Cos'è un sistema di amministrazione dei benefici e come gestire l'amministrazione dei benefici per il benessere

Le funzionalità di amministrazione dei benefici per i dipendenti sono solitamente incluse nei sistemi di gestione del capitale umano (HCM) forniti da aziende di tecnologia HR, che spaziano da grandi vendor di software come Oracle e SAP a fornitori di tecnologie HR come Workday, Ultimate Software Group e Ceridian HCM. Queste aziende utilizzano moduli software proprietari oppure si integrano con sistemi di terze parti. Le funzionalità relative ai benefit sono offerte anche da provider di outsourcing tecnologico HR a favore di piccole e medie imprese. Altri pacchetti software di welfare sono progettati per collaborare con i broker assicurativi, che li rivendono alle aziende clienti e le assistono nella creazione di sistemi su misura che rispondono alle loro esigenze e alle preferenze dei dipendenti.

La funzione principale del software è fornire agli amministratori delle risorse umane una dashboard che dettagli il pacchetto di benefit, tipi di benefici offerti e la frequenza con cui i dipendenti ne usufruiscono. I dati anonimizzati dei rimborsi assicurativi possono inoltre essere analizzati dal software per consigliare le impostazioni di welfare ottimali per ciascun dipendente. Le funzioni di self-service consentono ai lavoratori di modificare i benefici e di comunicare con gli amministratori delle risorse umane; inoltre, i sistemi di gestione dei benefit possono includere app mobili con interfacce utente in stile social media per semplificare il processo di iscrizione aperta annuale e la selezione dei benefici. Alcuni programmi di incentivo per i dipendenti offrono riduzioni sui premi assicurativi o altri premi ai lavoratori che raggiungono obiettivi predeterminati di salute e benessere utilizzando dispositivi indossabili per il tracciamento dell'attività fisica e della salute.

Cosa bisogna cercare in un sistema di amministrazione dei benefici?

Dovresti verificare la presenza dei seguenti componenti quando valuti un sistema di amministrazione dei benefici.

Aiuta a garantire la conformità

Scegli un sistema progettato per garantire la conformità a tutte le normative applicabili, come il Patient Protection and Affordable Care Act (ACA), Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA)e il Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).

Il sistema deve rendere semplice personalizzare un pacchetto di benefit senza timori di non conformità. Gli errori normativi dovrebbero essere evitati grazie a controlli di sistema integrati, e dev'essere semplice modificare i piani per soddisfare le esigenze dei singoli lavoratori.

Elimina le attività superflue

Quando si sceglie un sistema di amministrazione dei benefici, la prospettiva delle risorse umane è più vitale di quella del lavoratore medio. Le risorse umane gestiscono il sistema quotidianamente, mentre i dipendenti potrebbero effettuare l'accesso solo poche volte all'anno.

Spesso, un'interfaccia accattivante “vende” un sistema che risulta meno utile per gli esperti HR. Questo nonostante molte soluzioni offrano un'esperienza interattiva eccezionale per i dipendenti. Un sistema eccellente ottimizza i processi HR, inclusi la reportistica e la gestione dei dati.

L'ottimizzazione delle risorse umane, la riduzione dei costi amministrativi e il maggiore coinvolgimento dei dipendenti non si otterranno solo grazie all'esperienza utente del dipendente. Fondamentale è la capacità di automatizzare e snellire i processi HR che in passato richiedevano molto tempo, impegno e una grande quantità di dati. Scegli un software in grado di eseguire operazioni come:

1. Servizio di inserimento dati robotico (automatizzato).
2. Fornire ai clienti la gestione dei beneficiari.
3. Aiutare a compilare e gestire i report utilizzando diverse risorse.

Una corretta amministrazione dei benefici può aiutare a trattenere i dipendenti validi?

Le pratiche che contribuiscono alla fidelizzazione dei dipendenti traggono origine da molte aree delle risorse umane e tutte le posizioni all'interno di un'organizzazione dovranno collaborare per sviluppare e implementare strategie di retention complesse. Situazioni diverse richiedono approcci differenti, e talvolta ciò significa combinare strategie ampie e mirate.

Gli sforzi di retention di un'azienda possono essere notevolmente rafforzati dall'uso di tecniche efficaci in diversi contesti.

I benefici aiutano a trattenere i dipendenti di talento:

Fornire benefici ai dipendenti è un metodo collaudato per aumentare il morale e ridurre il turnover. Con così tante opzioni disponibili, per le aziende può essere difficile decidere quali benefit offrire al proprio personale. Quando cercano di coprire posizioni aperte, quali vantaggi offrono le aziende di successo ai loro dipendenti?

Inoltre, quali benefit sono necessari affinché un'azienda possa trattenere e attrarre i migliori talenti?

• Vantaggi educativi e servizi professionali
  • La diffusione di piattaforme di curatela di contenuti come YouTube e di fornitori di corsi online ha reso disponibile una quantità apparentemente infinita di risorse educative gratuite.
  • Nonostante ciò, l'istruzione superiore e il desiderio di apprendimento permanente rimangono essenziali. Conseguire un titolo di studio avanzato per fare carriera continua a essere vantaggioso nell'ambiente di lavoro odierno.
  • I programmi di rimborso delle rette scolastiche e la formazione retribuita sul lavoro sono tra i benefici formativi più apprezzati dai dipendenti. Harvard ha scoperto che il 40% dei lavoratori considera la formazione retribuita “estremamente importante” per la propria soddisfazione lavorativa e che il 90% delle aziende offre una sorta di rimborso delle rette o incentivo allo studio ai propri dipendenti.
  • Il nostro report di sondaggio sui benefici dei dipendenti delle PMI per il 2022 ha inoltre rilevato che il 61% di tutti i dipendenti attribuisce valore alle opportunità di fare carriera sul posto di lavoro. Ciononostante, circa il 60% delle PMI le offre.

• Salute e benessere
  • I dipendenti cercano aziende che diano priorità alla loro salute mentale offrendo risorse (come formazione, strumenti e programmi) per aiutarli ad affrontare i problemi e trovare supporto in caso di necessità. Secondo il report Mercer 2021 Health on Demand, se un dipendente ha accesso a benefici per la salute mentale, ha il 42% di probabilità in più di rimanere con il suo datore di lavoro attuale.

• Benefici previdenziali
  • Attrarre e trattenere lavoratori di talento dipende sempre più da benefici previdenziali come un piano 401(k) o piani a benefici definiti.
    • Il morale dei dipendenti viene potenziato quando i benefici pensionistici, come l'assicurazione sanitaria, vengono migliorati.
    • Secondo i risultati del sondaggio Mercer, il 54% delle aziende offre benefici pensionistici ai propri dipendenti.
  • Ciononostante, i benefici pensionistici condividono molte delle stesse sfide delle disposizioni sull'assistenza sanitaria. I margini di profitto si assottigliano e, di conseguenza, le aziende iniziano a cercare metodi per tagliare i costi. Sia i piani a contribuzione definita che quelli a benefici definiti ne hanno risentito.
  • I lavoratori hanno meno probabilità di rimanere in un'azienda fino alla pensione se non viene offerto un contributo aziendale abbinato (matching) al 401(k) come parte del pacchetto di benefit.

Infine, è importante notare che ciascuno dei benefit sopra menzionati ha il potenziale per aumentare la felicità e la lealtà dei dipendenti. Aumenti salariali e carte regalo sono modi pratici per mostrare apprezzamento verso i dipendenti, ma raramente sono visti come veri e propri benefici.

Un pacchetto di benefit ben progettato può fare miracoli per il recruiting, la retention e il morale.

Benefit come i piani pensionistici e l'assicurazione sanitaria sono cruciali per mantenere felici i dipendenti e promuovere un ambiente di lavoro produttivo. Allo stesso modo, i benefit legati al benessere possono avere un impatto positivo sul coinvolgimento e sulla produttività dei dipendenti, pur rimanendo semplici da gestire per l'ufficio HR.

Oggi molti datori di lavoro richiedono (o almeno accolgono con favore) la disponibilità dei dipendenti a lavorare da remoto. La possibilità di lavorare da remoto e il rimborso per il tempo impiegato a farlo distingueranno la tua azienda dalla concorrenza durante il processo di assunzione.

Per i dipendenti, l'assicurazione sanitaria è il benefit più prezioso. Sebbene i piani sanitari collettivi standard siano una scelta praticabile per alcuni, gli HRA (Health Reimbursement Arrangements) offrono un'alternativa più conveniente che garantisce alle aziende maggiore flessibilità nell'allocazione dei benefici.

Qual è il ruolo di un amministratore dei benefici?

Alcune delle responsabilità lavorative di un amministratore dei benefici sono le seguenti:

Responsabilità lavorative:

• Confrontare vari programmi e fornitori di benefit per i dipendenti per determinare quale offre il valore maggiore per l'azienda.
• Creare, suggerire e lanciare iniziative di welfare innovative. È opportuno studiare la struttura dei piani e gli adeguamenti del costo dei benefit.
• Ottenere i piani, le alternative e i costi migliori negoziando con i fornitori e i manager.
• Agevolare la comunicazione con i fornitori del piano e gli amministratori esterni.
• Gestire il flusso di informazioni verso terze parti coinvolte nell'erogazione dei servizi, nella riscossione dei premi e nella gestione del piano.
• Ridurre le spese e aumentare la produttività analizzando e migliorando le procedure interne.
• È importante registrare e tenere traccia delle operazioni amministrative relative ai benefici assegnati.
• Assicurarsi di rispettare le normative stabilite dal governo.
• Mantenere una presentazione accurata e puntuale di report e pagamenti.
• Confrontare vari programmi e fornitori di benefit per i dipendenti utilizzando una richiesta di proposta (RFP) per i benefici dei dipendenti per determinare quale offre il valore maggiore per l'azienda.
• Gestire le attività amministrative quotidiane connesse all'elaborazione dei benefici. Gestire nuove assunzioni, licenziamenti, modifiche, beneficiari, richieste di risarcimento assicurativo (come per disabilità o decesso), trasferimenti, ordini QDRO, QMCSO, distribuzioni, prestiti, situazioni di difficoltà e verifiche di conformità.
• Supervisionare la manutenzione dei registri dei benefici dei dipendenti, compresi gli aggiornamenti delle paghe e il database dei benefici di gruppo.
• Raccogliere informazioni dai dipendenti, quindi gestire la fatturazione mensile e la produzione dei voucher per tutte le commissioni di amministrazione del piano collettivo.
• Pianificare una revisione trimestrale dei rimborsi sanitari e dentistici per il gruppo.
• Verificare che il team dei benefici stia fornendo un servizio accurato ed efficiente.
• Amministrazione del benessere dei dipendenti
• Offrire un'ampia varietà di benefici per la salute dei dipendenti può darti un vantaggio sulla concorrenza nell'attrarre e mantenere personale ad alte prestazioni.

Funzioni di un amministratore dei benefici in un'azienda

L'amministratore dei benefici di un'organizzazione supervisiona e organizza tutte le attività quotidiane dei programmi di benefit collettivi dell'azienda. In qualità di membro del team HR, ha la responsabilità di assistere i dipendenti per qualsiasi domanda o dubbio sui benefit, oltre che di ideare e studiare nuove prestazioni, migliorare i programmi esistenti e supervisionare e monitorare l'amministrazione dei benefit.

1. Decidere quale benefit offrire: alla luce dei vantaggi e della libertà che offrono a loro e alle loro famiglie, oggi i dipendenti attribuiscono maggiore valore ai benefici rispetto alla retribuzione. I pacchetti di benefit più comuni combinano prestazioni obbligatorie e opzionali, offrendo ai lavoratori molteplici modi per coprire le spese mediche.
2. Gestire i costi dei benefici: cercare un piano aziendale che soddisfi le tue esigenze rimanendo accessibile. La percentuale media pagata da un datore di lavoro per un piano sanitario è del 70%. Scegliere il pacchetto giusto può aiutarti a risparmiare. Secondo la Society for Human Resource Management SHRM, i “pagamenti in bundle” sono un tipo di contratto che integra le cure pre e post-procedura in un'unica tariffa negoziata, capace di far risparmiare denaro e semplificare la fatturazione per le aziende e i loro dipendenti.
3. Essere efficaci nell'amministrazione dei benefici: mantenere organizzati tutti gli aspetti della gestione dei benefici non è un'impresa semplice. In fase di open enrollment, è fondamentale mantenere aperte le linee di comunicazione, rispettare tutte le normative e informare i relativi fornitori assicurativi delle tue scelte. La tua organizzazione potrebbe andare incontro a problemi seri se tutte queste responsabilità venissero gestite manualmente.

Come gestire l'amministrazione dei benefici di benessere?

Quando si tratta di attrarre e trattenere lavoratori di talento, non c'è nulla che superi i pacchetti di benefit competitivi per i dipendenti. Il pacchetto di benefici della tua azienda ha il potenziale sia per trattenere lo staff attuale che per attirare chi cerca lavoro. Per questo motivo è fondamentale che il tuo team HR abbia una solida comprensione dell'amministrazione dei benefici e possa supervisionarne la gestione in modo efficiente.

La salute e la produttività dei dipendenti, così come il costo totale dell'assistenza sanitaria fornita dal datore di lavoro, possono trarre grandi vantaggi da un programma di benessere per i dipendenti adeguatamente progettato e gestito. Sono molti i modi in cui le iniziative di wellness possono aiutare le aziende.

• Ridurre le spese di assistenza medica.
• Abbassare i tassi di assenteismo.
• Aumentare la produttività dei membri dello staff.
• Ridurre il costo della compensazione dei lavoratori (infortuni sul lavoro) e dei benefici di disabilità.
• Salvare vite riducendo gli infortuni.
• Rigorosamente potenziare l'entusiasmo e l'impegno dei lavoratori.

I datori di lavoro dovrebbero valutare lo sviluppo di un programma di benessere ben strutturato che migliori sia la salute dei dipendenti che i profitti dell'azienda, visto l'aumento dei costi dell'assicurazione sanitaria e l'importanza della salute dei lavoratori.

Ecco i passaggi consigliati per implementare un programma di amministrazione del benessere:

Fase 1. Eseguire una valutazione: La prima fase nella creazione di un programma di benessere per la forza lavoro consiste nel raccogliere dati sulla salute dei dipendenti e sulla prontezza dell'azienda a implementare il cambiamento sulla base di tali risultanze. Grazie a questi dati, i datori di lavoro possono offrire servizi e programmi migliori ai dipendenti.

Fase 2. Ottenere il supporto della direzione: Costruire un programma di salute di successo richiede il sostegno del management. Finanziamenti, adesione a livello aziendale e approvazione di politiche e pratiche collegate al programma richiedono il consenso della direzione, come qualsiasi altra iniziativa. Il benessere può essere posizionato come parte integrante dell'impresa se il management fornisce ulteriore supporto contribuendo a collegare gli obiettivi di promozione della salute ai risultati aziendali.

Fase 3. Creare un gruppo per la salute e la sicurezza: dopo aver valutato le esigenze dell'azienda e ottenuto l'approvazione dai piani alti, un datore di lavoro può istituire un comitato guidato dai dipendenti per promuovere e mantenere un ambiente di lavoro sano. Il lavoro del comitato rafforzerà le fondamenta di supporto del programma di benessere in tutta l'organizzazione. Questi compiti possono rientrare nella sfera di competenza del comitato per il benessere:

• Valutare l'efficacia delle iniziative aziendali esistenti.
• Esaminare ciò che i lavoratori desiderano e di cui hanno bisogno.
• Creare una strategia di promozione della salute che delinei la visione a lungo termine, le priorità e le tattiche dell'organizzazione.
• Collaborare alla pianificazione, all'esecuzione e alla valutazione dei programmi di salute.

Fase 4. Stabilire scopi e obiettivi: le aziende possono utilizzare i risultati della valutazione della forza lavoro per orientare il programma e garantirne il successo. Al fine di ridurre le spese mediche, diverse imprese hanno fatto del benessere dei dipendenti una priorità assoluta. Assenteismo, produttività e retention dei dipendenti sono altri tre obiettivi. Gli scopi e gli obiettivi di un programma di benessere sono dichiarazioni dei risultati generali e a lungo termine che ci si può aspettare dal programma. A ogni scopo è associato uno o più obiettivi per garantire che lo scopo venga raggiunto.

Fase 5. Creare un piano finanziario: lo sviluppo del programma di benessere non può procedere senza aver prima stabilito un piano finanziario. Il progetto non può andare avanti senza fondi adeguati.

Il budget per il benessere di un'azienda dovrebbe considerare il costo di incentivi, promozione e progettazione del programma. I costi di un fornitore di screening o di un altro provider, gli incentivi alla partecipazione, i materiali pubblicitari, le forniture per le riunioni, i contapassi o i fitness tracker, il tempo di un rappresentante delle risorse umane o di un membro del comitato, ecc., sono tutti esempi di voci di spesa che possono apparire in un budget.

Fase 6. Componenti del programma di benessere: la struttura del programma di benessere spetta interamente al datore di lavoro. Le esigenze e le risorse di qualsiasi organizzazione fanno sì che nessun singolo programma possa risolverne i problemi in modo univoco. Il programma di benessere può essere semplice con un solo elemento o complesso con più componenti.

Alcuni esempi tipici di interventi software sono i seguenti:

• Interventi progettati per alleviare lo stress.
• Interventi per la perdita di peso in eccesso.
• Piani di trattamento per smettere di fumare.
• Analisi dei potenziali pericoli per la salute umana.
• Esami per determinare il proprio stato di salute.
• Attività e programmi per la forma fisica.

Fase 7. Scegliere i premi per il tuo programma: se vuoi che le persone smettano di fare qualcosa di sbagliato o inizino a fare qualcosa di buono, o se vuoi che più persone partecipino o completino un programma, offrire incentivi o premi è un ottimo modo per raggiungere tutti questi scopi. L'idea di pagare i dipendenti per la partecipazione a un programma di benessere si basa sui principi fondamentali della psicologia comportamentale, secondo cui le persone sono motivate ad agire dalle conseguenze positive che si aspettano da quelle attività. La motivazione può essere aumentata includendo un sistema di premi in un programma di benessere. Sistemi a punti riscattabili con merci, attestati di stima e pagamenti monetari sono solo alcuni esempi dei vari tipi di premi esistenti. I premi sono inizialmente motivati da un incentivo esterno, ma in ultima analisi la motivazione arriva dall'interno.

Fase 8. Condividi il tuo piano: La fase successiva comporta la formalizzazione e la diffusione della politica di benessere dell'azienda. Gli obiettivi dell'azienda, il livello di partecipazione e il sistema di incentivi e premi legati al benessere dovrebbero essere chiaramente definiti in questa dichiarazione di politica aziendale. Nello spiegare la struttura dei bonus ai lavoratori, può essere utile utilizzare un dipendente ipotetico come esempio in modo che possano contestualizzare il piano.

Fare marketing per il programma e spingere le persone a iscriversi richiede una comunicazione efficace. Comunicare l'importanza di uno stile di vita sano può aiutare a plasmare una comunità che lo supporti. Esiste una varietà di strategie collaudate di marketing e modifica del comportamento che possono essere impiegate per raggiungere questo obiettivo.

Fase 9. Considerare l'impatto del programma: valutare il successo del programma di benessere è fondamentale per mantenere il supporto della direzione e dello staff, apportare modifiche ai programmi esistenti e svilupparne di completamente nuovi. Nel lanciare un programma di benessere, i datori di lavoro dovrebbero disporre di metriche e dati di riferimento (baseline); questi saranno unici per ciascun programma. I datori di lavoro possono tracciare quanti lavoratori si iscrivono, quanti completano il programma, quanto denaro risparmiano sull'assistenza sanitaria e quanti di loro riescono a smettere di fumare o a controllare il proprio peso.