أفضل المزايا لشركتك.
2. أنشئ حزمة المزايا الخاصة بك
بمجرد تحديد أهدافك، ستتمكن من تصميم حزمة مزايا مخصصة لتلبية احتياجات شركتك. يتضمن ذلك تحديد أنواع المخصصات الواجب تقديمها ومقدار المبالغ التي ستُصرف للموظفين.
تذكر أنه لكي تكون خطتك متوافقة مع اللوائح، يجب عليك الالتزام بقوانين مكافحة التمييز إذا اخترت تقديم مزايا مختلفة لفئات معينة من الموظفين أو منح مبالغ بدلات متفاوته.
3. أبلغ الموظفين بالمزايا
سترغب في مناقشة وتفاعل موظفيك بشأن طرح مزاياك الجديدة قبل إطلاقها. يُعد إرسال بريد إلكتروني إلى طاقم العمل لإعلامهم بخيارات المخصصات الجديدة خطوة مهمة في عملية التواصل. يجب أن يتضمن إشعارك معلومات مثل المخصصات التي تقدمها، وتاريخ بدء تفعيل الميزة، وقيمة البدل الذي تقدمه.
4. مراجعة وسداد النفقات
بعد تأسيس برنامج سياسة مخصصات الموظفين، سيقوم موظفوك بتقديم النفقات للموافقة عليها. بمجرد الإبلاغ عن التكلفة، يمكنك التحقق من الوثائق الداعمة للتأكد من استخدامها بالطريقة التي خططت لها.
ستقوم بدفع مستحقات موظفيك عندما توافق على نفقاتهم أو ترفضها. تختار غالبية الشركات سداد مستحقات الموظفين من خلال مسير الرواتب عبر إدراج بند منفصل في شيك الراتب. ومع ذلك، يمكن للمسؤولين أيضاً معالجة مدفوعات نقدية أو بشيكات منفصلة.
5. استخدام التقييم
لضمان استفادة موظفيك القصوى من مزاياهم، يُستحسن مراجعة أنماط مشاركة وتفاعل الموظفين بعد إصدار مخصصاتك لفترة من الوقت. ما هي المخصصات الأكثر استخداماً؟ هل يستخدم الموظفون كامل بدلاتهم؟ كم عدد النفقات المُبلّغ عنها شهرياً؟
يمكنك مراقبة هذه المؤشرات عن كثب لقياس مدى فاعلية مزاياك والتأكد من تحقيقها للأهداف التي حددتها من الأساس. وإذا لم تكن كذلك، يمكنك تقييم التعديلات المطلوبة بشكل أفضل في سياسة مخصصات الموظفين لتحقيق أهدافك.
كيف تنشئ سياسة مخصصات للموظفين؟
لإدارة المشتريات التي يقوم بها الموظفون نيابة عن الشركة، تتضمن سياسة الاسترداد الخاصة بالشركة مجموعة من القواعد. وستحدد هذه السياسات العناصر المؤهلة للاسترداد، فضلاً عن الطريقة والوقت الذي سيتم فيه تعويض الموظف.
ستعمل استراتيجية الاسترداد المنفذة بإتقان على حماية المؤسسة والموظفين من سوء إدارة الأموال. علاوة على ذلك، ستمنع ظهور النفقات غير المتوقعة ومشكلات الميزانية في نهاية الشهر، مما يساعد في الحفاظ على استقرار الشؤون المالية.
دعنا نستعرض مراحل وضع سياسة ناجحة لمخصصات الموظفين.
- تتمثل الخطوة الأولى في سرد جميع التكاليف المحتملة التي يمكن استردادها. لن تكون هذه العملية بسيطة نظراً لحاجتك إلى التأكد بدقة من سداد جميع النفقات الممكنة حتى لا تحدث أي مشكلات في المستقبل.
- بعد تحديد جميع الرسوم المحتملة، قم بمراجعتها للتأكد من تغطية كل شيء. ولضمان تغطية جميع النفقات المحتملة، يمكنك إشراك موظفين من عدة أقسام مختلفة.
- لا تتمثل أفضل طريقة لوضع سياسة الاسترداد في اشتراط الموافقة على كل عنصر على حدة. في بعض الأحيان، لا تحتمل حالات الطوارئ الانتظار للوقت اللازم للحصول على الموافقة. ونتيجة لذلك، يجب عليك تحديد:
- ما هي التكاليف التي يجب الموافقة عليها؟
- في أي ظروف يمكن سحب الموافقة؟
- من هو المسؤول عن التعامل مع الموافقات؟
- هل يوجد حد أقصى لاعتماد التكاليف؟
- هل تتطلب موافقة خطية؟
يجب عليك ضمان ألا تعطّل هذه العملية سير عملك. فأنت لا تريد خسارة العملاء لمجرد عجز الموظف عن الحصول على الموافقة لنفقة طارئة في الوقت المناسب.
- يجب وضع إجراء قوي لتسجيل النفقات لحماية كلا الطرفين من الخسائر وضمان حصولهم على تعويضاتهم. لن ينجح مجرد طلب الأموال التي أُنفقت وتحديد المبلغ المراد سداده. بل يجب أن تملك تفاصيل حول كل معاملة، ولهذا السبب تتطلب العملية توثيقاً وتوقيعات للتحقق من عدم إساءة استخدام أموال الشركة. يختار بعض أصحاب العمل أيضاً الاستعانة بـ حساب إنفاق نمط الحياة أو مزايا نمط الحياة للاهتمام بسياسة مخصصات الموظفين الخاصة بهم، حتى لا يضطروا للتعامل مع المتاعب الإدارية (ويستخدم أصحاب العمل هذه الحسابات أيضاً لإعداد مزايا مبتكرة مثل ومزايا رعاية النهار للموظفين، و سياسة تعويض الهاتف المحمول).
- بمجرد تقديم جميع طلبات الاسترداد للشیهر، يجب تقييمها ومنح الموافقة قبل إتمام عملية السداد. يتطلب منك ذلك إشراك قسم المحاسبة، الذي يمكنه تولي الأمر وإنهاء المدفوعات للشهر. وعليه، يتعين عليك تحديد:
- تواريخ إصدار المبالغ المستردة
- من سيتخذ القرار النهائي؟
- الحد الأقصى للوقت المسموح لإكمال طلب الاسترداد
- كيف سيتم تعويض الموظفين؟
- الوجهة النهائية للتقارير
- بمجرد تأسيس سياسة مخصصات الموظفين ، يحين وقت تقديمها للموظفين. يجب عليك أولاً توعيتهم بالإطار العام وتوفير عدد من الموظفين للإجابة على أي استفسارات لاحقة.
يجب أن تدرك أيضاً أن هذه اللوائح غالباً ما تتسبب في خلافات بين الموظفين. وبالمثل، ستحتاج إلى وضع استراتيجية لحل هذه الخلافات بهدوء حال ظهورها.
10 أنواع شائعة من المخصصات التي يمكنك تقديمها لموظفيك
أصبح أصحاب العمل أكثر ابتكاراً في السنوات الأخيرة فيما يتعلق باستخدام المخصصات لتحسين بيئة العمل. فيما يلي توضيح لأنواع سياسات مخصصات الموظفين التقليدية والمعاصرة الشائعة التي يمكنك تقديمها لطاقم عملك:
- مخصصات التدريب المهني
تغطي مخصصات التطوير المهني التدريب المرتبط بالعمل، مخصصات التعليم، وتعويضات الرسوم الدراسية، والدورات التدريبية. توفر العديد من المؤسسات مخصصات متخصصة للتدريب أثناء العمل، مما يتيح لأعضاء الفريق حضور الندوات أو الحصول على شهادات تدعم عملهم وتساعدهم على تطوير مهاراتهم.
- مخصصات العافية والصحة
يحتاج الموظفون وعائلاتهم إلى التأمين الصحي ومبادرات العافية للبقاء بصحة جيدة وسعادة. وبهدف تحفيز الموظفين على المشاركة في الحصص التدريبية، أو الانضمام إلى صالات الألعاب الرياضية (حتى أن بعض أصحاب العمل يقدمون عضويات النادي الرياضي للشركات أو عضويات الصالات الرياضية للموظفين)، أو شراء المنتجات التي تساعدهم على العيش بأسلوب حياة أفضل، تدرج العديد من الشركات مخصصات العافية أو بدلات استرداد تكاليف العافية ضمن حزم مزاياها أو أنظمة الامتيازات لديها. كما تشبه مخصصات العافية إنشاء برنامج قوي لاسترداد تكاليف اللياقة البدنية . وتقدم بعض شركات التأمين برنامجها الخاص لاسترداد تكاليف العافية أيضاً، مثل تعويض الجيم من سيجنا ، أو برنامج الرفاهية من هومانا، أو برنامج Go365 المقدم من هومانا.
- مخصصات متنوعة
تغطي مخصصات العمل عن بُعد (WFH) نفقات المكتب المنزلي، والوجبات الافتراضية، وفواتير الكهرباء. تتضمن سياسة مخصصات الموظفين مخصصات متنوعة قد تقدمها شركات معينة لمساعدة الموظفين في تلبية مجموعة متنوعة من النفقات المحددة، مثل رعاية الأطفال، أو رسوم السفر، أو التكاليف المرتبطة بالعمل عن بُعد.
- مخصصات زمالات العمل
بدعم من مخصصات الزمالة، توفر بعض الشركات فرصاً فريدة للشباب المتميزين لاكتساب مهارات أساسية، واكتساب وجهات نظر جديدة، وتكوين شبكة علاقات مهمة. وبالنسبة للمهنيين الطبيين بما في ذلك الممرضين والأطباء وأطباء الأسنان، تغطي مخصصات الزمالة نفقات المعيشة فضلاً عن الرسوم المرتبطة بالبحث الأكاديمي.
- مخصصات البحث الأكاديمي
تغطي مخصصات الأبحاث نفقات المعيشة للباحثين والطلاب أثناء تسجيلهم في برنامج أكاديمي (وخاصة حاملي درجات الدكتوراة). ويُعد خريجو الكليات، والمتدربون (لا سيما المشاركون في التدريب غير المدفوع الأجر)، والمدربون، والمتطوعون، ورجال الدين من المستفيدين النموذجيين لهذه الأنواع من المخصصات.
- مخصصات تكلفة المعيشة
تُمنح مخصصات لتغطية تكاليف المعيشة لرجال الدين والمرشحين لنيل درجات دينية. وبدلاً من دفع رواتب أو أجور بالساعة للموظفين، غالباً ما توزع المؤسسات مثل الكنائس والجامعات مخصصات تهدف إلى تغطية نفقات المعيشة أو للتعبير عن الامتنان للمتلقي على عمله. كما يقدم بعض أصحاب العمل لموظفيهم بدلات العمل من المنزل، و بدلات السفر للموظفين لجعل أجورهم أكثر إنصافاً وتوازناً.
- مخصصات السفر والطعام
تُستخدم البدلات اليومية لتعويض الموظفين عن نفقات السفر والطعام. ولتزويد موظفيهم بمخصصات أكثر سخاءً مقارنة بالغالبية مجتمعين، تسمح بعض الشركات للموظفين باسترداد مبلغ كبير من أموال الإجازات.
- التأمين الصحي
مخصصات التأمين الصحي للموظفين العاملين عن بُعد في دول أخرى. في الحالات التي لا تقدم فيها الشركات تأميناً صحياً لطاقم عملها، يجوز لها بدلاً من ذلك إصدار مخصصات التأمين الصحي لمساعدة الموظفين على تحمل النفقات الطبية.
- تأمين الهواتف الذكية
مخصص استرداد قيمة الهاتف المحمول، والذي يُعرف غالباً ببدل الهاتف الخلوي، هو أموال تقدمها بعض الشركات للموظفين لاستخدامها في شراء باقات الهواتف المحمولة. غالباً ما تُمنح المخصصات على أساس شهري. تتضمن سياسة مخصصات الموظفين بدلات الهواتف الذكية للمديرين وممثلي المبيعات الذين يجرون مكالمات عمل.
- مخصصات التعليم والتدريب
تدفع الشركة مخصصاً للتعليم والتدريب المهني. يُمنح الموظفون مبلغاً معيناً من المال يُعرف بمخصص التعلم أو التعليم لاستخدامه في مبادرات التعلم التي تتناسب مع احتياجاتهم واهتماماتهم. وما تتضمنه أيضاً بالتفصيل: يمكن توزيع مخصصات التعلم على أساس شهري، أو ربع سنوي، أو نصف سنوي، أو سنوي. وهي معفاة من الضرائب.
خاتمة
يمكنك منح الموظفين مكافآت تتكامل مع ثقافة شركتك من خلال برنامج المخصصات المؤسسية. يجب أن يعكس برنامج سياسة مخصصات الموظفين في شركتك ثقافة المؤسسة. ربما يستفيد عمالك عن بُعد من تخصيص ميزانية للقهوة، لكي يتمكنوا من العمل من مقهاهم المفضل مرة في الأسبوع، أو ربما ترغب شركتك التنموية في تقديم مزايا لـ تدريب الموظفين. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن المزايا الإضافية، فراجع هذا الدليل حول مختلفأنواع المزايا الإضافيةالمختلفة التي يمكنك تقديمها.
مهما كانت الطريقة التي ترغب في التعبير من خلالها عن تقديرك لعمل موظفيك الدؤوب. غالبًا ما تكون معظم خطط المخصصات الخاصة بأصحاب العمل معقدة، ولكن لا يجب أن تكون المخصصات كذلك. نأمل حقاً أن تكون هذه المدونة قد قدمت لك الحلول للتعبير عن تقديرك لطاقم عملك ومنحتك فرصاً إضافية لجعل مؤسستك مكاناً أفضل لجميع موظفيك. لا تتردد في جدولة مكالمة مجانية مع فريقناللتعرف على أفضل الممارسات لتأسيس برنامج مخصصات للموظفين!
قد يعجبك أيضاً: إجمالي المكافآت مقابل إجمالي التعويضات
