Wat is een beheersysteem voor arbeidsvoorwaarden & Hoe beheert u vitaliteitsvoordelen

Functionaliteit voor het beheren van secundaire arbeidsvoorwaarden (employee benefits) wordt doorgaans aangeboden binnen HCM-systemen (Human Capital Management) van HR-technologiebedrijven. Dit varieert van grote softwareleveranciers zoals Oracle en SAP tot gespecialiseerde HR-techbedrijven zoals Workday, Ultimate Software Group en Ceridian HCM. Deze bedrijven gebruiken het eigen softwaremodule of integreren met systemen van derden. Daarnaast worden benefitfuncties aangeboden door outsourcingproviders op het gebied van HR voor het klein- en middenbedrijf. Andere softwarepakketten zijn specifiek ontworpen om samen te werken met assurantiemakelaars. Zij verkopen deze aan klantbedrijven en helpen bij het opzetten van maatwerksystemen die aansluiten bij de behoeften van het bedrijf en de wensen van de werknemers.

De hoofdtaak van de software is om HR-beheerders te voorzien van een dashboard met daarin een overzicht van het benefitpakket, alle soort arbeidsvoorwaarden die worden aangeboden, en hoe vaak werknemers hier gebruik van maken. Geanonimiseerde gegevens over verzekeringsclaims kunnen tevens door de software worden geanalyseerd om de optimale benefitinstellingen voor elke werknemer te adviseren. Dankzij selfservicefuncties voor werknemers kunnen personeelsleden zelf wijzigingen aanbrengen in hun arbeidsvoorwaarden en communiceren met de HR-administratie. Ook kunnen benefitsystemen mobiele apps met een socialmediagerichte gebruikersinterface bevatten om de jaarlijkse open inschrijving en de keuze van arbeidsvoorwaarden te stroomlijnen. Sommige incentiveprogramma's voor werknemers bieden premiekortingen of andere beloningen aan werknemers die vooraf bepaalde gezondheids- en fitnessdoelen halen via draagbare activiteits- en gezondheidstrackers.

Waar moet u op letten bij een benefitsadministratiesysteem?

Let bij het overwegen van een benefitsadministratiesysteem op de volgende componenten.

Helpt bij het waarborgen van de naleving van wet- en regelgeving (compliance)

Kies een systeem dat is ontworpen om naleving te garanderen van alle toepasselijke regelgeving, zoals de Patient Protection and Affordable Care Act (ACA), de Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA), en de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).

Het systeem moet het eenvoudig maken om een benefitpakket aan te passen zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over non-compliance. Ingebouwde systeemchecks moeten nalevingsfouten voorkomen, en het moet eenvoudig zijn om plannen aan te passen aan de behoeften van individuele werknemers.

Elimineert overbodige en tijdrovende taken

Bij het kiezen van een benefitsadministratiesysteem is het HR-perspectief belangrijker dan dat van de gemiddelde werknemer. Human Resources beheert het systeem immers dagelijks, terwijl werknemers er misschien maar een paar keer per jaar op inloggen.

Vaak ‘verkoopt’ een aantrekkelijke interface een systeem dat voor HR-experts juist minder waardevol is. Dit is het geval ondanks het feit dat veel oplossingen een fantastische interactieve ervaring bieden voor medewerkers. Een uitstekend systeem stroomlijnt HR-processen zoals rapportage en gegevensbeheer.

Optimalisatie van human resources, kostenbesparing in de administratie en een grotere betrokkenheid van werknemers worden niet bereikt via enkel de gebruikerservaring voor medewerkers. Het gaat om het vermogen om HR-processen te automatiseren en te stroomlijnen die voorheen veel tijd, moeite en grote hoeveelheden data kostten. Kies software die de volgende taken kan uitvoeren:

1. Geautomatiseerde (robotic) data-invoerservice.
2. Biedt klanten beheer van begunstigden.
3. Ondersteunt bij het samenstellen en beheren van rapporten via verschillende bronnen.

Kan een goed beheer van secundaire arbeidsvoorwaarden helpen om goede werknemers te behouden?

Praktijken die bijdragen aan het behouden van werknemers vinden hun oorsprong op vele gebieden binnen HR, en alle afdelingen binnen een organisatie moeten samenwerken om complexe retentiestrategieën te ontwikkelen en te implementeren. Verschillende situaties vragen om verschillende benaderingen, en soms betekent dit het combineren van brede en specifieke strategieën.

De inspanningen van een bedrijf om personeel te behouden kunnen aanzienlijk worden versterkt door het inzetten van effectieve technieken in uiteenlopende contexten.

Secundaire arbeidsvoorwaarden helpen bij het behouden van toptalent:

Het aanbieden van goede secundaire arbeidsvoorwaarden is een beproefde methode om het moraal te verhogen en het verloop te verminderen. Met zoveel opties op de markt kan het voor bedrijven lastig zijn om te beslissen welke extra's (perks) ze hun werknemers moeten bieden. Welke voordelen bieden succesvolle bedrijven hun werknemers wanneer ze openstaande vacatures willen vervullen?

En welke extra's zijn nodig voor een bedrijf om toptalent aan te trekken en te behouden?

• Educatieve voordelen en professionele hulpmiddelen
  • De sterke groei van contentplatforms zoals YouTube en online cursusaanbieders heeft gezorgd voor een schijnbaar oneindige hoeveelheid gratis educatieve bronnen.
  • Desondanks blijven hoger onderwijs en de wens tot levenslang leren essentieel. Het behalen van een hoger diploma om je carrière vooruit te helpen blijft waardevol in de huidige arbeidsmarkt.
  • Programma’s voor studiekostenvergoeding en betaalde training on-the-job behoren tot de meest populaire educatieve voordelen onder werknemers. Uit onderzoek van Harvard bleek dat 40% van de werknemers betaalde training als “uiterst belangrijk” beoordeelde voor hun werkstevredenheid, en dat 90% van de bedrijven een vorm van studiekostenvergoeding of educatieve stimulans aanbood aan hun werknemers.
  • Ons SMB Employee Benefits Survey Report voor 2022 toonde tevens aan dat 61 procent van alle werknemers waarde hecht aan doorgroeimogelijkheden op het werk. Toch biedt slechts zo'n 60% van het mkb deze aan.

• Gezondheidszorg en Welzijn
  • Werknemers zoeken naar bedrijven die prioriteit geven aan hun mentale gezondheid door middelen te verstrekken (zoals voorlichting, hulpmiddelen en programma's) om te helpen hiermee om te gaan en hulp te vinden indien nodig. Volgens de Mercer 2021 Health on Demand-rapportage, is de kans dat een werknemer bij zijn huidige werkgever blijft 42% groter als hij toegang heeft tot secundaire arbeidsvoorwaarden op het gebied van mentale gezondheid.

• Pensioenvoorzieningen
  • Het aantrekken en behouden van getalenteerde werknemers is in toenemende mate afhankelijk van pensioenvoordelen, zoals een pensioenregeling of eendefined benefit-plan.
    • Het moreel van werknemers krijgt een boost wanneer pensioenvoorzieningen, zoals een ziektekostenverzekering, worden verbeterd.
    • Volgens de resultaten van het Mercer-onderzoek biedt 54% van de bedrijven pensioenvoordelen aan hun werknemers.
  • Desondanks kampen pensioenregelingen met dezelfde uitdagingen als de ziektekostenverzekeringen. Winstmarges worden smaller, waardoor bedrijven op zoek gaan naar manieren om kosten te besparen. Hierdoor zijn zowel defined contribution- als defined benefit-plannen onder druk komen te staan.
  • Werknemers zijn minder geneigd om tot hun pensioen bij een bedrijf te blijven als er geen sterke pensioenbijdrage (zoals een 401(k)-match) als onderdeel van het benefitpakket wordt aangeboden.

Tot slot is het belangrijk op te merken dat elk van de bovengenoemde voordelen het potentieel heeft om het geluk en de loyaliteit van werknemers te vergroten. Loonstijgingen en cadeaubonnen zijn handige manieren om waardering te tonen, maar ze worden zelden gezien als echte secundaire arbeidsvoorwaarden.

Een goed ontworpen benefitpakket kan wonderen verrichten voor werving, retentie en het personeelsmoraal.

Arbeidsvoorwaarden zoals pensioenplannen en ziektekostenverzekeringen zijn cruciaal om werknemers tevreden te houden en een productieve werkomgeving te bevorderen. Tegelijkertijd kunnen welzijnsvoordelen een positieve invloed hebben op de betrokkenheid en productiviteit van werknemers, terwijl ze voor HR eenvoudig te beheren zijn.

Tegenwoordig vereisen (of verwachten) veel werkgevers dat hun werknemers op afstand kunnen werken. De mogelijkheid om remote te werken en een vergoeding voor de tijd die daaraan wordt besteed, onderscheidt uw bedrijf tijdens het wervingsproces van de concurrentie.

Voor werknemers is de ziektekostenverzekering de meest waardevolle extra. Hoewel standaard collectieve zorgverzekeringen voor sommigen een haalbare keuze zijn, bieden Health Reimbursement Arrangements (HRA's) een kosteneffectiever alternatief dat bedrijven meer flexibiliteit geeft in hun budgetverdeling.

Wat is de rol van een benefits administrator?

Enkele van de taken van een benefits administrator zijn als volgt:

Taken en verantwoordelijkheden:

• Vergelijk verschillende employee benefit-programma's en -aanbieders om te bepalen welke de meeste waarde biedt voor het bedrijf.
• Ontwerp, stel voor en lanceer innovatieve welzijnsinitiatieven. Onderzoek planontwerpen en aanpassingen in de kosten van de arbeidsvoorwaarden.
• Beding de beste plannen, alternatieven en tarieven door te onderhandelen met aanbieders en managers.
• Faciliteer de communicatie met de leveranciers van het plan en externe beheerders.
• Beheer de informatiestroom naar externe partijen die betrokken zijn bij de levering van diensten, het innen van premies en het beheer van het plan.
• Verlaag de kosten en verhoog de productiviteit door interne procedures te analyseren en te verbeteren.
• Het is belangrijk om de administratieve handelingen rondom toegekende voordelen zorgvuldig vast te leggen en bij te houden.
• Zorg ervoor dat u voldoet aan alle overheidsregelgeving.
• Zorg voor een nauwkeurige en tijdige indiening van rapportages en betalingen.
• Vergelijk verschillende employee benefit-programma's en aanbieders met behulp van een employee benefits RFP (request for proposal) om te bepalen welke het meeste waarde oplevert voor het bedrijf.
• Beheer de dagelijkse administratieve taken rondom de verwerking van secundaire arbeidsvoorwaarden. Handel zaken af zoals nieuwe aanwervingen, uitdiensttredingen, wijzigingen, begunstigden, verzekeringsclaims (bijvoorbeeld bij arbeidsongeschiktheid of overlijden), overdrachten, QDRO's, QMCSO's, uitkeringen, leningen, financiële noodsituaties en nalevingscontroles.
• Houd toezicht op het bijhouden van de personeelsdossiers, inclusief salariswijzigingen en de database voor collectieve arbeidsvoorwaarden.
• Verzamel gegevens van werknemers en beheer vervolgens de maandelijks facturering en voucherproductie voor alle administratieve kosten van de collectieve plannen.
• Plan een kwartaalbeoordeling in voor de ziektekosten- en tandheelkundige claims van de groep.
• Verifieer dat het benefitstecam nauwkeurige en efficiënte service levert.
• Administratie van Werknemerswelzijn
• Het aanbieden van een breed scala aan gezondheidsvoordelen kan u een voorsprong geven op de concurrentie bij het aantrekken en behouden van goed presterend personeel.

Functies van een Benefits Administrator binnen een Bedrijf

De benefits administrator binnen een organisatie overziet en organiseert de dagelijkse gang van zaken rondom de collectieve benefitprogramma's van uw bedrijf. Als lid van het HR-team is hij of zij verantwoordelijk voor het beantwoorden van vragen van werknemers over arbeidsvoorwaarden, het onderzoeken en ontwerpen van nieuwe voordelen, het verbeteren van bestaande programma's, en het aansturen en bewaken van de benefitsadministratie.

1. Bepaal welke arbeidsvoorwaarden u aanbiedt: Gezien de voordelen en de vrijheid die ze bieden aan henzelf en hun gezinnen, hechten werknemers tegenwoordig meer waarde aan secundaire arbeidsvoorwaarden dan aan het basissalaris. Veelvoorkomende benefitpakketten combineren verplichte en optionele regelingen, waardoor werknemers meerdere manieren hebben om hun medische kosten te dekken.
2. Beheer de kosten van arbeidsvoorwaarden: Zoek naar een werkgerelateerd plan dat aan uw behoeften voldoet en tegelijkertijd betaalbaar blijft. Het doorsnee percentage dat een werkgever bijdraagt aan een zorgplan is 70%. Het kiezen van het juiste pakket kan u helpen kosten te besparen. Volgens de Society for Human Resource Management SHRM, zijn 'gebundelde betalingen' een type contractvorm waarin pre- en post-procedureologische zorg wordt geïntegreerd in één onderhandeld tarief, wat kosten kan besparen en de facturering eenvoudiger maakt voor bedrijven en hun werknemers.
3. Handel de benefitsadministratie efficiënt af: Het georganiseerd houden van alle bewegende delen van het benefitbeheer is geen eenvoudige taak. Tijdens de open inschrijvingsperiode is het belangrijk om de communicatielijnen open te houden, alle regelgeving na te leven en de relevante verzekeraars op de hoogte te stellen van uw keuzes. Als al deze verantwoordelijkheden via handmatige processen worden afgehandeld, kan uw organisatie voor ernstige problemen komen te staan.

Hoe voert u de administratie uit voor welzijnsbijdragen?

Als het gaat om het aantrekken en behouden van getalenteerd personeel, gaat er niets boven concurrerende employee benefit-pakketten. Het benefitpakket van uw bedrijf heeft de kracht om zowel huidig personeel te behouden als werkzoekenden te verleiden. Daarom is het cruciaal dat uw HR-team een stevigegrip heeft op de benefitsadministratie en dit efficiënt kan aansturen.

De gezondheid en productiviteit van werknemers, evenals de totale kosten van door de werkgever gefinancierde zorg, kunnen allemaal profiteren van een goed ontworpen en beheerd welzijnsprogramma voor werknemers. Welzijnsinitiatieven kunnen bedrijven op vele manieren helpen.

• Het verlagen van de kosten van medische zorg.
• Het terugdringen van het ziekteverzuim.
• Het verhogen van de productiviteit van medewerkers.
• Het verlagen van de kosten voor ongevallen- en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen.
• Levens redden door het verminderen van het aantal blessures en ongelukken.
• Het vergroten van de motivatie en betrokkenheid van werknemers.

Gezien de stijgende kosten van ziektekostenverzekeringen en het belang van de gezondheid van werknemers, moeten werkgevers overwegen om een weloverwogen welzijnsprogramma op te zetten dat zowel de gezondheid van de werknemers als het bedrijfsresultaat verbetert.

Dit zijn de voorgestelde stappen om een welzijnsadministratieprogramma te implementeren:

Stap 1. Voer een beoordeling (assessment) uit: De eerste stap bij het creëren van een welzijnsprogramma voor het personeel is het verzamelen van gegevens over de gezondheid van werknemers en de bereidheid van het bedrijf om op basis van die bevindingen veranderingen door te voeren. Werkgevers kunnen deze data gebruiken om werknemers betere diensten en programma's aan te bieden.

Stap 2. Vraag steun aan het management: Voor het bouwen van een succesvol gezondheidsprogramma is de ruggensteun van het management vereist. Financiering, organisatiebreed draagvlak en de goedkeuring van beleid en praktijken die aan het programma zijn gekoppeld, vereisen – net als elk ander initiatief – steun van het management. Welzijn kan worden gepositioneerd als een integraal onderdeel van de onderneming wanneer het management extra steun biedt door te helpen gezondheidsbevorderende doelstellingen te koppelen aan bedrijfsresultaten.

Stap 3. Richt een Gezondheids- en Veiligheidsgroep op: Na het beoordelen van de bedrijfsbehoeften en het verkrijgen van goedkeuring van het hogere management, kan een werkgever een door werknemers geleid comité oprichten om een gezonde werkomgeving te bevorderen en te behouden. Het werk van dit comité zal het draagvlak voor het welzijnsprogramma binnen de hele organisatie versterken. Deze taken kunnen onder de verantwoordelijkheid van de welzijnscommissie vallen:

• Het beoordelen van de effectiviteit van bestaande organisatie-initiatieven
• Het inventariseren van de wensen en behoeften van de werknemers.
• Het creëren van een gezondheidsbevorderende strategie die de langetermijnvisie, prioriteiten en tactieken van de organisatie uiteenzet.
• Ondersteuning bieden bij de planning, uitvoering en evaluatie van gezondheidsprogramma's.

Stap 4. Stel doelen en targets vast: Bedrijven kunnen de resultaten van de personeelsevaluatie gebruiken om het programma te sturen en tot een succes te maken. Om medische kosten te verlagen, hebben verschillende bedrijven het welzijn van werknemers tot een toprioriteit gemaakt. Ziekteverzuim, productiviteit en personeelsretentie zijn drie andere doelstellingen. Doelen en doelstellingen voor een welzijnsprogramma zijn verklaringen van de overkoepelende, langetermijnresultaten die van het programma mogen worden verwacht. Aan elk doel is één of meer subdoelstellingen gekoppeld om te garanderen dat het doel wordt bereikt.

Stap 5. Maak een financieel plan: De ontwikkeling van het welzijnsprogramma kan niet verdergaan zonder eerst een financieel plan op te stellen. Het project kan immers niet vooruit zonder adequate middelen.

Het welzijnsbudget van een bedrijf moet rekening houden met de kosten van incentives, promotie en programmaontwerp. De kosten van een screeningsleverancier of andere aanbieder, deelname-incentives, promotiemateriaal, vergaderbenodigdheden, stappentellers of fitnesstrackers, de tijd van een HR-medewerker of commissielid, enzovoort, zijn allemaal voorbeelden van posten die in een budget kunnen voorkomen.

Stap 6. Onderdelen van het Welzijnsprogramma: De structuur van het welzijnsprogramma is volledig aan de werkgever. De behoeften en middelen van elke organisatie bepalen dat geen enkele standaardoplossing al hun problemen adequaat kan aanpakken. Het welzijnsprogramma kan zo simpel zijn als één enkel onderdeel of zo complex als meerdere tegelijk.

Enkele typische voorbeelden van interventies zijn:

• Interventies ontworpen om stress te verminderen.
• Interventies om extra kilo's te verliezen.
• Behandelplannen om te stoppen met roken.
• Analyses van potentiële gevaren voor de menselijke gezondheid.
• Medische onderzoeken om uw gezondheidsstatus te bepalen.
• Fysieke fitnessactiviteiten en -schema's.

Stap 7. Kies beloningen voor uw programma: Als u wilt dat mensen stoppen met gedrag of juist goed gedrag gaan vertonen, of als u wilt dat meer mensen deelnemen aan of een programma afronden, is het aanbieden van incentives of beloningen een fantastische manier om dit te bereiken. Het idee om werknemers te belonen voor deelname aan een welzijnsprogramma is geworteld in de fundamentele principes van de gedragspsychologie, die stellen dat mensen worden gemotiveerd om te handelen door de positieve gevolgen die ze van die activiteiten verwachten. De motivatie kan worden vergroot door een beloningssysteem op te nemen in een welzijnsprogramma. Puntasystemen die kunnen worden ingewisseld voor merchandise, blijk van waardering en geldelijke uitbetalingen zijn slechts enkele voorbeelden van de diverse soorten beloningen die bestaan. Beloningen worden in eerste instantie gedreven door een externe stimulans, maar uiteindelijk komt de motivatie van binnenuit.

Stap 8. Deel uw plan: De volgende fase omvat het formaliseren en verspreiden van het welzijnsbeleid van het bedrijf. De doelstellingen van het bedrijf, de mate van participatie, en het systeem van welzijnsgerelateerde beloningen en incentives moeten in deze beleidsverklaring duidelijk worden uiteengezet. Bij het uitleggen van de bonusstructuur aan werknemers kan het handig zijn om een fictief voorbeeld (zoals 'Jan de Vries') te gebruiken, zodat zij het plan in de juiste context kunnen plaatsen.

Het op de markt brengen van het programma en het werven van deelnemers vereist effectieve communicatie. Het communiceren van het belang van een gezonde levensstijl kan helpen bij het vormgeven van een gemeenschap die dit ondersteunt. Er zijn uiteenlopende beproefde marketing- en gedragsveranderingsstrategieën die kunnen worden ingezet om dit doel te bereiken.

Stap 9. Evalueer de impact van het programma: Het evalueren van het succes van het welzijnsprogramma is cruciaal om het management en de medewerkers betrokken te houden, aanpassingen te doen aan bestaande programma's en volledig nieuwe te ontwikkelen. Bij het lanceren van een welzijnsprogramma moeten werkgevers meetmethoden en nulmetingen (baselines) paraat hebben; deze zullen per programma uniek zijn. Werkgevers kunnen bijhouden hoeveel werknemers zich inschrijven, hoeveel het programma voltooien, hoeveel geld ze besparen op de zorgkosten, en hoeveel mensen er succesvol zijn gestopt met roken of hun gewicht onder controle hebben gekregen.