Что такое система администрирования льгот и как управлять оздоровительными льготами

Функционал администрирования льгот сотрудникам обычно входит в состав систем управления человеческим капиталом (HCM) от технологических HR-компаний — от крупных поставщиков программного обеспечения, таких как Oracle и SAP, до HR-техно-вендоров вроде Workday, Ultimate Software Group и Ceridian HCM. Эти компании используют собственные программные модули либо интегрируются со сторонними системами. Возможности по работе со льготами также предлагают провайдеры аутсорсинга HR-технологий для малого и среднего бизнеса. Другие программные пакеты по льготам созданы для работы с брокерами по льготам, которые продают их компаниям-клиентам и помогают создавать уникальные системы под их требования и предпочтения сотрудников.

Основная функция программного обеспечения заключается в предоставлении HR-администраторам панели управления, на которой подробно описаны пакет получаемых льгот, вся виды льгот информация о том, что предлагается, и как часто сотрудники пользуются этими льготами. Программное обеспечение также может анализировать обезличенные данные страховых выплат, чтобы рекомендовать оптимальные настройки льгот для каждого сотрудника. Функции самообслуживания позволяют работникам вносить изменения в свои льготы и общаться с администраторами по льготам. Кроме того, системы администрирования льгот могут включать мобильные приложения с пользовательскими интерфейсами в стиле социальных оптимизаций, чтобы упростить процесс ежегодного периода открытой регистрации и выбора льгот. Некоторые программы мотивации сотрудников предлагают снижение страховых премий или другие вознаграждения работникам, которые выполняют заранее определенные показатели здоровья и фитнеса с помощью носимых устройств для отслеживания активности и здоровья.

Что следует искать в системе администрирования льгот?

Рассматривая ту или иную систему администрирования льгот, убедитесь, что она включает следующие компоненты.

Помогает обеспечить соответствие требованиям законодательства

Выберите систему, созданную для обеспечения соблюдения всех применимых норм, таких как Закон о защите пациентов и доступном медицинском обслуживании (ACA), Сводный закон о содействии бюджетному урегулированию (COBRA), а также Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA).

Система должна упрощать настройку пакета льгот без опасений по поводу нарушения нормативных требований. Встроенные проверки системы позволяют избегать ошибок в комплаенсе, а планы должно быть легко изменять в соответствии с потребностями конкретных сотрудников.

Устраняет лишние задачи

При выборе системы администрирования льгот точка зрения HR важнее мнения рядового сотрудника. Отдел кадров управляет системой ежедневно, в то время как сотрудники могут заходить в нее всего несколько раз в год.

Нередко привлекательный интерфейс «продает» систему, которая не столь полезна для HR-специалистов, несмотря на то, что многие решения обеспечивают отличный интерактивный опыт для сотрудников. Превосходная система оптимизирует HR-процессы, включая отчетность и управление данными.

Оптимизация работы с персоналом, сокращение административных расходов и повышение вовлеченности сотрудников не будут достигнуты исключительно за счет пользовательского опыта для сотрудников. Ключевое значение имеет способность автоматизировать и оптимизировать HR-процессы, которые раньше требовали больших затрат времени и усилий, а также работы с огромными массивами данных. Выберите программное обеспечение, способное выполнять следующие задачи:

1. Услуга роботизированного (автоматизированного) ввода данных.
2. Предоставление клиентам возможностей управления бенефициарами.
3. Помощь в составлении и управлении отчетами с использованием различных ресурсов.

Может ли правильное администрирование льгот помочь удержать ценных сотрудников?

Практики, способствующие удержанию сотрудников, зарождаются во многих отделах HR, и для разработки и внедрения комплексных стратегий удержания потребуется взаимодействие всех подразделений организации. Различные ситуации требуют разных подходов, и иногда это означает сочетание широких и узкоспециализированных методов.

Усилия компании по удержанию сотрудников могут быть значительно подкреплены использованием эффективных методик в самых разных контекстах.

Льготы помогают удерживать отличных сотрудников:

Предоставление сотрудникам льгот — это проверенный способ поднять моральный дух и снизить текучесть кадров. При таком огромном выборе вариантов компаниям бывает сложно решить, какие именно привилегии предоставить своим сотрудникам. Какие льготы предлагают успешные компании при заполнении вакансий?

Кроме того, какие привилегии необходимы компании для удержания и привлечения лучших специалистов?

• Образовательные льготы и профессиональные инструменты
  • Распространение платформ кураторства контента, таких как YouTube, и онлайн-школ открыло доступ к кажущемуся бесконечным источнику бесплатных образовательных ресурсов.
  • Тем не менее, высшее образование и стремление к непрерывному обучению по-прежнему играют важную роль. Получение ученой степени для продвижения по карьерной лестнице остается полезным в современных условиях рынка труда.
  • Программы компенсации обучения и оплачиваемое обучение на рабочем месте — одни из самых популярных образовательных льгот среди сотрудников. Исследование Гарвардского университета показало, что 40% работников оценили оплачиваемое обучение как «крайне важное» для их удовлетворенности работой, а 90% компаний предлагают сотрудникам ту или иную форму компенсации обучения или образовательного стимулирования.
  • Наш отчет об исследовании льгот для сотрудников МСП за 2022 год также показал, что 61 процент всех сотрудников ценят возможности карьерного роста на работе. Тем не менее, их предлагают лишь около 60% компаний малого и среднего бизнеса.

• Здравоохранение и велнес
  • Сотрудники ищут компании, которые уделяют приоритетное внимание их психическому здоровью, предоставляя ресурсы (такие как обучающие материалы, инструменты и программы), помогающие справиться со стрессом и найти помощь при необходимости. Согласно отчету Mercer 2021 Health on Demand, если у сотрудника есть доступ к льготам в сфере психического здоровья, вероятность того, что он останется с текущим работодателем, выше на 42%.

• Пенсионные льготы
  • Привлечение и удержание талантливых сотрудников все больше зависит от пенсионных привилегий, таких как план 401(k) или пенсионный план с установленными выплатами.
    • Моральный дух сотрудников повышается при расширении пенсионных льгот, таких как медицинское страхование.
    • Согласно результатам исследования Mercer, 54% компаний предлагают своим сотрудникам пенсионные льготы.
  • Тем не менее, пенсионные льготы сталкиваются со многими из тех же проблем, что и медицинское обслуживание. Маржа прибыли становится тоньше, поэтому компании начинают искать способы сэкономить деньги. В результате пострадали как планы с установленными взносами, так и планы с установленными выплатами.
  • Сотрудники с меньшей вероятностью останутся в компании до выхода на пенсию, если в их пакет льгот не входит софинансирование пенсионного взноса (например, matching по программе 401(k)).

Наконец, важно отметить, что каждая из вышеупомянутых льгот способна повысить уровень счастья и лояльности сотрудников. Повышение зарплаты и подарочные карты — это удобные способы выразить признательность сотрудникам, но их редко воспринимают как настоящие льготы.

Грамотно составленный пакет льгот может творить чудеса в плане подбора персонала, удержания сотрудников и поднятия боевого духа.

Такие льготы, как пенсионные планы и медицинское страхование, имеют решающее значение для поддержания счастья сотрудников и создания продуктивной рабочей среды. Аналогичным образом, оздоровительные льготы могут положительно повлиять на вовлеченность и производительность труда сотрудников, оставаясь при этом простыми в администрировании со стороны HR.

В настоящее время многие работодатели требуют (или по крайней мере приветствуют) готовность сотрудников работать удаленно. Возможность удаленной работы и компенсация затраченного на нее времени выделят вашу компанию среди конкурентов в процессе найма.

Для сотрудников медицинская страховка является самой ценной льготой. Хотя стандартные групповые планы медицинского страхования подходят многим, HRA (счета возмещения расходов на здравоохранение) представляют собой более экономичную альтернативу, которая дает компаниям большую гибкость в распределении льгот.

Какова роль администратора льгот?

В число должностных обязанностей администратора льгот входит следующее:

Должностные обязанности:

• Сравнение различных программ и провайдеров льгот для сотрудников с целью определения того, что предлагает наибольшую ценность для компании.
• Создание, предложение и запуск инновационных инициатив в сфере благосостояния. Изучение вариантов дизайна планов и корректировки стоимости льгот.
• Получение лучших планов, альтернатив и цен посредством переговоров с поставщиками и руководства.
• Содействие коммуникации с поставщиками планов и сторонними администраторами.
• Управление потоком информации для третьих лиц, участвующих в предоставлении услуг, сборе взносов и управлении планом.
• Сокращение расходов и повышение производительности за счет анализа и совершенствования внутренних процедур.
• Важно документировать и отслеживать административные операции, связанные с предоставленными льготами.
• Убедитесь, что вы соблюдаете правила, установленные правительством.
• Необходимо обеспечивать точную и своевременную подачу отчетов и проведение платежей.
• Сравнение различных программ и провайдеров льгот для сотрудников с использованием запроса предложений (RFP) по льготам для определения того, какое предложение является наиболее выгодным для компании.
• Управление повседневными административными задачами, связанными с оформлением льгот. Работа с новыми сотрудниками, увольнениями, изменениями, бенефициарами, страховыми случаями (например, по инвалидности или смерти), переводами средств, QDRO, QMCSOs, выплатами, кредитами, трудными жизненными ситуациями и проверками на соответствие требованиям.
• Контроль за ведением учета льгот сотрудников, включая обновление данных о заработной плате и базы данных групповых льгот.
• Сбор информации от сотрудников, а затем управление ежемесячным выставлением счетов и формированием ваучеров для всех административных сборов по групповым планам.
• Планирование проверки медицинских и стоматологических исков для группы один раз в три месяца.
• Проверка того, что команда по льготам предоставляет точный и эффективный сервис.
• Администрирование оздоровительных программ для сотрудников
• Предложение широкого спектра медицинских льгот сотрудникам может дать вам преимущество перед конкурентами в деле привлечения и удержания высокоэффективных кадров.

Функции администратора льгот в компании

Администратор льгот в организации курирует и организует всю повседневную работу программ групповых льгот вашей компании. Будучи членом HR-команды, он или она отвечает за помощь сотрудникам по любым вопросам или проблемам, связанным со льготами, а также за разработку и исследование новых льгот, улучшение текущих программ, а также за надзор и мониторинг администрирования льгот.

1. Решите, какие льготы предложить: С учетом тех преимуществ и свободы, которые они предоставляют им и их семьям, современные сотрудники ценят льготы выше, чем компенсацию. Стандартные пакеты льгот сочетают в себе обязательные и добровольные бенефиты, предоставляя работникам множество способов покрытия медицинских расходов.
2. Управляйте расходами на льготы: Ищите рабочий план, который отвечает вашим потребностям и при этом остается доступным. Типичный процент, который работодатель выплачивает по плану медицинского страхования, составляет 70%. Выбор подходящего пакета поможет вам сэкономить деньги. Согласно данным Общества по управлению человеческими ресурсами SHRM, «пакетные выплаты» — это тип контракта, который объединяет медицинское обслуживание до и после процедур в единый согласованный тариф, что позволяет сэкономить деньги и упростить выставление счетов для компаний и их сотрудников.
3. Эффективно управляйте льготами: Поддержание порядка во всех движущихся частях управления льготами — задача не из легких. Когда дело доходит до периода открытой регистрации, важно поддерживать каналы связи открытыми, соблюдать все правила и уведомлять соответствующих страховых провайдеров о вашем выборе. Если все эти обязанности выполняются вручную, вашу организацию могут ожидать серьезные проблемы.

Как осуществлять администрирование велнес-льгот?

Когда речь заходит о привлечении и удержании талантливых работников, ничто не сравнится с конкурентоспособными пакетами льгот для сотрудников. Пакет льгот вашей компании обладает потенциалом как для удержания текущего персонала, так и для привлечения соискателей. Именно поэтому так важно, чтобы ваша HR-команда имела четкое представление об администрировании льгот и могла эффективно контролировать этот процесс.

Здоровье и продуктивность сотрудников, а также общие расходы на медицинское обслуживание, предоставляемое работодателем, могут выиграть от правильно разработанной и управляемой программы оздоровления сотрудников. Инициативы в области велнес могут помочь бизнесу самыми разными способами.

• Сокращение расходов на медицинское обслуживание.
• Снижение показателей прогулов и неявок.
• Повышение производительности труда сотрудников.
• Снижение стоимости компенсаций работникам и пособий по инвалидности.
• Мы спасаем жизни, сокращая количество травм.
• Повышение энтузиазма и преданности работников.

Работодателям стоит подумать о разработке продуманной оздоровительной программы, которая улучшает как здоровье сотрудников, так и финансовые показатели компании, ввиду роста расходов на медицинское страхование и важности здоровья персонала.

Ниже приведены рекомендуемые способы внедрения программы велнес-администрирования:

Шаг 1. Проведите оценку: Первым этапом создания программы оздоровления персонала является сбор данных о здоровье сотрудников и готовности компании к изменениям на основе этих выводов. Работодатели могут использовать эти данные для предоставления сотрудникам более качественных услуг и программ.

Шаг 2. Получите поддержку руководства: Построение успешной оздоровительной программы требует поддержки со стороны менеджмента. Финансирование, поддержка на уровне всей организации, а также утверждение связанных с программой политик и практик требуют одобрения руководства, как и любое другое начинание. Велнес может быть позиционирован как неотъемлемый элемент предприятия, если руководство оказывает дополнительную поддержку, помогая связать цели укрепления здоровья с бизнес-результатами.

Шаг 3. Создайте группу по охране труда и технике безопасности: Оценив потребности компании и получив одобрение высшего руководства, работодатель может создать комитет во главе с сотрудниками для пропаганды и поддержания здоровой рабочей среды. Работа комитета укрепит основу поддержки оздоровительной программы во всей организации. В ведении комитета по оздоровлению могут находиться следующие задачи:

• Оценка эффективности существующих инициатив организации
• Изучение того, чего хотят и в чем нуждаются работники.
• Разработка стратегии укрепления здоровья, определяющей долгосрочное видение, приоритеты и тактику организации.
• Содействие в планировании, реализации и оценке оздоровительных программ.

Шаг 4. Сформулируйте цели и задачи: Компании могут использовать результаты оценки персонала для направления программы и обеспечения ее успеха. В целях сокращения медицинских расходов ряд компаний сделали оздоровление сотрудников своим главным приоритетом. Абсентеизм, производительность труда и удержание сотрудников — три другие цели. Цели и задачи оздоровительной программы — это заявления об общих долгосрочных достижениях, которых можно ожидать от программы. С каждой целью связана одна или несколько задач для гарантии ее достижения.

Шаг 5. Составьте финансовый план: Развитие оздоровительной программы невозможно без предварительного составления финансового плана. Проект не сможет продвигаться вперед без достаточных средств.

Бюджет оздоровительных мероприятий компании должен учитывать стоимость поощрений, продвижения и разработки программы. Затраты на поставщика скринингов или другого провайдера, поощрения за участие, рекламные материалы, обеспечение встреч, шагомеры или трекеры фитнеса, рабочее время представителя отдела кадров или члена комитета и т. д. — все это примеры статей расходов, которые могут появиться в бюджете.

Шаг 6. Компоненты оздоровительной программы: Структура оздоровительной программы полностью зависит от работодателя. Потребности и ресурсы любой организации диктуют, что ни одна единая программа не способна адекватно решить все их проблемы. Оздоровительная программа может быть как простой, состоящей из одного элемента, так и сложной, включающей несколько составляющих.

Ниже приведены некоторые типичные примеры программного обеспечения:

• Вмешательства, направленные на снятие стресса.
• Мероприятия по избавлению от лишнего веса.
• Программы лечения для бросающих курить.
• Анализ потенциальных угроз здоровью человека.
• Обследования для определения статуса вашего здоровья.
• Мероприятия и расписания для занятий физической культурой.

Шаг 7. Выберите вознаграждения для своей программы: Если вы хотите, чтобы люди перестали делать что-то плохое или начали делать что-то хорошее, или если вы хотите, чтобы больше людей участвовали в программе или проходили ее до конца — предложение стимулов или наград является отличным способом добиться всего этого. Идея платить сотрудникам за участие в оздоровительной программе основана на фундаментальных принципах поведенческой психологии, которые утверждают, что людей мотивируют к действию позитивные последствия, ожидаемые ими от этих занятий. Мотивация может быть усилена за счет включения системы вознаграждений в оздоровительную программу. Системы баллов, которые можно обменять на товары, знаки внимания и денежные выплаты — лишь малая часть примеров различных видов наград, которые существуют. Изначально награды мотивируются внешним стимулом, но в конечном итоге мотивация идет изнутри.

Шаг 8. Поделитесь вашим планом: Следующий этап предполагает формализацию и распространение политики компании в отношении здоровья. В этом заявлении о политике должны быть четко прописаны цели компании, уровень ее участия, а также система поощрений и наград, связанных с велнесом. Объясняя структуру бонусов работникам, полезно использовать в качестве примера условного персонажа (например, Джона Доу), чтобы они могли представить план в реальном контексте.

Маркетинг программы и привлечение людей к регистрации требуют эффективного общения. Трансляция важности здорового образа жизни помогает сформировать поддерживающее его сообщество. Для достижения этой цели можно использовать различные проверенные стратегии маркетинга и модификации поведения.

Шаг 9. Оцените влияние программы: Оценка успеха оздоровительной программы имеет решающее значение для удержания руководства и сотрудников на борту, внесения корректировок в существующие программы и разработки совершенно новых. Запуская оздоровительную программу, работодатели должны иметь четкие показатели и базовые значения; они будут уникальными для каждого случая. Работодатели могут отслеживать, сколько работников регистрируется, сколько заканчивают программу, сколько денег они экономят на здравоохранении и сколько из них успешно бросили курить или взяли под контроль свой вес.