Was ist ein Verwaltungssystem für Benefits und wie funktioniert die Administration von Wellness-Leistungen?

Die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen wird in der Regel im Rahmen von Systemen für das Human Capital Management (HCM) durch HR-Technologieanbieter bereitgestellt – von großen Softwarekonzernen wie Oracle und SAP bis hin zu HR-Tech-Anbietern wie Workday, Ultimate Software Group und Ceridian HCM. Diese Unternehmen nutzen entweder eigene Softwaremodule oder integrieren Systeme von Drittanbietern. Auch HR-Outsourcing-Anbieter bieten entsprechende Funktionen für kleine und mittlere Unternehmen an. Andere Softwarepakete für Zusatzleistungen sind so konzipiert, dass sie mit Versicherungsmaklern zusammenarbeiten, die diese an Kundenunternehmen vertreiben und bei der Erstellung maßgeschneiderter Systeme unterstützen, die den jeweiligen Anforderungen und Mitarbeiterpräferenzen entsprechen.

Die Hauptfunktion der Software besteht darin, Personalverantwortlichen ein Dashboard zur Verfügung zu stellen, das das Leistungspaket, alle Arten von Benefits angebotenen Leistungen und deren Nutzungshäufigkeit durch die Mitarbeiter detailliert anzeigt. Anonymisierte Versicherungsdaten können zudem von der Software analysiert werden, um für jeden Mitarbeiter die optimalen Leistungseinstellungen zu ermitteln. Self-Service-Funktionen für Mitarbeiter ermöglichen es Belegschaftsmitgliedern, Änderungen an ihren Leistungen vorzunehmen und mit den Administratoren zu kommunizieren. Leistungsverwaltungssysteme können zudem mobile Apps mit Benutzeroberflächen im Social-Media-Stil beinhalten, um die jährliche offene Einschreibungsphase und die Auswahl von Leistungen zu vereinfachen. Einige Mitarbeiteranreizprogramme bieten Prämienrabatte oder andere Belohnungen für Arbeitnehmer an, die vorgegebene Gesundheits- und Fitnessziele durch die Nutzung von Wearables und Fitness-Trackern erreichen.

Worauf sollten Sie bei einem System zur Leistungsverwaltung achten?

Sie sollten bei der Auswahl eines Systems zur Leistungsverwaltung auf folgende Komponenten achten.

Hilft bei der Sicherstellung der Compliance

Wählen Sie ein System, das darauf ausgelegt ist, die Einhaltung aller geltenden Vorschriften zu gewährleisten, wie zum Beispiel des Patient Protection and Affordable Care Act (ACA), Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA)und des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).

Das System muss es einfach machen, ein Leistungspaket anzupassen, ohne Bedenken hinsichtlich der Regeltreue aufkommen zu lassen. Compliance-Fehler sollten durch integrierte Systemprüfungen vermieden werden, und es sollte unkompliziert sein, Pläne an die Bedürfnisse einzelner Mitarbeiter anzupassen.

Eliminiert überflüssige Aufgaben

Bei der Entscheidung für ein Leistungsverwaltungssystem ist die Perspektive der Personalabteilung wichtiger als die des durchschnittlichen Mitarbeiters. HR verwaltet das System täglich, während sich Mitarbeiter möglicherweise nur wenige Male im Jahr einloggen.

Häufig wird ein System durch eine ansprechende Benutzeroberfläche „verkauft“, die für HR-Experten weniger nützlich ist. Dies gilt trotz der Tatsache,M dass viele Lösungen eine hervorragende interaktive Erfahrung für die Mitarbeiter bieten. Ein exzellentes System strafft HR-Prozesse wie Reporting und Datenmanagement.

Eine Optimierung der Personalressourcen, eine Senkung der Verwaltungskosten und eine gesteigerte Mitarbeitereinbindung lassen sich nicht allein über die Benutzeroberfläche für Mitarbeiter erreichen. Entscheidend ist die Fähigkeit, HR-Prozesse zu automatisieren und zu optimieren, die zuvor viel Zeit, Mühe und große Datenmengen erforderten. Wählen Sie eine Software, die folgende Aufgaben übernehmen kann:

1. Automatisierter Dateneingabeservice.
2. Bereitstellung einer Begünstigtenverwaltung für Kunden.
3. Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Berichten durch Nutzung verschiedener Ressourcen.

Kann eine ordnungsgemäße Leistungsverwaltung dazu beitragen, gute Mitarbeiter zu halten?

Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung haben ihren Ursprung in vielen Bereichen des Personalwesens, und alle Abteilungen eines Unternehmens müssen zusammenarbeiten, um komplexe Bindungsstrategien zu entwickeln und umzusetzen. Unterschiedliche Situationen erfordern unterschiedliche Ansätze, was manchmal die Kombination aus breiten und spezifischen Strategien bedeutet.

Die Bemühungen eines Unternehmens zur Mitarbeiterbindung können durch den Einsatz effektiver Techniken in verschiedenen Kontexten erheblich unterstützt werden.

Leistungen helfen dabei, hervorragende Mitarbeiter zu halten:

Das Bereitstellen von Mitarbeiterleistungen ist eine bewährte Methode, um die Moral zu steigern und die Fluktuation zu senken. Angesichts der Fülle an Optionen kann es für Unternehmen schwierig sein, zu entscheiden, welche Extras sie ihren Mitarbeitern anbieten sollen. Welche Zusatzleistungen bieten erfolgreiche Unternehmen an, wenn sie offene Stellen besetzen möchten?

Und welche Vergünstigungen sind für ein Unternehmen notwendig, um Top-Talente zu halten und anzuziehen?

• Bildungsförderung und professionelle Hilfsmittel
  • Die Verbreitung von Content-Curation-Plattformen wie YouTube und Online-Kursanbietern hat ein scheinbar unendliches Angebot an kostenlosen Bildungsressourcen geschaffen.
  • Trotzdem bleiben höhere Bildung und der Wunsch nach lebenslangem Lernen essenziell. Ein höherer Bildungsabschluss zur Förderung der eigenen Karriere ist in der heutigen Arbeitswelt nach wie vor von Vorteil.
  • Studienbeihilfeprogramme und bezahlte Weiterbildungen am Arbeitsplatz gehören zu den beliebtesten Bildungsleistungen bei Arbeitnehmern. Harvard fand heraus, dass 40 % der Arbeitnehmer bezahlte Weiterbildungen als „äußerst wichtig“ für ihre Arbeitszufriedenheit ansahen und dass 90 % der Unternehmen irgendeine Form von Studienbeihilfe oder Bildungsanreiz für ihre Mitarbeiter anboten.
  • Unser SMB Employee Benefits Survey Report für 2022 ergab zudem, dass 61 Prozent aller Mitarbeiter Karrieremöglichkeiten am Arbeitsplatz schätzen. Dennoch bieten dies nur etwa 60 % der KMU an.

• Gesundheit und Wellness
  • Mitarbeiter suchen nach Unternehmen, die ihre psychische Gesundheit priorisieren, indem sie Ressourcen (wie Schulungen, Tools und Programme) bereitstellen, um Bewältigungsstrategien zu erlernen und bei Bedarf Hilfe zu finden. Laut dem Mercer-Bericht „Health on Demand“ 2021sind Mitarbeiter, die Zugang zu Leistungen für die psychische Gesundheit haben, 42 % eher bereit, bei ihrem aktuellen Arbeitgeber zu bleiben.

• Altersvorsorge
  • Um talentierte Arbeitskräfte zu gewinnen und zu halten, werden Altersvorsorgeleistungen wie eine 401(k) oder beitragsorientierte Pläne immer wichtiger.
    • Die Mitarbeitermoral wird gesteigert, wenn Vorsorgeleistungen wie die Krankenversicherung ausgebaut werden.
    • Den Umfrageergebnissen von Mercer zufolge bieten 54 % der Unternehmen ihren Mitarbeitern Altersvorsorgeleistungen an.
  • Dennoch teilen Altersvorsorgeleistungen viele der gleichen Herausforderungen wie die Gesundheitsvorsorge. Da die Gewinnspannen schrumpfen, suchen Unternehmen nach Möglichkeiten, Kosten zu sparen. Sowohl beitrags- als auch leistungsorientierte Pläne haben darunter gelitten.
  • Arbeitnehmer bleiben seltener bis zum Rentenalter in einem Unternehmen, wenn im Rahmen des Leistungspakets keine Arbeitgeberzuschüsse zur Altersvorsorge geboten werden.

Schließlich ist anzumerken, dass jede der genannten Vergünstigungen das Potenzial hat, die Zufriedenheit und Loyalität der Mitarbeiter zu steigern. Lohnerhöhungen und Geschenkgutscheine sind bequeme Wege, Wertschätzung zu zeigen, werden jedoch selten als echte Zusatzleistungen angesehen.

Ein gut durchdachtes Leistungspaket kann bei der Rekrutierung, Bindung und Moral Wunder wirken.

Leistungen wie Altersvorsorge und Krankenversicherung sind entscheidend, um Mitarbeiter zufrieden zu stellen und ein produktives Arbeitsumfeld zu fördern. Ähnlich verhält es sich mit Wellness-Extras: Sie können sich positiv auf das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter auswirken und sind für die Personalabteilung gleichzeitig einfach zu verwalten.

Heutzutage verlangen viele Arbeitgeber (oder begrüßen es zumindest), dass ihre Mitarbeiter remote arbeiten können. Die Möglichkeit zum Homeoffice und die Erstattung der dafür aufgewendeten Zeit heben Ihr Unternehmen im Einstellungsprozess von der Konkurrenz ab.

Für Arbeitnehmer ist die Krankenversicherung die wertvollste Zusatzleistung. Während standardmäßige Gruppenkrankenversicherungen für einige eine praktikable Option sind, bieten HRAs (Health Reimbursement Arrangements) eine kosteneffektivere Alternative, die Unternehmen mehr Spielraum bei der Zuweisung von Leistungen gibt.

Welche Rolle spielt ein Leistungsverwalter?

Zu den Aufgaben eines Leistungsverwalters gehören unter anderem folgende Tätigkeiten:

Aufgabenbereich:

• Vergleich verschiedener Programme und Anbieter von Mitarbeiterleistungen, um festzustellen, welches das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für das Unternehmen bietet.
• Entwicklung, Vorschlag und Einführung innovativer Vorsorgeinitiativen. Planungsstrukturen und Anpassungen der Leistungskosten sollten untersucht werden.
• Aushandlung der besten Pläne, Optionen und Kosten mit Anbietern und Managern.
• Erleichterung der Kommunikation mit den Plananbietern und externen Administratoren.
• Steuerung des Informationsflusses an Dritte, die an der Leistungserbringung, dem Prämieneinzug und der Planverwaltung beteiligt sind.
• Senkung der Kosten und Steigerung der Produktivität durch Analyse und Verbesserung interner Abläufe.
• Es ist wichtig, administrative Abläufe im Zusammenhang mit gewährten Leistungen zu dokumentieren und nachzuhalten.
• Stellen Sie sicher, dass die staatlichen Vorschriften eingehalten werden.
• Berichte und Zahlungen müssen fristgerecht und fehlerfrei eingereicht bzw. geleistet werden.
• Vergleichen Sie verschiedene Programme und Anbieter von Mitarbeiterleistungen mithilfe einer Anfrage für Mitarbeiterleistungen (RFP) , um zu ermitteln, welches Angebot den größten Wert für das Unternehmen bietet.
• Übernahme der täglichen administrativen Aufgaben bei der Leistungsbearbeitung. Betreuung von Neueinstellungen, Entlassungen, Änderungen, Begünstigten, Versicherungsansprüchen (z. B. bei Berufsunfähigkeit oder Todesfall), Übertragungen, qualifizierten Urteilen zur ehelichen Gütertrennung (QDROs), qualifizierten medizinischen Kindesunterhaltsorders (QMCSOs), Ausschüttungen, Darlehen, Härtefällen und Compliance-Prüfungen.
• Überwachung der Pflege von Mitarbeiterleistungsdaten, einschließlich Gehaltsabrechnungsaktualisierungen und der Gruppendatenbank für Zusatzleistungen.
• Erfassung von Mitarbeiterdaten sowie Verwaltung der monatlichen Rechnungsstellung und Gutscheinerstellung für alle Verwaltungsgebühren von Gruppenplänen.
• Ansetzung einer vierteljährlichen Überprüfung von Kranken- und Zahnarztansprüchen für die Gruppe.
• Sicherstellung, dass das Leistungsteam einen akkuraten und effizienten Service bietet.
• Verwaltung von Mitarbeiter-Wellness-Programmen
• Das Anbieten einer breiten Palette von gesundheitlichen Mitarbeiterleistungen kann Ihnen beim Anwerben und Halten von Leistungsträgern einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Aufgaben eines Leistungsverwalters im Unternehmen

Der Leistungsverwalter in einem Unternehmen beaufsichtigt und organisiert das gesamte Tagesgeschäft der unternehmenseigenen Gruppenleistungsprogramme. Als Mitglied des HR-Teams ist er oder sie dafür zuständig, Mitarbeitern bei Fragen oder Anliegen zu Leistungen zu helfen, neue Leistungen zu recherchieren und zu entwerfen, bestehende Programme zu verbessern sowie die Leistungsverwaltung zu überwachen.

1. Auswahl der anzubietenden Leistungen: Angesichts der Vorteile und der Flexibilität, die sie ihnen und ihren Familien bieten, schätzen Arbeitnehmer Leistungen heute höher ein als das reine Gehalt. Gängige Leistungspakete kombinieren obligatorische und wählbare Leistungen, wodurch Mitarbeiter mehrere Möglichkeiten erhalten, ihre medizinischen Kosten abzudecken.
2. Verwaltung der Leistungskosten: Suchen Sie nach einem arbeitsbasierten Plan, der Ihre Anforderungen erfüllt und gleichzeitig erschwinglich bleibt. Der typische Prozentsatz, den ein Arbeitgeber zu einem Gesundheitsplan beisteuert, liegt bei 70 %. Die Wahl des richtigen Pakets kann Ihnen helfen, Kosten zu sparen. Laut der Society for Human Resource Management (SHRM)sind „Bundled Payments“ (pauschale Vergütungen) eine Vertragsform, die Vor- und Nachsorge in einem ausgehandelten Festpreis zusammenfasst, was Kosten sparen und die Abrechnung für Unternehmen und deren Mitarbeiter vereinfachen kann.
3. Effiziente Leistungsverwaltung: Es ist keine leichte Aufgabe, alle beweglichen Teile des Leistungsmanagements organisiert zu halten. Während der offenen Einschreibungsphase ist es wichtig, die Kommunikationswege offen zu halten, alle Vorschriften einzuhalten und die entsprechenden Versicherungsanbieter über Ihre Entscheidungen zu informieren. Ihrem Unternehmen könnten ernsthafte Probleme drohen, wenn all diese Aufgaben manuell abgewickelt werden.

Wie funktioniert die Verwaltung von Wellness-Leistungen?

Wenn es darum geht, talentierte Arbeitskräfte zu gewinnen und zu halten, geht nichts über wettbewerbsfähige Mitarbeiterleistungspakete. Das Leistungspaket Ihres Unternehmens hat das Potenzial, bestehende Mitarbeiter zu halten und Arbeitssuchende anzulocken. Aus diesem Grund ist es entscheidend, dass Ihr HR-Team ein solides Verständnis der Leistungsverwaltung besitzt und deren Management effizient überwachen kann.

Die Gesundheit und Produktivität der Mitarbeiter sowie die Gesamtkosten der vom Arbeitgeber getragenen Gesundheitsversorgung können von einem ordnungsgemäß konzipierten und verwalteten Mitarbeiter-Wellnessprogramm profitieren. Wellness-Initiativen können Unternehmen auf vielfältige Weise unterstützen.

• Senkung der Kosten für die medizinische Versorgung.
• Reduzierung der Fehlzeiten.
• Steigerung der Mitarbeiterproduktivität.
• Senkung der Kosten für Arbeitsunfall- und Invaliditätsleistungen.
• Rettung von Leben durch Reduzierung von Verletzungen.
• Steigerung der Motivation und des Engagements der Mitarbeiter.

Angesichts steigender Krankenversicherungsbeiträge und der Bedeutung der Mitarbeitergesundheit sollten Arbeitgeber über die Entwicklung eines durchdachten Wellnessprogramms nachdenken, das sowohl die Gesundheit der Mitarbeiter als auch das Unternehmensergebnis verbessert.

Hier sind die empfohlenen Schritte zur Implementierung eines Wellness-Verwaltungsprogramms:

Schritt 1. Durchführung einer Bestandsaufnahme: Die erste Phase bei der Entwicklung eines Wellness-Programms für die Belegschaft ist das Sammeln von Daten über die Gesundheit der Mitarbeiter und die Veränderungsbereitschaft des Unternehmens basierend auf diesen Erkenntnissen. Arbeitgeber können diese Daten nutzen, um Mitarbeitern infolgedessen bessere Services und Programme anzubieten.

Schritt 2. Unterstützung durch das Management einholen: Der Aufbau eines erfolgreichen Gesundheitsprogramms erfordert die Rückendeckung des Managements. Wie bei jedem Vorhaben sind Finanzierung, unternehmensweiter Rückhalt sowie die Genehmigung von Richtlinien und Praktiken im Zusammenhang mit dem Programm auf die Zustimmung des Managements angewiesen. Wellness kann als integraler Bestandteil des Unternehmens positioniert werden, wenn das Management zusätzliche Unterstützung leistet, indem es hilft, Gesundheitsförderungsziele mit Geschäftsergebnissen zu verknüpfen.

Schritt 3. Einrichtung einer Gesundheits- und Sicherheitsgruppe: Nach der Bedarfsanalyse des Unternehmens und der Genehmigung durch die Geschäftsführung kann der Arbeitgeber ein mitarbeitereleitetes Komitee gründen, das ein gesundes Arbeitsumfeld fördert und aufrechterhält. Die Arbeit dieses Komitees stärkt das Fundament der Unterstützung für das Wellnessprogramm im gesamten Unternehmen. Zu den Aufgaben gehören möglicherweise:

• Bewertung der Wirksamkeit bestehender unternehmensinterner Initiativen
• Erfassung der Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter.
• Entwicklung einer Strategie zur Gesundheitsförderung, die die langfristige Vision, die Prioritäten und die Taktiken des Unternehmens darlegt.
• Unterstützung bei der Planung, Umsetzung und Evaluierung von Gesundheitsprogrammen.

Schritt 4. Festlegung von Zielen: Unternehmen können die Ergebnisse der Belegschaftsevaluierung nutzen, um das Programm auszurichten und zum Erfolg zu führen. Um die medizinischen Kosten zu senken, haben viele Unternehmen die Mitarbeitergesundheit zu einer Top-Priorität gemacht. Fehlzeiten, Produktivität und Mitarbeiterbindung sind drei weitere Zielvorgaben. Ziele und Vorgaben für ein Wellness-Programm sind Aussagen über die übergeordneten, langfristigen Ergebnisse, die von dem Programm erwartet werden können. Jedem Ziel sind ein oder mehrere Zielwerte zugeordnet, um sicherzustellen, dass das Ziel erreicht wird.

Schritt 5. Erstellung eines Finanzplans: Die Entwicklung des Wellness-Programms kann nicht ohne die vorherige Erstellung eines Finanzplans fortgesetzt werden. Ohne ausreichende finanzielle Mittel kann das Projekt nicht voranschreiten.

Das Budget für das unternehmenseigene Wellnessprogramm sollte die Kosten für Anreize, Werbung und Programmdesign berücksichtigen. Zu den Kostenpositionen, die in einem Budget auftauchen können, gehören Ausgaben für einen Screening-Anbieter oder anderen Dienstleister, Teilnahme-Inizeptive, Werbematerialien, Verpflegung bei Meetings, Schrittzähler oder Fitness-Tracker, die Arbeitszeit von HR-Mitarbeitern oder Komiteemitgliedern usw.

Schritt 6. Bestandteile des Wellness-Programms: Die Struktur des Wellness-Programms liegt ganz beim Arbeitgeber. Die Bedürfnisse und Ressourcen eines jeden Unternehmens machen deutlich, dass kein einzelnes Standardprogramm alle Probleme gleichermaßen lösen kann. Das Wellness-Programm kann so einfach wie ein einzelnes Element oder so komplex wie mehrere Komponenten sein.

Einige typische Beispiele für Maßnahmen sind:

• Interventionen zum Stressabbau.
• Interventionen zur Gewichtsabnahme.
• Behandlungspläne zur Raucherentwöhnung.
• Analysen potenzieller Gesundheitsrisiken.
• Untersuchungen zur Bestimmung Ihres Gesundheitsstatus.
• Aktivitäten und Pläne zur körperlichen Fitness.

Schritt 7. Auswahl von Belohnungen für Ihr Programm: Wenn Sie möchten, dass Menschen mit einer schlechten Gewohnheit aufhören oder eine gute beginnen, oder wenn Sie die Teilnahme- oder Abschlussquote eines Programms steigern wollen, sind Anreize oder Belohnungen ein hervorragendes Mittel, um all dies zu erreichen. Die Idee, Mitarbeiter für die Teilnahme an einem Wellness-Programm zu bezahlen, stützt sich auf die Grundprinzipien der Verhaltenspsychologie, die besagen, dass Menschen durch die positiven Konsequenzen, die sie von diesen Aktivitäten erwarten, zu Handlungen motiviert werden. Die Motivation kann durch die Integration eines Belohnungssystems in ein Wellness-Programm gesteigert werden. Punktesysteme, die gegen Merchandise-Artikel, Anerkennungen und finanzielle Zahlungen eingereicht werden können, sind nur einige Beispiele für die verschiedenen Arten von Belohnungen. Belohnungen werden anfangs durch externe Anreize motiviert, aber letztendlich kommt die Motivation von innen.

Schritt 8. Bekanntmachung Ihres Plans: Die nächste Phase umfasst die Formalisierung und Verbreitung der unternehmenseigenen Wellness-Richtlinie. Die Ziele des Unternehmens, der Beteiligungsgrad sowie das System der wellnessbezogenen Anreize und Belohnungen sollten in dieser Richtlinienerklärung dargelegt werden. Bei der Erläuterung der Prämienstruktur für die Mitarbeiter kann es hilfreich sein, einen Musterbeispiel-Mitarbeiter (z. B. „Max Mustermann“) heranzuziehen, damit sie den Plan in einen konkreten Kontext setzen können.

Die Vermarktung des Programms und die Gewinnung von Teilnehmern erfordern eine effektive Kommunikation. Die Vermittlung der Bedeutung eines gesunden Lebensstils kann dazu beitragen, eine Gemeinschaft zu formen, die diesen unterstützt. Es gibt eine Reihe bewährter Marketing- und Verhaltensänderungsstrategien, die zur Erreichung dieses Ziels eingesetzt werden können.

Schritt 9. Berücksichtigung der Programmauswirkung: Die Evaluierung des Erfolgs des Wellness-Programms ist entscheidend, um Management und Belegschaft bei der Stange zu halten, Anpassungen an bestehenden Programmen vorzunehmen und völlig neue zu entwickeln. Bei der Einführung eines Wellness-Programms sollten Arbeitgeber Messgrößen und Ausgangswerte (Baselines) parat haben; diese fallen für jedes Programm spezifisch aus. Arbeitgeber können nachverfolgen, wie viele Mitarbeiter sich einschreiben, wie viele das Programm abschließen, wie viel Geld im Gesundheitsbereich eingespart wird und wie vielen es gelingt, erfolgreich mit dem Rauchen aufzuhören oder ihr Gewicht unter Kontrolle zu bekommen.