Qué es un sistema de administración de beneficios y cómo administrar los beneficios de bienestar

La funcionalidad de administración de beneficios para empleados suele incluirse en los sistemas de gestión de capital humano (HCM) de las empresas de tecnología de recursos humanos, desde grandes proveedores de software como Oracle y SAP hasta proveedores de tecnología de RR. HH. como Workday, Ultimate Software Group y Ceridian HCM. Estas empresas utilizan sus propios módulos de software o se integran con sistemas de terceros. Los proveedores de externalización de tecnología de RR. HH. también ofrecen funciones de beneficios a pequeñas y medianas empresas. Otros paquetes de software de beneficios están diseñados para operar con corredores de beneficios, quienes los venden a empresas cliente y ayudan a crear sistemas únicos que se adapten a sus requisitos y a las preferencias de los empleados.

La función principal del software es proporcionar a los administradores de recursos humanos un panel que detalla el paquete de beneficios, todos los tipos de beneficios ofrecidos y la frecuencia con la que los empleados los utilizan. El software también puede analizar datos anonimizados de reclamaciones de seguros para recomendar la configuración de beneficios óptima para cada empleado. Las funciones de autoservicio permiten a los trabajadores realizar cambios en sus beneficios y comunicarse con los administradores. Además, los sistemas de administración de beneficios pueden incluir aplicaciones móviles con interfaces de usuario al estilo de las redes sociales para agilizar el proceso anual de inscripción abierta y selección de beneficios. Algunos programas de incentivos para empleados ofrecen reducciones en las primas de seguros u otras recompensas a los trabajadores que cumplen con ciertos parámetros predeterminados de salud y condición física mediante el uso de dispositivos ponibles (wearables) de seguimiento de actividad y salud.

¿Qué debes buscar en un sistema de administración de beneficios?

Debes buscar los siguientes componentes en el sistema de administración de beneficios que estés considerando.

Ayuda a garantizar el cumplimiento normativo

Elige un sistema diseñado para garantizar el cumplimiento de todas las normativas aplicables, como la Ley de Protección al Paciente y Cuidado de Salud Asequible (ACA), la Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria (COBRA), y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros de Salud (HIPAA).

El sistema debe facilitar la personalización de un paquete de beneficios sin generar preocupaciones sobre el incumplimiento normativo. Los controles integrados del sistema deben evitar errores de cumplimiento y permitir modificar fácilmente los planes para satisfacer las necesidades de cada trabajador.

Elimina tareas innecesarias

A la hora de elegir un sistema de administración de beneficios, la perspectiva de recursos humanos es más crucial que la de un empleado promedio. Recursos humanos gestiona el sistema a diario, mientras que los empleados pueden iniciar sesión solo un par de veces al año.

A menudo, una interfaz atractiva “vende” un sistema que no resulta tan valioso para los expertos en RR. HH., a pesar de que muchas soluciones ofrecen una gran experiencia interactiva para los empleados. Un sistema excelente agiliza los procesos de RR. HH., incluida la generación de informes y la gestión de datos.

La optimización de los recursos humanos, la reducción de los costos administrativos y el aumento del compromiso de los empleados no se lograrán únicamente a través de la experiencia de usuario del empleado. Se requiere la capacidad de automatizar y agilizar procesos de RR. HH. que antes exigían mucho tiempo, esfuerzo y un gran volumen de datos. Elige un sistema capaz de realizar tareas como las siguientes:

1. Servicio de entrada de datos robótica (automatizada).
2. Gestión de beneficiarios para los clientes.
3. Ayuda en la recopilación y gestión de informes mediante diversos recursos.

¿Puede una buena administración de beneficios ayudar a retener a los buenos empleados?

Las prácticas que contribuyen a la retención de empleados se originan en muchas áreas de RR. HH., y todos los puestos dentro de una organización deben colaborar para desarrollar e implementar estrategias de retención complejas. Las distintas situaciones exigen enfoques diferentes, lo que a veces implica combinar estrategias generales y específicas.

Los esfuerzos de una empresa por retener a sus empleados pueden verse muy impulsados por el uso de técnicas eficaces en diversos contextos.

Los beneficios ayudan a retener a excelentes empleados:

Ofrecer beneficios a los empleados es un método infalible para mejorar la moral y reducir la rotación de personal. Con tantas opciones disponibles, a las empresas les puede resultar difícil decidir qué ventajas ofrecer a sus trabajadores. Al intentar cubrir vacantes, ¿qué beneficios ofrecen las empresas exitosas a sus empleados?

Asimismo, ¿qué ventajas son necesarias para que una empresa retenga y atraiga a los mejores talentos?

• Beneficios educativos y herramientas profesionales
  • La proliferación de plataformas de curación de contenido como YouTube y de proveedores de cursos en línea ha puesto a disposición una cantidad aparentemente infinita de recursos educativos gratuitos.
  • A pesar de esto, la educación superior y el deseo de aprendizaje continuo siguen siendo esenciales. Obtener un título avanzado para progresar en la carrera sigue siendo ventajoso en el mercado laboral actual.
  • Los programas de reembolso de matrículas y la formación remunerada en el trabajo son dos de los beneficios educativos más populares entre los empleados. Harvard descubrió que el 40 % de los trabajadores calificaba la formación remunerada como “extremadamente importante” para su satisfacción laboral y que el 90 % de las empresas ofrecían algún tipo de reembolso de matrícula o incentivo educativo a sus empleados.
  • Nuestro informe de la encuesta de beneficios para empleados de PYMES de 2022 también reveló que el 61 por ciento de todos los empleados valora las oportunidades de avanzar en su carrera en el trabajo. Sin embargo, solo alrededor del 60 % de las PYMES las ofrecen.

• Salud y bienestar
  • Los empleados buscan empresas que prioricen su salud mental proporcionando recursos (como educación, herramientas y programas) para ayudarles a afrontar los problemas y encontrar ayuda si la necesitan. Según el informe Mercer 2021 Health on Demand, si un empleado tiene acceso a beneficios de salud mental, es un 42 % más probable que permanezca en su empleo actual.

• Beneficios de jubilación
  • Atraer y retener a trabajadores talentosos depende cada vez más de los beneficios de jubilación, como un plan 401(k) o un plan de beneficios definidos.
    • La moral de los empleados aumenta cuando se mejoran los beneficios de jubilación, como el seguro médico.
    • Según los resultados de la encuesta de Mercer, el 54 % de las empresas ofrecen beneficios de jubilación a sus empleados.
  • No obstante, los beneficios de jubilación comparten muchos de los mismos desafíos que las prestaciones de atención médica. Dado que los márgenes de beneficio se estrechan, las empresas comienzan a buscar métodos para ahorrar dinero. Como resultado, tanto los planes de contribución definida como los de beneficio definido se han visto afectados.
  • Es menos probable que los trabajadores permanezcan en una empresa hasta su jubilación si no se les ofrece una aportación equivalente (match) al 401(k) como parte de su paquete de beneficios.

Por último, es importante señalar que cada una de las ventajas mencionadas tiene el potencial de impulsar la felicidad y la lealtad de los empleados. Los aumentos salariales y las tarjetas de regalo son formas convenientes de mostrar agradecimiento, pero rara vez se consideran beneficios reales.

Un paquete de beneficios bien diseñado puede hacer maravillas en la contratación, la retención y la moral.

Los beneficios como los planes de jubilación y el seguro médico son cruciales para mantener contentos a los empleados y fomentar un entorno de trabajo productivo. De igual manera, las ventajas relacionadas con el bienestar pueden tener un impacto positivo en el compromiso y la productividad de los empleados, a la vez que resultan fáciles de administrar para el departamento de RR. HH.

Hoy en día, muchos empleadores exigen (o al menos ven con buenos ojos) la disponibilidad de sus empleados para trabajar a distancia. La capacidad de teletrabajar y el reembolso por el tiempo dedicado a ello diferenciarán a tu empresa de la competencia en el proceso de contratación.

Para los empleados, el seguro médico es la ventaja más valiosa. Si bien los planes de salud grupales estándar son una opción viable para algunos, las cuentas de reembolso de salud (HRA) ofrecen una alternativa más rentable que brinda a las empresas mayor flexibilidad en la asignación de sus beneficios.

¿Cuál es el papel de un administrador de beneficios?

Algunas de las responsabilidades laborales de un administrador de beneficios son las siguientes:

Responsabilidades del puesto:

• Comparar varios programas y proveedores de beneficios para empleados con el fin de determinar cuál ofrece el mayor valor a la empresa.
• Crear, proponer y lanzar iniciativas de bienestar innovadoras. Se deben investigar los diseños de los planes y los ajustes en el costo de los beneficios.
• Obtener los mejores planes, alternativas y costos mediante la negociación con proveedores y directivos.
• Facilitar la comunicación con los proveedores del plan y los administradores externos.
• Gestionar el flujo de información hacia terceros involucrados en la prestación de servicios, la recaudación de primas y la gestión del plan.
• Reducir gastos y aumentar la productividad mediante el análisis y la mejora de los procedimientos internos.
• Es importante registrar y realizar un seguimiento de las operaciones administrativas relacionadas con los beneficios otorgados.
• Asegurarse de cumplir con las normas establecidas por el gobierno.
• Mantener una presentación precisa y puntual de los informes y pagos.
• Comparar varios programas y proveedores de beneficios para empleados utilizando una solicitud de propuesta (RFP) de beneficios para empleados para determinar cuál ofrece el mayor valor a la empresa.
• Gestionar las tareas administrativas diarias que implica la tramitación de beneficios. Ocuparse de nuevas contrataciones, despidos, cambios, beneficiarios, reclamaciones de seguros (como por discapacidad o fallecimiento), traspasos, órdenes judiciales de cobro (QDRO), órdenes médicas de apoyo infantil (QMCSOs), distribuciones, préstamos, situaciones de penuria y controles de cumplimiento.
• Supervisar el mantenimiento de los registros de beneficios de los empleados, incluidas las actualizaciones de nómina y la base de datos de beneficios grupales.
• Recopilar información de los empleados y, a continuación, gestionar la facturación mensual y la emisión de vales para todas las tarifas administrativas de los planes grupales.
• Programar una revisión trimestral de las reclamaciones de salud y dentales del grupo.
• Verificar que el equipo de beneficios ofrezca un servicio preciso y eficiente.
• Administración del bienestar de los empleados
• Ofrecer una amplia variedad de beneficios de salud para los empleados puede darte una ventaja frente a la competencia a la hora de atraer y retener personal altamente cualificado.

Funciones de un administrador de beneficios en una empresa

El administrador de beneficios de una organización supervisa y organiza todas las operaciones diarias de los programas de beneficios grupales de la empresa. Como miembro del equipo de RR. HH., es responsable de ayudar a los empleados con cualquier pregunta o inquietud sobre los beneficios, así como de diseñar e investigar nuevas prestaciones, mejorar los programas actuales y supervisar la administración de los mismos.

1. Decidir qué beneficios ofrecer: A la luz de las ventajas y la libertad que les brindan a ellos y a sus familias, los empleados de hoy valoran más los beneficios que el salario. Los paquetes de beneficios comunes combinan prestaciones obligatorias y opcionales, ofreciendo a los trabajadores múltiples formas de cubrir sus gastos médicos.
2. Gestionar los costos de los beneficios: Busca un plan laboral que satisfaga tus necesidades sin dejar de ser asequible. El porcentaje típico que un empleador paga para un plan de salud es del 70 %. Elegir un paquete adecuado puede ayudarte a ahorrar dinero. Según la Society for Human Resource Management SHRM, los “pagos agrupados” son un tipo de contratación que integra la atención previa y posterior a un procedimiento en una tarifa negociada que puede ahorrar dinero y facilitar la facturación a las empresas y a sus empleados.
3. Ser eficaz en la administración de beneficios: Mantener organizadas todas las partes móviles de la gestión de beneficios no es tarea fácil. En lo que respecta a la inscripción abierta, es fundamental mantener canales de comunicación abiertos, cumplir con todas las normativas y notificar tus elecciones a los proveedores de seguros correspondientes. Tu organización podría enfrentarse a problemas graves si todas estas responsabilidades se gestionan de forma manual.

¿Cómo realizar la administración de los beneficios de bienestar?

A la hora de atraer y retener a trabajadores talentosos, no hay nada mejor que unos paquetes competitivos de beneficios para empleados. El paquete de beneficios de tu empresa tiene el potencial tanto de retener al personal actual como de cautivar a quienes buscan empleo. Por eso es fundamental que tu equipo de RR. HH. tenga un firme dominio de la administración de beneficios y pueda supervisar su gestión de manera eficiente.

La salud y la productividad de los empleados, así como el costo total de la atención médica proporcionada por el empleador, pueden verse beneficiados por un programa de bienestar para empleados correctamente diseñado y gestionado. Las iniciativas de bienestar pueden ayudar a las empresas de muchas maneras:

• Reducir el gasto en atención médica.
• Disminuir las tasas de absentismo.
• Aumentar el rendimiento de los miembros del personal.
• Reducir el costo de la compensación laboral y los beneficios por discapacidad.
• Salvar vidas mediante la reducción de lesiones.
• Impulsar el entusiasmo y el compromiso de los trabajadores.

Los empleadores deben considerar el desarrollo de un programa de bienestar bien pensado que mejore tanto la salud de los empleados como los resultados financieros de la empresa, debido al aumento de los costos de los seguros médicos y a la importancia de la salud del personal.

A continuación, se sugieren las formas de implementar un programa de administración de bienestar:

Paso 1. Realizar una evaluación: La primera etapa en la creación de un programa de bienestar para la fuerza laboral es recopilar datos sobre la salud de los empleados y la disposición de la empresa para implementar cambios basados en dichos hallazgos. Como resultado, los empleadores pueden utilizar estos datos para ofrecer mejores servicios y programas a sus empleados.

Paso 2. Obtener el apoyo de la dirección: Construir un programa de salud exitoso requiere el respaldo de la gerencia. La financiación, la aceptación en toda la organización y la aprobación de las políticas y prácticas vinculadas al programa exigen la aprobación directiva, como en cualquier iniciativa. El bienestar puede posicionarse como un elemento fundamental de la empresa si la dirección brinda un apoyo adicional, ayudando a relacionar los objetivos de promoción de la salud con los resultados comerciales.

Paso 3. Crear un grupo de salud y seguridad: Tras evaluar las necesidades de la empresa y recibir la aprobación de la alta dirección, el empleador puede establecer un comité dirigido por empleados para promover y mantener un entorno de trabajo saludable. La labor del comité fortalecerá la base de apoyo del programa de bienestar en toda la organización. Estas tareas pueden recaer bajo la supervisión del comité de bienestar:

• Evaluar la eficacia de las iniciativas organizacionales existentes.
• Analizar qué quieren y necesitan los trabajadores.
• Crear una estrategia de promoción de la salud que establezca la visión, las prioridades y las tácticas a largo plazo de la organización.
• Ayudar en la planificación, ejecución y evaluación de los programas de salud.

Paso 4. Establecer metas y objetivos: Las empresas pueden utilizar los resultados de la evaluación de la fuerza laboral para orientar el programa y garantizar su éxito. Con el fin de reducir los gastos médicos, varias empresas han convertido el bienestar de los empleados en una prioridad absoluta. El absentismo, la productividad y la retención de empleados son otros tres objetivos. Las metas y objetivos de un programa de bienestar son declaraciones de los logros generales y a largo plazo que se pueden esperar del programa. Cada meta se asocia con uno o más objetivos para garantizar que se alcance.

Paso 5. Elaborar un plan financiero: El desarrollo del programa de bienestar no puede avanzar sin antes establecer un plan financiero. El proyecto no puede seguir adelante sin los fondos adecuados.

El presupuesto de bienestar de una empresa debe contemplar el costo de los incentivos, la promoción y el diseño del programa. Los costos de un proveedor de exámenes u otro proveedor, los incentivos de participación, los materiales publicitarios, las provisiones para reuniones, los podómetros o rastreadores de actividad física, el tiempo de un representante de recursos humanos o de un miembro del comité, etc., son ejemplos de partidas que pueden aparecer en un presupuesto.

Paso 6. Componentes del programa de bienestar: La estructura del programa de bienestar depende enteramente del empleador. Dadas las necesidades y los recursos de cualquier organización, ningún programa único puede abordar sus problemas por completo. El programa de bienestar puede ser tan simple como un solo elemento o tan complejo como varios.

Algunos ejemplos típicos de intervenciones son los siguientes:

• Intervenciones diseñadas para aliviar el estrés.
• Intervenciones para la pérdida de peso.
• Planes de tratamiento para dejar de fumar.
• Análisis de posibles riesgos para la salud humana.
• Exámenes para determinar tu estado de salud.
• Actividades y horarios para la condición física.

Paso 7. Elegir las recompensas para tu programa: Si quieres que las personas dejen de hacer algo malo o empiecen a hacer algo bueno, o si deseas que más personas participen o terminen un programa, ofrecer incentivos o recompensas es una excelente manera de lograrlo. La idea de pagar a los empleados por participar en un programa de bienestar se basa en los principios fundamentales de la psicología del comportamiento, los cuales afirman que las personas se sienten motivadas a actuar por las consecuencias positivas que esperan de dichas actividades. La motivación se puede incrementar incluyendo un sistema de recompensas en un programa de bienestar. Los sistemas de puntos canjeables por mercancía, muestras de agradecimiento y pagos monetarios son solo algunos ejemplos de los diversos tipos de recompensas que existen. Las recompensas se motivan inicialmente mediante un incentivo externo, pero, en última instancia, la motivación proviene del interior.

Paso 8. Compartir tu plan: La siguiente fase implica formalizar y difundir la política de bienestar de la empresa. En esta declaración de política deben detallarse los objetivos de la empresa, su nivel de participación y el sistema de incentivos y recompensas relacionados con el bienestar. Al explicar la estructura de bonificaciones a los trabajadores, puede resultar útil utilizar un ejemplo hipotético (como un caso de estudio) para que puedan contextualizar el plan.

Comercializar el programa y lograr que la gente se inscriba requiere una comunicación eficaz. Comunicar la importancia de un estilo de vida saludable puede ayudar a dar forma a una comunidad que lo respalde. Existen diversas estrategias de mercadotecnia y modificación de conducta probadas que se pueden emplear para alcanzar este objetivo.

Paso 9. Considerar el impacto del programa: Evaluar el éxito del programa de bienestar es crucial para mantener el respaldo de la dirección y del personal, realizar ajustes en los programas existentes y desarrollar otros totalmente nuevos. Al lanzar un programa de bienestar, los empleadores deben contar con métricas y valores de referencia establecidos; estos serán exclusivos de cada programa. Los empleadores pueden realizar un seguimiento de cuántos trabajadores se inscriben, cuántos terminan el programa, cuánto dinero ahorran en atención médica y cuántos de ellos logran dejar de fumar o controlar su peso.