ما هو نظام إدارة المزايا وكيفية إدارة مزايا العافية

عادةً ما يتم توفير وظائف إدارة مزايا الموظفين داخل أنظمة إدارة رأس المال البشري (HCM) بواسطة شركات تكنولوجيا الموارد البشرية، والتي تتراوح من موفري البرامج الكبيرة مثل Oracle و SAP إلى موردي تكنولوجيا الموارد البشرية مثل Workday و Ultimate Software Group و Ceridian HCM. تستخدم هذه الشركات إما وحدات البرامج الخاصة بها أو تتكامل مع أنظمة طرف ثالث. كما يتم توفير إمكانيات المزايا بواسطة موفري الاستعانة بمصادر خارجية لتكنولوجيا الموارد البشرية للشركات الصغيرة والمتوسطة. تم تصميم حزم برامج المزايا الأخرى للعمل مع وسطاء المزايا، الذين يقومون ببيعها للشركات العميلية ويساعدون في إنشاء أنظمة فريدة تناسب متطلباتهم وتفضيلات موظفيهم.

تتمثل الوظيفة الرئيسية للبرنامج في تزويد مسؤولي الموارد البشرية بلوحة معلومات تفصل حزمة المزايا، وكل الأنواع من المزايا المتاحة، ومدى تكرار استخدام الموظفين لها. يمكن للبرنامج أيضاً تحليل بيانات مطالبات التأمين مجهولة المصدر للتوصية بإعدادات المزايا المثلى لكل موظف. تتيح وظائف الخدمة الذاتية للموظفين إجراء تغييرات على المزايا والتفاعل مع مسؤولي المزايا، وقد تتضمن أنظمة إدارة المزايا تطبيقات للجوال ذات واجهات مستخدم تشبه وسائل التواصل الاجتماعي لتسهيل عملية التسجيل المفتوح السنوي واختيار المزايا. تقدم بعض برامج حوافز الموظفين تخفيضات في أقساط التأمين أو مكافآت أخرى للعمال الذين يحققون معايير الصحة واللياقة البدنية المحددة مسبقاً باستخدام أجهزة تتبع النشاط والصحة القابلة للارتداء.

ما الذي يجب أن تبحث عنه في نظام إدارة المزايا؟

يجب عليك البحث عن المكونات التالية في نظام إدارة المزايا الذي تفكر فيه.

يساعد في ضمان الامتثال

اختر نظاماً مصمماً لضمان الامتثال لجميع القواعد المعمول بها، مثل قانون حماية المريض والرعاية الميسورة (ACA)، و قانون الميزانية العمومية الموحد المجمع (COBRA)، و قانون قابلية نقل التأمين الصحي والمساءلة (HIPAA).

يحتاج النظام إلى جعل تخصيص حزمة المزايا أمراً بسيطاً دون إثارة مخاوف بشأن عدم الامتثال. يجب تجنب أخطاء الامتثال من خلال عمليات التحقق المدمجة في النظام، وينبغي أن يكون تعديل الخطط لتلبية احتياجات العمال الأفراد أمراً سهلاً.

يزيل المهام الدخيلة

عند اتخاذ قرار بشأن نظام إدارة المزايا، فإن منظور الموارد البشرية يكون أكثر أهمية من منظور العامل العادي. يدير مسؤولو الموارد البشرية النظام بشكل يومي، بينما قد يسجل الموظفون الدخول عدة مرات فقط في السنة.

في كثير من الأحيان، تؤدي الواجهة الجذابة إلى "بيع" نظام لا يقدم قيمة كبيرة لخبراء الموارد البشرية. يحدث هذا على الرغم من حقيقة أن العديد من الحلول توفر تجربة تفاعلية رائعة للموظفين. يعمل النظام الممتاز على تبسيط عمليات الموارد البشرية بما في ذلك إعداد التقارير وإدارة البيانات.

لن يتم تحقيق تحسين الموارد البشرية، وخفض التكاليف الإدارية، وزيادة تفاعل الموظفين من خلال تجربة مستخدم الموظف وحدها. تكمن الأهمية في القدرة على أتمتة وتبسيط عمليات الموارد البشرية التي كانت تتطلب في السابق الكثير من الوقت والجهد، فضلاً عن كمية كبيرة من البيانات. اختر نظاماً يمكنه القيام بالأمور التالية:

1. خدمة إدخال البيانات الآلية (الروبوتية).
2. توفير إدارة المستفيدين للعملاء.
3. المساعدة في تجميع وإدارة التقارير باستخدام موارد مختلفة.

هل يمكن للإدارة السليمة للمزايا أن تساعد في الاحتفاظ بالموظفين الأكفاء؟

تنبع الممارسات التي تساهم في الاحتفاظ بالموظفين من مجالات عديدة في الموارد البشرية، وستحتاج جميع الوظائف داخل المنظمة إلى العمل معاً لتطوير وتنفيذ استراتيجيات احتفاظ معقدة. تتطلب المواقف المختلفة نهجاً مختلفاً، ويعني ذلك أحياناً الجمع بين النهج الشاملة والمحددة.

يمكن تعزيز جهود الشركة للاحتفاظ بالموظفين بشكل كبير من خلال استخدام تقنيات فعالة في سياقات متنوعة.

المزايا تساعد في الاحتفاظ بالموظفين الأكفاء:

إن توفير المزايا للموظفين هو طريقة مجربة وصحيحة لتعزيز الروح المعنوية وتقليل معدل دوران العمالة. مع وجود العديد من الخيارات المتاحة، قد يكون من الصعب على الشركات تحديد الامتيازات التي يجب تقديمها لموظفيها. عند محاولة ملء الوظائف الشغولة، ما هي الامتيازات التي تقدمها الشركات الناجحة لموظفيها؟

أيضاً، ما هي الامتيازات الضرورية لكي تحتفظ الشركة بأفضل المواهب وتجذبها؟

• المزايا التعليمية والمرافق المهنية
  • أدى انتشار منصات تنظيم المحتوى مثل YouTube ومزودي الدورات التدريبية عبر الإنترنت إلى توفير مصدر يبدو لا ينتهي من الموارد التعليمية المجانية.
  • على الرغم من ذلك، لا يزال التعليم العالي والرغبة في التعلم مدى الحياة أمراً ضرورياً. لا يزال الحصول على شهادة متقدمة للتقدم الوظيفي مفيداً في بيئة العمل اليوم.
  • تعتبر برامج استرداد الرسوم الدراسية والتدريب المدفوع أثناء العمل من أكثر المزايا التعليمية شيوعاً بين الموظفين. ووجدت جامعة هارفارد أن 40% من العمال صنّفوا التدريب المدفوع على أنه "مهم للغاية" لرضاهم الوظيفي وأن 90% من الشركات تقدم نوعاً ما من استرداد الرسوم الدراسية أو الحوافز التعليمية لموظفيها.
  • وجد تقرير استطلاع مزايا موظفي الشركات الصغيرة والمتوسطة لعام 2022 أيضاً أن 61 بالمائة من جميع الموظفين يقدرون فرص التقدم في حياتهم المهنية في العمل. ومع ذلك، فإن حوالي 60% فقط من الشركات الصغيرة والمتوسطة تقدمها.

• الرعاية الصحية والعافية
  • يبحث الموظفون عن الشركات التي تعطي الأولوية لصححتهم العقلية من خلال توفير الموارد (مثل التعليم، والمرافق، والبرامج) لمساعدتهم على التأقلم والحصول على المساعدة إذا احتاجوا إليها. وفقاً لـ تقرير Mercer 2021 Health on Demand، إذا كان لدى الموظف إمكانية الوصول إلى مزايا الصحة العقلية، فمن المرجح بنسبة 42% أن يبقى مع صاحب العمل الحالي.

• مزايا التقاعد
  • أصبح جذب العمال الموهوبين والاحتفاظ بهم يعتمد بشكل متزايد على امتيازات التقاعد مثل خطة 401 (k) أو خطة المزايا المحددة.
    • يتم تعزيز الروح المعنوية للموظفين عند تحسين مزايا التقاعد، مثل التأمين الصحي.
    • وفقاً لنتائج استطلاع Mercer، تقدم 54% من الشركات مزايا التقاعد لموظفيها.
  • ومع ذلك، تشترك مزايا التقاعد في العديد من التحديات نفسها التي تواجهها مخصصات الرعاية الصحية. فمع تقلص هوامش الربح، تبدأ الشركات في البحث عن طرق لتوفير الأموال، مما أدى إلى تضرر كل من خطط المساهمات المحددة وخطط المزايا المحددة نتيجة لذلك.
  • يقل احتمال بقاء العمال في الشركة حتى سن التقاعد إذا لم يتم تقديم مطابقة لخطط 401(k) كجزء من حزمة المزايا.

أخيراً، من المهم ملاحظة أن كل واحدة من الامتيازات المذكورة أعلاه لديها القدرة على تعزيز سعادة الموظفين ووالولاء. تعتبر زيادة الأجور وبطاقات الهدايا طرقاً ملائمة لإظهار التقدير للموظفين، لكن نادراً ما يُنظر إليها على أنها مزايا حقيقية.

يمكن لحزمة المزايا المصممة جيداً أن تفعل العجائب في التوظيف، والاحتفاظ بالموظفين، والروح المعنوية.

تعتبر المزايا مثل خطط التقاعد والتأمين الصحي أمراً بالغ الأهمية للحفاظ على سعادة الموظفين وتعزيز بيئة عمل منتجة. وبالمثل، يمكن أن يكون لامتيازات العافية تأثير إيجابي على مشاركة الموظفين وإنتاجيتهم مع سهولة إدارتها من قبل الموارد البشرية.

في هذه الأيام، يطلب العديد من أصحاب العمل (أو يرحبون على الأقل) بإمكانية عمل موظفيهم عن بعد. إن القدرة على العمل عن بعد وتعويض الوقت المستغرق في القيام بذلك سيميز شركتك عن المنافسة في عملية التوظيف.

بالنسبة للموظفين، يُعد التأمين الصحي هو الميزة الأكثر قيمة. في حين أن خطط التأمين الصحي الجماعي القياسية هي خيار قابل للتطبيق للبعض، فإن حسابات الاسترداد الصحي (HRAs) توفر بديلاً أكثر فعالية من حيث التكلفة يمنح الشركات مرونة أكبر في تخصيص مزاياها.

ما هو دور مسؤول المزايا؟

بعض المسؤوليات الوظيفية لمسؤول المزايا هي كما يلي:

المسؤوليات الوظيفية:

• مقارنة مختلف برامج ومستفري مزايا الموظفين لتحديد أيهما يقدم أعلى قيمة للشركة.
• إنشاء واقتراح وإطلاق مبادرات رفاهية مبتكرة. ينبغي دراسة تصميمات الخطط والتغييرات في تكلفة المزايا.
• الحصول على أفضل الخطط والبدائل والتكاليف من خلال التفاوض مع الموردين والمديرين.
• تسهيل التواصل مع موردي الخطة والإداريين الخارجيين.
• إدارة تدفق المعلومات إلى الأطراف الثالثة المشاركة في تقديم الخدمات، وتحصيل الأقساط، وإدارة الخطة.
• تقليل النفقات وتعزيز الإنتاجية من خلال تحليل وتحسين الإجراءات الداخلية.
• من المهم تسجيل وتتبع العمليات الإدارية المتعلقة بالمزايا الممنوحة.
• تأكد من اتباع القواعد التي تضعها الحكومة.
• يجب الحفاظ على تقديم التقارير والمدفوعات بدقة وفي الوقت المناسب.
• مقارنة مختلف برامج ومستفري مزايا الموظفين باستخدام طلب تقديم عروض (RFP) لمزايا الموظفين لتحديد أيهما يقدم أعلى قيمة للشركة.
• إدارة المهام الإدارية اليومية المشاركة في معالجة المزايا. الاهتمام بالتعيينات الجديدة، وعمليات الفصل، والتغييرات، والمستفيدين، ومطالبات التأمين (مثل تلك الخاصة العجز أو الوفاة)، والتحويلات، وأوامر العلاقات الأسرية المؤهلة (QDROs)، وأوامر تغطية الطباعة الطبية المؤهلة للأطفال (QMCSOs)، والتوزيعات، والقروض، والحالات الطارئة، وعمليات التحقق من الامتثال.
• الإشراف على صيانة سجلات مزايا الموظفين، بما في ذلك تحديثات كشوف المرتبات وقاعدة بيانات المزايا الجماعية.
• جمع المعلومات من الموظفين، ثم إدارة الفوترة الشهرية وإنتاج القسائم لجميع رسوم إدارة الخطط الجماعية.
• جدولة مراجعة مطالبات الصحة والأسنان للمجموعة مرة كل ثلاثة أشهر.
• التحقق من أن فريق المزايا يقدم خدمة دقيقة وفعالة.
• إدارة عافية الموظفين
• يمكن أن يمنحك تقديم مجموعة واسعة من مزايا صحة الموظفين ميزة تنافسية عندما يتعلق الأمر بجذب الموظفين ذوي الأداء العالي والحفاظ عليهم.

مهام مسؤول المزايا في الشركة

يشرف مسؤول المزايا في المؤسسة وينظم جميع الأعمال اليومية لبرامج المزايا الجماعية لشركتك. كعضو في فريق الموارد البشرية، فهو أو هي مسؤول عن مساعدة الموظفين في أي أسئلة أو مخاوف قد تكون لديهم بشأن المزايا، فضلاً عن تصميم والبحث عن مزايا جديدة، وتحسين البرامج الحالية، والإشراف على إدارة المزايا ومراقبتها.

1. تحديد الميزة التي سيتم تقديمها: في ضوء الامتيازات والحرية التي تتيحها لهم ولعائلاتهم، يقدر الموظفون اليوم المزايا أكثر من التعويضات. تجمع حزم المزايا الشائعة بين المزايا الإلزامية والاختيارية، مما يمنح العمال طرقاً متعددة لتغطية نفقاتهم الطبية.
2. إدارة تكاليف المزايا: ابحث عن خطة تعتمد على العمل تلبي احتياجاتك مع الحفاظ على القدرة على تحمل تكاليفها. النسبة النموذجية التي يدفعها صاحب العمل نحو خطة الرعاية الصحية هي 70%. اختيار الحزمة يمكن أن يساعدك في توفير المال. وفقاً لجمعية إدارة الموارد البشرية SHRM، فإن "المدفوعات المجمعة" هي نوع من التعاقدات التي تدمج الرعاية قبل وبعد الإجراء في رسوم تفاوضية واحدة يمكن أن توفر المال وتسهل الفوترة للشركات وموظفيها.
3. كن فعالاً في إدارة المزايا الخاصة بك: الحفاظ على تنظيم جميع الأجزاء المتحركة لإدارة المزايا ليس بالمهمة السهل. عندما يتعلق الأمر بالتسجيل المفتوح، من المهم الحفاظ على خطوط الاتصال مفتوحة، والامتثال لجميع اللوائح، وإخطار مزودي التأمين المعنيين بخياراتك. قد تتعرض مؤسستك لبعض المشكلات الخطيرة إذا تم التعامل مع كل هذه المسؤوليات من خلال العمليات اليدوية.

كيفية القيام بإدارة مزايا العافية؟

عندما يتعلق الأمر بجذب العمال المهاري والاحتفاظ بهم، لا شيء يضاهي حزم مزايا الموظفين التنافسية. تتمتع حزمة المزايا الخاصة بشركتك بالقدرة على الاحتفاظ بالموظفين الحاليين وإغراء الباحثين عن عمل. ولهذا السبب من الأهمية بمكان أن يكون لدى فريق الموارد البشرية لديك فهم راسخ لإدارة المزايا وأن يتمكن من الإشراف على إدارتها بكفاءة.

يمكن أن تفيد صحة الموظفين وإنتاجيتهم، فضلاً عن التكلفة الإجمالية للرعاية الصحية التي يوفرها صاحب العمل، من برنامج عافية الموظفين المصمم والمدار بشكل صحيح. هناك عدة طرق يمكن أن تساعد بها مبادرات العافية الشركات.

• تقليل نفقات الرعاية الطبية.
• خفض معدلات التغيب.
• زيادة الإنتاج من قبل أعضاء الموظفين.
• خفض تكلفة تعويضات العمال ومزايا العجز.
• إننا ننقذ الأرواح عن طريق الحد من الإصابات.
• تعزيز حماس والتزام العمال.

يجب على أصحاب العمل التفكير في تطوير برنامج عافية مدروس جيداً يحسن صحة الموظفين والنتيجة النهائية للشركات نظراً لارتفاع نفقات التأمين الصحي وأهمية صحة الموظفين.

إليك الطرق المقترحة لتنفيذ برنامج إدارة العافية:

الخطوة 1. إجراء تقييم: المرحلة الأولى في إنشاء برنامج عافية القوى العاملة هي جمع البيانات عن صحة الموظفين واستعداد الشركة لتنفيذ التغيير بناءً على تلك النتائج. يمكن لأصحاب العمل استخدام هذه البيانات لتزويد الموظفين بخدمات وبرامج أفضل نتيجة لذلك.

الخطوة 2. الحصول على المساعدة من الإدارة: يتطلب بناء برنامج صحي ناجح دعم الإدارة. يتطلب التمويل، والشراء على مستوى المؤسسة، والموافقة على السياسات والممارسات المرتبطة بالبرنامج شراء الإدارة، كما هو الحال مع أي مسعى. يمكن وضع العافية كعنصر أساسي في المؤسسة إذا قدمت الإدارة مزيداً من الدعم من خلال المساعدة في ربط أهداف تعزيز الصحة بنتائج الأعمال.

الخطوة 3. إنشاء مجموعة الصحة والسلامة: بعد تقييم احتياجات الشركة وتلقي الموافقة من الإدارة العليا، يمكن لصاحب العمل إنشاء لجنة يقودها الموظفون لتعزيز والحفاظ على بيئة عمل صحية. سيعمل عمل اللجنة على تعزيز أساس دعم برنامج العافية في جميع أنحاء المؤسسة. قد تقع هذه المهام تحت اختصاص لجنة العافية:

• تقييم فعاليات المبادرات التنظيمية الحالية
• إلقاء نظرة على ما يبريده العمال ويحتاجونه.
• إنشاء استراتيجية تعزيز الصحة التي توضح الرؤية طويلة الأجل للمؤسسة، والأولويات، والتكتيكات.
• المساعدة في التخطيط والتنفيذ والتقييم للبرامج الصحية.

الخطوة 4. خلق الغايات والأهداف: يمكن للشركات استخدام نتائج تقييم القوى العاملة لتوجيه البرنامج وجعله ناجحاً. من أجل خفض النفقات الطبية، جعلت عدة شركات عافية الموظفين أولوية قصوى. الغياب والإنتاجية والاحتفاظ بالموظفين هي ثلاثة أهداف أخرى. أهداف وغايات برنامج العافية هي إعلانات عن الإنجازات الشاملة طويلة الأجل التي يمكن توقعها من البرنامج. يتم ربط هدف واحد أو أكثر بكل غاية لضمان الوصول إلى الهدف.

الخطوة 5. وضع خطة مالية: لا يمكن أن يتقدم تطوير برنامج العافية دون وضع خطة مالية أولاً. لا يمكن للمشروع أن يمضي قدماً دون أموال كافية.

يجب أن تمثل ميزانية عافية الشركة سعر الحوافز، والترويج، وتصميم البرنامج. تعد تكاليف موردي الفحص أو غيرهم من المزودين، وحوافز المشاركة، والمواد الإعلانية، ومخصصات الاجتماعات، وأجهزة قياس الخطوات أو متتبعات اللياقة البدنية، ووقت ممثل الموارد البشرية أو عضو اللجنة، وما إلى ذلك، أمثلة على بنود الميزانية التي يمكن أن تظهر في الميزانية.

الخطوة 6. أجزاء برنامج العافية: هيكل برنامج العافية متروك تماماً لصاحب العمل. تفرض احتياجات وموارد أي منظمة أنه لا يمكن لأي برنامج واحد معالجة مشاكلهم بشكل مناسب. يمكن أن يكون برنامج العافية بسيطاً مثل عنصر واحد أو معقداً مثل عدة عناصر.

بعض الأمثلة النموذجية للبرامج هي كما يلي:

• التدخلات المصممة لتخفيف التوتر.
• التدخلات للتخلص من الوزن الزائد.
• خطط العلاج للإقلاع عن التدخين.
• تحليلات المخاطر المحتملة على صحة الإنسان.
• الامتحانات لتحديد وضعك الصحي.
• أنشطة وجداول اللياقة البدنية.

الخطوة 7. اختيار المكافآت لبرنامجك: إذا كنت تريد أن يتوقف الناس عن فعل شيء سيء أو البدء في فعل شيء جيد، أو إذا كنت تريد أن يشارك المزيد من الناس في برنامج أو يكملونه، فإن تقديم الحوافز أو المكافآت هو طريقة رائعة للقيام بكل هذه الأشياء. إن فكرة الدفع للموظفين مقابل المشاركة في برنامج العافية متجذرة في المبادئ الأساسية لعلم نفس السلوك، والتي تنص على أن الناس مدفوعون للعمل بالعواقب الإيجابية التي يتوقعونها من تلك الأنشطة. يمكن زيادة الدافع من خلال تضمين نظام مكافآت في برنامج العافية. تعد أنظمة النقاط التي يمكن استبدالها بالسلع، وعلامات التقدير، والمدفوعات النقدية أمثلة قليلة فقط على أنواع المكافآت المختلفة الموجودة. يتم تحفيز المكافآت في البداية بحافز خارجي، ولكن في النهاية، يأتي التحفيز من الداخل.

الخطوة 8. مشاركة خطتك: تتطلب المرحلة التالية إضفاء الطابع الرسمي ونشر سياسة عافية الشركة. يجب توضيح أهداف الشركة، ودرجة مشاركتها، ونظام الحوافز والمكافآت المرتبطة بالعافية في بيان السياسة هذا. عند شرح هيكل المكافآت للعمال، قد يكون من المفيد استخدام شخصية وهمية (مثل "جون دو") كمثال حتى يتمكنوا من وضع الخطة في سياقها.

يتطلب تسويق البرنامج ودفع الأشخاص للتسجيل تواصلاً فعالاً. يمكن أن يساعد توصيل أهمية نمط الحياة الصحي في تشكيل مجتمع يدعمه. هناك مجموعة متنوعة من استراتيجيات التسويق وتعديل السلوك المجربة والحقيقية التي يمكن استخدامها لتحقيق هذا الهدف.

الخطوة 9. النظر في تأثير البرنامج: يُعد تقييم نجاح برنامج العافية أمراً بالغ الأهمية للحفاظ على دعم الإدارة والموظفين، وإجراء تعديلات على البرامج الحالية، وتطوير برامج جديدة تماماً. عند إطلاق برنامج عافية، يجب أن يكون لدى أصحاب العمل مقاييس وقواعد أساسية في مكانها؛ وستكون هذه فريدة لكل برنامج. يمكن لأصحاب العمل تتبع عدد العمال الذين يسجلون، وعدد الذين ينهون البرنامج، وكمية الأموال التي يوفرونها في الرعاية الصحية، وعدد منهم الذين ينجحون في الإقلاع عن التدخين أو السيطرة على وزنهم.