Qu'est-ce que le remboursement des frais de scolarité et étude de cas sur son impact pour les employeurs

La technologie progresse et le marché du travail évolue rapidement. Pour garder une longueur d'avance, les salariés doivent constamment actualiser leurs connaissances et développer de nouvelles compétences afin de suivre le rythme de la mondialisation et de la compétitivité. Cependant, la montée en compétences (up-skilling) et la reconversion (re-skilling) impliquent souvent de reprendre des études, ce qui comporte son lot de défis. C'est pourquoi les employeurs utilisent avantages accessoires comme remboursement des frais de scolarité pour surmonter ces difficultés.

Heureusement, les employeurs se mobilisent et allègent cette charge grâce à des programmes d'aide à la scolarité. Cette aide peut aller de la prise en charge partielle des frais universitaires au remboursement intégral. Bien qu'il ne s'agisse pas nécessairement de l'avantage le plus économique de votre programme d'avantages sociaux, le remboursement des frais de scolarité offre un retour sur investissement élevé.

Cela vous intéresse ? Entrons dans le vif du sujet pour comprendre ce que sont les programmes de remboursement des frais de scolarité, leur fonctionnement, les raisons pour lesquelles les employeurs les proposent et la manière de les mettre en place au sein de votre organisation.

Points clés :

• Qu'est-ce que le remboursement des frais de scolarité ?
  • Comment fonctionne le remboursement des frais de scolarité ?
  • Ce que cela couvre
• Les avantages du remboursement des frais de scolarité
• Les employeurs bénéficient-ils d'avantages fiscaux pour le remboursement des frais de scolarité ?
• Combien de salariés utilisent réellement le remboursement des frais de scolarité ?
• Étude de cas d'une entreprise proposant le remboursement des frais de scolarité

Qu'est-ce que le remboursement des frais de scolarité ?

Le remboursement des frais de scolarité est un avantage social qui permet d'alléger le poids financier de la formation continue en autorisant les salariés à utiliser les fonds de l'entreprise pour couvrir une partie ou la totalité de leurs frais de scolarité..

Comment fonctionne le remboursement des frais de scolarité ?

En règle générale, le salarié avance les frais de scolarité, puis se fait rembourser par l'employeur par la suite. Cela peut concerner une licence (bachelor) ou un master.

Ce que cela couvre

Le remboursement des frais de scolarité est un avantage facultatif que les employeurs décident d'offrir à leurs équipes. Cela signifie qu'ils peuvent personnaliser l'offre selon leurs besoins. Par exemple, certains se limitent aux frais de cours, tandis que d'autres prennent en charge des dépenses supplémentaires telles que les manuels, les fournitures ou les ordinateurs portables.

Les employeurs peuvent également fixer les conditions que les salariés doivent remplir pour être éligibles au programme. Ces critères peuvent inclure :

• Le domaine d'études – La plupart des employeurs ne remboursent que les formations en lien direct avec les performances professionnelles du salarié.
• Le coût de la formation – Les employeurs peuvent verser jusqu'à 5 250 $ par an pour les diplômes de premier cycle, mais chaque entreprise reste libre de fixer ses plafonds.
• Les résultats académiques – Certains programmes exigent l'obtention d'une note spécifique. Ceux-ci peuvent être structurés par paliers : par exemple, un étudiant obtenant la note A se voit rembourser la totalité de ses frais, tandis qu'un B donne droit à un remboursement de 80 %, etc.
• La durée d'ancienneté ou d'engagement – Les employeurs s'attendent à un retour sur investissement dans un délai raisonnable et peuvent exiger du salarié qu'il reste dans l'entreprise pendant une période déterminée après l'achèvement de ses études.

L'article 127 du code fiscal stipule que les employeurs peuvent verser respectivement jusqu'à 5 250 $ et 10 500 $ par an pour les études de premier cycle (undergraduate) et de cycle supérieur (graduate).

Remboursement des frais de scolarité Avantages sociaux

Avantages sociaux Pour les employeurs

Proposer le remboursement des frais de scolarité présente de nombreux avantages pour les employeurs, car cela permet de :

1. Stimuler le recrutement et la fidélisation
2. Renforcer l'engagement des collaborateurs
3. Accroître la productivité

Stimuler le recrutement et la fidélisation

Dans le contexte complexe du marché du travail actuel, recruter ne se fait plus comme avant. D'une part, le taux de chômage a atteint un niveau historiquement bas et il y a probablement plus d'offres d'emploi que de demandeurs d'emploi. Par conséquent, les candidats ont l'embarras du choix, et vous devez leur offrir bien plus que le salaire et les avantages sociaux de base.

Le remboursement des frais de scolarité vous donne une longueur d'avance dans la guerre des talents, vous permettant d'économiser sur les coûts de recrutement ainsi que et le turnover inutile des salariés. Des études montrent que ces programmes permettent d'économiser entre 1 $ et 1,29 $ en gestion des talents pour chaque dollar dépensé, selon leur conception et leur mise en œuvre.

Ces statistiques issues d'une étude récente d' EdAssist viennent étayer ces faits :

1. 93 % des salariés utilisent le programme d'aide à la scolarité de leur entreprise pour accroître leur employabilité à des postes supérieurs.
2. 84 % des salariés ont choisi un emploi en raison du remboursement des frais de scolarité.
3. 71 % des répondants accordent plus de valeur au remboursement des frais de scolarité qu'à tout autre avantage, à l'exception de la couverture santé.
4. 8 salariés sur 10 bénéficiant d'un tel programme sont plus susceptibles de rester fidèles à leur employeur, indépendamment de toute clause de rétention obligatoire.

Renforcer l'engagement des collaborateurs

Attirer les meilleurs talents est une chose. Maintenir leur engagement en est une autre, et les employeurs doivent veiller à ne pas baisser la garde. Selon Gallup, le désengagement des salariés coûte 7,8 billions de dollars en pertes de productivité ! De plus, le rapport indique que les incitations financières ne suffisent pas toujours à résoudre ce problème.

Selon plusieurs études, l'amélioration de l'engagement des collaborateurs exige simplement un effort conscient de la part de l'employeur pour répondre aux besoins de ses équipes. Quelle meilleure façon d'y parvenir que de les aider à développer leurs compétences ?

Aider les salariés à atteindre leurs objectifs éducatifs leur montre que vous vous souciez de leur épanouissement, et pas seulement de leur contribution aux résultats de l'entreprise. Cela les prépare également à s'adapter aux évolutions du lieu de travail sans perdre leur élan, ce qui renforce leur motivation et constitue une base solide pour l'engagement.

Accroître la productivité

Le remboursement des frais de scolarité permet aux salariés de développer de nouvelles compétences et de se reconvertir. Ainsi, ils peuvent plus facilement assumer de nouvelles tâches et occuper les postes à pourvoir à l'avenir, ce qui accroît leur productivité à court et à long terme.

Alors que la numérisation se poursuit, de nouvelles opportunités professionnelles voient le jour. Une étude étude de l'Institute for the Future (IFTF) prédit que plus de 85 % des emplois populaires en 2030 n'ont pas encore été inventés. Les employeurs doivent donc préparer leurs équipes pour l'avenir, sous peine de devoir dépenser des millions en recrutements futurs. À l'inverse, la technologie a déjà supprimé des millions d'emplois et continuera de le faire.

Avantages sociaux Pour les salariés

• Ouvre la voie à des augmentations et des promotions – Plus d'études rime généralement avec plus d'argent.. Dans la plupart des professions, l'obtention d'un master permet d'augmenter le salaire d'environ 20 %. Cela peut également permettre de franchir un cap professionnel et de rendre le salarié éligible à des promotions.
• Protège l'avenir – Un programme d'études de qualité dote les apprenants de compétences diversifiées et pertinentes pour naviguer sur un marché du travail en mutation. Il renforce également leur employabilité si leur poste actuel devient obsolète ou s'ils souhaitent se réorienter pour garder une longueur d'avance.
• Renforce la crédibilité professionnelle – Les programmes d'enseignement supérieur dotent les étudiants de compétences et d'expertises spécialisées. Cela rend les salariés plus compétitifs et améliore leur statut social auprès de leurs pairs.

Dans ce cas de figure, proposer le remboursement des frais de scolarité est une stratégie gagnant-gagnant pour les employeurs comme pour les salariés. D'une part, cela aide les collaborateurs à conserver leur emploi grâce à la reconversion. D'autre part, cela permet aux entreprises d'économiser sur les coûts de formation tout en préservant la cohésion des équipes. Enfin, cela génère des salariés plus épanouis, ce qui stimule le moral et la productivité.

Les employeurs bénéficient-ils d'avantages fiscaux pour le remboursement des frais de scolarité ?

Le remboursement des frais de scolarité offre des avantages fiscaux tant aux employeurs qu'aux participants. Conformément à la législation fiscale fédérale, cet avantage constitue un programme qualifié d'aide à l'éducation, ce qui signifie que les montants remboursés sont exonérés de l'impôt sur le revenu du salarié.

De manière générale, un employeur bénéficie d'un allègement fiscal s'il respecte certaines conditions :

1. Il dispose d'un plan de remboursement des frais de scolarité rédigé par écrit.
2. Le plan ne peut pas proposer d'autres avantages en option à la place de l'aide à la formation.
3. L'aide ne dépasse pas 5 250 $ par année civile auprès de l'ensemble des employeurs si le salarié en cumule plusieurs.
4. Le plan ne doit pas favoriser de manière disproportionnée les salariés les mieux rémunérés.

Combien de salariés utilisent réellement le remboursement des frais de scolarité ?

On pourrait penser que les salariés sauteraient sur l'occasion d'accéder à une éducation de qualité et d'améliorer leurs perspectives de carrière sans avoir à choisir entre travail et études. Pourtant, les données disponibles indiquent qu'un nombre insuffisant de collaborateurs bénéficient de ces programmes.

Selon une étude de la Lumina Foundation, les employeurs consacrent environ 28 milliards de dollars par an aux avantages liés à la formation, mais seulement 2 à 5 % des salariés en profitent. Pire encore, 43 % des travailleurs ignorent totalement si leur entreprise propose ces avantages !

Dans la plupart des cas, ce faible taux de participation est imputable aux employeurs. Certains n'informent pas leurs équipes par peur qu'une utilisation massive n'augmente leurs coûts. D'autres craignent de former des talents pour les voir ensuite partir chez la concurrence.

Même dans les entreprises où les dirigeants encouragent activement leurs équipes à utiliser cet avantage, d'autres facteurs entrent en ligne de compte :

• La plupart des entreprises exigent que le salarié reste en poste pendant une période déterminée ou rembourse les sommes engagées pour ses études.
• La majorité des programmes ne sont pas préfinancés ; l'étudiant doit donc d'abord avancer l'argent sans certitude absolue de récupérer ses frais.
• Certains programmes de remboursement sont limités à des filières spécifiques dans une sélection d'établissements.

Étude de cas d'une entreprise proposant le remboursement des frais de scolarité

De nombreuses entreprises proposent une forme d'aide à la scolarité, y compris le remboursement. Discover Financial Services, une importante société de services de paiement, constitue un parfait exemple de programme de remboursement des frais de scolarité.

Entre 2010 et 2013, Discover a investi 7,4 millions de dollars dans son programme. 558 agents de centre d'appels en première ligne (Agents) et 552 membres du personnel des fonctions corporatives (Non-agents) y ont participé au cours de cette période.

Au terme de cette période :

• Le programme a généré un retour sur investissement (ROI) de 144 %, confirmant que l'investissement dans les talents porte ses fruits.
• Il a enregistré un taux d'utilisation sur 4 ans de 3,5 % (2,5 % pour les agents, 6,6 % pour les non-agents).
• Pour chaque dollar investi, Discover a récupéré sa mise initiale tout en économisant 1,44 $ en frais de gestion des talents, soit une économie nette annuelle de 10,9 millions de dollars.
• 21 % des participants ont été promus et 9 % ont fait l'objet d'une mutation interne.
• La fidélisation des salariés a augmenté de 0,5 %.
• L'absentéisme a diminué de 4 jours par mois parmi les salariés participants.
• Le salaire annuel des participants a progressé de 46 %.

« Cette étude a confirmé ce que nous savions déjà : investir dans nos collaborateurs aide nos clients, soutient la communauté et apporte une valeur commerciale significative. » – Jon Kaplan, Chief Learning Officer chez Discover.

Avant de mener cette étude, les salariés de Discover devaient justifier d'un an d'ancienneté à temps plein pour être éligibles. Cette condition a été supprimée : les collaborateurs peuvent désormais postuler au programme dès leur premier jour d'embauche.

En outre, Discover a mis en place divers programmes d'aide à l'éducation pour aider ses salariés à financer leurs études post-secondaires dans des collèges et universités accrédités. Leur dispositif offre jusqu'à 2 500 $, 5 250 $ et 10 000 $ respectivement pour des diplômes de type Associate degree, Bachelor et Master.

Plus de 2 000 salariés ont bénéficié de ces programmes depuis 2018, représentant un coût de plus de 20 millions de dollars pour l'entreprise. Cela a également multiplié le taux de rétention par 1,4 et doublé les chances de promotion des participants.

Renseignez-vous sur notre programme de remboursement des frais de scolarité

Si vous souhaitez explorer les options pour mettre en place un tel plan au sein de votre entreprise, nous serions ravis de vous aider ! N'hésitez pas à planifier un échange avec nos experts en avantages sociaux au moment qui vous convient.

FAQ

Q : Le remboursement des frais de scolarité couvre-t-il les prêts étudiants ?

R : Les études supérieures coûtent cher, et certains cursus nécessitent davantage de ressources financières que ne le couvre un programme de remboursement standard. Il peut donc être nécessaire de recourir à des aides financières complémentaires, telles que des prêts étudiants fédéraux. La bonne nouvelle est que le remboursement des frais de scolarité n'exclut pas systématiquement l'accès à d'autres types d'aide financière.

Cependant, cela peut modifier l'éligibilité aux aides basées sur les besoins et limiter le montant accordé au salarié. Dans de nombreux cas, cela se traduit par l'obtention de prêts étudiants moins élevés que si l'employeur ne finançait pas une partie des frais.

Remarque : Les étudiants sont tenus de déclarer le montant des remboursements reçus de leur employeur lors de leurs demandes de prêt étudiant.