viagem de funcionários
Categorias
Estratégia de Benefícios

Guia de Políticas de Subsídio de Viagem para Funcionários e Como Criar a Sua

19 de dezembro de 2022 por Kate

Como gestor de RH, é sua responsabilidade encontrar o equilíbrio ideal entre a produtividade dos funcionários e a satisfação no trabalho. Porém, alcançar isso na era da Grande Renúncia, em que uma parcela significativa da força de trabalho está pedindo demissão devido ao estresse e à ansiedade relacionados ao emprego, pode ser um grande desafio. De acordo com um relatório da MetLife sobre satisfação no trabalho, os níveis de esgotamento e estresse dos funcionários estão em alta histórica. Uma solução prática é implementar programas de bem-estar e os benefícios flexíveis políticas como um subsídio de viagem, encorajando os funcionários a usarem suas férias remuneradas para viagens pessoais sem se preocupar com finanças.


Você pode estar se perguntando: o que sua empresa ganha ao estabelecer uma política de subsídio de viagem para funcionários? Empresas com essa política apresentam níveis mais altos de retenção de talentos e engajamento. Além disso, há uma lacuna significativa na realização profissional e no bem-estar geral entre os funcionários que tiram licenças remuneradas regulares para viajar e aqueles que não o fazem. O guia da IncentFit sobre políticas de subsídio de viagem oferece informações cruciais para desenvolver uma para a sua empresa. Continue lendo para saber mais sobre o processo, o que oferecer, os benefícios, implicações fiscais e muito mais.

O que é um Subsídio de Viagem?

Um subsídio de viagem é um benefício em dinheiro fornecido pelas empresas para as despesas de viagens pessoais de seus funcionários dentro de um ano calendário. Também conhecido como subsídio de férias ou reembolso de viagem, os trabalhadores podem usar esse valor fixo para cobrir parte, mas não todos, os seus custos de viagens pessoais.

Você deve entender que um subsídio de viagem cobre apenas os custos de viagens pessoais do funcionário, e não despesas de viagens corporativas ou de negócios. Portanto, ele foi desenhado para reembolsar parte das despesas de férias de um funcionário e não tem o objetivo de financiar a viagem inteira.

Há poucas dúvidas de que os gestores de RH enfrentarão um enorme desafio para convencer os conselhos das empresas a aprovarem subsídios de viagem para funcionários. Uma excelente solução é fornecer exemplos de várias empresas que oferecem benefícios de subsídio de viagem que enriquecem o experiência do funcionário.

O que é uma Política de Subsídio de Viagem?

Uma política de subsídio de viagem é um conjunto de diretrizes sobre como os funcionários podem acessar e usar o subsídio de viagem da empresa para despesas de viagens pessoais/férias. Como cada empresa tem uma cultura corporativa distinta, o escopo de uma política de subsídio de viagem bem definida deve corresponder às necessidades particulares da empresa e às expectativas do funcionário. Isso significa criar uma política de reembolso de viagem acessível e flexível, com sistemas eficientes de gestão de custos, ao mesmo tempo em que oferece aos funcionários a liberdade de viajar e gastar com confiança.

Implementar uma política de subsídio de viagem eficaz envolve a colaboração entre os departamentos de Recursos Humanos e Financeiro para garantir a coleta eficiente de dados de despesas, registros de pagamento atualizados, conformidade com a legislação vigente e canais eficazes de comunicação com os funcionários.

Uma política corporativa de subsídio de viagem para funcionários fornecerá detalhes abrangentes sobre os benefícios de viagens internacionais e domésticas. Normalmente, ela contém informações sobre o seguinte:

1. Diretrizes sobre como a empresa oferece o subsídio de viagem, por exemplo, como adiantamento ou reembolso.

2. Instruções sobre como solicitar o subsídio de viagem.

3. O tipo de atividades de lazer ou despesas cobertas/permitidas pelo subsídio de viagem.

4. Diretrizes sobre o processo de reembolso e se os funcionários devem fornecer recibos ou fotos para validar as despesas de viagem.

5. Avisos de viagem ou precauções para viajantes solos e funcionários que passam férias em locais de alto risco.

6. Funcionários que podem acessar o fundo de subsídio de viagem.

O que o Subsídio de Viagem cobre?

O que torna um subsídio de viagem um benefício verdadeiramente único para os funcionários é a sua flexibilidade. Não há regras definidas sobre o que os empregadores podem incluir ou excluir de uma política de subsídio de viagem corporativa. Assim, as equipes de RH podem criar um plano de subsídio de viagem (sujeito ao orçamento da empresa e às implicações fiscais), oferecendo aos funcionários opções de gastos ilimitadas.

Um subsídio de viagem corporativo geralmente cobre as seguintes despesas de viagem:

  • Taxas de passaporte.
  • Passagens aéreas.
  • Passagens de ônibus/trem/balsa.
  • Taxas de diária.
  • Custos com refeições/alimentação.
  • Custos de hotel/hospedagem.
  • Aluguel de carro/bicicleta.
  • Despesas com combustível para veículo pessoal ou alugado.
  • Taxas de pedágio e estacionamento (viagens domésticas).
  • Custos de telefone pré-pago e plano de dados internacional (viagens internacionais).
  • Atividades de férias/lazer.
  • Despesas eventuais. Funcionários que podem acessar o fundo de subsídio de viagem.

Quando você deve oferecer uma Política de Subsídio de Viagem aos funcionários?

Embora não existam leis federais ou estaduais que exijam que as empresas ofereçam subsídios de viagem, empresas que aspiram ser excelentes lugares para trabalhar geralmente fornecem subsídios de viagem para os funcionários o mais cedo possível para atrair e reter os melhores talentos do setor.

Embora startups em estágio inicial muitas vezes evitem criar uma política de subsídio de viagem devido a restrições orçamentárias, os benefícios de ter um plano são grandes demais para serem ignorados. Você deve começar oferecendo créditos de viagem anuais ou semestrais de cerca de US$ 50 a US$ 100 por funcionário para cobrir pequenas despesas de viagem, como combustível, alimentação e taxas de estacionamento, e depois aumentar gradualmente o valor à medida que seu orçamento crescer.

A quais funcionários você deve oferecer um Subsídio de Viagem?

Em teoria, todos os funcionários podem aproveitar os benefícios de subsídio de viagem de uma empresa. No entanto, é comum que os empregadores ofereçam subsídios de viagem de acordo com os seguintes critérios:

  • Antiguidade.
  • Desempenho no trabalho.
  • Experiência do funcionário.

Além de limitar a elegibilidade dos funcionários, os termos de uma política de subsídio de viagem corporativa também determinam o valor que um funcionário recebe de acordo com os critérios acima. Alguns empregadores também oferecem um política de reembolso de celular aos funcionários quando estão viajando a trabalho. Em última análise, as decisões finais devem estar alinhadas com a política corporativa atual. Restringir a elegibilidade dos funcionários ao seu programa de subsídio de viagem pode ser necessário devido a restrições orçamentárias; no entanto, a impressão geral entre os funcionários pode ser desfavorável para a reputação da empresa e pode obscurecer as intenções iniciais do programa.

Empresas como a FullContact contornaram o problema oferecendo subsídios de viagem a funcionários com excelentes históricos de desempenho e limitando o valor do subsídio pago por funcionário com base no tempo de casa. O site de viagens Afar media oferece subsídios de viagem apenas para funcionários com pelo menos seis meses de empresa. Na G Adventures, operadora de turismo em grupo, o funcionário deve ser em período integral e trabalhar há um ano para ser elegível a um subsídio de viagem pessoal. A fabricante de aplicativos Evernote segue um caminho diferente, tornando todos os seus funcionários elegíveis para subsídios de viagem, independentemente do tempo de casa na empresa.

Quais são os benefícios de oferecer uma Política de Subsídio de Viagem na sua empresa?

Os gestores de RH devem entender que é uma vitória para ambas as partes quando os empregadores oferecem um pacote de subsídio de viagem como benefício. Em uma era em que os indivíduos priorizam empresas que promovem bem-estar de funcionários em detrimento daquelas sem políticas de bem-estar ou com políticas insuficientes, incentivamos as equipes de RH a engajarem suas empresas e colherem os frutos incríveis de oferecer uma política de reembolso de viagens para funcionários.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais os empregadores podem se beneficiar ao fornecer subsídios de viagem:

Maior produtividade dos funcionários.

Um funcionário que retorna de férias financiadas pela empresa demonstra mais energia e positividade no local de trabalho. Eles tendem a ser mais eficientes, engajados e dispostos a contribuir para a equipe e para as metas corporativas, produzindo um trabalho de primeira linha.

Maior retenção de talentos.

Funcionários em empresas que oferecem subsídios de viagem tendem a permanecer mais tempo do que aqueles cujos empregadores não oferecem. Empresas que atraem e retêm grandes talentos desenvolvem equipes altamente motivadas e de alto desempenho. Um excelente exemplo é a FullContact, uma empresa de tecnologia com sede em Denver que oferece subsídios de viagem de até US$ 7.000 por funcionário com uma taxa de retenção de funcionários de 85% , o que é incomum no setor de tecnologia.

Funcionários tiram menos dias de licença médica.

Oferecer um plano de subsídio de viagem aos seus funcionários gera entusiasmo, otimismo e um renovado entusiasmo pelo trabalho. Isso resulta em menos solicitações de licença médica e redução do absenteísmo.

Aumento da satisfação no trabalho.

Os funcionários se beneficiam de um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional e de um bem-estar geral ao desfrutar das várias atividades de lazer nas férias pagas pelos subsídios de viagem. O resultado inevitável é a satisfação e realização profissional total, sabendo que a saúde mental dos funcionários é uma prioridade.

Menos sinistros de benefícios de saúde.

Proporcionar aos funcionários férias regulares pagas pela empresa diminui o risco de desenvolver problemas de saúde e reduz os custos com assistência médica.

Aqui estão outros vantagens corporativas e os auxílios para funcionários que seus funcionários vão adorar:

Algumas seguradoras também oferecem seu próprio programa de reembolso de bem-estar, como o programa de reembolso de academia da Cigna , programa de bem-estar da Humana, ou o Go365 , programa da Humana.

funcionários felizes

Quais são as implicações fiscais dos subsídios de viagem?

Como um gestor de RH pode configurar uma política de subsídio de viagem corporativa sem se preocupar com complicações implicações fiscais? Uma solução fácil é colaborar com o pessoal de finanças. Sua empresa pode optar por absorver as implicações fiscais de oferecer um subsídio de viagem ou deixar que os funcionários arcam com a responsabilidade. A política de subsídio de viagem da empresa deve divulgar as leis fiscais relevantes e indicar a parte responsável pelas obrigações fiscais.

Algumas empresas criam uma unidade de contabilidade interna para controlar as despesas de subsídio de viagem de seus funcionários ou contratam um consultor de auditoria fiscal para fins tributários.

O subsídio de viagem é considerado renda?

Os subsídios de viagem não são rendas regulares e isentas de impostos para os funcionários, excluídas das diretrizes da Receita Federal sobre benefícios marginais tributáveis. No entanto, recomendamos colocar toda a documentação do seu subsídio de viagem sob um plano de reembolso prestes a contas para evitar que a Receita Federal questione os funcionários por inadimplência fiscal.

Os subsídios são reportados à Receita Federal?

Se sua empresa oferece pagamentos de subsídio sob um plano prestes a contas, você pode excluir essa renda da declaração de renda bruta do seu funcionário junto à Receita Federal. No entanto, a Receita Federal classifica subsídios (adiantamentos, abonos e reembolsos) que não estão sob um plano prestes a contas como salários, estando sujeitos às suas regras de declaração.

Os subsídios aparecem no informe de rendimentos?

Se você fornecer subsídios de viagem como diárias aos funcionários sob um plano não prestes a contas, o pagamento deve ser igual ou inferior às taxas federais de diárias. Você deve garantir que o funcionário envie um relatório de despesas, e o valor excedente deve ser declarado como salário tributável no Formulário W-2.

5 Exemplos de Subsídios de Viagem oferecidos por Empregadores

Desde a pandemia da Covid-19, os empregadores mudaram o foco para fornecer benefícios marginais não convencionais aos funcionários, enfatizando o bem-estar e a flexibilidade no trabalho em detrimento dos benefícios financeiros tradicionais. No entanto, um estudo revela que os funcionários normalmente usam cerca de metade (54%) de seu tempo de férias elegível anual, enquanto apenas 23% esgotam totalmente os dias de férias a que têm direito.

Aqui estão exemplos de planos de subsídio de viagem desenvolvidos por empresas determinadas a incentivar totalmente os funcionários a usarem seus dias de férias elegíveis.

BambooHR

Os funcionários que trabalham na BambooHR há pelo menos seis meses recebem de quinze a vinte dias de férias anuais, dependendo do tempo de casa. A empresa de software incentiva os trabalhadores a tirarem um tempo precioso de descanso com até US$ 2.000 para cobrir despesas de viagem, que podem incluir

  • Passagens aéreas.
  • Quartos de hotel.
  • Passeios, eventos e outras atividades de lazer relacionadas a férias.

FullContact

A fabricante de softwares FullContact provavelmente tem uma das políticas de subsídio de viagem mais generosas do mercado. Todos os anos, os funcionários recebem entre US$ 2.000 e US$ 7.500 em subsídio de viagem para gastar em qualquer despesa de férias imaginável. Há um detalhe, no entanto: a FullContact insiste que os funcionários de férias devem se desconectar completamente do trabalho.

Evernote

O Evernote, um aplicativo de gerenciamento de tarefas e organização baseado em Redwood City, na Califórnia, tem um subsídio de viagem notável que paga à sua equipe US$ 1.000 anualmente para tirar fins de semana prolongados. Os funcionários que fazem uma pausa no trabalho por cinco dias sucessivos ou mais para viagens pessoais (ou para descansar no sofá da sala) qualificam-se para o subsídio de viagem. O Evernote não tem diretrizes restringindo a forma como seus funcionários podem gastar o dinheiro.

G Adventures

A G Adventures oferece até US$ 2.859 em despesas de férias e um subsídio de voo de US$ 570 para funcionários em período integral que trabalham na empresa há pelo menos um ano. A empresa de turismo de pequenos grupos com sede em Toronto, Canadá, oferece férias subsidiadas para a equipe a cada dez meses.

Airbnb

O site global de acomodações de viagens Airbnb oferece aos seus funcionários um subsídio de viagem trimestral de US$ 500 (US$ 2.000 por ano) para reservar um lugar na plataforma de acomodação da empresa enquanto viajam em qualquer um de seus quinze dias de folga remunerada anuais.

Como Oferecer uma Política de Subsídio de Viagem para Funcionários na Sua Empresa

Para desenvolver uma política de subsídio de viagem que funcione, você deve envolver as principais partes interessadas da empresa. Os gestores de RH devem garantir que as atualizações subsequentes da política mantenham os objetivos originais de criação do subsídio de viagem, priorizando os valores centrais que definem a cultura corporativa atual da empresa.

Personalizar um modelo pode ser uma ótima ideia, mas as equipes de RH e outras partes interessadas precisam considerar aspectos cruciais que podem precisar alterar para se adequar ao seu modelo de negócio. Descrevemos algumas etapas a serem seguidas ao criar uma política de subsídio de viagem na sua empresa.

  • Defina o principal objetivo de criar uma política de subsídio de viagem na sua empresa.
  • Envolva pessoas de outros departamentos que precisam aprovar ou fazer contribuições essenciais para a política de subsídio de viagem. Uma lista típica de funções envolvidas no processo inclui:
    • Gerente de RH.
    • Gerente de viagens.
    • Gerente financeiro.
    • Diretor de Operações (COO).
    • Viajantes frecuentes.
  • Elabore uma lista de despesas cobertas pela política de viagens e informações sobre o seguinte:
    • Elegibilidade do funcionário.
    • Acesso ao subsídio de viagem.
    • Processo de reembolso.
    • Contato de suporte de viagem.
    • Avisos de viagem.
    • Procedimentos de emergência.
  • Crie um rascunho final e obtenha a aprovação de todas as partes interessadas relevantes.
  • Divulgue a novidade aos funcionários por meio de todos os canais de comunicação disponíveis.

Conclusão

Pensando em criar uma política de subsídio de viagem eficaz para sua empresa? Então você precisa trabalhar com especialistas capazes de orientá-lo através das inúmeras armadilhas jurídicas e financeiras que podem colocar todo o processo em risco e prejudicar o resultado financeiro da sua empresa. Se você quiser saber mais sobre benefícios marginais, confira este guia sobre os diferentestipos de benefícios marginais.que você pode oferecer.

Temos interesse em trabalhar com você! A IncentFit é uma plataforma líder do setor de saúde e benefícios para empresas que buscam produtos incríveis de bem-estar para funcionários.

Agende uma conversa com um especialista em benefícios da IncentFit para descobrir sua melhor estratégia. Responderemos às suas perguntas, aprenderemos mais sobre o plano da sua empresa e forneceremos soluções eficazes.