Vous souhaitez lancer un programme d'allocations pour façonner l'avenir de votre entreprise ? Les allocations pour salariés constituent une excellente approche pour récompenser le personnel et l'encourager à s'investir davantage. Celles-ci peuvent prendre la forme d'un salaire, d'options d'achat d'actions ou d'autres types de rémunération.

Cependant, avant de mettre en place une politique d'allocations pour salariés en tant que avantage en nature programme d'incitation, les entreprises doivent déterminer quelle allocation conviendra le mieux à leur activité. Cet article passe en revue les différents types d'allocations pour salariés et explique comment les employeurs peuvent les utiliser au sein de leur organisation.

L'essor des équipes virtuelles a fait des allocations un choix de plus en plus populaire pour les entreprises souhaitant allouer un budget aux déjeuners d'équipe ou aux afterworks virtuels. Les remboursements constituent un moyen pratique d'aider le personnel, les bénévoles, les stagiaires et les autres membres de l'équipe. Mais que sont exactement les allocations ? Et pourquoi sont-elles si cruciales pour définir la culture de votre organisation ?

Pour vous aider à lancer une politique d'allocations pour salariés, nous avons regroupé toutes les informations indispensables dans un seul article. Vous découvrirez ce que sont les allocations, pourquoi elles sont efficaces et combien il est simple de les intégrer dans votre entreprise. Tout ce que vous devez savoir sur les allocations s'y trouve.

Lisez la suite pour en savoir plus sur ce sujet ! Cliquez sur les sections ci-dessous pour accéder directement à votre question.

• Que sont les allocations pour salariés ?
• Quels sont les avantages d'offrir des allocations aux salariés ?
• Pouvons-nous verser des allocations aux salariés ?
• Les allocations sont-elles versées par le biais de la paie ?
• Les allocations pour salariés sont-elles imposables ?
• Comment les employeurs déclarent-ils les allocations ?
• Comment administrer un programme d'allocations pour salariés ?
• Comment créer une politique d'allocations pour salariés ?
• 10 types d'allocations populaires à offrir à vos salariés
• Conclusion

Que sont les allocations pour salariés ?

Un salarié reçoit une allocation en plus de son salaire. Si une personne travaille sur un projet parallèle ou en plus de ses fonctions professionnelles habituelles, elle peut être éligible à cette aide.

De plus, elle peut servir de avantage clé en entreprise ou d'incitation, en particulier si elle est octroyée en remplacement d'autres avantages sociaux tels que des allègements fiscaux ou une assurance maladie.

La politique d'allocations pour salariés peut couvrir les frais de subsistance (lors de déplacements professionnels et d'hébergement hors du domicile), les frais de scolarité, ou même les frais médicaux lorsqu'un individu ne peut les assumer en raison de l'irresponsabilité d'autrui. En plus des liquidités, les accords d'allocations peuvent inclure des avantages « indirects » tels que des options sur actions, des primes et des récompenses.

Les avantages sous forme d'allocations sont généralement accordés lorsqu'un salarié consacre à son travail plus de temps que d'habitude au cours d'une semaine ou d'un mois donné. Ces accords profitent aussi bien aux employés à temps plein qu'à temps partiel. Pour obtenir une allocation spécifique, vous devrez peut-être fournir des preuves de vos réalisations ainsi que des justificatifs du travail accompli.

Quels sont les avantages d'offrir des allocations aux salariés ?

Voici quelques-uns des avantages liés à l'octroi d'allocations aux salariés pour les motiver à donner le meilleur d'eux-mêmes. Ces avantages sont les suivants :

• Grâce aux allocations, les employeurs gardent un contrôle total sur leurs coûts en matière d'avantages sociaux puisqu'ils peuvent fixer des plafonds d'indemnisation mensuels. De plus, contrairement aux augmentations de salaire ou au parrainage de comptes, le remboursement des salariés par le biais d'allocations garantit que vos dépenses en avantages sociaux sont utilisées comme prévu.
• En utilisant un programme d'allocations pour salariés pour gérer vos avantages, vous pourrez suivre tous vos avantages sociaux en un seul endroit, ce qui facilitera l'attribution de différents types de remboursements depuis une seule et même plateforme.
• Les allocations pour salariés contribuent à améliorer l'environnement de travail, ce qui facilite la fidélisation et le recrutement du personnel, tout en enrichissant votre programme d'avantages sociaux. De plus en plus, les salariés exigent de leurs employeurs des avantages adaptés à leurs besoins spécifiques.
• Créez des groupes de salariés personnalisés pour déterminer qui peut bénéficier de l'avantage. Vous pourrez ainsi personnaliser vos avantages selon vos envies.

Pouvons-nous verser des allocations aux salariés ?

Saviez-vous que des études suggèrent que les salariés heureux sont 12 à 22 % plus productifs que les mécontents ? Par conséquent, accroître l'investissement de votre équipe peut être un excellent moyen d'augmenter la productivité et la satisfaction des employés.

Les salariés qui participent à la politique d'allocations reçoivent une rémunération supplémentaire en plus de leur salaire habituel. Les allocations ne sont généralement pas assujetties à l'impôt et peuvent être utilisées à toutes fins jugées appropriées par l'employeur, y compris pour les indemnités kilométriques, les frais de déplacement et les fonds de prévoyance.

Vous pouvez octroyer des allocations pour motiver ou féliciter votre personnel pour son travail. Bien que cela dépende de votre appréciation et de la structure du plan d'allocations, ces avantages sont généralement versés sur une base mensuelle. Un salarié peut également utiliser votre allocation pour remplacer une augmentation de salaire ou pour compléter ses revenus actuels.

L'établissement de bulletins de paie est une méthode permettant de mettre en œuvre des programmes d'allocations. De nombreuses plates-formes Web proposent un générateur automatique de bulletins de paie, simplifiant ainsi la procédure pour tous types d'organisations. Grâce aux méthodes simples et optimisées de ces générateurs, le temps de traitement post-paie des bulletins manuscrits est réduit.

Les allocations sont-elles versées par le biais de la paie ?

Les allocations sont souvent inférieures au salaire minimum et ne sont pas soumises aux charges sociales, étatiques ou fédérales. Lorsqu'ils décident du montant d'une allocation à accorder, les employeurs tiennent souvent compte des frais de subsistance et des autres dépenses que la personne devra assumer pendant sa formation ou son travail au sein de l'entreprise.

Les salariés bénéficiant d'un salaire sont rémunérés par le biais de la paie de l'entreprise, ce qui n'est généralement pas le cas de ceux qui reçoivent des allocations. Dans le cadre de la politique d'allocations pour salariés, des paiements sont envoyés aux employés pour les aider à faire face à certaines dépenses. Vous pouvez même verser des allocations à des employés qui sont embauchés par un prestataire de portage salarial (EOR)en votre nom.

Les allocations pour salariés sont-elles imposables ?

Les allocations ne constituent généralement pas un revenu imposable. Bien que vous deviez déclarer l'allocation sur le formulaire W-2 ou en remplissant un formulaire 1099-MISC de votre déclaration de revenus, elles peuvent être imposées si elles concernent des services fournis en dehors de l'entreprise.

Les employeurs doivent définir clairement ce qu'ils entendent par avantage imposable et avantage non imposable, étant donné que la réglementation de l'administration fiscale américaine (IRS) comporte certaines zones d'ombre. Consultez toujours votre équipe comptable ou vos conseillers fiscaux pour obtenir des conseils officiels.

Étant donné que certaines politiques d'allocations pour salariés constituent un revenu imposable, des impôts fédéraux peuvent être dus à la fin de l'exercice fiscal. Cela dépend de la fiscalité des États sur les avantages annexes ainsi que de l'utilisation prévue des allocations.

La retenue à la source n'est pas nécessaire, car les paiements d'allocations ne sont généralement pas considérés comme des salaires. Par conséquent, aucune taxe n'est déduite au titre de la Sécurité sociale ou de Medicare. Cependant, les allocations constituant un revenu imposable, il est judicieux pour les salariés d'en assurer le suivi.

Lorsque vous utilisez un logiciel de gestion des allocations, il est généralement beaucoup plus facile de respecter la législation lors de votre déclaration de revenus. Sinon, lisez la publication 15-B de l'IRS pour en savoir plus sur l'impôt sur le revenu et d'autres questions fiscales qui pourraient vous concerner.

Comment les employeurs déclarent-ils les allocations ?

Les employeurs peuvent déclarer les allocations sur les formulaires W-2 ou 1099-MISC. Il incombe au salarié de déterminer s'il a été rémunéré en tant qu'employé ou en tant que travailleur indépendant.

Comment administrer un programme d'allocations pour salariés ?

Voici un résumé en cinq étapes de la procédure d'allocation aux salariés qui pourrait vous aider à façonner l'avenir de votre entreprise si vous débutez dans l'octroi d'allocations via une politique dédiée :

1. Définir vos objectifs

Tout d'abord, identifiez les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce aux avantages offerts à vos salariés. Cherchez-vous à recruter de nouveaux talents ? Devez-vous proposer des avantages plus conséquents pour vous démarquer de la concurrence ? Avez-vous l'intention de remplacer les avantages au bureau par de nouveaux avantages pour les équipes à distance ? Les réponses à ces questions vous aideront à choisir les meilleurs avantages pour votre entreprise.

2. Créer votre propre package d'avantages sociaux

Une fois vos objectifs définis, vous serez en mesure de concevoir un package d'avantages sociaux adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise. Cela implique de décider quels types d'allocations accorder et quel montant verser aux salariés.

N'oubliez pas que pour que votre plan soit conforme à la législation, vous devez respecter les lois anti-discrimination si vous choisissez d'octroyer différents avantages à certaines catégories de salariés ou de verser des montants d'indemnisation variables.

3. Informer les salariés sur les avantages

Avant de lancer vos nouveaux avantages, vous devez en discuter avec vos salariés et échanger avec eux à ce sujet. Envoyer un e-mail à votre personnel pour l'informer de vos nouvelles options d'allocations est une étape clé de la communication. Votre message doit inclure des informations telles que les allocations proposées, la date de début de l'avantage et le montant de l'indemnisation accordée.

4. Examiner et rembourser les dépenses

Une fois votre programme de politique d'allocations mis en place, vos salariés soumettront leurs dépenses pour approbation. Une fois la dépense déclarée, vous pouvez vérifier les pièces justificatives pour vous assurer qu'elle a été utilisée comme prévu.

Vous rembourserez votre personnel après avoir accepté ou rejeté ses dépenses. La plupart des entreprises choisissent de rembourser les salariés par le biais de la paie en incluant une ligne distincte sur le bulletin de salaire. Toutefois, les administrateurs peuvent également gérer un paiement séparé en espèces ou par chèque.

5. Évaluer l'utilisation

Afin de vous assurer que vos salariés profitent pleinement de leurs avantages, il est judicieux d'analyser l'engagement des employés et les tendances de participation après avoir versé vos allocations pendant un certain temps. Quelles sont les allocations les plus utilisées ? Les salariés utilisent-ils la totalité de leur allocation ? Combien de dépenses sont déclarées chaque mois ?

Vous pouvez suivre de près ces indicateurs pour mesurer l'efficacité de vos avantages et vous assurer qu'ils atteignent les objectifs que vous vous étiez fixés au départ. Si ce n'est pas le cas, vous pourrez mieux évaluer les modifications à apporter à votre politique d'allocations pour salariés pour atteindre vos objectifs.

Comment créer une politique d'allocations pour salariés ?

Pour gérer les achats effectués par les salariés pour le compte de l'entreprise, une politique de remboursement de l'entreprise regroupe un ensemble de règles. Celles-ci précisent quels articles sont éligibles au remboursement, ainsi que la manière et le moment où le salarié sera remboursé.

Une politique de remboursement bien ficelée protégera à la fois l'organisation et les salariés contre la mauvaise gestion financière. En outre, elle évitera l'apparition de dépenses imprévues et de problèmes budgétaires en fin de mois, contribuant ainsi à maintenir l'équilibre financier.

Passons en revue les étapes de l'élaboration d'une bonne politique d'allocations pour salariés.

1. La première étape consistera à lister tous les frais potentiels susceptibles d'être remboursés. Le processus ne sera pas simple, car vous devrez veiller méticuleusement à ce que toutes les dépenses envisageables soient prises en charge afin d'éviter tout problème futur.

2. Une fois que vous avez identifié toutes les charges potentielles, examinez-les pour vous assurer que tout est couvert. Pour vous garantir que l'ensemble des coûts potentiels est pris en compte, vous pouvez inclure des collaborateurs de différents services.

3. La meilleure méthode pour établir une politique de remboursement n'est pas d'exiger une autorisation pour chaque achat. Parfois, les dépenses d'urgence ne peuvent pas attendre le délai d'approbation requis. Par conséquent, vous devez déterminer :

• Quels frais doivent être approuvés ?
• Dans quelles conditions une autorisation peut-elle être annulée ?
• Qui est responsable de la gestion des approbations ?
• Existe-t-il un seuil d'approbation des coûts ?
• Exigez-vous une approbation écrite ?

Vous devez veiller à ce que cette procédure ne perturbe pas votre flux de travail. Vous ne voulez pas perdre de clients simplement parce qu'un employé n'a pas pu obtenir à temps l'autorisation pour une dépense urgente.

4. Une procédure rigoureuse d'enregistrement des dépenses doit être mise en place pour que les deux parties soient protégées contre les pertes et perçoivent leurs remboursements. Se contenter de demander l'argent dépensé et de décider du montant à rembourser ne fonctionnera pas. Vous devez disposer de détails sur chaque transaction, c'est pourquoi des justificatifs et des signatures sont nécessaires pour garantir que les fonds de l'entreprise ne sont pas détournés. Certains employeurs choisissent également d'utiliser un compte de dépenses de santé ou de bien-être (LSA) ou avantages liés au mode de vie) pour gérer leur politique d'allocations pour salariés, ce qui leur évite les tracas administratifs (les employeurs utilisent également ces comptes pour mettre en place des avantages innovants tels que avantages de garderie pour les employés, ainsi politique de remboursement des téléphones portables).

5. Une fois toutes les demandes de remboursement du mois soumises, elles doivent être évaluées et approuvées avant que le versement ne puisse être finalisé. Pour cela, vous devrez impliquer le service comptable, qui pourra prendre le relais et finaliser les paiements du mois. Par conséquent, vous devez décider :

• Des dates auxquelles les remboursements seront effectués
• De la personne qui prendra la décision finale
• Du délai maximal accordé pour traiter une demande de remboursement
• De la manière dont les salariés seront rémunérés
• De la destination finale des rapports

6. Une fois la politique d'allocations pour salariés établie, il est temps de la présenter aux employés. Vous devez d'abord les sensibiliser au cadre et veiller à ce que certains membres du personnel soient disponibles pour répondre aux questions complémentaires.

Vous devez également savoir que ces réglementations provoquent souvent des désaccords entre salariés. Par conséquent, vous devrez également concevoir une stratégie pour résoudre ces conflits sereinement s'ils venaient à se produire.

10 types d'allocations populaires à offrir à vos salariés

Ces dernières années, les employeurs ont fait preuve de plus d'inventivité pour utiliser les allocations afin d'améliorer l'environnement de travail. Les types de politiques d'allocations pour salariés classiques et modernes les plus populaires, que vous pouvez également proposer à votre personnel, sont illustrés ci-dessous :

1. Allocations pour la formation professionnelle

Les allocations de développement professionnel financent les formations liées au poste, les allocations de formation, remboursements de frais de scolaritéet les cours. Plusieurs organisations proposent des allocations spécialisées pour la formation sur le site de travail, permettant aux membres du personnel de participer à des séminaires ou d'obtenir des certificats qui les aideront dans leur travail et à développer leurs compétences.

2. Allocations bien-être

Les salariés et leurs familles ont besoin d'une assurance maladie et d'initiatives en matière de bien-être pour rester en bonne santé et heureux. Afin d'inciter le personnel à participer à des cours, à s'inscrire dans des salles de sport (certains employeurs proposent même les abonnements en salle de sport ou les abonnements en salle de sport pour employés) ou à acheter des produits qui les aideront à améliorer leur qualité de vie, plusieurs entreprises intègrent des allocations bien-être ou des remboursements de frais de bien-être dans leurs packages d'avantages sociaux ou leurs systèmes d'avantages. Les allocations bien-être s'apparentent également à la mise en place d'un programme remboursement pour frais de sport solide. Certaines compagnies d'assurance proposent également leur propre programme de remboursement de frais de santé, tel que Cigna gym reimbursement , le programme de bien-être Humana, ou le programme Go365 de Humana.

3. Allocations diverses

Les allocations de télétravail couvrent les dépenses de bureau à domicile, les repas virtuels et les factures d'électricité. La politique d'allocations pour salariés comprend des allocations diverses qui peuvent être fournies par certaines entreprises pour aider les employés à faire face à diverses dépenses spécifiques, telles que la garde d'enfants, les frais de déplacement ou les coûts liés au télétravail.

4. Allocations de fellowship (bourses de recherche)

Grâce au soutien des allocations de fellowship, certaines entreprises offrent des opportunités uniques à de jeunes talents d'acquérir des compétences clés, d'obtenir de nouvelles perspectives et de nouer des contacts importants. Pour les professionnels de la santé, notamment les infirmières, les médecins et les dentistes, ces allocations couvrent les frais de subsistance ainsi que les frais liés à la recherche académique.

5. Allocations pour recherche académique

Les allocations de recherche couvrent les frais de subsistance des chercheurs et des étudiants inscrits dans un programme académique (principalement les doctorants). Les diplômés universitaires, les stagiaires (en particulier ceux participant à des stages non rémunérés), les formateurs, les bénévoles et les membres du clergé sont les bénéficiaires types de ce type d'allocations.

6. Allocations pour frais de subsistance

Des allocations sont accordées aux chefs religieux et aux aspirants ecclésiastiques pour les aider à faire face à leurs frais de subsistance. Au lieu de verser aux employés un salaire ou une rémunération horaire, des organisations telles que des églises et des universités distribuent souvent des allocations destinées à couvrir les frais de subsistance ou à exprimer leur gratitude envers le bénéficiaire pour son travail. Certains employeurs offrent également à leurs salariés des allocations pour le télétravailainsi qu' qu'une allocation de voyage pour rendre leur rémunération plus équitable.

7. Allocations de voyage et de restauration

Les indemnités journalières sont utilisées pour rembourser les frais de déplacement et de repas des salariés. Pour offrir à leurs employés une allocation plus généreuse que la majorité cumulée, certaines entreprises autorisent le remboursement d'une somme importante liée aux vacances.

8. Assurance maladie

Allocations d'assurance maladie pour les salariés à distance dans d'autres pays. Dans les situations où les entreprises ne fournissent pas d'assurance maladie à leur personnel, elles peuvent à la place verser des allocations d'assurance santé pour aider les employés à payer leurs frais médicaux.

9. Assurance pour smartphones

Une allocation de remboursement pour téléphone mobile, souvent appelée forfait téléphone portable, correspond à une somme d'argent versée par certaines entreprises aux salariés pour l'achat de forfaits téléphoniques. Les allocations sont souvent attribuées sur une base mensuelle. La politique d'allocations pour salariés comprend des indemnités de téléphonie mobile pour les managers et les commerciaux qui effectuent des appels professionnels.

10. Allocations d'éducation et de formation

L'entreprise verse une allocation pour la formation professionnelle. Les salariés se voient attribuer un montant spécifique, connu sous le nom d'allocation d'apprentissage ou d'éducation, à utiliser pour des initiatives d'apprentissage adaptées à leurs besoins et intérêts. Détails de ce qu'elles incluent par ailleurs : les allocations d'apprentissage peuvent être distribuées mensuellement, trimestriellement, semestriellement ou annuellement. Elles sont exonérées d'impôt.

Conclusion

Grâce à un programme d'allocations d'entreprise, vous pouvez offrir à votre personnel des primes qui s'harmonisent avec la culture de votre entreprise. Le programme de politique d'allocations de votre entreprise doit refléter l'éthos de l'organisation. Peut-être que vos travailleurs à distance bénéficieraient d'un budget café, leur permettant de travailler depuis leur café préféré une fois par semaine, ou peut-être que votre entreprise de développement souhaite offrir des avantages pour la formation des salariés. Si vous souhaitez en savoir plus sur les avantages annexes, consultez ce guide sur les différentstypes d'avantages accessoiressalariés.

Cependant, vous souhaitez exprimer votre gratitude pour le travail acharné de votre personnel. La plupart des régimes d'allocations des employeurs sont complexes, mais les allocations ne doivent pas nécessairement l'être. Nous espérons sincèrement que ce blog vous a apporté les solutions pour témoigner votre reconnaissance à votre personnel et vous a offert de nouvelles opportunités de faire de votre organisation un endroit où il fait bon travailler pour l'ensemble de vos équipes. N'hésitez pas à planifier un appel gratuit avec notre équipe, pour découvrir les meilleures pratiques en matière de mise en place d'un programme d'allocations pour salariés !

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