¿Quieres poner en marcha un programa de estipendios que ayude a dar forma al futuro de tu empresa? Los estipendios para empleados son una estrategia excelente para recompensar al personal e inspirarle a dar un esfuerzo adicional. Estos pueden adoptar la forma de un salario, opciones sobre acciones u otras modalidades de pago.

Sin embargo, antes de implementar una política de estipendios para empleados como beneficio complementario programa de incentivos, las empresas deben elegir qué estipendio funcionará mejor para su negocio. En este artículo se analizan los numerosos tipos de estipendios para empleados, así como la forma en que los empleadores pueden utilizarlos en sus organizaciones.

El auge de los equipos virtuales ha convertido a los estipendios en una opción cada vez más popular para las empresas que buscan destinar dinero a almuerzos de equipo o happy hours virtuales. Los reembolsos son una forma práctica de apoyar al personal, voluntarios, becarios y otros miembros del equipo. Pero, ¿qué son exactamente los estipendios? ¿Y por qué son tan cruciales para definir la cultura de tu organización?

Para que puedas lanzar una política de estipendios para empleados, hemos reunido toda la información que necesitas en un solo artículo. Descubrirás qué son los estipendios, por qué son eficaces y lo sencillo que es implementarlos en tu empresa. Todo lo que necesitas saber sobre los estipendios.

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• ¿Qué son los estipendios para empleados?
• ¿Cuáles son los beneficios de ofrecer estipendios a los empleados?
• ¿Podemos pagar estipendios a los empleados?
• ¿Los estipendios se pagan a través de la nómina?
• ¿Los estipendios para empleados están sujetos a impuestos?
• ¿Cómo reportan los empleadores los estipendios?
• ¿Cómo administrar un programa de estipendios para empleados?
• ¿Cómo crear una política de estipendios para empleados?
• 10 tipos populares de estipendios que puedes ofrecer a tus empleados
• Conclusión

¿Qué son los estipendios para empleados?

Un empleado recibe un estipendio además de su sueldo. Una persona puede ser elegible para recibirlo si trabaja en un proyecto secundario o además de sus obligaciones laborales habituales.

Además, puede actuar como beneficio corporativo o incentivo, especialmente si se otorga en lugar de otros beneficios laborales como exenciones fiscales o seguro médico.

La política de estipendios para empleados puede cubrir gastos de manutención (al viajar por trabajo y alojarse fuera de casa), costos educativos o incluso gastos médicos cuando una persona no puede pagarlos debido a la irresponsabilidad de un tercero. Además de dinero en efectivo, los acuerdos de estipendios pueden incluir incentivos “suaves” como opciones sobre acciones, incentivos y premios.

Los beneficios en forma de estipendio se otorgan normalmente cuando una persona dedica al trabajo más tiempo del habitual durante una semana o un mes determinado. Estos acuerdos benefician tanto a los empleados a tiempo completo como a tiempo parcial. Para obtener un estipendio específico, es posible que debas presentar pruebas de tus logros y documentación sobre el trabajo realizado.

¿Cuáles son los beneficios de ofrecer estipendios a los empleados?

A continuación, se presentan algunas de las ventajas de ofrecer estipendios a los empleados para motivarlos a dar lo mejor de sí mismos en su trabajo. Los beneficios son los siguientes:

• Con los estipendios, los empleadores tienen un control total sobre los costos de sus beneficios, ya que pueden establecer límites de asignación mensual. Además, a diferencia de los aumentos salariales o el patrocinio de cuentas, reembolsar a los trabajadores mediante estipendios garantiza que los gastos en beneficios se utilicen según lo previsto.
• Podrás realizar un seguimiento de todos tus beneficiosxs sociales en un solo lugar utilizando un programa de gestión de estipendios, lo que facilita la emisión de diferentes tipos de reembolsos desde la misma plataforma.
• Los estipendios para empleados ayudan a mejorar el ambiente de trabajo, lo que facilita la retracción y contratación de personal, así como la expansión de tu programa de beneficios. Cada vez más, los empleados exigen a sus empresas ventajas adaptadas a sus necesidades específicas.
• Crea grupos de empleados específicos para decidir quiénes pueden participar en el beneficio. De este modo, podrás personalizar tus ventajas como prefieras.

¿Podemos pagar estipendios a los empleados?

¿Sabías que los estudios sugieren que los trabajadores felices son entre un 12% y un 22% más productivos que los infelices? Por lo tanto, aumentar la implicación de tu equipo puede ser una estrategia excelente para impulsar la productividad y la satisfacción laboral.

Los empleados que participan en la política de estipendios reciben una remuneración adicional a su salario regular. Por lo general, los estipendios no están sujetos a impuestos y pueden utilizarse para cualquier fin que el empleador considere apropiado, incluyendo subsidios para vehículos, gastos de viaje y fondos de previsión.

Puedes ofrecer estipendios a tu personal para motivarles o reconocer su labor. Aunque depende de tu criterio y de la estructura del plan de estipendios, estas ventajas suelen concederse con una periodicidad mensual. Un trabajador también puede utilizar el suyo para sustituir un aumento salarial o para complementar sus ingresos actuales.

La emisión de recibos de nómina es una forma de implementar programas de estipendios. Muchas plataformas web ofrecen un generador automático de recibos de nómina, lo que simplifica el procedimiento para todo tipo de organizaciones. Gracias a los métodos sencillos y optimizados de estos generadores, el tiempo de procesamiento posterior de los recibos manuscritos se reduce considerablemente.

¿Los estipendios se pagan a través de la nómina?

Los estipendios suelen estar por debajo del salario mínimo y no están sujetos a impuestos sobre la nómina, estatales o federales sobre la renta. Al decidir el monto del estipendio a ofrecer, los empleadores suelen tener en cuenta los gastos de subsistencia y otros costos a los que la persona deba hacer frente mientras recibe capacitación o trabaja para la empresa.

Los empleados que reciben un salario fijo cobran a través de la nómina de la empresa, pero los que reciben estipendios normalmente no. En la política de estipendios para empleados, los pagos se envían a los trabajadores para ayudarles con determinados gastos. Incluso puedes pagar estipendios a empleados contratados a través de un empleador registrado (EOR), en tu nombre.

¿Los estipendios para empleados están sujetos a impuestos?

Por lo general, los estipendios no se consideran ingresos imponibles. Aunque debes registrar el estipendio en el formulario W-2 o mediante la presentación del formulario 1099-MISC de tu declaración de impuestos, pueden estar sujetos a impuestos si corresponden a servicios prestados fuera de la empresa.

Los empleadores deben definir claramente qué consideran un beneficio imponible y uno no imponible, ya que las normativas del Servicio de Impuestos Internos (IRS) contienen ciertas ambigüedades. Consulta siempre a tu equipo contable o a tus asesores fiscales para recibir orientación oficial.

Dado que cierta política de estipendios para empleados constituye un ingreso imponible, es posible que se deban impuestos federales al final del año fiscal. Esto lo determinan los impuestos estatales sobre los beneficios complementarios y el uso previsto de los estipendios.

No es necesario retener impuestos, ya que los pagos de estipendios por lo general no se consideran salarios. Por este motivo, no se deducen impuestos para la Seguridad Social o Medicare. Sin embargo, dado que los estipendios son ingresos imponibles, es recomendable que los empleados lleven un registro de los mismos.

Cuando utilizas un software de gestión de estipendios, suele ser mucho más fácil cumplir con las obligaciones fiscales al presentar tu declaración. De lo contrario, lee la Publicación 15-B del IRS para informarte sobre el impuesto sobre la renta y otros aspectos fiscales que puedan aplicarse a tu caso.

¿Cómo reportan los empleadores los estipendios?

Los empleadores pueden reportar los estipendios en los formularios W-2 o 1099-MISC. Es responsabilidad del empleado determinar si fue remunerado como trabajador por cuenta ajena o como contratista independiente.

¿Cómo administrar un programa de estipendios para empleados?

Aquí tienes un resumen en cinco pasos sobre el proceso de estipendios para empleados que puede ayudarte a definir el futuro de tu empresa si eres nuevo en esto de ofrecer estipendios a través de una política específica:

1. Definición de tus objetivos

Primero, identifica qué quieres lograr con las ventajas para tus empleados. ¿Buscas contratar nuevo personal? ¿Necesitas ofrecer beneficios más sólidos para diferenciarte de la competencia? ¿Tienes la intención de sustituir los beneficios de la oficina por nuevas ventajas para equipos remotos? Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a elegir los beneficios más adecuados para tu empresa.

2. Diseña tu propio paquete de beneficios

Una vez que hayas determinado tus objetivos, podrás crear un paquete de beneficios adaptado a las necesidades específicas de tu empresa. Esto incluye decidir qué tipos de estipendios ofrecer y cuánto pagar al personal.

Recuerda que, para que tu plan cumpla con la normativa, debes respetar las leyes antidiscriminación si decides ofrecer diferentes beneficios a determinadas categorías de empleados o conceder distintas cantidades de asignación.

3. Informa a los empleados sobre los beneficios

Es recomendable que hables y te comuniques con tus empleados sobre el lanzamiento de tus nuevas ventajas antes de ponerlas en marcha. Enviar un correo electrónico a tu personal para informarles sobre las nuevas opciones de estipendios es un paso clave en el proceso de comunicación. Tu notificación debe incluir detalles como los estipendios que ofreces, la fecha de inicio del beneficio y el monto de la asignación disponible.

4. Revisa y reembolsa los gastos

Una vez que hayas establecido tu programa de política de estipendios, tus trabajadores enviarán sus gastos para su aprobación. Tras registrar el gasto, puedes verificar la documentación de respaldo para asegurarte de que se utilizó según lo planeado.

Pagarás a tu personal al aprobar o rechazar sus gastos. La mayoría de las empresas optan por reembolsar a los empleados a través de la nómina, incluyendo una partida independiente en el cheque de pago. No obstante, los administradores también pueden gestionar un pago aparte en efectivo o mediante cheque.

5. Utiliza la evaluación

Para asegurarte de que tus empleados están aprovechando al máximo sus ventajas, es una buena idea revisar las tendencias de participación y compromiso del personal después de haber emitido los estipendios durante un tiempo. ¿Qué estipendios son los más utilizados? ¿Los empleados gastan toda su asignación? ¿Cuántos gastos se reportan cada mes?

Puedes monitorizar de cerca estos indicadores para medir la eficacia de tus beneficios y comprobar si están cumpliendo los objetivos que te propusiste inicialmente. Si no es así, podrás evaluar mejor qué modificaciones son necesarias en tu política de estipendios para empleados para alcanzar tus metas.

¿Cómo crear una política de estipendios para empleados?

Para gestionar las compras realizadas por los trabajadores en nombre de la empresa, la política de reembolsos de una compañía incluye una serie de normas. Estas directrices especificarán qué artículos son elegibles para reembolso, así como el modo y el momento en que se le devolverá el dinero al empleado.

Una estrategia de reembolso bien ejecutada protegerá tanto a la organización como a los empleados de una mala gestión del dinero. Además, evitará que surjan gastos imprevistos y problemas presupuestarios a fin de mes, ayudando a mantener las finanzas equilibradas.

Vamos a repasar las etapas para desarrollar una buena política de estipendios para empleados.

1. El primer paso sería enumerar todos los costos potenciales que se pueden reembolsar. Este no será un proceso sencillo, ya que deberás asegurarte minuciosamente de cubrir todos los gastos posibles para evitar futuros problemas.

2. Una vez identificados todos los cargos potenciales, revísalos para asegurarte de que todo está cubierto. Para garantizar que se contemplan todos los gastos posibles, puedes incluir a personal de varios departamentos.

3. El mejor método para establecer la política de reembolsos no sería exigir autorización para cada artículo. A veces, los gastos de emergencia no pueden esperar el tiempo requerido para su aprobación. Por lo tanto, debes decidir:

• ¿Qué costos deben ser aprobados?
• ¿En qué condiciones se podría revocar una autorización?
• ¿Quién está a cargo de gestionar las aprobaciones?
• ¿Existe un umbral para la aprobación de costos?
• ¿Exiges aprobación por escrito?

Debes garantizar que este procedimiento no interrumpa tu flujo de trabajo. No querrás perder clientes simplemente porque un empleado no pudo obtener a tiempo la autorización para un gasto de emergencia.

4. Es necesario contar con un sólido procedimiento de registro de gastos para proteger a ambas partes de pérdidas y asegurar el cobro de sus reembolsos. No basta con simplemente pedir el dinero gastado y decidir cuánto devolver. Debes contar con los detalles de cada transacción, razón por la cual se requiere documentación y firmas para verificar que los fondos de la empresa no se malversen. Algunos empleadores también optan por utilizar una cuenta de gastos para estilo de vida o beneficios de estilo de vida cuenta para gestionar su política de estipendios y evitar complicaciones administrativas (los empleadores también utilizan estas cuentas para configurar beneficios innovadores como beneficios de guardería para empleados, y política de reembolso de teléfonos celulares).

5. Una vez enviadas todas las solicitudes de reembolso del mes, deben evaluarse y aprobarse antes de finalizar el pago. Para ello, tendrás que involucrar al departamento de contabilidad, que se encargará de tomar el relevo y completar los pagos mensuales. Por lo tanto, debes decidir:

• Las fechas en las que se emitirán los reembolsos
• Quién tomará la decisión final
• El plazo máximo permitido para completar una solicitud de reembolso
• Cómo se compensará a los empleados
• El destino final de los informes

6. Una vez establecida la política de estipendios para empleados , llega el momento de presentarla al personal. Primero debes explicarles el marco de trabajo y tener a varios miembros del equipo disponibles para responder cualquier duda posterior.

También debes tener en cuenta que estas normas suelen generar desacuerdos entre los empleados. Del mismo modo, tendrás que idear una estrategia para resolver estas discrepancias de forma pacífica si llegan a surgir.

10 tipos populares de estipendios que puedes ofrecer a tus empleados

En los últimos años, los empleadores se han vuelto más creativos a la hora de utilizar los estipendios para mejorar el ambiente laboral. A continuación, se muestran los tipos populares de políticas de estipendios para empleados, tanto clásicos como modernos, que tú también puedes ofrecer a tu personal:

1. Estipendios para formación profesional

Los estipendios para el desarrollo profesional cubren la formación relacionada con el puesto, estipendios educativos, reembolsos de matrículasy cursos. Varias organizaciones ofrecen estipendios especializados para la formación práctica en el puesto de trabajo, lo que permite a los miembros del personal asistir a seminarios u obtener certificados que les ayuden en su labor y en el desarrollo de sus habilidades.

2. Estipendios para el bienestar

Los empleados y sus familias necesitan seguros médicos e iniciativas de bienestar para mantenerse sanos y felices. Con el fin de motivar al personal a participar en clases, apuntarse a gimnasios (algunos empleadores incluso ofrecen membresías de gimnasio corporativas o membresías de gimnasio para empleados) o comprar productos que les ayuden a llevar una vida mejor, varias empresas incluyen estipendios de bienestar o reembolsos de bienestar en sus paquetes de beneficios o sistemas de ventajas. Los estipendios de bienestar también son similares a la implementación de un sólido programa de reembolso para fitness . Algunas compañías de seguros también ofrecen su propio programa de reembolso de bienestar, como el de reembolso de gimnasio de Cigna , el programa de bienestar de Humana, o el programa Go365 de Humana.

3. Estipendios misceláneos

Los estipendios por teletrabajo (WFH) cubren los gastos de la oficina en casa, comidas virtuales y facturas de electricidad. La política de estipendios para empleados incluye estipendios misceláneos que ciertas empresas pueden ofrecer para ayudar a los trabajadores con una variedad de gastos específicos, tales como el cuidado de niños, tarifas de viaje o costos asociados con el trabajo remoto.

4. Estipendios para becas de investigación

Con el apoyo de los estipendios por becas, algunas empresas brindan oportunidades únicas para que jóvenes destacados adquieran habilidades clave, obtengan nuevas perspectivas y establezcan contactos importantes. Para los profesionales médicos, incluidos enfermeros, médicos y dentistas, los estipendios de becas cubren los gastos de manutención y las tarifas asociadas con la investigación académica.

5. Estipendios para investigación académica

Los estipendios de investigación cubren los gastos de manutención de investigadores y estudiantes mientras cursan un programa académico (principalmente profesionales de doctorado). Los reciéngraduados universitarios, becarios (especialmente aquellos en prácticas no remuneradas), instructores, voluntarios y miembros del clero son los receptores habituales de este tipo de estipendios.

6. Estipendios para el costo de vida

Se otorgan estipendios a líderes religiosos y aspirantes al clero para ayudarles con el costo de vida. En lugar de pagar un salario fijo o por hora a los empleados, organizaciones como iglesias y universidades suelen distribuir estipendios destinados a cubrir los gastos de subsistencia o a expresar su agradecimiento por la labor del destinatario. Algunos empleadores también ofrecen a sus empleados estipendios por trabajar desde casay un estipendio de viaje para que su remuneración sea más equitativa.

7. Estipendios para viajes y alimentación

Las dietas (per diems) se utilizan para reembolsar a los empleados los gastos de viaje y comida. Para ofrecer a su personal un estipendio más generoso que la mayoría combinada, algunas empresas permiten a los trabajadores reembolsar una suma considerable de dinero destinado a vacaciones.

8. Seguro médico

Seguro de salud para empleados remotos en otros países. En situaciones en las que las empresas no ofrecen seguro médico a su personal, pueden emitir estipendios de seguro de salud para ayudar a los empleados a pagar los gastos médicos.

9. Seguro para teléfonos inteligentes

Un estipendio de reembolso por teléfono móvil, también conocido como subsidio para telefonía móvil, es el dinero que algunas empresas proporcionan a los empleados para la compra de planes de telefonía. Los estipendios suelen concederse con una periodicidad mensual. La política de estipendios para empleados incluye subsidios para smartphones destinados a gerentes y representantes de ventas que realizan llamadas de negocios.

10. Estipendios de educación y capacitación

Educación y capacitación: la empresa paga un estipendio para la formación laboral. A los empleados se les concede una cantidad específica de dinero, conocida como estipendio de aprendizaje o educación, para que la utilicen en iniciativas formativas adaptadas a sus necesidades e intereses. Detalles adicionales sobre lo que incluyen: los estipendios de aprendizaje se pueden distribuir de forma mensual, trimestral, semestral o anual. Están exentos de impuestos.

Conclusión

Puedes ofrecer a tu personal bonificaciones que complementen la cultura de tu empresa mediante un programa de estipendios corporativos. El programa de política de estipendios de tu empresa debe reflejar la filosofía de la organización. Tal vez a tus trabajadores remotos les vendría bien contar con un presupuesto para café, permitiéndoles trabajar desde su cafetería preferida una vez a la semana, o quizás tu empresa de desarrollo desee ofrecer beneficios para la formación de empleados. Si deseas obtener más información sobre los beneficios sociales, consulta esta guía sobre las distintastipos de beneficios marginalesque puedes ofrecer.

Sea cual sea la forma en que desees expresar tu agradecimiento por el arduo trabajo de tu equipo. La mayoría de los planes de estipendios para empleadores son complejos, pero los estipendios no tienen por qué serlo. Esperamos sinceramente que este blog te haya proporcionado soluciones para mostrar reconocimiento a tu personal y te haya brindado nuevas oportunidades para hacer de tu organización un lugar mejor para todos. ¡No dudes en programar una llamada gratuita con nuestro equipopara conocer las mejores prácticas en la implementación de un programa de estipendios para empleados!

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