Werknemers die genieten van een maaltijdvergoeding
Categorieën
Arbeidsvoorwaardenstrategie

Wat is een maaltijdvergoeding voor werknemers (inclusief voorbeelden) en hoe bied je er een aan

3 december 2022 door Kate

Je werknemers laten zien dat je om hun welzijn geeft, is een uitstekende manier om de werksfeer en de loyaliteit te vergroten. Een fantastische manier om dit te tonen is door aandacht te besteden aan hun voedingswelzijn. Hierdoor voelen werknemers zich gewaardeerd en gerespecteerd. De uitdaging is echter dat mensen verschillende dieetwensen of -beperkingen kunnen hebben (persoonlijk of religieus). Dit is waar maaltijdbudgetten (onderdeel van een bredere extra's en voordelen strategie) van pas komen, zodat je kunt inspelen op de behoeften van elke werknemer en hun ervaring kunt personaliseren.

Als je hier meer over wilt weten, lees dan dit artikel helemaal tot het einde. Klik op de onderstaande onderdelen om direct naar een specifieke vraag te gaan.

Wat is een maaltijdvergoeding voor werknemers?

Een maaltijdvergoeding voor werknemers (ook wel maaltijdtoelage of lunchbudget genoemd) is een geldbedrag (of vergelijkbaar) dat het bedrijf aan zijn werknemers geeft om eten te kopen. Maaltijdvergoedingen maken meestal deel uit van een breder van £1000, of zelfs een secundaire arbeidsvoorwaardenstrategie. Veel werkgevers voegen hier ook deze populaire soorten vergoedingen aan toe:

Sommige verzekeringsmaatschappijen bieden ook hun eigen welzijnsvergoedingsprogramma aan, zoals het Cigna gym-vergoedingsprogramma , het Humana-welzijnsprogramma, of het Go365 programma van Humana.

Aanvankelijk kwamen on-site lunches als extra's en voordelen veel vaker voor in het bedrijfsleven. Met de opkomst van concurrerende secundaire arbeidsvoorwaarden zijn veel bedrijven echter maaltijdvergoedingen gaan verstrekken aan hun werknemers.

Maaltijdvergoedingen zijn beter dan traditionele lunchregelingen omdat werknemers nu zelf keuzes kunnen maken. Deze keuzevrijheid maakt het een uitstekende manier om toptalent naar je bedrijf te trekken. Door ze zelf te laten kiezen, voelen ze zich gesterkt en kan dit de productiviteit verhogen.

Het is echter essentieel om het verschil te kennen tussen maaltijdbudgetten en per diem(dagvergoedingen). Per diem is een term die wordt gebruikt voor de dagelijkse vergoeding die werkgevers geven aan werknemers wanneer zij op officiële zakenreis zijn. Deze vergoeding dekt hun voeding, huisvesting en eventuele andere gemaakte kosten tijdens de zakenreis. Maaltijdbudgetten worden daarentegen doorgaans dagelijks, wekelijks of maandelijks verstrekt, ongeacht of de werknemer op reis is of niet.

Wat is het gemiddelde bedrag van een maaltijdvergoeding?

Uit onze ervaring met diverse klanten ligt het typische bedrag voor een maaltijdvergoeding rond de € 10 tot € 20 per dag. Welk bedrag een bedrijf kan missen, hangt sterk af van het budget voor deze secundaire arbeidsvoorwaarde. Je kunt ook je creativiteit de vrije koele loop laten met deze regeling. Sommige bedrijven bieden de maaltijdvergoeding aan in combinatie met andere gerelateerde arbeidsvoorwaardenpakketten.

Wat dekt een maaltijdvergoeding?

Dit budget dekt elk type voedsel dat de werknemer maar wil. Dankzij de grote keuzevrijheid besteden werknemers het budget aan een maaltijd naar keuze. De meest voorkomende opties zijn echter:

  • Snacks.
  • Boodschappen
  • Smoothies
  • Vers bereid eten
  • Afhaalmaaltijden
  • Sapjes
  • Koffie, thee en andere dranken.
  • Sommige werknemers kunnen het ook gebruiken voor essentiële maaltijden zoals ontbijt of zelfs avondeten.

Wanneer moet je een maaltijdvergoeding aanbieden?

In de hedendaagse zakenwereld zou het aanbieden van een maaltijdvergoeding iets moeten zijn dat elk bedrijf (als het budget dat toelaat) overweegt. Bepaalde situaties kunnen dit echter extra noodzakelijk maken:

  • Overstappen van on-site lunches

Als je voorheen lunches op kantoor aanbood en daarmee wilt stoppen, is het omzetten van deze voorziening naar een maaltijdvergoeding misschien wel de beste zet. Maaltijdvergoedingen zijn een stuk kostenefficiënter en vereisen geen logistieke planning.

  • Bedrijven met meerdere vestigingen

Voor grote bedrijven is het verstrekken van maaltijdvergoedingen veel eenvoudiger dan het regelen van lunches. Bovendien verschillen de voorkeuren van personeel op diverse locaties, dus met een maaltijdvergoeding leg je de keuze bij hen neer.

  • Bedrijven met thuiswerkers

De pandemie heeft veel bedrijven geleerd zich aan te passen aan thuiswerken. Als je net de overstap maakt naar de thuiswerksector of van plan bent sommige werknemers volledig op afstand te laten werken, is een maaltijdvergoeding een goede secundaire arbeidsvoorwaarde om aan hun pakket toe te voegen.

Voordelen van een maaltijdvergoeding voor werknemers

Als je nog een beetje twijfelt over waarom je een maaltijdvergoeding aan je werknemers zou moeten verstrekken, zal dit gedeelte je overtuigen. Hieronder staan enkele redenen waarom maaltijdvergoedingen voordelig zijn voor bedrijven:

  1. Helpt bij het aantrekken en behouden van toptalent

Het aannemen en behouden van toptalent helpt om je productiviteit enorm te verhogen en verbetert ook je toekomstige wervingsmogelijkheden. Een van de eenvoudigste manieren waarop bedrijven potentiële werknemers 'verleiden', is via secundaire arbeidsvoorwaarden. Door voordelen zoals een maaltijdvergoeding aan te bieden, geef je het signaal af dat er binnen jouw organisatie goed voor werknemers wordt gezorgd. Dit kan een doorslaggevende factor zijn bij het aantrekken van toptalent of het behouden van je huidige werknemers.

  1. Kostenefficiënt

Als je werknemers wilt voorzien van een maaltijd en tegelijkertijd de kosten in de hand wilt houden, is een maaltijdvergoeding de ideale optie. Vroeger kwamen lunches op kantoor veel voor. Deze brachten echter veel stress met zich mee, omdat je moest zorgen dat het eten op tijd op kantoor was en je te maken had met het opruimen achteraf.

Met een maaltijdbudget kun je echter gemakkelijk voedselvoorzieningen bieden voor je werknemers zonder dat het de spuigaten uitloopt of tijd en moeite kost om op te ruimen.

  1. Verhoogt de werksfeer en productiviteit

Een goed gevoede werknemer is een gelukkige werknemer, en een gelukkige werknemer is productiever. Het verstrekken van een maaltijdvergoeding neemt de zorg weg over het budgetteren voor een maaltijd op de dag. Dit zorgt voor opluchting en houdt de stemming op het werk hoog. Door hen te helpen nieuwe energie op te doen met hun eigen voorkeuren, maak je ze gelukkiger. Een positieve sfeer op de werkvloer bevordert de productiviteit en welzijn.

  1. Houdt rekening met iedereen

De meeste werknemers hebben verschillende dieetvoorkeuren, allergieën en beperkingen. Iedereen exact hetzelfde voorschotelen kan daarom voor sommige mensen onmogelijk zijn. Met een maaltijdvergoeding betrek je echter iedereen bij het maaltijdplan van het bedrijf.

Is een maaltijdvergoeding belastbaar?

Ja, dat zijn ze. In de Verenigde Staten moet je alle verstrekte maaltijdbudgetten opgeven bij de belastingdienst (IRS). Hoe je belasting over deze vergoedingen betaalt, kan echter in twee categorieën worden verdeeld. Ten eerste kun je ervoor kiezen om belasting op te tellen bij het bedrag dat aan werknemers wordt gegeven, zodat zij zelf de belastingaangifte doen (ook wel bekend als grossing up). Je kunt de belastingaangifte en de afhandeling ook zelf regelen. Hoe dan ook, je zult loonbelasting moeten betalen die van toepassing is op maaltijdvergoedingen.

Voorbeelden van toonaangevende bedrijven die een maaltijdvergoeding aanbieden

Als je inspiratie wilt opdoen bij andere bedrijven die een maaltijdvergoeding aanbieden, hebben we hieronder een lijst samengesteld met enkele populaire ondernemingen die deze populaire secundaire arbeidsvoorwaarde aanbieden.

  1. Snapchat

Snapchat biedt zijn werknemers een maaltijdvergoeding van $ 16 per dag.

  1. Webflow

Webflow heeft geen aparte maaltijdvergoeding. Wel bieden ze thuiswerkers een thuiswerkbudget van $ 380 per maand aan, waarmee eten en eventuele benodigde thuistechnologie worden gedekt.

  1. SAP

Afhankelijk van je functie bij SAPbieden ze werknemers verzorgde maaltijden of een maaltijdvergoeding aan.

  1. Lose It!

Lose It! biedt op bepaalde dagen van de week gratis maaltijden aan voor hun werknemers

Waar je op moet letten bij het opzetten van een maaltijdvergoedingsprogramma binnen je bedrijf

Er komt wat fijntjes maatwerk kijken bij het opzetten van een maaltijdvergoeding. Om maaltijdvergoedingen voor jouw bedrijf in te stellen, moet er met verschillende factoren rekening worden gehouden. We hebben er hieronder een aantal op een rij gezet:

  1. Budget

Je budget voor de vergoeding is het startpunt. Je moet evalueren hoeveel je kunt missen voor de toelage. Vervolgens schat je de prijzen van eten, snacks of boodschappen in de buurt in, afhankelijk van waar de vergoeding precies voor bedoeld is. Je hoeft niet meteen groots te beginnen; het gebaar telt in het begin.

  1. De betalingsfrequentie

Na het vaststellen van het budget en een eerlijke vergoeding per persoon, is de frequentie van de maaltijdvergoeding aan de beurt. Ben je van plan om dagelijks, wekelijks of maandelijks uit te betalen? Hier komt de functie van de vergoeding weer om de hoek kijken. Een dagelijkse of wekelijkse betaling is aan te raden als je het budget toewijst aan lunch- of snackpauzes. Als het echter bedoeld is voor thuiswerkers of boodschappen, zijn maandelijkse betalingen mogelijk een betere keuze.

  1. Beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden

Diverse systemen voor het beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen helpen bij het beheren van de uitbetalingen van maaltijdvergoedingen. Je kunt dit ook handmatig doen, waarbij je de administratie van de maaltijdvergoeding van elke werknemer bijhoudt. Tools zoals Google Spreadsheets of Microsoft Excel zijn essentiële hulpmiddelen binnen dit beheersysteem.

Als alternatief kun je gebruikmaken van HR-systemen die helpen bij het bijhouden van de saldi van de maaltijdvergoedingen van je werknemers en dit naar hen communiceren.

Hoe je een maaltijdvergoeding opzet voor je bedrijf

Ondanks de vrijheid die werknemers krijgen met de maaltijdvergoeding, is het mogelijk om dit veel gestructureerder in te richten dan je zou denken. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

  1. Bepaal de details

Voordat je de nieuwe maaltijdvergoeding kunt introduceren, moet je weten hoeveel budget er beschikbaar is, wat de betalingsfrequentie is en welk bedrag per persoon geldt. Ook breng je de vergoeding per werknemer in kaart en richt je software in om de uitbetaling van tegoeden (of declaraties) te beheren.

  1. Prik een datum voor de invoering

Kies een datum om de maaltijdvergoeding in te voeren. Het hanteren van een specifieke deadline helpt om alle voorbereidingen op tijd af te ronden en ervoor te zorgen dat alle vereiste informatie op zijn plek staat.

  1. Licht je werknemers vooraf in

Stuur voordat de ingangsdatum aanbreekt een bericht naar alle werknemers met informatie over de nieuwe vergoeding. Dit bericht moet ook uitleggen hoe het beheersysteem voor de maaltijdvergoeding werkt, welk bedrag per persoon is toegestaan en wat de betalingsfrequentie is.

Als je meer wilt weten over secundaire arbeidsvoorwaarden, bekijk dan deze gids over de verschillendesoorten secundaire arbeidsvoorwaardendie je kunt aanbieden.

In plaats van alle stress te doorlopen om de maaltijdvergoeding helemaal zelf op te zetten, kun je samenwerken met het ervaren team van IncentFit. Wij bieden persoonlijke ondersteuning en handelen alle details rondom de inrichting van je programma af. Voel je vrij om een kennismakingsgesprek met ons bij IncentFit in te plannen, op een moment dat jou het beste uitkomt.