Quer lançar um programa de auxílios que ajude a moldar o futuro da sua empresa? Os auxílios para funcionários são uma abordagem extraordinária para recompensar a equipe e inspirá-la a se esforçar ainda mais. Eles podem vir na forma de salário, opções de ações ou outras formas de pagamento.

No entanto, antes de implementar uma política de auxílio para funcionários como um benefício marginal programa de incentivo, as empresas devem escolher qual auxílio funcionará melhor para o seu negócio. Os vários tipos de auxílios para funcionários são abordados neste artigo, juntamente com a forma como os empregadores podem utilizá-los em suas organizações.

O crescimento das equipes virtuais tornou os auxílios uma escolha mais popular para empresas que buscam reservar verbas para almoços de equipe ou happy hours virtuais. Os reembolsos são uma maneira prática de apoiar funcionários, voluntários, estagiários e outros membros da equipe. Mas o que são exatamente os auxílios? E por que eles são tão cruciais para definir a cultura da sua organização?

Para ajudar você a lançar uma política de auxílios para funcionários, reunimos todas as informações necessárias em um só artigo. Você descobrirá o que são os auxílios, por que eles são eficazes e como é simples aplicá-los na sua empresa. Tudo o que você precisa saber sobre auxílios está aqui.

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• O que são auxílios para funcionários?
• Quais são os benefícios de oferecer auxílios aos funcionários?
• Podemos pagar auxílios aos funcionários?
• Os auxílios são pagos através da folha de pagamento?
• Os auxílios para funcionários são tributáveis?
• Como os empregadores devem reportar os auxílios?
• Como administrar um programa de auxílios para funcionários?
• Como criar uma política de auxílio para funcionários?
• 10 Tipos Populares de Auxílios que Você Pode Oferecer aos Seus Funcionários
• Conclusão

O que são auxílios para funcionários?

Um indivíduo recebe um auxílio além do seu salário. Se uma pessoa trabalhar em um projeto paralelo ou além de suas obrigações regulares de trabalho, ela pode ser elegível para recebê-lo.

Além disso, ele pode servir como um benefício corporativo ou incentivo, especialmente se for concedido no lugar de outros benefícios trabalhistas, como isenções fiscais ou plano de saúde.

A Política de Auxílio para Funcionários pode cobrir despesas de custo de vida (ao viajar a trabalho e ficar longe de casa), taxas educacionais ou até mesmo despesas médicas quando um indivíduo não puder pagá-las devido à irresponsabilidade de terceiros. Além de dinheiro, os acordos de auxílio podem incluir incentivos “soft”, como opções de ações, bônus e premiações.

Os benefícios na forma de auxílio são normalmente concedidos quando um indivíduo dedica mais tempo ao trabalho do que o habitual durante uma determinada semana ou mês. Esses acordos são vantajosos tanto para funcionários em período integral quanto parcial. Para obter um auxílio específico, pode ser necessário fornecer provas de suas conquistas, bem como a documentação do trabalho realizado.

Quais são os benefícios de oferecer auxílios aos funcionários?

Abaixo estão alguns dos benefícios de fornecer auxílios aos funcionários para motivá-los a dar o seu melhor no trabalho. Os benefícios são os seguintes:

• Com os auxílios, os empregadores têm controle total sobre os custos de seus benefícios, uma vez que podem estabelecer limites de subsídio mensal. Além disso, ao contrário de aumentos salariais ou patrocínios de contas, reembolsar os trabalhadores por meio de auxílios garante que seus gastos com benefícios sejam utilizados conforme o planejado.
• Você poderá monitorar todos os seus benefícios adicionais em um só lugar usando um programa de gestão de auxílios, facilitando a emissão de diferentes tipos de reembolsos a partir da mesma plataforma.
• Os auxílios para funcionários ajudam a melhorar o ambiente de trabalho, o que torna mais simples reter e recrutar talentos e expandir seu programa de benefícios. Cada vez mais, os funcionários exigem das empresas benefícios específicos para suas próprias necessidades.
• Crie grupos de funcionários personalizados para definir quem é elegível a participar do benefício. Em seguida, você pode personalizar seus benefícios da maneira que preferir.

Podemos pagar auxílios aos funcionários?

Você sabia que pesquisas indicam que funcionários felizes são de 12% a 22% mais produtivos do que os infelizes? Portanto, aumentar o investimento na sua equipe pode ser uma ótima estratégia para elevar a produtividade e a satisfação dos colaboradores.

Os funcionários que participam da Política de Auxílio recebem remuneração adicional além de seu salário regular. Normalmente, os auxílios não estão sujeitos a impostos e podem ser usados para qualquer finalidade considerada apropriada pelo empregador, incluindo auxílio-combustível, despesas de viagem e fundos de previdência.

Para motivar ou recompensar sua equipe pelo trabalho, você pode oferecer auxílios. Embora dependa do seu critério e da estrutura do plano de auxílio, esses benefícios são frequentemente concedidos mensalmente. Um trabalhador também pode usar o seu para substituir um aumento salarial ou complementar sua renda atual.

A emissão de recibos de pagamento é um método para implementar programas de auxílio. Muitas plataformas online oferecem um gerador automático de recibos, simplificando o processo para todos os tipos de organizações. Seu tempo de pós-processamento para recibos manuscritos será menor graças aos métodos simples e otimizados desses geradores.

Os auxílios são pagos através da folha de pagamento?

Os auxílios geralmente ficam abaixo do salário mínimo e não estão sujeitos a encargos de folha de pagamento, impostos estaduais ou federais sobre a renda. Ao decidir o valor do auxílio a ser oferecido, os empregadores frequentemente levam em consideração o custo de vida e outras despesas que o indivíduo enfrentará durante o treinamento ou trabalho na empresa.

Os funcionários com salário fixo são pagos por meio da folha de pagamento da empresa, mas aqueles que recebem auxílios geralmente não entram nessa mesma categoria. Na Política de Auxílio para Funcionários, os pagamentos são enviados aos colaboradores para ajudar com despesas específicas. Você também pode pagar auxílios a funcionários contratados por meio de um empregador de registro (EOR), em seu nome.

Os auxílios para funcionários são tributáveis?

Os auxílios geralmente não são considerados renda tributável. Embora você deva registrar o auxílio no Formulário W-2 ou preenchendo um Formulário 1099-MISC na sua declaração de imposto de renda, eles podem ser tributados se forem referentes a serviços prestados fora da empresa.

Os empregadores devem definir claramente o que consideram um benefício tributável e um benefício isento, já que as regulamentações do Internal Revenue Service (IRS) contêm certas ambiguidades. Sempre consulte sua equipe de contabilidade ou seus consultores fiscais para obter orientações oficiais.

Como certas políticas de auxílio para funcionários constituem renda tributável, impostos federais podem ser devidos ao final do ano fiscal. A tributação estadual sobre os benefícios adicionais, bem como a finalidade do uso dos auxílios, determinarão isso.

A retenção de impostos não é necessária, pois os pagamentos de auxílio geralmente não são considerados salários. Por isso, nenhum imposto é deduzido para a Previdência Social ou Medicare. No entanto, como os auxílios são uma renda tributável, é uma boa prática para os funcionários mantenedores o controle deles.

Ao utilizar um software de gestão de auxílios, geralmente fica muito mais fácil manter a conformidade fiscal ao declarar seus impostos. Caso contrário, leia a Publicação 15-B do IRS para entender sobre o imposto de renda e outras questões fiscais que possam se aplicar a você.

Como os empregadores devem reportar os auxílios?

Os auxílios podem ser reportados pelos empregadores nos formulários W-2 ou 1099-MISC. É responsabilidade do funcionário determinar se ele foi remunerado como empregado ou como prestador de serviços independente.

Como administrar um programa de auxílios para funcionários?

Aqui está um resumo em cinco etapas do processo de auxílio aos funcionários que pode ajudar a definir o futuro do seu negócio se você for novo na oferta de benefícios por meio de uma política de auxílios:

1. Definindo seus objetivos

Primeiro, identifique o que você deseja alcançar com os benefícios dos seus funcionários. Você está tentando contratar novos colaboradores? Precisa oferecer benefícios mais robustos para se diferenciar da concorrência? Pretende substituir os benefícios tradicionais de escritório por novos benefícios para equipes remotas? As respostas a essas perguntas ajudarão você a escolher os melhores benefícios para a sua empresa.

2. Crie o seu próprio pacote de benefícios

Assim que tiver determinado seus objetivos, você poderá criar um pacote de benefícios adaptado às necessidades da sua empresa. Isso envolve decidir quais tipos de auxílios fornecer e quanto pagar aos funcionários.

Lembre-se de que, para manter seu plano em conformidade, você deve seguir as leis antidiscriminação se optar por oferecer benefícios diferentes a certas categorias de funcionários ou conceder valores de subsídio variados.

3. Informe os funcionários sobre os benefícios

Você vai querer conversar e interagir com seus funcionários sobre o lançamento dos novos benefícios antes de implementá-los de fato. Enviar um e-mail à sua equipe informando sobre as novas opções de auxílio é um passo essencial no processo de comunicação. Sua notificação deve incluir informações como os auxílios oferecidos, a data de início do benefício e o valor do subsídio concedido.

4. Analise e faça o reembolso de despesas

Depois de estabelecer o seu programa de política de auxílios, os funcionários enviarão as despesas para aprovação. Uma vez reportado o custo, você poderá verificar a documentação comprobatória para garantir que o valor foi usado conforme planejado.

Você pagará à sua equipe após aprovar ou rejeitar as despesas. A maioria das empresas opta por reembolsar os funcionários por meio da folha de pagamento, incluindo um item separado no contracheque. No entanto, os administradores também podem gerenciar um pagamento separado em dinheiro ou cheque.

5. Utilize a avaliação

Para garantir que seus funcionários estejam aproveitando ao máximo seus benefícios, é uma boa ideia analisar os padrões de engajamento e participação após conceder os auxílios por algum tempo. Quais auxílios são os mais utilizados? Os funcionários estão gastando todo o seu subsídio? Quantas despesas são reportadas a cada mês?

Você pode monitorar esses indicadores de perto para avaliar a eficácia dos seus benefícios e garantir que eles estejam alcançando os objetivos definidos inicialmente. Caso contrário, você poderá avaliar melhor quais modificações são necessárias em sua política de auxílio para funcionários para atingir suas metas.

Como criar uma política de auxílio para funcionários?

Para gerenciar as compras feitas pelos trabalhadores em nome da empresa, a política de reembolso de uma empresa engloba regras específicas. Essas políticas definirão quais itens são elegíveis para reembolso, bem como a forma e o momento em que o funcionário será ressarcido.

Uma estratégia de reembolso bem executada protegerá tanto a organização quanto os funcionários contra a má gestão financeira. Além disso, evitará que despesas inesperadas e problemas de orçamento apareçam no final do mês, ajudando a manter as finanças equilibradas.

Vamos passar pelas etapas de desenvolvimento de uma boa política de auxílios para funcionários.

1. O primeiro passo seria listar todos os custos potenciais que podem ser reembolsados. Este não será um processo simples, pois você precisará garantir meticulosamente que todas as despesas possíveis sejam cobertas para evitar problemas futuros.

2. Depois de identificar todas as cobranças em potencial, revise-as para garantir que tudo esteja coberto. Para ter certeza de que todas as despesas possíveis estão contempladas, você pode incluir funcionários de vários departamentos.

3. O melhor método para estabelecer a política de reembolso não seria exigir permissão para cada item individual. Às vezes, custos emergenciais não podem esperar o tempo necessário para obter aprovação. Consequentemente, você deve decidir:

• Quais custos precisam ser aprovados?
• Em que condições a permissão pode ser revogada?
• Quem é o responsável por gerenciar as aprovações?
• Existe um limite de valor para aprovação de custos?
• Você exige aprovação por escrito?

Você deve garantir que esse procedimento não interrompa seu fluxo de trabalho. Você não vai querer perder clientes apenas porque um funcionário não conseguiu obter a liberação para uma despesa de emergência em tempo hábil.

4. Um processo robusto de registro de despesas deve estar em vigor para que ambas as partes sejam protegidas contra perdas e recebam seus reembolsos. Simplesmente pedir o dinheiro gasto e decidir quanto reembolsar não vai funcionar. Você precisa ter detalhes sobre cada transação, e é por isso que a documentação e as assinaturas são necessárias para verificar se os fundos corporativos não estão sendo desviados. Alguns empregadores também optam por usar uma conta de gastos com estilo de vida ou benefícios de estilo de vida para cuidar de sua política de auxílio aos funcionários, de modo a evitar transtornos administrativos (os empregadores também usam essas contas para configurar benefícios inovadores, como benefícios de creche para funcionários, e política de reembolso de celular).

5. Assim que todas as solicitações de reembolso do mês forem enviadas, elas devem ser avaliadas e aprovadas antes que o pagamento final seja concluído. Para isso, você precisará envolver o departamento de contabilidade, que pode assumir o processo e finalizar os pagamentos do mês. Sendo assim, você precisa decidir:

• As datas em que os reembolsos serão emitidos
• Quem tomará a decisão final
• O prazo máximo permitido para concluir uma solicitação de reembolso
• Como os funcionários serão remunerados
• O destino final dos relatórios

6. Uma vez estabelecida a política de auxílio para funcionários é hora de apresentá-la aos colaboradores. Primeiro, você deve educá-los sobre a estrutura e deixar alguns funcionários disponíveis para esclarecer eventuais dúvidas.

Você também deve estar ciente de que essas regras frequentemente causam divergências entre os funcionários. Da mesma forma, você precisará criar uma estratégia para resolver esses conflitos de forma pacífica, caso eles surjam.

10 Tipos Populares de Auxílios que Você Pode Oferecer aos Seus Funcionários

Os empregadores tornaram-se mais criativos nos últimos anos quando se trata de usar auxílios para melhorar o ambiente de trabalho. Os tipos populares de políticas de auxílio para funcionários — tanto clássicos quanto contemporâneos — que você também pode oferecer à sua equipe são ilustrados abaixo:

1. Auxílios para Treinamento Profissional

Os auxílios para desenvolvimento profissional cobrem treinamentos relacionados ao trabalho, auxílios educacionaisextremamente popular, reembolsos de mensalidadese cursos. Várias organizações oferecem auxílios especializados para treinamento prático, permitindo que os funcionários participem de seminários ou obtenham certificações que auxiliem em seu trabalho e ajudem a desenvolver suas habilidades.

2. Auxílios de Bem-Estar

Os funcionários e suas famílias precisam de planos de saúde e iniciativas de bem-estar para se manterem saudáveis e felizes. Para motivar a equipe a participar de aulas, frequentar academias (alguns empregadores chegam a oferecer planos de academia corporativos ou acessos a academias para funcionários) ou comprar produtos que ajudem a melhorar sua qualidade de vida, várias empresas incluem auxílios de bem-estar ou reembolsos de bem-estar em seus pacotes de benefícios ou sistemas de vantagens. Os auxílios de bem-estar também são semelhantes ao estabelecimento de um programa robusto de reembolso de atividades físicas . Algumas seguradoras também oferecem seu próprio programa de reembolso de bem-estar, como o programa de reembolso de academia da Cigna , programa de bem-estar da Humana, ou o Go365 , programa da Humana.

3. Auxílios Diversos

Os auxílios para trabalho remoto (WFH) cobrem despesas de home office, refeições virtuais e contas de energia elétrica. A política de auxílio para funcionários inclui auxílios diversos que podem ser fornecidos por certas empresas para ajudar os colaboradores com uma variedade de despesas específicas, como creche, taxas de viagem ou custos associados ao trabalho remoto.

4. Auxílios de Bolsa de Estudos (Fellowship)

Com o apoio de bolsas de auxílio, algumas empresas oferecem oportunidades únicas para jovens talentos adquirirem habilidades essenciais, ganharem novas perspectivas e formarem contatos importantes. Para profissionais da área médica, incluindo enfermeiros, médicos e dentistas, os auxílios cobrem despesas de custo de vida, bem como taxas associadas à pesquisa acadêmica.

5. Auxílios para Pesquisa Acadêmica

Os auxílios de pesquisa cobrem o custo de vida de pesquisadores e estudantes enquanto estão matriculados em um programa acadêmico (principalmente profissionais de doutorado). Recém-formados, estagiários (especialmente aqueles em estágios não remunerados), treinadores, voluntários e membros do clero são os beneficiários típicos desses tipos de auxílio.

6. Auxílios para Custo de Vida

Lideranças religiosas e aspirantes ao clero recebem auxílios para ajudar com os custos de vida. Em vez de pagar um salário fixo ou por hora aos funcionários, organizações como igrejas e faculdades frequentemente distribuem auxílios destinados a cobrir despesas de subsistência ou a expressar gratidão pelo trabalho do recebedor. Alguns empregadores também oferecem aos seus funcionários auxílios para home office, e um auxílio de viagem para que os funcionários tenham uma remuneração mais justa.

7. Auxílios de Viagem e Alimentação

Diárias são usadas para reembolsar os funcionários por despesas de viagem e alimentação. Para fornecer à equipe um auxílio mais generoso do que a maioria combinada, algumas empresas permitem que os funcionários reembolsem uma quantia substancial de dinheiro de férias.

8. Plano de Saúde

Auxílios de plano de saúde para funcionários remotos em outros países. Em situações em que as empresas não oferecem seguro saúde à sua equipe, elas podem emitir auxílios de saúde para ajudar os funcionários a pagar por despesas médicas.

9. Seguro de Smartphones

Um auxílio de reembolso para celular, frequentemente conhecido como subsídio para telefone celular, é um valor fornecido por algumas empresas aos funcionários para ser usado na compra de planos de telefonia. Os auxílios são frequentemente concedidos mensalmente. A política de auxílio para funcionários inclui subsídios para smartphones voltados para gerentes e representantes de vendas que realizam chamadas de negócios.

10. Auxílios de Educação e Treinamento

Educação e treinamento: a empresa paga um auxílio para treinamentos de trabalho. Os funcionários recebem uma determinada quantia em dinheiro, conhecida como auxílio de aprendizado ou educação, para ser usada em iniciativas de aprendizado específicas para suas necessidades e interesses. Outros detalhes que eles incluem: os auxílios de aprendizado podem ser distribuídos mensalmente, trimestralmente, semestralmente ou anualmente. Eles são isentos de impostos.

Conclusão

Você pode oferecer aos funcionários bônus que complementam a cultura da sua empresa com um programa de auxílios corporativos. O programa de política de auxílio para a sua empresa deve refletir a identidade da organização. Talvez os seus trabalhadores remotos se beneficiem de um orçamento para café, permitindo que trabalhem em sua cafeteria favorita uma vez por semana, ou talvez a sua empresa de desenvolvimento queira fornecer benefícios para treinamento de funcionários. Se você quiser saber mais sobre benefícios adicionais, confira este guia sobre os diferentestipos de benefícios flexíveisque você pode oferecer.

No entanto, você deseja demonstrar apreço pelo trabalho dedicado de sua equipe. A maioria dos planos de auxílio corporativo é complicada, mas os auxílios não precisam ser. Esperamos de verdade que este blog tenha fornecido soluções para você demonstrar gratidão à sua equipe e aberto novas oportunidades para tornar sua organização um lugar melhor para todo o seu pessoal. Sinta-se à vontade para agendar uma conversa gratuita com a nossa equipe, para conhecer as melhores práticas na implementação de um programa de auxílio para funcionários!

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