O que é um Sistema de Administração de Benefícios e Como Fazer a Gestão de Benefícios de Bem-Estar

A funcionalidade de administração de benefícios aos funcionários é normalmente fornecida em sistemas de gestão de capital humano (HCM) por empresas de tecnologia de RH, desde grandes fornecedores de software como Oracle e SAP até fornecedores de tecnologia de RH como Workday, Ultimate Software Group e Ceridian HCM. Essas empresas usam seus próprios módulos de software ou se integram com sistemas de terceiros. Os recursos de benefícios também são oferecidos por provedores de terceirização de tecnologia de RH para pequenas e médias empresas. Outros pacotes de software de benefícios são feitos para operar com corretores de benefícios, que os vendem para empresas clientes e auxiliam na criação de sistemas exclusivos que atendem às suas necessidades e preferências dos funcionários.

A principal função do software é fornecer aos administradores de recursos humanos um painel que detalha o pacote de benefícios, todos os tipos de benefícios oferecidos e com que frequência os funcionários os utilizam. Dados de sinistros de seguros anonimizados também podem ser analisados pelo software para recomendar as configurações de benefícios ideais para cada funcionário. As funções de autoatendimento dos funcionários permitem que os trabalhadores façam alterações nos benefícios e interajam com os administradores de benefícios, e os sistemas de administração de benefícios podem incluir aplicativos móveis com interfaces de usuário no estilo de rede social para otimizar o processo anual de inscrição aberta e seleção de benefícios. Alguns programas de incentivo a funcionários oferecem reduções de prêmio de seguro ou outras recompensas para trabalhadores que cumprem metas predeterminadas de saúde e condicionamento físico usando dispositivos vestíveis de monitoramento de saúde e atividade.

O que você deve procurar em um sistema de administração de benefícios?

Você deve procurar os seguintes componentes em um sistema de administração de benefícios que esteja considerando.

Ajuda a garantir a conformidade

Escolha um sistema criado para garantir a conformidade com todas as regras aplicáveis, como o Patient Protection and Affordable Care Act (ACA), a Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA), e o Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).

O sistema precisa simplificar a personalização de um pacote de benefícios sem levantar preocupações sobre falta de conformidade. Erros de conformidade devem ser evitados por verificações integradas do sistema, e deve ser simples modificar planos para atender às necessidades de cada trabalhador.

Elimina tarefas desnecessárias

Ao decidir sobre um sistema de administração de benefícios, a perspectiva do RH é mais vital do que a do trabalhador médio. Os recursos humanos gerenciam o sistema diariamente, mas os funcionários podem fazer login apenas algumas vezes por ano.

Muitas vezes, uma interface atraente “vende” um sistema que não é tão valioso para os especialistas de RH. Isso apesar do fato de que muitas soluções oferecem uma experiência interativa excelente para os funcionários. Um excelente sistema otimiza os processos de RH, incluindo relatórios e gerenciamento de dados.

A otimização de recursos humanos, a redução de custos na administração e o aumento do engajamento dos funcionários não serão alcançados por meio da experiência do usuário do funcionário. A capacidade de automatizar e otimizar processos de RH que antes exigiam muito tempo e esforço, além de uma grande quantidade de dados. Escolha um sistema que possa fazer coisas como:

1. Serviço de entrada de dados robótica (automatizada).
2. Fornecer gerenciamento de beneficiários aos clientes.
3. Ajudar a compilar e gerenciar relatórios usando diferentes recursos.

A administração adequada de benefícios pode ajudar a reter bons funcionários?

Práticas que contribuem para a retenção de funcionários originam-se em muitas áreas de RH, e todas as posições dentro de uma organização precisarão trabalhar juntas para desenvolver e implementar estratégias complexas de retenção. Situações diferentes exigem abordagens diferentes e, às vezes, isso significa combinar abordagens amplas e específicas.

Os esforços de retenção de funcionários de uma empresa podem ser grandemente impulsionados pelo uso de técnicas eficazes em uma variedade de contextos.

Benefícios ajudam a reter ótimos funcionários:

Oferecer benefícios aos funcionários é um método testado e comprovado para aumentar o moral e reduzir a rotatividade. Com tantas opções disponíveis, pode ser difícil para as empresas decidir quais vantagens fornecer aos funcionários. Ao tentar preencher vagas em aberto, quais vantagens as empresas de sucesso oferecem aos seus funcionários?

Além disso, quais vantagens são necessárias para uma empresa reter e atrair talentos de alto nível?

• Benefícios educacionais e utilidades profissionais
  • A proliferação de plataformas de curadoria de conteúdo, como o YouTube, e provedores de cursos online disponibilizou um suprimento aparentemente infinito de recursos educacionais gratuitos.
  • Apesar disso, o ensino superior e o desejo pelo aprendizado contínuo ainda são essenciais. Obter um diploma avançado para promover sua carreira ainda é benéfico no ambiente de trabalho atual.
  • Programas de reembolso de mensalidade e treinamento remunerado no trabalho estão entre os benefícios educacionais mais populares entre os funcionários. A Harvard descobriu que 40% dos trabalhadores classificaram o treinamento pago como “extremamente importante” para sua satisfação no trabalho e que 90% das empresas ofereciam algum tipo de reembolso de mensalidade ou incentivo educacional aos seus funcionários.
  • Nosso Relatório de Pesquisa de Benefícios para Funcionários de PMEs para 2022 também descobriu que 61% de todos os funcionários valorizam oportunidades para avançar em suas carreiras no trabalho. Ainda assim, apenas cerca de 60% das PMEs as oferecem.

• Saúde e Bem-estar
  • Os funcionários estão procurando empresas que priorizem sua saúde mental, fornecendo recursos (como educação, utilidades e programas) para ajudá-los a lidar com os problemas e encontrar ajuda, se precisarem. De acordo com o relatório Mercer 2021 Health on Demand, se um funcionário tiver acesso a benefícios de saúde mental, ele tem 42% mais chances de permanecer com seu empregador atual.

• Benefícios de Aposentadoria
  • Atrair e manter trabalhadores talentosos está se tornando cada vez mais dependente de vantagens de aposentadoria, como um plano 401(k) ou plano de benefícios definidos.
    • O moral dos funcionários é impulsionado quando os benefícios de aposentadoria, como o seguro saúde, são aprimorados.
    • De acordo com os resultados da pesquisa da Mercer, 54% das empresas oferecem benefícios de aposentadoria aos seus funcionários.
  • No entanto, os benefícios de aposentadoria compartilham muitos dos mesmos desafios que as provisões de saúde. As margens de lucro estão ficando mais estreitas, fazendo com que as empresas comecem a procurar métodos para economizar dinheiro. Tanto os planos de contribuição definida quanto os planos de benefício definido sofreram como resultado disso.
  • Os trabalhadores têm menos probabilidade de permanecer em uma empresa até a aposentadoria se não receberem uma contrapartida no 401(k) como parte do pacote de benefícios.

Finalmente, é importante notar que cada uma das vantagens mencionadas acima tem o potencial de impulsionar a felicidade e a lealdade dos funcionários. Aumentos salariais e cartões-presente são maneiras convenientes de mostrar apreço pelos funcionários, mas raramente são vistos como benefícios verdadeiros.

Um pacote de benefícios bem desenhado pode fazer maravilhas para o recrutamento, retenção e moral.

Benefícios como planos de aposentadoria e seguro saúde são cruciais para manter os funcionários felizes e promover um ambiente de trabalho produtivo. Da mesma forma, vantagens de bem-estar podem ter um impacto positivo no engajamento e na produtividade dos funcionários, sendo fáceis de administrar por parte do RH.

Hoje em dia, muitos empregadores exigem (ou pelo menos recebem bem) a disponibilidade de seus funcionários para trabalhar remotamente. A capacidade de trabalhar remotamente e o reembolso pelo tempo gasto fazendo isso destacarão sua empresa da concorrência no processo de contratação.

Para os funcionários, o seguro saúde é a vantagem mais valiosa. Embora os planos de saúde de grupo padrão sejam uma escolha viável para alguns, as HRAs oferecem uma alternativa mais econômica que dá às empresas mais margem de manobra em suas alocações de benefícios.

Qual é o papel de um administrador de benefícios?

Algumas das responsabilidades de cargo de um administrador de benefícios são as seguintes:

Responsabilidades do Cargo:

• Comparar vários programas e provedores de benefícios para funcionários para determinar qual oferece o maior valor para a empresa.
• Criar, sugerir e lançar iniciativas inovadoras de bem-estar. Devem ser investigados o design de planos e ajustes no custo dos benefícios.
• Obter os melhores planos, alternativas e custos negociando com provedores e gerentes.
• Facilitar a comunicação com os fornecedores do plano e administradores externos.
• Gerenciar o fluxo de informações para terceiros envolvidos na prestação de serviços, arrecadação de prêmios e gestão do plano.
• Reduzir despesas e aumentar a produtividade analisando e melhorando os procedimentos internos.
• É importante registrar e acompanhar as operações administrativas relacionadas aos benefícios concedidos.
• Certifique-se de seguir as regras estabelecidas pelo governo.
• A apresentação precisa e pontual de relatórios e pagamentos deve ser mantida.
• Comparar vários programas e provedores de benefícios para funcionários usando uma solicitação de proposta (RFP) de benefícios para funcionários para determinar qual oferece o maior valor para a empresa.
• Gerenciar as tarefas administrativas do dia a dia envolvidas no processamento de benefícios. Cuidar de novas contratações, demissões, alterações, beneficiários, sinistros de seguro (como para invalidez ou morte), portabilidades, QDROs, QMCSOs, distribuições, empréstimos, dificuldades financeiras e verificações de conformidade.
• Supervisionar a manutenção dos registros de benefícios dos funcionários, incluindo atualizações de folha de pagamento e o banco de dados de benefícios do grupo.
• Coletar informações dos funcionários e, em seguida, gerenciar o faturamento mensal e a produção de vales para todas as taxas administrativas do plano de grupo.
• Agendar uma revisão de sinistros médicos e odontológicos do grupo uma vez a cada três meses.
• Verificar se a equipe de benefícios está fornecendo um serviço preciso e eficiente.
• Administração de Bem-estar dos Funcionários
• Oferecer uma grande variedade de benefícios de saúde aos funcionários pode dar a você uma vantagem competitiva quando se trata de atrair e reter funcionários de alto desempenho.

Funções de um Administrador de Benefícios em uma Empresa

O administrador de benefícios em uma organização supervisiona e organiza todo o funcionamento diário dos programas de benefícios de grupo da sua empresa. Como membro da equipe de RH, ele ou ela é responsável por ajudar os funcionários com quaisquer dúvidas ou preocupações que possam ter sobre benefícios, bem como projetar e pesquisar novos benefícios, aprimorar programas atuais e supervisionar e monitorar a administração de benefícios.

1. Decidir qual benefício oferecer: à luz das vantagens e da liberdade que proporcionam a eles e suas famílias, os funcionários de hoje valorizam mais os benefícios do que a remuneração. Pacotes de benefícios comuns combinam benefícios obrigatórios e eletivos, dando aos trabalhadores várias maneiras de cobrir suas despesas médicas.
2. Gerenciar os custos dos benefícios: procure um plano baseado no trabalho que atenda às suas necessidades, mantendo-se acessível. A porcentagem típica que um empregador paga para um plano de saúde é de 70%. Escolher um pacote pode ajudar você a economizar dinheiro. De acordo com a Society for Human Resource Management SHRM, os “pagamentos em pacote” são um tipo de contratação que integra cuidados pré e pós-procedimento em uma taxa negociada que pode economizar dinheiro e facilitar o faturamento para empresas e seus funcionários.
3. Seja eficaz na administração de seus benefícios: manter todas as partes móveis da gestão de benefícios organizadas não é tarefa fácil. Quando se trata de inscrição aberta, é importante manter as linhas de comunicação abertas, cumprir todas os regulamentos e notificar os provedores de seguro relevantes sobre suas escolhas. Sua organização pode enfrentar problemas graves se todas essas responsabilidades forem tratadas por meio de operações manuais.

Como fazer a administração de Benefícios de Bem-estar?

Quando se trata de atrair e reter trabalhadores talentosos, nada supera pacotes competitivos de benefícios para funcionários. O pacote de benefícios da sua empresa tem o potencial de reter a equipe atual e atrair quem busca emprego. É por isso que é crucial que sua equipe de RH tenha uma sólida compreensão da administração de benefícios e possa supervisionar sua gestão com eficiência.

A saúde e a produtividade dos funcionários, bem como o custo total dos cuidados de saúde fornecidos pelo empregador, podem se beneficiar de um programa de bem-estar dos funcionários devidamente projetado e gerenciado. Há muitas maneiras pelas quais as iniciativas de bem-estar podem ajudar as empresas.

• Reduzindo as despesas de assistência médica.
• Diminuindo as taxas de absenteísmo.
• Aumentando a produção dos membros da equipe.
• Diminuindo o preço de compensação dos trabalhadores e benefícios de invalidez.
• Estamos salvando vidas ao reduzir lesões.
• Impulsionando o entusiasmo e o comprometimento dos trabalhadores.

Os empregadores devem pensar em desenvolver um programa de bem-estar bem pensado que melhore tanto a saúde dos funcionários quanto o resultado financeiro da empresa, devido aos custos crescentes do seguro saúde e à importância da saúde dos funcionários.

Aqui estão as maneiras sugeridas de implementar um programa de administração de bem-estar:

Passo 1. Realizar uma Avaliação: O primeiro estágio na criação de um programa de bem-estar para a força de trabalho é coletar dados sobre a saúde dos funcionários e a prontidão da empresa para implementar mudanças com base nessas descobertas. Os empregadores podem usar esses dados para fornecer melhores serviços e programas aos funcionários como resultado.

Passo 2. Obter Ajuda da Gestão: Construir um programa de saúde de sucesso requer o apoio da gestão. O financiamento, a adesão de toda a organização e a aprovação de políticas e práticas vinculadas ao programa exigem a aprovação da gestão, como em qualquer empreendimento. O bem-estar pode ser posicionado como um elemento integral da empresa se a gestão fornecer suporte adicional, ajudando a relacionar as metas de promoção da saúde aos resultados de negócios.

Passo 3. Criar um Grupo de Saúde e Segurança: após avaliar as necessidades da empresa e receber aprovação da alta gestão, um empregador pode estabelecer um comitê liderado por funcionários para promover e manter um ambiente de trabalho saudável. O trabalho do comitê fortalecerá a base de apoio do programa de bem-estar em toda a organização. Essas tarefas podem cair sob a alçada do comitê de bem-estar:

• Avaliar a eficácia das iniciativas organizacionais existentes
• Analisar o que os trabalhadores querem e precisam.
• Criar uma estratégia de promoção da saúde que estabeleça a visão de longo prazo, as prioridades e as táticas da organização.
• Ajudar no planejamento, execução e avaliação de programas de saúde.

Passo 4. Criar Metas e Alvos: as empresas podem usar os resultados da avaliação da força de trabalho para direcionar o programa e torná-lo um sucesso. Para reduzir as despesas médicas, várias empresas tornaram o bem-estar dos funcionários uma prioridade máxima. Absenteísmo, produtividade e retenção de funcionários são outros três alvos. Metas e objetivos para um programa de bem-estar são declarações das realizações gerais e de longo prazo que podem ser esperadas do programa. Um ou mais objetivos estão associados a cada meta para garantir que ela seja alcançada.

Passo 5. Fazer um plano financeiro: o desenvolvimento do programa de bem-estar não pode prosseguir sem antes estabelecer um plano financeiro. O projeto não pode avançar sem fundos adequados.

O orçamento de bem-estar de uma empresa deve contabilizar o preço de incentivos, promoção e design de programa. Os custos de um provedor de exames ou outro fornecedor, incentivos de participação, materiais de publicidade, provisões para reuniões, pedômetros ou rastreadores de fitness, o tempo de um representante de recursos humanos ou membro do comitê, etc., são todos exemplos de itens de linha que podem aparecer em um orçamento.

Passo 6. Partes do Programa de Bem-estar: a estrutura do programa de bem-estar depende inteiramente do empregador. As necessidades e os recursos de qualquer organização ditam que nenhum programa único pode resolver adequadamente seus problemas. O programa de bem-estar pode ser tão simples quanto um elemento ou tão complexo quanto vários.

Alguns exemplos típicos de software são os seguintes:

• Intervenções projetadas para aliviar o estresse.
• Intervenções para perder peso extra.
• Planos de tratamento para parar de fumar.
• Análises de perigos potenciais para a saúde humana.
• Exames para determinar seu estado de saúde.
• Atividades e horários para condicionamento físico.

Passo 7. Escolher Recompensas para o seu Programa: se você quiser que as pessoas parem de fazer algo ruim ou comecem a fazer algo bom, ou se quiser que mais pessoas participem ou concluam um programa, oferecer incentivos ou recompensas é uma ótima maneira de fazer todas essas coisas. A ideia de pagar os funcionários por participarem de um programa de bem-estar baseia-se nos princípios fundamentais da psicologia comportamental, que afirmam que as pessoas são motivadas a agir pelas consequências positivas que esperam dessas atividades. A motivação pode ser aumentada incluindo um sistema de recompensas em um programa de bem-estar. Sistemas de pontos que podem ser trocados por mercadorias, demonstrações de apreço e pagamentos monetários são apenas alguns exemplos dos vários tipos de recompensas que existem. As recompensas são inicialmente motivadas por um incentivo externo, mas, em última análise, a motivação vem de dentro.

Passo 8. Compartilhar seu Plano: A fase seguinte envolve formalizar e divulgar a política de bem-estar da empresa. As metas da empresa, seu grau de participação e o sistema de incentivos e recompensas relacionados ao bem-estar devem ser detalhados nesta declaração de política. Ao explicar a estrutura de bônus para os trabalhadores, pode ser útil usar um "João da Silva" como exemplo para que eles possam colocar o plano em contexto.

Fazer o marketing do programa e fazer com que as pessoas se inscrevam requer comunicação eficaz. Comunicar a importância de um estilo de vida saudável pode ajudar a moldar uma comunidade que o apoie. Há uma variedade de estratégias testadas e comprovadas de marketing e modificação de comportamento que podem ser empregadas para atingir esse objetivo.

Passo 9. Considerar o Impacto do Programa: avaliar o sucesso do programa de bem-estar é crucial para manter a gestão e a equipe engajadas, fazer ajustes nos programas existentes e desenvolver novos do zero. Ao lançar um programa de bem-estar, os empregadores devem ter métricas e linhas de base estabelecidas; elas serão exclusivas para cada programa. Os empregadores podem acompanhar quantos trabalhadores se inscrevem, quantos concluem o programa, quanto dinheiro economizam em cuidados de saúde e quantos deles param de fumar com sucesso ou controlam seu peso.