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Guida alle politiche di rimborso viaggio per i dipendenti e come crearne una

19 dicembre 2022 di Kate

In qualità di HR manager, è tua responsabilità trovare il giusto equilibrio tra la produttività ottimale dei dipendenti e la soddisfazione lavorativa. Tuttavia, raggiungere questo obiettivo nell'era delle Grandi Dimissioni, in cui una parte significativa della forza lavoro sta lasciando il proprio impiego a causa dello stress e dell'ansia legati al lavoro, può rappresentare una sfida considerevole. Secondo un rapporto di MetLife sulla soddisfazione lavorativa, i livelli di burnout e stress tra i dipendenti hanno raggiunto i massimi storici. Una soluzione pratica è l'implementazione di programmi di benessere e fringe benefit politiche come un incentivo ai viaggi, che incoraggino i dipendenti a usare le ferie retribuite per i viaggi personali senza preoccuparsi delle finanze.


Potresti chiederti cosa ci guadagna la tua azienda nell'istituire una politica di rimborso viaggio per i dipendenti. Le aziende dotate di questa politica registrano livelli più alti di fidelizzazione dei talenti e di engagement. Inoltre, esiste un divario significativo in termini di realizzazione professionale e benessere generale tra i dipendenti che usufruiscono regolarmente di ferie retribuite per viaggiare e quelli che non lo fanno. La guida di IncentFit alle politiche di rimborso viaggio offre informazioni cruciali su come svilupparne una per la tua azienda. Continua a leggere per saperne di più sul processo, su cosa offrire, sui vantaggi, sulle implicazioni fiscali e molto altro ancora.

Cos'è un'indennità di viaggio?

Un'indennità di viaggio è un beneficio in denaro che le aziende forniscono per le spese di viaggio personali dei dipendenti nel corso dell'anno solare. Conosciuta anche come bonus vacanze o rimborso spese di viaggio, i lavoratori possono utilizzare questa cifra fissa per coprire una parte, ma non la totalità, dei loro costi di viaggio personali.

È importante comprendere che un'indennità di viaggio copre esclusivamente le spese di viaggio personali del dipendente, e non quelle legate al lavoro. Di conseguenza, è progettata per rimborsare una parte delle spese di vacanza del dipendente e non intende finanziare l'intero viaggio.

Non vi è alcun dubbio che i responsabili delle risorse umane dovranno affrontare una grande sfida per convincere i consigli di amministrazione ad approvare l'offerta di indennità di viaggio per i dipendenti. Una soluzione eccellente consiste nel fornire esempi di diverse aziende che offrono benefit legati ai viaggi che arricchiscono esperienza dei dipendenti.

Cos'è una politica di rimborso viaggio?

Una politica di rimborso viaggio è un insieme di linee guida su come i dipendenti possono valutare e utilizzare l'indennità di viaggio della propria azienda per le spese di viaggio o vacanza personali. Poiché ogni azienda ha una cultura aziendale distinta, l'ambito di una politica di rimborso viaggio ben definita dovrebbe corrispondere alle particolari esigenze dell'azienda e alle aspettative dei dipendenti. Significa creare una politica di rimborso accessibile e flessibile con sistemi di gestione dei costi efficienti, offrendo al contempo ai dipendenti la libertà di viaggiare e spendere in sicurezza.

Implementare una politica di rimborso viaggio efficace richiede la collaborazione tra il dipartimento risorse umane e quello finanziario per garantire una raccolta efficiente dei dati sulle spese, registri di pagamento aggiornati, la conformità alle leggi vigenti e canali di comunicazione efficaci con i dipendenti.

Una politica aziendale di rimborso viaggio per i dipendenti fornirà dettagli completi sui benefici relativi ai viaggi nazionali e internazionali. Tipicamente, contiene informazioni sui seguenti punti:

1. Linee guida su come l'azienda eroga l'indennità di viaggio, ad esempio come anticipo o rimborso.

2. Istruzioni su come fare richiesta per l'indennità di viaggio.

3. Il tipo di attività ricreative o spese coperte/messe a disposizione dall'indennità di viaggio.

4. Linee guida sul processo di rimborso e sulla necessità o meno per i dipendenti di fornire ricevute o foto per convalidare le spese di viaggio.

5. Avvisi di viaggio o precauzioni per viaggiatori singoli e dipendenti in vacanza in zone ad alto rischio.

6. I dipendenti che possono accedere al fondo per l'indennità di viaggio.

Cosa copre un'indennità di viaggio?

Ciò che rende un'indennità di viaggio un benefit aziendale davvero unico è la sua flessibilità. Non ci sono regole fisse su ciò che i datori di lavoro possono includere o escludere da una politica di rimborso viaggio aziendale. Pertanto, i team HR possono creare un piano di indennità di viaggio (soggetto al budget dell'azienda e alle implicazioni fiscali), offrendo ai dipendenti opzioni di spesa illimitate.

Un'indennità di viaggio aziendale copre spesso le seguenti spese di viaggio:

  • Costi per il passaporto.
  • Biglietti aerei.
  • Tariffe di autobus/treno/traghetto.
  • Diarie giornaliere.
  • Costi per cene/pasti.
  • Costi per hotel/alloggio.
  • Noleggio auto/bici.
  • Spese di carburante per un veicolo personale o a noleggio.
  • Pedaggi autostradali e costi di parcheggio (viaggi nazionali).
  • Costi per telefoni prepagati e piano dati internazionale (viaggi internazionali).
  • Attività di vacanza/tempo libero.
  • Spese accessorie. Dipendenti che possono accedere al fondo per l'indennità di viaggio.

Quando dovresti offrire una politica di rimborso viaggio ai dipendenti?

Sebbene non vi siano leggi federali o statali che obblighino le aziende a offrire indennità di viaggio, quelle che aspirano a essere luoghi di lavoro eccellenti forniscono tipicamente indennità di viaggio ai dipendenti il prima possibile per attrarre e trattenere i migliori talenti del settore.

Anche se le startup nella fase iniziale evitano spesso di creare una politica di rimborso viaggio a causa di vincoli di budget, i benefici derivanti dall'avere un piano sono troppo significativi per essere ignorati. Dovresti iniziare offrendo crediti di viaggio annuali o semestrali di circa 50-100 $ per dipendente per coprire spese di viaggio minori come carburante, pasti e parcheggio, per poi aumentare gradualmente l'importo man mano che il budget cresce.

A quali dipendenti dovresti offrire un'indennità di viaggio?

In teoria, tutti i dipendenti possono usufruire dei vantaggi dell'indennità di viaggio aziendale. Tuttavia, è comune per i datori di lavoro offrire tali indennità in base ai seguenti criteri:

  • Anzianità.
  • Prestazioni lavorative.
  • Esperienza dei dipendenti.

Oltre a limitare l'idoneità dei dipendenti, i termini di una politica di rimborso viaggio aziendale determinano anche l'importo ricevuto da un dipendente in base ai criteri di cui sopra. Alcuni datori di lavoro offrono anche politica di rimborso per il cellulare ai dipendenti quando viaggiano per lavoro. In definitiva, le decisioni finali dovrebbero essere in linea con l'attuale politica aziendale. Limitare l'idoneità dei dipendenti al vostro programma di indennità di viaggio potrebbe essere necessario a causa di vincoli di budget; tuttavia, l'impressione generale tra i dipendenti potrebbe non essere ideale per la reputazione dell'azienda e rischia di offuscare le intenzioni iniziali del programma.

Aziende come FullContact hanno aggirato il problema offrendo indennità di viaggio ai dipendenti con eccellenti record di prestazioni e ponendo un tetto all'importo dell'indennità pagata per dipendente in base all'anzianità di servizio. Afar media, un sito di viaggi online, fornisce indennità di viaggio solo ai dipendenti con almeno sei mesi di anzianità. Da G Adventures, un operatore turistico di gruppo, un dipendente deve essere assunto a tempo pieno e aver lavorato per un anno prima di poter beneficiare di un'indennità di viaggio personale. Il creatore di app Evernote sceglie una strada diversa, rendendo tutti i dipendenti idonei alle indennità di viaggio a prescindere dalla loro anzianità in azienda.

Quali sono i vantaggi di offrire una politica di rimborso viaggio nella tua azienda?

I responsabili HR devono comprendere che si tratta di una vittoria per entrambe le parti quando i datori di lavoro offrono un pacchetto di indennità di viaggio come benefit per i dipendenti. In un'era in cui le persone danno priorità alle aziende che promuovono programma di benessere dei dipendenti rispetto a quelle senza politiche di benessere o con politiche insufficienti, incoraggiamo i team HR a coinvolgere le proprie aziende e a raccogliere i fantastici frutti dell'offerta di una politica di rimborso viaggio per i dipendenti.

Ecco alcuni modi in cui i datori di lavoro possono trarre vantaggio dall'offerta di indennità di viaggio:

Maggiore produttività dei dipendenti.

Un dipendente che torna da una vacanza finanziata dall'azienda mostra maggiore energia e positività sul luogo di lavoro. Tende a essere più efficiente, più coinvolto e disposto a contribuire agli obiettivi del team e aziendali producendo un lavoro di prim'ordine.

Maggiore fidelizzazione dei talenti.

I dipendenti delle aziende che offrono indennità di viaggio tendono a rimanere più a lungo rispetto a quelli i cui datori di lavoro non lo fanno. Le aziende che attraggono e trattengono grandi talenti sviluppano team altamente motivati e di successo. Un ottimo esempio è FullContact, una società tecnologica con sede a Denver che fornisce indennità di viaggio fino a 7.000 $ per dipendente con un tasso di retention dell'85% un dato insolito nel settore tecnologico.

I dipendenti prendono meno giorni di malattia.

Offrire un piano di indennità di viaggio ai tuoi dipendenti suscita entusiasmo, ottimismo e un rinnovato entusiasmo per il lavoro. Ciò si traduce in un minor numero di richieste di congedo per malattia e in una riduzione dell'assenteismo.

Maggiore soddisfazione sul lavoro.

I dipendenti beneficiano di un migliore equilibrio tra vita privata e lavorativa e di un benessere generale derivante dal godersi le varie attività ricreative di vacanza pagate dalle indennità di viaggio. Il risultato inevitabile è la totale soddisfazione e realizzazione lavorativa, nella consapevolezza che i problemi di salute mentale dei dipendenti sono una priorità.

Minori richieste di rimborsi sanitari.

Fornire ai dipendenti vacanze regolari pagate dall'azienda diminuisce il rischio di sviluppare problemi di salute e riduce i costi sanitari.

Ecco altri agevolazioni aziendali e indennità per i dipendenti che i tuoi dipendenti adoreranno:

Alcune compagnie assicurative offrono anche il proprio programma di rimborso per il benessere, come il programma di rimborso palestra Cigna , il programma benessere Humana, o il programma Go365 di Humana.

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Quali sono le implicazioni fiscali delle indennità di viaggio?

Come può un HR manager impostare una politica di rimborso viaggio aziendale senza preoccuparsi di spiacevoli implicazioni fiscali? Una soluzione semplice consiste nel collaborare con i colleghi della finanza dall'altra parte del corridoio. La tua azienda può scegliere di farsi carico delle implicazioni fiscali dell'offerta di un'indennità di viaggio o di lasciare che siano i dipendenti a sostenere la responsabilità. La politica di rimborso viaggio dell'azienda dovrebbe divulgare le leggi fiscali pertinenti e indicare la parte responsabile delle implicazioni fiscali.

Alcune aziende creano un'unità di contabilità interna per tenere traccia delle spese di indennità di viaggio dei propri dipendenti o assumono un consulente di audit fiscale per scopi fiscali.

Un'indennità di viaggio è considerata reddito?

Le indennità di viaggio non sono un reddito regolare ed esentasse per i dipendenti escluso dalle linee guida dell'IRS sui fringe benefit imponibili. Tuttavia, consigliamo di inserire tutta la documentazione relativa all'indennità di viaggio in un piano di rimborso responsabile per evitare che l'IRS persegua i dipendenti per violazione fiscale.

Le indennità vengono segnalate all'IRS?

Se la tua azienda offre pagamenti di indennità nell'ambito di un piano responsabile, puoi escludere il reddito dal reddito lordo del tuo dipendente da segnalare all'IRS. Tuttavia, l'IRS classifica le indennità (anticipi, sussidi e rimborsi) non rientranti in un piano responsabile come salari e soggette alle relative norme di reporting.

Le indennità vengono riportate sul modulo W-2?

Se fornisci indennità di viaggio come diaria ai dipendenti nell'ambito di un piano non responsabile, il pagamento deve essere inferiore o pari alle tariffe diaria federali (per diem). È necessario assicurarsi che il dipendente presenti una nota spese e l'importo in eccesso deve essere segnalato come salario imponibile nel Modulo W-2.

5 Esempi di indennità di viaggio offerte dai datori di lavoro

Dalla pandemia di Covid-19, i datori di lavoro hanno spostato l'attenzione sulla fornitura di fringe benefit non convenzionali per i dipendenti, enfatizzando il benessere e la flessibilità lavorativa rispetto ai tradizionali benefici finanziari. Tuttavia, uno studio rivela che i dipendenti utilizzano tipicamente circa la metà (54%) del loro tempo di vacanza annuale idoneo, mentre solo il 23% esaurisce completamente i giorni di ferie assegnati.

Ecco esempi di piani di indennità di viaggio sviluppati da aziende determinate a incentivare pienamente i dipendenti a utilizzare i loro giorni di vacanza idonei.

BambooHR

I dipendenti che hanno trascorso almeno sei mesi presso BambooHR ricevono dai quindici ai venti giorni di ferie annuali, a seconda dell'anzianità. Il fornitore di software incoraggia i lavoratori a prendersi del tempo prezioso con un massimo di 2.000 $ per coprire le spese di viaggio, che possono includere

  • Biglietti aerei.
  • Camere d'albergo.
  • Tour, eventi e altre attività ricreative legate alle vacanze.

FullContact

Il produttore di software FullContact ha probabilmente una delle politiche di indennità di viaggio più generose in circolazione. Ogni anno, i dipendenti ricevono tra i 2.000 e i 7.500 dollari in indennità di viaggio da spendere per qualsiasi spesa di vacanza immaginabile. C'è però un risvolto: FullContact insiste affinché i dipendenti in vacanza stacchino la spina e si “disconnettano” completamente dal lavoro.

Evernote

Evernote, un'app di gestione delle attività e organizzazione con sede a Redwood City (CA), ha una straordinaria indennità di viaggio che paga al suo staff 1.000 dollari all'anno per fare lunghi fine settimana. I dipendenti che si prendono una pausa dal lavoro per cinque giorni consecutivi o più per viaggi personali (o per sdraiarsi sul divano del soggiorno) hanno diritto all'indennità di viaggio. Evernote non ha linee guida che limitano il modo in cui i suoi dipendenti possono spendere i soldi.

G Adventures

G Adventures offre fino a 2.859 $ in spese di vacanza e un sussidio di volo di 570 $ per i dipendenti a tempo pieno che hanno trascorso almeno un anno con l'azienda. Il tour operator di viaggi in piccoli gruppi con sede a Toronto, in Canada, offre vacanze sovvenzionate per il personale ogni dieci mesi.

Airbnb

Il sito globale di alloggi di viaggio Airbnb fornisce ai suoi dipendenti un'indennità di viaggio trimestrale di 500 $ (2.000 $ all'anno) per prenotare un posto sulla piattaforma di alloggi dell'azienda mentre viaggiano durante i loro quindici giorni di ferie retribuite annuali.

Come offrire una politica di rimborso viaggio ai dipendenti della tua azienda

Per sviluppare una politica di rimborso viaggio che funzioni, devi coinvolgere gli stakeholder essenziali dell'azienda. I responsabili HR devono garantire che i successivi aggiornamenti delle politiche mantengano gli obiettivi originali per l'istituzione della politica di rimborso viaggio, dando al contempo priorità ai valori fondamentali che definiscono l'attuale cultura aziendale dell'azienda.

Personalizzare un modello può essere un'ottima idea, ma i team HR e gli altri stakeholder devono considerare gli aspetti critici che potrebbero modificare per adattarli al loro modello di business. Abbiamo delineato alcuni passaggi da seguire quando si crea una politica di rimborso viaggio nella tua azienda.

  • Definisci lo scopo principale della creazione di una politica di rimborso viaggio nella tua azienda.
  • Coinvolgi persone di altri dipartimenti che devono approvare o dare contributi fondamentali alla politica di rimborso viaggio. Un elenco tipico di ruoli coinvolti nel processo include:
    • HR manager.
    • Travel manager.
    • Responsabile finanziario.
    • COO (Direttore operativo).
    • Viaggiatori frequenti.
  • Sviluppa un elenco di spese coperte dalla politica di viaggio e informazioni sui seguenti punti:
    • Idoneità dei dipendenti.
    • Accesso all'indennità di viaggio.
    • Processo di rimborso.
    • Contatto per l'assistenza di viaggio.
    • Avvisi di viaggio.
    • Procedure di emergenza.
  • Crea una bozza finale e ottieni l'approvazione da tutti gli stakeholder pertinenti.
  • Diffondi la notizia ai dipendenti attraverso tutti i canali di comunicazione disponibili.

Conclusione

Stai pensando di impostare una politica di rimborso viaggio efficace per la tua azienda? Allora devi lavorare con esperti in grado di guidarti attraverso le numerose insidie legali e finanziarie che potrebbero mettere a rischio l'intero processo e compromettere i profitti della tua azienda. Se desideri saperne di più sui fringe benefit, consulta questa guida sui diversitipi di fringe benefitche puoi offrire.

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