Qu'est-ce qu'un système de gestion des avantages sociaux et comment administrer les avantages liés au bien-être

Les fonctionnalités d’administration des avantages sociaux des salariés sont généralement intégrées aux systèmes de gestion du capital humain (GCH) proposés par les entreprises de technologie RH, allant des grands éditeurs de logiciels comme Oracle et SAP aux fournisseurs spécialisés comme Workday, Ultimate Software Group et Ceridian HCM. Ces entreprises utilisent soit leurs propres modules logiciels, soit s’intègrent à des systèmes tiers. Des solutions d’avantages sociaux sont également proposées aux petites et moyennes entreprises par des prestataires d’externalisation technologique RH. D’autres progiciels d’avantages sociaux sont conçus pour fonctionner avec des courtiers en avantages sociaux, qui les revendent à des entreprises clientes et aident à créer des systèmes sur mesure adaptés à leurs besoins et aux préférences de leurs salariés.

La principale fonction du logiciel est de fournir aux administrateurs des ressources humaines un tableau de bord détaillant le package d’avantages sociaux, tous les types d'avantages sociaux proposés, et la fréquence à laquelle les salariés les utilisent. Les données de sinistralité d’assurance anonymisées peuvent également être analysées par le logiciel pour recommander les paramètres d’avantages optimaux pour chaque salarié. Les fonctions de libre-service permettent aux employés de modifier leurs avantages et d’interagir avec les administrateurs. De plus, les systèmes d’administration peuvent inclure des applications mobiles dotées d’interfaces utilisateur inspirées des réseaux sociaux pour simplifier l’inscription annuelle ouverte et le processus de sélection des avantages. Certains programmes de motivation pour salariés offrent des réductions sur les primes d’assurance ou d’autres récompenses à ceux qui atteignent des objectifs prédéfinis en matière de santé et de condition physique grâce à des objets connectés et des applications de suivi de la santé.

Que rechercher dans un système d’administration des avantages sociaux ?

Vous devriez rechercher les composants suivants lors de l'évaluation d'un système d'administration des avantages sociaux.

Aide à garantir la conformité

Choisissez un système conçu pour garantir le respect de toutes les réglementations applicables, telles que le Patient Protection and Affordable Care Act (ACA), la Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA), et la loi Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).

Le système doit permettre de personnaliser facilement un package d'avantages sociaux sans craindre les non-conformités. Les erreurs de conformité doivent être évitées grâce à des contrôles intégrés, et il doit être simple de modifier les régimes pour répondre aux besoins individuels des salariés.

Élimine les tâches superflues

Lors du choix d’un système d’administration des avantages sociaux, la perspective des RH est plus cruciale que celle du salarié moyen. Les ressources humaines gèrent le système au quotidien, tandis que les employés ne s’y connectent peut-être que quelques fois par an.

Souvent, une interface attrayante « vend » un système qui s’avère moins utile pour les experts RH, et ce, bien que de nombreuses solutions offrent une excellente expérience interactive aux salariés. Un système de premier ordre rationalise les processus RH, y compris le reporting et la gestion des données.

L’optimisation des ressources humaines, la réduction des coûts administratifs et l’accroissement de l’engagement des salariés ne résulteront pas de la seule expérience utilisateur des employés. Il faut avant tout la capacité d’automatiser et de simplifier les processus RH qui exigeaient auparavant beaucoup de temps, d’efforts et un volume important de données. Optez pour un outil capable d’effectuer des tâches telles que :

1. Un service de saisie automatisée des données (robotisée).
2. La gestion des bénéficiaires pour les clients.
3. L'aide à la compilation et à la gestion des rapports en utilisant diverses ressources.

Une bonne administration des avantages sociaux peut-elle aider à fidéliser les bons salariés ?

Les pratiques qui contribuent à la fidélisation des salariés proviennent de nombreux domaines des RH, et tous les services d'une organisation doivent collaborer pour élaborer et mettre en œuvre des stratégies de rétention complexes. À chaque situation correspond une approche spécifique, ce qui implique parfois de combiner des stratégies globales et ciblées.

Les efforts de fidélisation des salariés d'une entreprise peuvent être grandement renforcés par l'utilisation de techniques efficaces dans divers contextes.

Les avantages sociaux aident à retenir les talents :

Procurer des avantages aux salariés est une méthode éprouvée pour stimuler le moral et réduire le taux de rotation du personnel. Face à la multitude d'options disponibles, il peut être difficile pour les entreprises de décider quels avantages proposer. Lors du recrutement, quels sont les avantages offerts par les entreprises prospères ?

De plus, quels sont les avantages indispensables pour qu’une entreprise puisse retenir et attirer les meilleurs talents ?

• Avantages éducatifs et outils professionnels
  • La prolifération des plateformes de curation de contenu comme YouTube et des fournisseurs de cours en ligne a rendu accessible une source apparemment infinie de ressources pédagogiques gratuites.
  • Malgré cela, l’enseignement supérieur et le désir d’apprentissage continu restent essentiels. Obtenir un diplôme supérieur pour progresser dans sa carrière demeure un atout précieux sur le marché du travail actuel.
  • Les programmes de remboursement des frais de scolarité et la formation professionnelle rémunérée figurent parmi les avantages éducatifs les plus prisés des salariés. Selon une étude de Harvard, 40 % des travailleurs considèrent la formation rémunérée comme « extrêmement importante » pour leur satisfaction au travail, et 90 % des entreprises proposent une forme quelconque de remboursement de frais de scolarité ou d’incitation à la formation.
  • Notre rapport d’enquête 2022 sur les avantages sociaux des PME révèle également que 61 % de l’ensemble des salariés accordent de l’importance aux opportunités d’évolution professionnelle. Pourtant, à peine 60 % des PME en proposent.

• Santé et Bien-être
  • Les salariés recherchent des employeurs qui accordent la priorité à leur santé mentale en mettant à leur disposition des ressources (telles que des formations, des outils et des programmes) pour les aider à faire face et à trouver du soutien en cas de besoin. D'après le rapport Mercer 2021 Health on Demand, un salarié ayant accès à des prestations liées à la santé mentale a 42 % de chances supplémentaires de rester fidèle à son employeur actuel.

• Avantages liés à la retraite
  • Attirer et retenir les travailleurs qualifiés dépend de plus en plus d'avantages liés à la retraite, tels qu'un plan d'épargne-retraite ou un régime à prestations définies.
    • Le moral des employés est renforcé lorsque les avantages de retraite, comme l'assurance maladie, sont améliorés.
    • Selon les résultats de l'enquête Mercer, 54 % des entreprises proposent des avantages liés à la retraite à leurs salariés.
  • Néanmoins, ces avantages partagent bon nombre des défis inhérents à la couverture santé. Les marges bénéficiaires s'amenuisant, les entreprises cherchent des solutions pour faire des économies. Par conséquent, les régimes à cotisations définies et à prestations définies en ont tous deux pâti.
  • Les salariés sont moins enclins à rester fidèles à une entreprise jusqu'à l'âge de la retraite si l'abondement à un plan d'épargne (de type 401(k)) n'est pas inclus dans leur package d'avantages sociaux.

Enfin, il est important de souligner que chacun des avantages mentionnés ci-dessus a le potentiel d’accroître le bonheur et la fidélité des salariés. Les augmentations de salaire et les cartes-cadeaux sont des moyens pratiques de montrer sa reconnaissance, mais elles sont rarement perçues comme de véritables avantages.

Un package d’avantages sociaux bien conçu peut faire des merveilles en matière de recrutement, de fidélisation et de motivation.

Des avantages tels que les régimes de retraite et l’assurance maladie sont cruciaux pour maintenir le bien-être des salariés et favoriser un environnement de travail productif. De même, les avantages liés au bien-être peuvent avoir un impact positif sur l'engagement et la productivité des équipes, tout en restant simples à administrer pour les RH.

Aujourd'hui, de nombreux employeurs exigent (ou du moins accueillent favorablement) la disponibilité de leurs salariés pour le télétravail. La possibilité de travailler à distance et le remboursement des frais associés permettront à votre entreprise de se démarquer de la concurrence lors du processus de recrutement.

Aux yeux des salariés, l'assurance maladie est l'avantage le plus précieux. Si les régimes d'assurance collective standard constituent une option viable pour certains, les HRA (comptes de remboursement de santé) offrent une alternative plus économique qui donne aux entreprises une plus grande marge de manœuvre dans l'attribution de leurs avantages.

Quel est le rôle d’un administrateur des avantages sociaux ?

Voici quelques-unes des missions d'un administrateur des avantages sociaux :

Responsabilités du poste :

• Comparer les différents programmes et fournisseurs d'avantages sociaux afin de déterminer celui qui offre la meilleure valeur ajoutée à l'entreprise.
• Créer, proposer et lancer des initiatives novatrices en matière de bien-être. Étudier la conception des régimes et l’ajustement des coûts des avantages sociaux.
• Négocier avec les prestataires et les responsables pour obtenir les meilleurs régimes, alternatives et tarifs.
• Faciliter la communication avec les fournisseurs du régime et les administrateurs externes.
• Gérer les flux d'informations destinés aux tiers impliqués dans la prestation des services, la perception des cotisations et la gestion du régime.
• Réduire les dépenses et accroître la productivité en analysant et en améliorant les procédures internes.
• Il est important d’enregistrer et de suivre les opérations administratives liées aux avantages attribués.
• Veiller au respect des réglementations gouvernementales en vigueur.
• S'assurer que le dépôt des rapports et des paiements est effectué de manière précise et dans les délais impartis.
• Comparer divers programmes et prestataires d'avantages sociaux à l'aide d'un appel d'offres (RFP) pour les avantages sociaux afin de déterminer l'offre la plus avantageuse pour l'entreprise.
• Gérer les tâches administratives quotidiennes liées au traitement des avantages. Assurer le suivi des embauches, des départs, des modifications, des bénéficiaires, des demandes d'indemnisation (en cas d'invalidité ou de décès), des transferts, des jugements de partage (QDRO), des ordonnances de couverture médicale (QMCSO), des distributions, des prêts, des situations de détresse financière et des contrôles de conformité.
• Superviser la tenue des dossiers d’avantages sociaux des salariés, y compris les mises à jour de paie et la base de données des avantages collectifs.
• Recueillir les informations auprès des salariés, puis gérer la facturation mensuelle et l’établissement des bons de paiement pour l’ensemble des frais administratifs des régimes collectifs.
• Programmer un examen trimestriel des remboursements de santé et dentaires du groupe.
• Vérifier que l’équipe en charge des avantages sociaux fournit un service précis et efficace.
• Administration du bien-être des salariés
• Proposer une grande variété de prestations de santé aux salariés peut vous donner une longueur d’avance sur la concurrence pour attirer et retenir des collaborateurs très performants.

Fonctions d’un administrateur des avantages sociaux au sein d’une entreprise

L'administrateur des avantages sociaux supervise et organise l'ensemble des opérations quotidiennes des programmes d'avantages collectifs de votre entreprise. En tant que membre de l'équipe RH, il ou elle a pour mission de répondre aux questions et préoccupations des salariés concernant leurs avantages, de concevoir et d'étudier de nouvelles prestations, d'améliorer les programmes existants, ainsi que de superviser et de contrôler l'administration des avantages.

1. Choisir les avantages à proposer: Compte tenu des avantages et de la flexibilité qu'ils offrent, à eux et à leurs familles, les salariés d'aujourd'hui accordent plus de valeur aux avantages sociaux qu'à leur rémunération. Les packages d'avantages courants associent des prestations obligatoires et facultatives, offrant aux travailleurs de multiples façons de couvrir leurs frais médicaux.
2. Gérer les coûts des avantages sociaux: Recherchez un régime professionnel qui répond à vos besoins tout en restant abordable. Le pourcentage moyen pris en charge par un employeur pour une mutuelle santé est de 70 %. Choisir le bon package peut vous aider à faire des économies. Selon la Society for Human Resource Management (SHRM), les « paiements groupés » (ou forfaits de soins) constituent un type de contractualisation qui intègre les soins pré- et post-opératoires en un tarif unique négocié, permettant de réduire les coûts et de simplifier la facturation pour les entreprises et leurs salariés.
3. Optimiser votre administration des avantages sociaux: Maintenir l'organisation de tous les rouages de la gestion des avantages sociaux n'est pas une mince affaire. En période d'inscription ouverte, il est primordial de maintenir des canaux de communication ouverts, de respecter l'ensemble des réglementations et d'informer les assureurs concernés de vos choix. Votre organisation pourrait s'exposer à de graves problèmes si toutes ces responsabilités étaient traitées manuellement.

Comment administrer les programmes de bien-être ?

Pour attirer et retenir les talents, rien ne vaut des packages d’avantages sociaux compétitifs. Les avantages offerts par votre entreprise ont le pouvoir de fidéliser vos effectifs actuels tout en séduisant les candidats. C’est pourquoi il est crucial que votre équipe RH maîtrise l’administration des avantages sociaux et sache en assurer la gestion avec efficacité.

La santé et la productivité des salariés, ainsi que le coût global de la couverture santé fournie par l’employeur, peuvent grandement bénéficier d’un programme de bien-être bien conçu et bien géré. Les initiatives de bien-être peuvent aider les entreprises de multiples façons.

• Réduire les dépenses de santé.
• Faire baisser les taux d'absentéisme.
• Accroître la productivité des collaborateurs.
• Diminuer le coût des indemnités d'accident du travail et d'invalidité.
• Sauver des vies en réduisant le nombre de blessures.
• Stimuler l'enthousiasme et l'engagement des équipes.

Face à la hausse des coûts de l’assurance maladie et à l’importance de la santé des salariés, les employeurs ont tout intérêt à concevoir un programme de bien-être mûrement réfléchi, qui améliore à la fois la santé des collaborateurs et la rentabilité de l’entreprise.

Voici les étapes suggérées pour mettre en place un programme de gestion du bien-être :

Étape 1. Réaliser une évaluation : La première étape dans la création d'un programme de bien-être au travail consiste à collecter des données sur la santé des salariés et sur la disposition de l'entreprise à changer en fonction de ces résultats. Les employeurs peuvent ainsi utiliser ces données pour proposer de meilleurs services et programmes à leurs équipes.

Étape 2. Obtenir le soutien de la direction : L'élaboration d'un programme de santé performant nécessite l'appui de la direction. Comme pour tout projet, le soutien du management est indispensable pour obtenir le financement, l'adhésion à l'échelle de l'entreprise, ainsi que l'approbation des politiques et pratiques associées au programme. Le bien-être peut être positionné comme un élément à part entière de l'entreprise si la direction s'implique davantage en contribuant à relier les objectifs de promotion de la santé aux résultats commerciaux.

Étape 3. Mettre en place un groupe Santé et Sécurité: Après avoir évalué les besoins de l'entreprise et obtenu l'approbation de la haute direction, l'employeur peut constituer un comité piloté par les salariés pour promouvoir et maintenir un environnement de travail sain. Les travaux de ce comité renforceront le socle de soutien au programme de bien-être à travers toute l'organisation. Les missions suivantes peuvent relever de sa compétence :

• Évaluer l'efficacité des initiatives existantes de l'entreprise
• Identifier les souhaits et les besoins des salariés.
• Élaborer une stratégie de promotion de la santé qui définit la vision à long terme, les priorités et les tactiques de l'organisation.
• Apporter son aide dans la planification, la mise en œuvre et l’évaluation des programmes de santé.

Étape 4. Fixer des buts et des objectifs: Les entreprises peuvent s'appuyer sur les résultats de l'évaluation du personnel pour orienter le programme et garantir son succès. Afin de réduire leurs dépenses de santé, de nombreuses sociétés ont fait du bien-être des salariés une priorité absolue. L’absentéisme, la productivité et la fidélisation des collaborateurs constituent trois autres cibles majeures. Les buts et objectifs d'un programme de bien-être tradują les ambitions globales et à long terme que l'on peut attendre du dispositif. Chaque but est associé à un ou plusieurs objectifs mesurables afin de garantir son atteinte.

Étape 5. Établir un plan financier: Le développement du programme de bien-être ne peut progresser sans l'établissement préalable d'un plan financier. Le projet ne peut avancer sans des fonds adéquats.

Le budget bien-être d’une entreprise doit intégrer le coût des mesures incitatives, de la communication et de la conception du programme. Les coûts liés à un prestataire de dépistage ou à un autre fournisseur, aux incitations à la participation, aux supports publicitaires, aux collations lors des réunions, aux podomètres ou capteurs d’activité, au temps passé par un représentant des ressources humaines ou un membre du comité, etc., figurent parmi les exemples de postes pouvant composer ce budget.

Étape 6. Les composantes d'un programme de bien-être: La structure du programme de bien-être relève entièrement du choix de l’employeur. Compte tenu des besoins et des ressources propres à chaque organisation, aucun programme unique ne peut résoudre l’ensemble des problématiques. Le programme de bien-être peut se composer d’un seul volet ou s’avérer plus complexe en en combinant plusieurs.

Voici quelques exemples types de logiciels :

• Interventions conçues pour atténuer le stress.
• Interventions pour la perte de poids.
• Programmes d'accompagnement pour arrêter de fumer.
• Analyses des risques potentiels pour la santé humaine.
• Examens médicaux pour évaluer votre état de santé.
• Activités et programmes de condition physique.

Étape 7. Choisir des récompenses pour votre programme: Si vous souhaitez inciter les gens à abandonner une mauvaise habitude, à en adopter une bonne, ou à encourager la participation et l'achèvement d'un programme, offrir des incitations ou des récompenses est une excellente méthode. L'idée de rémunérer les salariés pour leur participation à un programme de bien-être repose sur les principes fondamentaux de la psychologie comportementale, selon lesquels les individus sont motivés à agir par les conséquences positives qu'ils attendent de ces activités. La motivation peut être renforcée en intégrant un système de récompenses dans un programme de bien-être. Les systèmes de points convertibles en cadeaux, les témoignages de reconnaissance et les primes financières ne sont que quelques exemples parmi la variété de récompenses existantes. Si les récompenses sont initialement motivées par un incitatif externe, la motivation finit par devenir intrinsèque.

Étape 8. Partager votre plan : La phase suivante consiste à officialiser et à diffuser la politique de bien-être de l’entreprise. Cette déclaration de politique générale doit exposer clairement les buts de l’entreprise, son taux de participation attendu, ainsi que le système d’incitations et de récompenses lié au bien-être. Lors de la présentation de la structure des primes aux salariés, il peut être utile d’utiliser l’exemple d’un « Monsieur Tout-le-Monde » pour leur permettre de replacer le plan dans son contexte.

La promotion du programme et l'inscription des participants requièrent une communication efficace. Diffuser l'importance d'un mode de vie sain contribue à façonner une communauté qui le soutient. Différentes stratégies éprouvées de marketing et de modification des comportements peuvent être employées pour atteindre cet objectif.

Étape 9. Mesurer l'impact du programme: Évaluer la réussite du programme de bien-être est primordial pour maintenir l'adhésion de la direction et des salariés, ajuster les programmes existants et en concevoir de nouveaux. Lors du lancement d'un programme de bien-être, les employeurs doivent définir des indicateurs et des valeurs de référence qui leur sont propres. Ils pourront ainsi suivre le nombre de salariés inscrits, le taux de fin de programme, les économies réalisées sur les frais de santé, ainsi que le nombre de personnes ayant réussi à arrêter de fumer ou à stabiliser leur poids.