קטגוריות
אסטרטגיית הטבות

המדריך המלא למענקי עובדים ו-10 סוגים פופולריים של מענקים שתוכלו להציע

28 בנובמבר, 2022 מאת קייט

האם אתם רוצים להשיק תוכנית מענקים שתעזור לעצב את עתיד החברה שלכם? מענקי עובדים הם גישה יוצאת דופן לתגמול עובדים ולהשראה שתוביל אותם להשקיע מאמץ נוסף. מענקים אלו עשויים להגיע בצורה של שכר, אופציות למניות או צורות תשלום אחרות.

עם זאת, לפני הטמעת מדיניות מענקי עובדים כתוכנית הטבה נלווית תמריצים, על חברות לבחור איזה מענק עובדים יעבוד בצורה הטובה ביותר עבור העסק שלהן. מאמר זה סוקר את סוגי מענקי העובדים הרבים, לצד האופן שבו מעסיקים יכולים ליישם אותם בארגונים שלהם.

עלייתם של צוותים וירטואליים הפכה מענקים לבחירה פופולרית יותר עבור עסקים המעוניינים להקצות כספים לארוחות צוות או לשעות חברה וירטואליות. החזרים כספיים הם דרך פרקטית לאפשר זאת לאנשי צוות, מתנדבים, מתמחים וחברי צוות אחרים. אבל מהם בעצם מענקים? ולמה הם כל כך קריטיים לעיצוב האתוס של הארגון שלכם?

כדי שתוכלו להשיק מדיניות מענקי עובדים, ריכזנו את כל המידע שתצטרכו במאמר אחד. תלמדו מהם מענקים, למה הם יעילים, ועד כמה פשוט להשתמש בהם בעסק שלכם. מענקים כוללים את כל מה שאתם צריכים לדעת.

קראו את המאמר כדי ללמוד עוד על הנושא! לחצו על הסעיפים שלהלן כדי לדלג ישירות לשאלה הספציפית שלכם.

מהם מענקי עובדים?

יחיד מקבל מענק עובדים בנוסף לשכר שלו. אם אדם עובד על פרויקט צדדי או בנוסף ל חובות התעסוקה הרגילות שלו, הוא עשוי להיות זכאי לקבל זאת.

בנוסף, הוא עשוי לשמש כ הטבת חברה או כתמריץ, במיוחד אם הוא ניתנים במקום הטבות עבודה אחרות כמו זיכוי מס או ביטוח בריאות.

מדיניות מענקי עובדים עשויה לכסות הוצאות מחיה (בעת נסיעה לצורך עבודה ושהייה מחוץ לבית), דמי לימוד, או אפילו הוצאות רפואיות כאשר אדם אינו מסוגל לשלם עליהן כתוצאה מחוסר אחריות של מישהו אחר. בנוסף למזומן, הסכמי מענקים עשויים לכלול תמריצים "רכים" הכוללים אופציות למניות, תמריצים ופרסים.

הטבות מכוח מענק ניתנות בדרך כלל כאשר אדם משקיע בעבודה זמן רב יותר מהרגיל במהלך שבוע או חודש נתון. הסכמים אלו מועילים לעובדים במשרה מלאה ובמשרה חלקית כאחד. כדי לקבל מענק ספציפי, ייתכן שיהיה עליכם לספק הוכחה להישגים שלכם וכן תיעוד של העבודה שעשיתם.

חברי צוות שמחים

מהם היתרונות בהצעת מענקי עובדים?

להלן מספר יتاרונות של מתן מענקי עובדים במטרה להניע אותם לתת את המיטב בעבודתם. היתרונות הם כדלקמן:

  • באמצעות מענקים, למעסיקים יש שליטה מלאה על הוצאות ההטבות שלהם מכיוון שהם יכולים לקבוע מגבלות קצבה חודשיות. علاوة على ذلك, בניגוד להעלאות שכר או מימון חשבונות, החזר הוצאות לעובדים באמצעות מענקים מבטיח שהוצאות ההטבות שלכם מנוצלות כמתוכנן.
  • תוכלו לעקוב אחר כל ההטבות הנלוות (Fringe Benefits) שלכם במקום אחד על ידי שימוש בתוכנית מענקי עובדים לניהול ההטבות שלכם, מה שמקל על מתן סוגים שונים של החזרים מאותה הפלטפורמה.
  • מענקי עובדים משמשים לשיפור סביבת העבודה, מה שמקל על שימור וגיוס כוח אדם והצמחת תוכנית ההטבות שלכם. יותר ויותר, עובדים דורשים מהמעסיקים שלהם הטבות המותאמות לצרכים האישיים שלהם.
  • צרו קבוצות עובדים שתוכלו להגדיר כייחודיות כדי להחליט מי מסוגל לקחת חלק בהטבה. לאחר מכן תוכלו להתאים אישית את ההטבות שלכם כרצונכם.

האם אנחנו יכולים לשלם מענקי עובדים?

הידעתם שמחקרים מראים שעובדים מאושרים פרודוקטיביים ב-12-22% יותר מעובדים לא מאושרים? לכן, הגברת המעורבות של הצוות שלכם יכולה להיות גישה מצוינת להגדלת הפרודוקטיביות ושביעות הרצון של העובדים.

עובדים המשתתפים במדיניות מענקי העובדים מקבלים תגמול נוסף על גבי השכר הרגיל שלהם. מענקים בדרך כלל אינם כפופים למס וניתנים לשימוש לכל מטרה שהמעסיק מוצא לנכון, כולל קצבאות רכב, הוצאות נסיעה וקרנות חיסכון.

כדי להניע את הצוות שלכם או לשבח אותו על עבודתו, תוכלו לספק להם מענקים. למרות שזה תלוי בשיקול הדעת שלכם ובמבנה תוכנית המענקים, הטבות אלו ניתנות לרוב על בסיס חודשי. עובד עשוי גם להשתמש בשלכם כדי להחליף העלאת שכר או כדי להגדיל את הכנסתו הנוכחית.

הפקת תלושי שכר היא שיטה אחת ליישום תוכניות מענקים. מחולל תלושי שכר אוטומטי זמין בפלטפורמות רבות ברשת, מה שמפשט את ההליך עבור כל סוגי הארגונים. זמן עיבוד הנתונים שלכם עבור תלושי שכר ידניים יתקצר הודות לשיטות הפשוטות והמועילות של מחוללים אלו.

האם מענקים משולמים דרך תלוש השכר (Payroll)?

מענקים נופלים לרוב מתחת לשכר המינימום ואינם כפופים לניכויי שכר (Payroll), מס הכנסהמדינתי או פדרלי. בעת ההחלטה על גובה המענק שיש להציע, מעסיקים לוקחים בחשבון לעיתים קרובות את הוצאות המחיה והוצאות אחרות שהאדם עלול להתמודד איתן במהלך תקופת הכשרה או עבודה בחברה.

עובדים המקבלים משכורת מקבלים תשלום דרך מערכת השכר של החברה, אך אלו המקבלים מענקים בדרך כלל אינם עושים זאת. במדיניות מענקי העובדים, תשלומים נשלחים לעובדים כדי לעזור בהוצאות מסוימות. אתם יכולים אפילו לשלם מענקים לעובדים המועסקים על ידי מעסיק רשום (EOR - Employer of Record), מטעמכם.

האם מענקי עובדים חייבים במס?

מענקים אינם מהווים בדרך כלל הכנסה חייבת במס. למרות שעליכם לרשום את המענק בטופס W-2 או על ידי מילוי טופס 1099-MISC בדוח המס שלכם, ניתן לחייב אותם במס אם הם עבור שירותים ניתנים מחוץ לחברה.

על מעסיקים להגדיר למה הם מתכוונים ב-“הטבה חייבת במס” וב-“הטבה פטורה ממס” מכיוון שהתקנות של רשות המס האמריקאית (Internal Revenue Service’s) (IRS) כוללות עמימות מסוימת. התייעצו תמיד עם צוות הנהלת החשבונות שלכם או עם יועצי המס שלכם לקבלת הנחיה רשמית.

מכיוון שמדיניות מענקי עובדים מסוימת מהווה הכנסה חייבת במס, ייתכן שיהיו חובות מיסים פדרליים בסוף שנת הכספים. המיסוי המדינתי על הטבות נלוות וכן המטרה שלשמה נועדו המענקים הם שיקבעו זאת.

ניכוי מס במקור אינו הכרחי, שכן תשלומי מענקים אינם נחשבים לרוב כשכר. בשל כך, לא מנוכים מיסים עבור ביטוח לאומי או רפואי (Social Security או Medicare). עם זאת, מכיוון שמענקים הם הכנסה חייבת במס, זוהי אפשרות חכמה עבור עובדים לעקוב אחריהם.

כאשר אתם משתמשים בתוכנה לניהול מענקים, בדרך כלל הרבה יותר קל לעמוד בדרישות המס בעת הגשת דוח המס שלכם. אחרת, קראו את פרסום 15-B של ה-IRS כדי ללמוד על מס הכנסה ונושאי מס אחרים שעשויים חול עליכם.

כיצד מעסיקים מדווחים על מענקים?

מענקים יכולים להיות מדווחים על ידי מעסיקים ב טפסים W-2 או 1099-MISC. האחריות היא על העובד לקבוע האם הוא תוגמל כעובד שכיר או כקבלן עצמאי.

כיצד לנהל תוכנית מענקי עובדים?

להלן סיכום בן חמישה שלבים של הליך מענקי העובדים שעשוי לסייע בקביעת עתיד העסק שלכם אם אתם חדשים במתן מענקי צוות באמצעות מדיניות מענקי עובדים:

1. בחירת היעדים שלכם

ראשית, זהו מה אתם רוצים שההטבות של העובדים שלכם ישיגו. האם אתם מחפשים לגייס עובדים חדשים? האם אתם צריכים לספק הטבות משמעותיות יותר כדי לבדל את עצמכם מהמתחרים? האם אתם מתכוונים להחליף את הטבות המשרד בהטבות חדשות לצוות מרוחק? תוכלו לבחור את ההטבות הטובות ביותר עבור החברה שלכם בעזרת התשובות לשאלות אלו.

2. יצירת חבילת ההטבות שלכם

ברגע שתגדירו את היעדים שלכם, תוכלו ליצור חבילת הטבות המותאמת לצרכי החברה שלכם. הדבר כולל החלטה אילו סוגי מענקים לתת וכמה לשלם לעובדים.

זכרו שכדי להפוך את התוכנית שלכם לתואמת את החוק, עליכם לציית ל חוקים נגד אפליה אם תבחרו לספק הטבות שונות לקטגוריות עובדים מסוימות או לתת סכומי קצבה משתנים.

3. יידוע העובדים לגבי ההטבות

תרצו לשוחח ולתקשר עם העובדים שלכם לגבי השקת ההטבות החדשות שלכם לפני ההשקה. שליחת אימייל לצוות שלכם המיידע אותם על אפשרויות המענקים החדשות שלכם היא שלב חשוב בתהליך התקשורת. ההודעה שלכם צריכה לכלול מידע כגון המענקים שאתם מציעים, תחילת תוקף ההטבה וגובה הקצבה שאתם מעניקים.

4. סקירה והחזר הוצאות

לאחר שתבססו את תוכנית מדיניות מענקי העובדים שלכם, העובדים שלכם יגישו הוצאות לאישור. ברגע שההוצאה תדווח, תוכלו לבדוק את התיעוד הנלווה כדי לוודא שהיא שימשה באופן המתוכנן.

תשלמו לעובדים שלכם כאשר תאשרו או תדחו את ההוצאות שלהם. רוב החברות בוחרות להחזיר כספים לעובדים דרך תלוש השכר על ידי הוספת סעיף נפרד בתלוש. עם זאת, מנהלים יכולים לטפל גם בתשלום מזומן או צ'ק נפרד.

5. בדיקת הערכה

כדי לוודא שהעובדים שלכם מנצלים באופן מלא את ההטבות שלהם, מומלץ לבחון את דפוסי המעורבות של העובדים לאחר שהענקתם את המענקים למשך תקופה. אילו מענקים הם הנפוצים ביותר בשימוש? האם עובדים משתמשים בכל הקצבה שלהם? כמה הוצאות מדווחות מדי חודש?

תוכלו לעקוב מקרוב אחר מדדים אלו כדי למדוד את יעילות ההטבות שלכם ולוודא שהן משיגות את היעדים שהצבתם להן מלכתחילה. אם לא, תוכלו להעריך טוב יותר אילו שינויים נדרשים ב מדיניות מענקי העובדים שלכם כדי להשיג את היעדים שלכם.

כיצד ליצור מדיניות מענקי עובדים?

כדי לנהל רכישות שבוצעו על ידי עובדים מטעם החברה, מדיניות החזר ההוצאות של החברה כוללת כללים. מדיניות זו תגדיר אילו פריטים זכאים להחזר, וכן את האופן והמועד שבו העובד יקבל את ההחזר.

אסטרטגיית החזר הוצאות מבוצעת היטב תגן גם על הארגון וגם על העובדים מפני ניהול כספי לקוי. علاوة على ذلك, היא תמנע מהוצאות בלתי צפויות ובעיות תקציב צצות בסוף החודש, ותעזור לשמור על איזון פיננסי.

בואו נסקור את שלבי פיתוח מדיניות מענקי עובדים טובה.

  1. זה יהיה השלב הראשון לפרט את כל העלויות האפשריות שעשויות להיות מוחזרות. זה לא יהיה תהליך פשוט מכיוון שתצטרכו לוודא בקפידה שכל ההוצאות האפשריות משולמות כך שלא יהיו בעיות בעתיד.
  1. לאחר שתזהו את כל החיובים הפוטנציאליים, עברו עליהם כדי לוודא שהכל מכוסה. כדי לוודא שכל ההוצאות האפשריות מכוסות, ייתכן שתצרפו אנשי צוות ממחלקות שונות.
  1. השיטה הטובה ביותר לייסוד מדיניות החזר ההוצאות לא תהיה דרישת אישור עבור כל פריט ופריט. לפעמים, הוצאות חירום לא יכולות להמתין את פרק הזמן הנדרש כדי לקבל אישור. כתוצאה מכך, עליכם להחליט:
  • אילו הוצאות חייבות באישור?
  • באילו תנאים ניתן לבטל אישור?
  • מי אחראי על טיפול באישורים?
  • האם יש סף לאישור עלויות?
  • האם אתם דורשים אישור בכתב?

עליכם להבטיח שהליך זה אינו משבש את זרימת העבודה שלכם. אתם לא רוצים לאבד לקוחות רק משום שעובד לא הצליח לקבל אישור להוצאת חירום בזמן סביר.

  1. חובה לקיים הליך תיעוד הוצאות איתן כדי ששני הצדדים יהיו מוגנים מפני הפסדים ויקבלו את ההחזרים שלהם. זה לא יעבוד פשוט לבקש את הכסף שהוצא ולהחליט כמה להחזיר. עליכם לדעת פרטים על כל עסקה, ולכן נדרשים תיעוד וחתימות כדי לוודא שכספי החברה אינם מועלים באבק. חלק מהמעסיקים בוחרים גם להשתמש ב חשבון הוצאות אורח חיים או הטבות אורח חיים כדי לטפל במדיניות מענקי העובדים שלהם, כך שלא יצטרכו להתמודד עם טרחה מנהלית (מעסיקים משתמשים בחשבונות אלו גם כדי להקים הטבות חדשניות כגון הטבות מעון יום לעובדים, וגם מדיניות החזר הוצאות טלפון נייד).
  1. לאחר הגשת כל בקשות החזר ההוצאות לחודש, יש להעריך אותן ולספק אישור לפני שניתן יהיה לסיים את ההחזר. לשם כך, תצטרכו לערב את מחלקת הנהלת החשבונות, שיכולה להשתלט על העניין ולסיים את התשלומים לאותו חודש. בהתאם לכך, עליכם להחליט:
  • התאריכים שבהם יונפקו ההחזרים
  • מי יקבל את ההחלטה הסופית?
  • זמן ההמתנה המרבי המותר להשלמת בקשת החזר
  • כיצד יתוגמלו העובדים?
  • היעד הסופי של הדוחות
  1. ברגע שמדיניות מענקי העובדים מבוססת, זה הזמן להציג אותה לעובדים. עליכם תחילה לחנך אותם על המסגרת ולדאוג שחלק מהצוות יהיה זמין כדי לענות על שאלות המשך.

עליכם להיות מודעים לכך שתקנות אלו גורמות לעיתים קרובות לחילוקי דעות בקרב עובדים. כמו כן, תצטרכו להמציא אסטרטגיה לפתרון חילוקי דעות אלו ברוגע אם יתעוררו.

10 סוגי מענקים פופולריים שתוכלו להציע לעובדים שלכם

מעסיקים הפכו ליצירתיים יותר בשנים האחרונות בכל הקשור לשימוש במענקים לשיפור סביבת העבודה. סוגי מדיניות מענקי העובדים הקלאסיים והמודרניים הפופולריים שתוכלו לספק גם לצוות שלכם מוצגים להלן:

  1. מענקי הכשרה מקצועית

מענקי פיתוח מקצועי משלמים עבור הכשרה הקשורה לעבודה, מלגות לימודים, החזרי שכר לימוד, וקורסים. מספר ארגונים מספקים מענקים מיוחדים להכשרה תוך כדי עבודה, המאפשרים לחברי צוות להשתתף בסמינרים או להשיג תעודות שיעזרו בעבודתם ויסייעו להם לפתח את כישוריהם.

  1. מענקי בריאות ורווחה (Wellness Stipends)

עובדים ובני משפחותיהם זקוקים לביטוח בריאות וליוזמות רווחה כדי להישאר בריאים ומאושרים. במטרה להניע את הצוות להשתתף בשיעורים, להצטרף למכוני כושר (חלק מהמעסיקים אף מציעים מנויים תאגידיים לחדר כושר או מנויים לחדר כושר לעובדים), או לקנות מוצרים שיעזרו להם לחיות חיים טובים יותר, חברות רבות כוללות מענקי רווחה או החזרים עבור הוצאות בריאות בתוך חבילות ההטבות או מערכות ההטבות שלהן. מענקי רווחה דומים גם להקמת החזר הוצאות כושר תוכנית חזקה. חברות ביטוח מסוימות מציעות גם תוכנית החזרי רווחה משלהן, כגון תכנית החזר הכושר של Cigna , תכנית הרווחה של Humana, או תכנית Go365 מבית Humana.

  1. מענקים שונים (Miscellaneous Stipends)

מענקים מעבודה מהבית (WFH) מכסים הוצאות משרד ביתי, ארוחות וירטואליות וחשבונות חשמל. מדיניות מענקי עובדים כוללת מענקים שונים שעשויים להיות מסופקים על ידי חברות מסוימות כדי לסייע לעובדים במגוון הוצאות ספציפיות, כגון טיפול ילדים, דמי נסיעה או הוצאות הקשורות לעבודה מרחוק.

  1. מענקי מלגה (Fellowship Stipends)

בעזרת מענקי מלגות, חברות מסוימות מעניקות הזדמנויות ייחודיות לצעירים מצטיינים לרכוש כישורים מפתחים, לצבור נקודות מבט חדשות וליצור קשרים חשובים. עבור אנשי מקצוע רפואיים כולל אחיות, רופאים ורופאי שיניים, מענקי מלגה משלמים עבור הוצאות מחיה וכן עמלות הקשורות למחקר אקדמי.

  1. מענקי מחקר אקדמי

מענקי מחקר משלמים את הוצאות המחיה של חוקרים וסטודנטים בזמן שהם רשומים בתוכנית אקדמית (בעיקר אנשי מקצוע בתואר שלישי). בוגרי מכללות, מתמחים (במיוחד אלו המשתתפים בהתמחות ללא שכר), מאמנים, מתנדבים ואנשי דת הם מקבלים טיפוסיים של סוגי מענקים אלו.

  1. מענקי עלות מחיה

מנהיגים דתיים ואנשי דת לעתיד מקבלים מענקים כדי לסייע בעלויות המחיה. במקום לשלם לעובדים משכורת או שכר שעתי, ארגונים כמו כנסיות ומכללות מחלקים לעיתים קרובות מענקים שנועדו לכסות הוצאות מחיה או להביע הערכה למקבל עבור עבודתו. חלק מהמעסיקים מציעים גם לעובדים שלהם מענקים לעבודה מהבית, וגם מענק נסיעות כדי לאפשר לעובדים להפוך את השכר שלהם לשוויוני יותר.

  1. מענקי נסיעות ואוכל

Per diems are used to reimburse employees for travel and food expenses. To provide their employees with a stipend that is more generous than the majority combined, some firms permit employees to refund a sizable sum of vacation money.

  1. ביטוח בריאות

מענקי ביטוח בריאות לעובדים מרוחקים במדינות אחרות. במצבים שבהם חברות אינן מציעות ביטוח בריאות לצוות שלהן, הן עשויצות במקום זאת להנפיק מענקי ביטוח בריאות כדי לסייע לצוות לשלם עבור הוצאות רפואיות.

  1. ביטוח סמארטפון

מענק החזר טלפון נייד, המכונה לעיתים קרובות קצבת טלפון סלולרי, הוא כסף הניתן לעובדים על ידי חברות מסוימות לשימוש עבור רכישות חבילות טלפון סלולרי. מענקים מוענקים לעיתים קרובות על בסיס חודשי. מדיניות מענקי עובדים כוללת קצבאות סמארטפון למנהלים ואנשי מכירות המבצעים שיחות עבודה.

  1. מענקי חינוך והכשרה

חינוך והכשרה שהחברה משלמת בגינם מענק עבור הכשרה בעבודה. עובדים מקבלים סכום כסף מסוים הידוע כמענק למידה או חינוך לשימוש ביוזמות למידה הספציפיות לצרכים ולתחומי העניין שלהם. פרטים על מה שהם כוללים בנוסף: מענקי למידה עשויים להיות מחולקים על בסיס חודשי, רבעוני, חצי שנתי או שנתי. הם פטורים ממס.

סיכום

אתה יכול לתת בונוסים לעובדים המחמיאים לתרבות החברה שלך עם תוכנית מענקים תאגידית. תוכנית מדיניות מענקי העובדים של החברה שלך צריכה לשקף את אתוס הארגון. אולי העובדים המרוחקים שלך ירוויחו מקבלת תקציב לקפה, כדי שיוכלו לעבוד מבית הקפה המועדף עליהם פעם בשבוע, או אולי חברת הפיתוח שלך מעוניינת לספק הטבות עבור הכשרת עובדים. אם ברצונך ללמוד עוד על הטבות נלוות, עיין במדריך זה עלסוגי ההטבות הנלוותשתוכלו להציע.

עם זאת, תרצה להביע את הערכתך לעבודה החרוצה של הצוות שלך. רוב תוכניות המענקים למעסיקים הן מורכבות, אך מענקים לא חייבים להיות כאלה. אנו מקווים מאוד שבלוג זה העניק לך את הפתרונות להביע הערכה לצוות שלך והעניק לך הזדמנויות נוספות להפוך את הארגון שלך למקום טוב יותר עבור כל צוות העובדים שלך. אל תהסס לקבוע שיחה ללא תשלום עם הצוות שלנו, כדי ללמוד על השיטות המומלצות לייסוד תוכנית מענקי עובדים!

אולי יעניין אתכם גם: סך התגמולים לעומת סך השכר