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Qué es el reembolso de matrículas y caso de estudio sobre cómo ayuda a los empleadores

15 de diciembre de 2022 por Kate

La tecnología avanza y los mercados laborales evolucionan con rapidez. Para mantenerse a la vanguardia, los empleados deben actualizar constantemente sus conocimientos y habilidades con el fin de seguir el ritmo de la rápida globalización y competitividad. Sin embargo, actualizar y reciclar las habilidades puede requerir volver a estudiar, lo cual conlleva sus propios desafíos. Es por eso que los empleadores están utilizando beneficios marginales como reembolso de matrículas para hacer frente a estos retos.

Afortunadamente, los empleadores están tomando la iniciativa y aliviando esta presión mediante programas de asistencia educativa. Esta asistencia puede ir desde cubrir una parte del costo de la universidad hasta el reembolso total de la matrícula. Aunque tal vez no sea el beneficio más económico de tu paquete de beneficios, el reembolso de matrículas ofrece un alto retorno de inversión.

¿Te suena atractivo? Profundicemos para entender qué son los programas de reembolso de matrículas, cómo funcionan, por qué los ofrecen los empleadores y cómo puedes implementarlos en tu organización.

Puntos clave:

¿Qué es el reembolso de matrículas?

El reembolso de matrículas es un beneficio laboral que ayuda a reducir la carga financiera de la educación continua, permitiendo a los empleados utilizar fondos de la empresa para cubrir parte o la totalidad de sus gastos escolares..

¿Cómo funciona el reembolso de matrículas?

Por lo general, el empleado paga sus estudios por adelantado y luego solicita el reembolso a la empresa. Esto puede aplicarse para una licenciatura o una maestría.

Qué cubre

El reembolso de matrículas es un beneficio voluntario que los empleadores otorgan a su personal. Esto significa que la empresa puede personalizar la oferta según lo considere conveniente. Por ejemplo, algunos empleadores solo reembolsan el costo de las clases, mientras que otros cubren gastos adicionales como libros, bolígrafos, computadoras portátiles, etc.

Los empleadores también pueden establecer las condiciones que los empleados deben cumplir para ser elegibles para el programa. Dichas condiciones pueden incluir:

  • Programa de estudio – La mayoría de los empleadores solo reembolsan la matrícula de cursos específicos que impactan directamente en el desempeño del empleado.
  • Costo del curso – Los empleadores pueden pagar hasta $5,250 al año para títulos universitarios de grado, pero cada empresa puede elegir cuánto está dispuesta a cubrir.
  • Calificaciones del estudiante – Algunos programas exigen que el alumno alcance una calificación específica, las cuales pueden dividirse en categorías. Por ejemplo, un estudiante que obtiene una A recibe el reembolso total; uno con B recibe un 80%, etc.
  • Tiempo de permanencia – Las empresas esperan obtener un retorno de inversión en un plazo razonable, por lo que pueden exigir que el empleado permanezca en la compañía durante un período determinado tras finalizar sus estudios.

La Sección 127 del código fiscal estipula que los empleadores pueden pagar hasta $5,250 y $10,500 dólares al año para estudios de grado y posgrado, respectivamente.

Reembolso de matrícula Beneficios

Beneficios Para los empleadores

Los empleadores pueden beneficiarse al ofrecer reembolsos educativos porque estas iniciativas:

  1. Impulsan la contratación y la retención
  2. Mejoran el compromiso de los empleados
  3. Aumentan la productividad

Impulsan la contratación y la retención

Contratar en el complejo mercado laboral actual ya no es lo de antes. Por un lado, la tasa de desempleo está en su punto más bajo histórico y es probable que haya más puestos disponibles que buscadores de empleo. Esto significa que el candidato promedio tiene más opciones, por lo que tendrás que ofrecerle algo más que el salario y el paquete de beneficios estándar.

El reembolso de matrículas te da una ventaja en la guerra por el talento, ahorrándote costos de contratación y y la rotación innecesaria de personal. Los estudios demuestran que los programas de asistencia educativa ahorran entre $1 y $1.29 dólares en gestión de talento por cada dólar gastado, dependiendo de su diseño e implementación.

Estas estadísticas de un estudio reciente de EdAssist lo respaldan:

  1. El 93% de los empleados utiliza el programa de asistencia educativa de su empresa para mejorar su empleabilidad en puestos superiores.
  2. El 84% de los empleados eligió un trabajo debido al reembolso de matrículas.
  3. El 71% de los encuestados valora el reembolso de matrículas por encima de cualquier otro beneficio, excepto la atención médica.
  4. 8 de cada 10 empleados que utilizan un programa de este tipo tienen más probabilidades de permanecer en su empresa, independientemente de que exista una política que les obligue a hacerlo.

Mejoran el compromiso de los empleados

Atraer al mejor talento es una cosa. Mantenerlo comprometido es otra, y los empleadores deben asegurarse de no descuidarlo. Según Gallup, ¡los trabajadores desmotivados cuestan $7.8 billones de dólares en pérdida de productividad! Además, el informe indica que los incentivos financieros pueden no ser suficientes para abordar este problema.

Según múltiples estudios, mejorar el compromiso de los empleados requiere simplemente un esfuerzo deliberado por parte de la empresa para satisfacer las necesidades del personal. ¿Y qué mejor manera de lograrlo que ayudándoles a desarrollar sus habilidades?

Ayudar a los empleados a alcanzar sus metas educativas demuestra que valoras su bienestar, no solo lo que te ayudan a lograr. También los capacita para adaptarse a un entorno laboral cambiante sin perder impulso. A su vez, esto incrementa su motivación y sienta una sólida base para el compromiso.

Aumentan la productividad

El reembolso de matrículas permite a los empleados actualizar sus habilidades y adquirir nuevas competencias. Esto significa que el personal puede asumir fácilmente más tareas y cubrir futuros roles, volviéndose más productivo a corto y largo plazo.

A medida que la digitalización continúa, nuevas oportunidades laborales están surgiendo. Un estudio del Instituto para el Futuro (IFTF) predice que más del 85% de los trabajos populares en 2030 aún no se han inventado. Esto significa que las empresas deben preparar a sus equipos para el futuro o arriesgarse a gastar millones de dólares en contratar nuevos trabajadores. Por otro lado, la tecnología ya ha eliminado millones de empleos y seguirá haciéndolo.

Beneficios Para los empleados

  • Los prepara para aumentos salariales y ascensos – Más educación suele significar más ingresos.. En la mayoría de las profesiones, obtener una maestría incrementa el salario del titular en aproximadamente un 20%. También puede abrir la puerta a un nuevo nivel profesional y hacer que el empleado sea elegible para ascensos.
  • Protege el futuro – Un programa de estudios de alta calidad dota a los estudiantes de habilidades diversas y relevantes que les ayudan a navegar en un mercado laboral cambiante. También los hace más competitivos en el mercado si su puesto actual se vuelve obsoleto o si desean cambiar de carrera para mantenerse a la vanguardia.
  • Aporta mayor credibilidad a los empleados – Los programas de educación superior equipan a los estudiantes con habilidades y conocimientos especializados. Esto hace que los empleados sean más competitivos y mejora su estatus social entre colegas.

En este caso, ofrecer el reembolso de matrículas puede ser beneficioso tanto para la empresa como para el personal. En primer lugar, ayuda a los empleados a conservar sus empleos al reciclar sus habilidades. En segundo lugar, permite a los empleadores ahorrar costos de capacitación y mantener al equipo unido. En tercer lugar, crea empleados más felices, lo que eleva la moral y la productividad.

¿Obtienen los empleadores una exención fiscal por el reembolso de matrículas?

El reembolso de matrículas ofrece ahorros fiscales a los empleadores y a los empleados participantes. Bajo la ley fiscal federal, este beneficio es un programa de asistencia educativa calificado, por lo que los reembolsos se omiten de los ingresos gravables del empleado.

Por lo general, un empleador obtiene una exención fiscal por el reembolso de matrículas si cumple con ciertos requisitos:

  1. Cuentan con un plan de reembolso de matrículas por escrito.
  2. El plan no ofrece otros beneficios que puedan elegirse en lugar de la educación.
  3. La asistencia no supera los $5,250 por año calendario en total si el empleado tiene más de un empleador.
  4. El plan no debe favorecer a los empleados altamente remunerados.

¿Cuántos empleados utilizan realmente el reembolso de matrículas?

Se podría pensar que los trabajadores aprovecharían con entusiasmo la oportunidad de recibir educación de calidad y mejorar sus perspectivas profesionales sin tener que elegir entre estudiar y trabajar. Sin embargo, los datos disponibles sugieren que no suficientes empleados se benefician de los programas de educación y capacitación de las empresas.

Según un estudio de la Fundación Lumina, los empleadores gastan alrededor de $28 mil millones de dólares anuales en beneficios educativos, pero solo entre el 2% y el 5% de los empleados los aprovechan. Peor aún, ¡el 43% de los trabajadores ni siquiera sabe si su empresa ofrece estos beneficios!

En gran medida, las bajas tasas de participación se pueden achacar a los empleadores. Algunos no informan a su personal por miedo a que más empleados los utilicen y aumenten los costos. A otros les preocupa formar talento para luego perderlo frente a la competencia.

Incluso en aquellas empresas donde los empleadores animan activamente a su personal a utilizar este beneficio, otros factores entran en juego:

  • La mayoría de las empresas exigen que el empleado permanezca en la organización durante un período determinado o devuelva el dinero invertido en sus estudios.
  • La mayoría de los programas no son de pago previo, por lo que el estudiante aún debe conseguir dinero primero sin la certeza de que recuperará los costos.
  • Algunos programas de reembolso se limitan a carreras específicas en universidades seleccionadas.

Caso de estudio de una empresa que ofrece reembolso de matrículas

Muchas empresas ofrecen algún tipo de asistencia educativa, incluido el reembolso. Discover Financial Services, una empresa líder en servicios de pago, es un claro ejemplo de un programa de reembolso de matrículas.

Entre 2010 y 2013, Discover invirtió $7.4 millones de dólares en su programa de reembolso de matrículas. 558 agentes de centros de llamadas de primera línea (Agentes) y 552 empleados de funciones corporativas (No agentes) participaron en el programa durante este período.

Al finalizar este período:

  • El programa generó un ROI del 144%, confirmando que la inversión en talento realmente da frutos.
  • Tuvo una tasa de utilización a 4 años del 3.5% (2.5% para agentes, 6.6% para no agentes).
  • Por cada dólar gastado en el programa, Discover recuperó su inversión original y evitó $1.44 dólares en costos de gestión de talento. Esto se tradujo en $10.9 millones de dólares en ahorros netos anuales.
  • El 21% de los participantes fue ascendido y el 9% fue transferido.
  • La retención de empleados aumentó en un 0.5%.
  • El ausentismo se redujo en 4 días al mes entre los empleados participantes.
  • El salario anual aumentó un 46% para los participantes.

“Este estudio ayudó a demostrar lo que ya sabíamos: invertir en nuestros empleados ayuda a nuestros clientes, apoya a la comunidad y aporta un valor comercial significativo”. – Jon Kaplan, director de aprendizaje de Discover

Antes de realizar el estudio, se requería que los empleados de Discover completaran un año de empleo a tiempo completo para ser elegibles. Esto ya no es necesario; los empleados pueden solicitar el programa desde su primer día de trabajo en la empresa.

Además, Discover ha creado diversos programas de asistencia educativa que ayudan a los empleados a financiar su educación superior en colegios y universidades acreditadas. Su programa ofrece hasta $2,500, $5,250 y $10,000 dólares para títulos técnicos (associate), licenciaturas y posgrados, respectivamente.

Más de 2,000 empleados han utilizado estos programas desde 2018, lo que ha costado a la empresa más de $20 millones de dólares en matrículas. También ha incrementado las tasas de retención en 1.4 veces y ha duplicado las probabilidades de que los participantes sean ascendidos.

Pregunta por nuestro programa de reembolso de matrículas

Si estás interesado en explorar formas de implementar un plan de reembolso de matrículas en tu empresa, ¡nos encantaría ayudarte! No dudes en programar una cita con nuestros expertos en beneficios cuando te sea más conveniente.

Preguntas frecuentes

¿Cubre el reembolso de matrículas los préstamos estudiantiles?

R: La educación universitaria es costosa, por lo que algunos programas de grado pueden requerir más recursos financieros de los que cubre un programa de reembolso. Eso puede significar buscar ayuda financiera adicional, como préstamos estudiantiles federales. La buena noticia es que el reembolso de matrículas no siempre excluye a los estudiantes de otras ayudas financieras.

Sin embargo, puede afectar el estatus de la ayuda financiera basada en la necesidad y limitar el monto otorgado al empleado. En muchos casos, esto significa recibir préstamos estudiantiles menores de los que se habrían obtenido sin el reembolso de matrículas.

Nota: Los estudiantes deben declarar cuánto reciben en concepto de reembolso de matrículas por parte de su empleador al solicitar préstamos estudiantiles.