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Guía sobre las políticas de subsidios de viaje para empleados y cómo implementar una

19 de diciembre de 2022 por Kate

Como gerente de Recursos Humanos, es tu responsabilidad encontrar el equilibrio óptimo entre la productividad de los empleados y la satisfacción laboral. Sin embargo, lograr esto en la era de la Gran Renuncia, en la que una parte significativa de la fuerza laboral abandona sus puestos debido al estrés y la ansiedad relacionados con el trabajo, puede representar un desafío considerable. Según un informe de MetLife sobre satisfacción laboral, los niveles de estrés y agotamiento entre los empleados se encuentran en máximos históricos. Una solución práctica es implementar programas de bienestar y beneficios marginales políticas como un subsidio de viaje que anime a los empleados a utilizar sus días libres pagados para viajes personales sin preocuparse por las finanzas.


Podrías preguntarte: ¿qué gana tu empresa al establecer una política de subsidios de viaje para empleados? Las empresas con una política de este tipo tienen niveles más altos de retención de talento y compromiso laboral. Además, existe una brecha significativa en la realización profesional y el bienestar general entre los empleados que se toman permisos pagados regulares para viajar y los que no lo hacen. La guía de IncentFit sobre políticas de subsidios de viaje ofrece información crucial para desarrollar una en tu empresa. Sigue leyendo para saber más sobre el proceso, qué ofrecer, los beneficios, las implicaciones fiscales y mucho más.

¿Qué es un subsidio de viaje?

Un subsidio de viaje es un beneficio en efectivo que las empresas proporcionan para los gastos de viajes personales de sus empleados dentro de un año calendario. También conocido como subsidio vacacional o reembolso de viajes, los trabajadores pueden usar esta cantidad fija para cubrir parte, aunque no la totalidad, de sus costos de viaje personal.

Debes comprender que un subsidio de viaje solo cubre los costos de viajes personales de un empleado y no los gastos de viajes de negocios. Por lo tanto, está diseñado para reembolsar una parte de los gastos de vacaciones de un empleado y no pretende financiar todo el viaje.

No cabe duda de que los gerentes de Recursos Humanos se enfrentarán a un gran desafío para lograr que las juntas directivas de las empresas acepten ofrecer subsidios de viaje a los empleados. Una excelente solución es proporcionar ejemplos de varias empresas que ofrecen beneficios de subsidios de viaje que enriquecen la experiencia del empleado.

¿Qué es una política de subsidio de viaje?

Una política de subsidio de viaje es un conjunto de directrices sobre cómo los empleados pueden evaluar y utilizar el subsidio de viaje de su empresa para gastos vacacionales o personales. Dado que cada empresa tiene una cultura corporativa distintiva, el alcance de una política de subsidios de viaje bien definida debe coincidir con las necesidades particulares de la empresa y las expectativas del empleado. Esto significa crear una política de reembolso de viajes asequible y flexible con sistemas eficientes de gestión de costos, al tiempo que se ofrece a los empleados la libertad de viajar y gastar con confianza.

Contar con una política de subsidio de viaje eficaz implica la colaboración entre los departamentos de Recursos Humanos y Finanzas para garantizar una recopilación eficiente de datos de gastos, registros de pagos actualizados, cumplimiento de las leyes vigentes y canales de comunicación eficaces con los empleados.

Una política corporativa de subsidios de viaje para empleados proporcionará detalles completos sobre los beneficios de viajes nacionales e internacionales. Por lo general, contiene información sobre lo siguiente:

1. Directrices sobre cómo la empresa ofrece el subsidio de viaje, por ejemplo, como un anticipo o un reembolso.

2. Instrucciones sobre cómo solicitar el subsidio de viaje.

3. El tipo de actividades de ocio o gastos cubiertos/permitidos por el subsidio de viaje.

4. Directrices sobre el proceso de reembolso y si los empleados deben proporcionar recibos o fotos para validar los gastos de viaje.

5. Avisos de viaje o precauciones para viajeros solitarios y empleados que vacacionan en zonas de alto riesgo.

6. Los empleados que pueden acceder al fondo de subsidio de viaje.

¿Qué cubre un subsidio de viaje?

Lo que hace que un subsidio de viaje sea un beneficio para empleados verdaderamente único es su flexibilidad. No existen reglas predefinidas sobre lo que los empleadores pueden incluir o eliminar de una política corporativa de subsidios de viaje. Por lo tanto, los equipos de Recursos Humanos pueden crear un plan de subsidios de viaje (sujeto al presupuesto de la empresa y a las implicaciones fiscales), ofreciendo a los empleados opciones de gasto ilimitadas.

Un subsidio de viaje corporativo suele cubrir los siguientes gastos de viaje:

  • Tasas de pasaporte.
  • Billetes de avión.
  • Tarifas de autobús/tren/ferry.
  • Tarifas de viáticos (per diem).
  • Costos de comidas/restaurantes.
  • Costos de hotel/alojamiento.
  • Alquiler de coches/bicicletas.
  • Gastos de combustible para un vehículo personal o de alquiler.
  • Peajes y tarifas de estacionamiento (viajes nacionales).
  • Costos de telefonía prepaga y planes de datos internacionales (viajes internacionales).
  • Actividades vacacionales/de ocio.
  • Gastos imprevistos. Los empleados que pueden acceder al fondo de subsidio de viaje.

¿Cuándo deberías ofrecer una política de subsidios de viaje a los empleados?

Si bien no existen leyes federales o estatales que exijan a las empresas ofrecer subsidios de viaje, aquellas compañías que aspiran a ser excelentes lugares para trabajar por lo general proporcionan subsidios de viaje a los empleados lo antes posible para atraer y retener al mejor talento de la industria.

Aunque las startups en fases iniciales suelen evitar la creación de una política de subsidios de viaje debido a limitaciones presupuestarias, los beneficios de contar con un plan son demasiado importantes como para ignorarlos. Debes comenzar ofreciendo créditos de viaje anuales o bianuales de entre $50 y $100 por empleado para cubrir gastos de viaje menores como combustible, comidas y estacionamiento, y luego aumentar gradualmente la cantidad a medida que crezca tu presupuesto.

¿A qué empleados deberías ofrecer un subsidio de viaje?

En teoría, todos los empleados pueden disfrutar de los beneficios del subsidio de viaje de una empresa. Sin embargo, es común que los empleadores ofrezcan subsidios de viaje de acuerdo con los siguientes criterios:

  • Antigüedad.
  • Rendimiento laboral.
  • Experiencia del empleado.

Además de limitar la elegibilidad de los empleados, los términos de una política de subsidio de viaje corporativo también determinan la cantidad que recibe un empleado según los criterios anteriores. Algunos empleadores también ofrecen una política de reembolso de teléfonos celulares a los empleados cuando viajan por trabajo. En última instancia, las decisiones finales deben estar en consonancia con la política corporativa actual. Restringir la elegibilidad de los empleados para tu programa de subsidios de viaje puede ser necesario debido a restricciones presupuestarias; sin embargo, la impresión general entre los empleados puede no ser la ideal para la reputación de la empresa y podría oscurecer las intenciones iniciales del programa.

Empresas como FullContact evitaron este problema ofreciendo subsidios de viaje a los empleados con excelentes historiales de rendimiento y limitando el monto del subsidio pagado por empleado según su antigüedad. Afar Media, un sitio web de viajes en línea, ofrece subsidios de viaje únicamente a los empleados con al menos seis meses de antigüedad. En G Adventures, un operador de grupos turísticos, un empleado debe trabajar a tiempo completo y haber laborado durante un año antes de ser elegible para un subsidio de viaje personal. La empresa de la aplicación de organización Evernote toma un camino diferente al hacer que todos sus empleados sean elegibles para los subsidios de viaje, independientemente de su antigüedad en la empresa.

¿Cuáles son los beneficios de ofrecer una política de subsidio de viaje en tu empresa?

Los gerentes de Recursos Humanos deben comprender que es un triunfo para ambas partes cuando los empleadores ofrecen un paquete de subsidios de viaje como beneficio para los empleados. En una era en la que las personas priorizan a las empresas que promueven programa de bienestar para empleados por encima de aquellas que no tienen políticas de bienestar o las tienen insuficientes, alentamos a los equipos de Recursos Humanos a sumar a sus empresas y cosechar las increíbles recompensas de ofrecer una política de reembolso de viajes para empleados.

A continuación, se presentan algunas formas en que los empleadores pueden beneficiarse al ofrecer subsidios de viaje:

Mayor productividad de los empleados.

Un empleado que regresa de unas vacaciones financiadas por la empresa muestra más energía y positividad en el lugar de trabajo. Tienden a ser más eficientes, participativos y dispuestos a contribuir a los objetivos del equipo y de la empresa produciendo un trabajo de primera categoría.

Mayor retención de talento.

Los empleados de las empresas que ofrecen subsidios de viaje tienden a quedarse por más tiempo que aquellos cuyos empleadores no lo hacen. Las empresas que atraen y retienen un gran talento desarrollan equipos altamente motivados y con un alto rendimiento. Un excelente ejemplo es FullContact, una empresa de tecnología con sede en Denver que ofrece subsidios de viaje de hasta $7,000 por empleado con una tasa de retención de empleados del 85 por ciento , algo inusual en la industria tecnológica.

Los empleados toman menos días por enfermedad.

Ofrecer un plan de subsidio de viaje a tus empleados genera emoción, optimismo y un entusiasmo renovado por el trabajo. Esto se traduce en un menor número de solicitudes de baja por enfermedad y una reducción del ausentismo.

Aumento de la satisfacción laboral.

Los empleados se benefician de una mejor conciliación entre la vida laboral y personal y de un bienestar general al disfrutar de las diversas actividades de ocio vacacionales pagadas por los subsidios de viaje. El resultado inevitable es una total satisfacción y realización laboral, sabiendo que los problemas de salud mental de los empleados son una prioridad.

Menos reclamaciones de beneficios de salud.

Proporcionar a los empleados vacaciones regulares pagadas por la empresa disminuye el riesgo de desarrollar problemas de salud y reduce los costos de atención médica.

Aquí tienes otros beneficios de empresa y estipendios para empleados que a tus empleados les encantarán:

Algunas compañías de seguros también ofrecen su propio programa de reembolso de bienestar, como el programa de reembolso de gimnasio de Cigna , el programa de bienestar de Humana, o el programa Go365 de Humana.

empleados felices

¿Cuáles son las implicaciones fiscales de los subsidios de viaje?

¿Cómo puede un gerente de Recursos Humanos establecer una política corporativa de subsidios de viaje sin preocuparse por implicaciones fiscalesdesagradables? Una solución sencilla es colaborar con el equipo de finanzas. Tu empresa puede optar por absorber las implicaciones fiscales de ofrecer un subsidio de viaje o permitir que los empleados asuman la responsabilidad fiscal. La política de subsidio de viaje de la empresa debe divulgar las leyes fiscales pertinentes e indicar la parte responsable de las implicaciones fiscales.

Algunas empresas crean una unidad de contabilidad interna para realizar un seguimiento de los gastos del subsidio de viaje de sus empleados o contratan a un consultor de auditoría fiscal para fines fiscales.

¿Se considera el subsidio de viaje como un ingreso?

Los subsidios de viaje no son ingresos regulares de los empleados y están exentos de impuestos, excluidos de las directrices del IRS sobre beneficios complementarios sujetos a impuestos. Sin embargo, recomendamos gestionar todo el papeleo de tu subsidio de viaje bajo un plan de reembolso accountable para evitar que el IRS persiga a los empleados por morosidad fiscal.

¿Se informan los subsidios al IRS?

Si tu empresa ofrece pagos de subsidios bajo un plan accountable, puedes excluir dichos ingresos del ingreso bruto de tu empleado para el informe ante el IRS. Sin embargo, el IRS clasifica los subsidios (anticipos, asignaciones y reembolsos) que no están bajo un plan accountable como salarios y están sujetos a sus normas de informes.

¿Se informan los subsidios en el formulario W-2?

Si proporcionas subsidios de viaje como viáticos (per diem) a los empleados bajo un plan no accountable, el pago debe ser igual o inferior a las tarifas federales de viáticos. Debes asegurarte de que el empleado presente un informe de gastos, y el monto excedente debe reportarse como salario sujeto a impuestos en el Formulario W-2.

5 Ejemplos de subsidios de viaje ofrecidos por los empleadores

Desde la pandemia de Covid-19, los empleadores han cambiado su enfoque hacia la provisión de beneficios complementarios no convencionales para los empleados, enfatizando el bienestar y la flexibilidad laboral por encima de los beneficios financieros tradicionales. Sin embargo, un estudio revela que los empleados suelen utilizar alrededor de la mitad (54 %) de su tiempo de vacaciones elegible anual, mientras que solo el 23 por ciento agota al máximo sus días de vacaciones asignados.

A continuación se muestran ejemplos de planes de subsidios de viaje desarrollados por empresas decididas a incentivar plenamente a los empleados para que utilicen sus días de vacaciones elegibles.

BambooHR

Los empleados que han trabajado al menos seis meses en BambooHR reciben de quince a veinte días de vacaciones anuales, según su antigüedad. El proveedor de software anima a los trabajadores a tomarse un tiempo libre valioso con hasta $2,000 para cubrir los gastos de viaje, los cuales pueden incluir

  • Billetes de avión.
  • Habitaciones de hotel.
  • Excursiones, eventos y otras actividades de ocio relacionadas con las vacaciones.

FullContact

El creador de software FullContact probablemente tiene una de las políticas de subsidios de viaje más generosas que existen. Cada año, los empleados reciben entre $2,000 y $7,500 en subsidios de viaje para gastar en cualquier gasto vacacional imaginable. Sin embargo, hay un detalle: FullContact insiste en que los empleados en vacaciones deben desconectarse por completo del trabajo.

Evernote

Evernote, una aplicación de gestión de tareas y organización con sede en Redwood City, California, cuenta con un subsidio de viaje notable que paga a su personal $1,000 al año por tomarse fines de semana largos. Los empleados que se toman un descanso del trabajo durante cinco días sucesivos o más para viajes personales (o para descansar en el sofá de la sala) califican para el subsidio de viaje. Evernote no tiene directrices que restrinjan cómo sus empleados pueden gastar el dinero en efectivo.

G Adventures

G Adventures ofrece hasta $2,859 en gastos de vacaciones y un subsidio de vuelo de $570 para los empleados a tiempo completo que hayan trabajado al menos un año en la empresa. La compañía de excursiones de viajes en grupos pequeños, que opera desde Toronto, Canadá, ofrece vacaciones subvencionadas para su personal cada diez meses.

Airbnb

El sitio global de alojamientos de viaje Airbnb ofrece a sus empleados un subsidio de viaje trimestral de $500 ($2,000 al año) para reservar un lugar en la plataforma de alojamiento de la empresa mientras viajan durante cualquiera de sus quince días pagados de vacaciones anuales.

Cómo ofrecer una política de subsidios de viaje para empleados en tu empresa

Para desarrollar una política de subsidios de viaje que funcione, debes involucrar a los principales interesados de la empresa. Los gerentes de Recursos Humanos deben asegurarse de que las actualizaciones posteriores de la política mantengan los objetivos originales de establecer la política de subsidio de viaje, al tiempo que priorizan los valores fundamentales que definen la cultura corporativa actual de la empresa.

Personalizar una plantilla puede ser una gran idea, pero los equipos de Recursos Humanos y otros interesados deben considerar los aspectos críticos que podrían cambiar para adaptarse a su modelo de negocio. Hemos descrito algunos pasos a seguir al crear una política de subsidios de viaje en tu empresa.

  • Define el propósito principal de crear una política de subsidio de viaje en tu empresa.
  • Involucra a personas de otros departamentos que necesiten aprobar o hacer aportes críticos a la política de subsidio de viaje. Una lista típica de roles involucrados en el proceso incluye:
    • Gerente de Recursos Humanos.
    • Gerente de viajes.
    • Gerente de finanzas.
    • Director de operaciones (COO).
    • Viajeros frecuentes.
  • Desarrolla una lista de gastos cubiertos por la política de viajes e información sobre lo siguiente:
    • Elegibilidad de los empleados.
    • Acceso al subsidio de viaje.
    • Proceso de reembolso.
    • Contacto de asistencia de viajes.
    • Aviso de viajes.
    • Procedimientos de emergencia.
  • Crea un borrador final y obtén la aprobación de todas las partes interesadas relevantes.
  • Difunde la noticia entre los empleados a través de todos los canales de comunicación disponibles.

Conclusión

¿Estás pensando en establecer una política de subsidio de viaje eficaz para tu empresa? Entonces necesitas trabajar con expertos capaces de guiarte a través de los numerosos obstáculos legales y financieros que podrían poner en riesgo todo el proceso y perjudicar los resultados financieros de tu empresa. Si deseas obtener más información sobre los beneficios complementarios, consulta esta guía sobre los diferentestipos de beneficios complementarios.que puedes ofrecer.

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