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福利战略

什么是福利管理系统以及如何进行健康福利的行政管理

2022年10月31日 作者：Kate

员工福利管理功能通常由人力资源科技公司在其人力资本管理（HCM）系统中提供，涵盖从甲骨文（Oracle）和思爱普（SAP）这样的大型软件供应商，到Workday、Ultimate Software Group和Ceridian HCM等HR科技供应商。这些公司要么使用自研的软件模块，要么与第三方系统进行集成。面向中小企业的HR技术外包服务商也提供福利管理功能。其他福利软件则专门与福利经纪人配合运作，经纪人将这些软件销售给客户公司，并协助创建符合其需求及员工偏好的专属系统。

该软件的核心功能是为人力资源管理员提供一个仪表盘，详细展示福利方案、所有 类型的福利 提供的福利内容以及员工的使用频率。软件还可以分析匿名的保险理赔数据，为每位员工推荐最佳的福利配置。员工自助服务功能允许员工修改福利并与福利管理员进行沟通，而福利管理系统还可以集成带有社交媒体风格用户界面的移动应用程序，以简化年度公开投保（Open Enrollment）和福利选择流程。一些员工激励计划还会向利用可穿戴活动和健康追踪设备达到既定健康和健身标准的员工提供保费减免或其他奖励。

在选择福利管理系统时，您应该关注哪些方面？

在评估福利管理系统时，您应当重点考察以下组件。

确保合规性

选择一个专为确保符合所有适用法规而构建的系统，例如 《患者保护与平价医疗法案》（ACA）、 《统一综合预算调解法》（COBRA）以及 健康保险流通与责任法案 《健康保险流通与责任法案》（HIPAA）。

该系统应当让定制福利方案变得简单，同时不必担心合规风险。内置的系统检查应能避免合规错误，并且能够轻松修改计划以满足个别员工的需求。

消除繁琐的额外任务

在决定采用哪种福利管理系统时，HR的视角比普通员工的视角更为重要。人力资源部门需要日常运营该系统，而员工一年可能只需登录几次。

通常情况下，一个诱人的界面会“卖出”一个对HR专家而言价值并不那么高的系统。尽管许多解决方案为员工提供了极佳的交互体验，但事实正是如此。一个优秀的系统能够简化报告和数据管理等HR流程。

优化人力资源、降低管理成本以及提高员工参与度，并不能仅仅通过员工的用户体验来实现。真正关键的是能够自动化并简化那些以往需要耗费大量时间和精力以及庞大数据的HR流程。选择具备以下功能的系统：

  1. 机器人（自动化）数据录入服务。
  2. 为客户提供受益人管理功能。
  3. 利用多种资源协助编制和管理报告。

恰当的福利管理能否帮助留住优秀员工？

促进员工留存的实践源自HR的各个领域，组织内的所有岗位都需要通力合作，以制定和实施复杂的留存策略。不同的情况需要不同的方法，有时这意味着将宏观与具体的方法相结合。


在各种场景下运用有效的技术，可以大大加强公司的员工留存工作。

福利有助于留住优秀员工：

为员工提供福利是提升士气和减少员工流失屡试不爽的方法。面对众多的选择，公司很难决定究竟该为员工提供哪些福利。在尝试填补空缺职位时，成功的公司都会向员工提供哪些福利呢？

此外，公司要留住和吸引顶尖人才，哪些福利是必不可少的？

  • 教育福利与职业实用工具
    • YouTube等内容策划平台和在线课程提供商的激增，使得免费教育资源的供应看似取之不尽。
    • 尽管如此，高等教育和对终身学习的追求依然至关重要。在当今的就业环境中，获取高级学位以推动职业发展依然大有裨益。
    • 学费报销计划和带薪在职培训是员工中最受欢迎的两项教育福利。哈佛大学发现，40%的员工认为带薪培训对其工作满意度“极其重要”，90%的企业为其员工提供某种形式的学费报销或教育激励。
    • 我们2022年的中小企业员工福利调查报告还发现，所有员工中有61%重视在工作中获得职业晋升的机会。然而，仅有约60%的中小企业能够提供这些机会。
  • 医疗与健康
  • 退休福利
    • 401(k)或确定收益计划等退休福利对于吸引和留住人才变得越来越重要。
      • 当健康保险等退休福利得到改善时，员工的士气也会随之提振。
      • 根据美世的调查结果，54%的企业为员工提供退休福利。
    • 然而，退休福利面临着与医疗保障许多相同的挑战。由于利润空间不断收窄，企业开始寻找节省成本的方法。确定缴费计划和确定收益计划都受到了这种趋势的影响。
    • 如果福利方案中没有包含401(k)匹配供款，员工不太可能会在一家公司工作到退休。

最后，值得注意的是，上述每项福利都有潜力提升员工的幸福感和忠诚度。加薪和礼品卡是表达对员工感激之情的便捷方式，但它们很少被视为真正的福利。

一套精心设计的福利方案对招聘、员工留存和士气大有裨益。

退休计划和健康保险等福利对于保持员工快乐和营造富有成效的工作环境至关重要。同样地，健康福利不仅易于HR管理，还能对员工的参与度和生产力产生积极影响。

如今，许多雇主要求（或至少欢迎）员工能够进行远程办公。提供远程办公能力以及对远程办公产生费用的报销，将在招聘过程中使您的公司脱颖而出。

对员工而言，健康保险是最有价值的福利。虽然标准的团体健康计划对某些人来说是一个可行的选择，但HRA（健康报销安排）提供了一种更具成本效益的替代方案，赋予企业更大的福利分配灵活性。

福利管理员的角色是什么？

福利管理员的部分工作职责如下：

工作职责：

  • 比较各种员工福利计划和供应商，以确定哪一项能为公司带来最大价值。
  • 创建、建议并推出创新的福利举措。研究方案设计和福利成本的调整。
  • 通过与供应商和管理层进行谈判，争取最优惠的方案、替代选择和成本。
  • 促进与计划供应商及外部管理员的沟通。
  • 管理信息流，对接参与服务交付、保费征收和计划管理的第三方。
  • 通过分析和改进内部流程来削减开支并提高生产力。
  • 记录并追踪与已发放福利相关的行政运营工作至关重要。
  • 确保遵守政府制定的各项法规。
  • 必须准确、按时地完成报告和款项的提交与缴纳。
  • 使用 员工福利招标书（RFP） 来比较各种员工福利计划和供应商，以确定哪一个能为公司提供最大价值。
  • 管理福利处理过程中的日常行政任务。负责处理新员工入职、离职、变更、受益人、保险理赔（如伤残或死亡理赔）、转账、合资格国内关系令（QDRO）、合资格医疗儿童抚养令（QMCSO）、分配、贷款、经济困难提取以及合规检查。
  • 监督员工福利档案的维护，包括薪资更新和团体福利数据库。
  • 收集员工信息，然后管理所有团体计划行政费用的每月开票和凭证生成工作。
  • 安排每三个月对团体的健康和牙科理赔进行一次审查。
  • 核实福利团队是否在提供准确、高效的服务。
  • 员工健康管理
  • 提供丰富多样的员工健康福利，能在吸引和留住高绩效员工方面赋予您竞争优势。

公司福利管理员的职能

企业中的福利管理员负责监督和组织公司团体福利计划的所有日常运营。作为HR团队的一员，他或她负责协助员工解答有关福利的任何问题或疑虑，设计和研究新福利，完善现有方案，并监督与监控福利管理工作。

  1. 决定提供哪些福利：鉴于福利为员工及其家人带来的实惠和自由度，如今的员工对福利的重视程度甚至超过了薪酬。常见的福利方案将强制性和自选福利结合起来，为员工提供了多种途径来支付医疗费用。
  2. 管理福利成本：寻找既能满足需求又经济实惠的工作场所福利计划。雇主为医疗计划支付的典型比例为70%。选择合适的方案有助于您节省资金。根据美国人力资源管理协会（SHRM）的说法 SHRM，“打包付费（bundled payments）”是一种将术前和术后护理整合为一个议定费用的签约模式，可以为企业及其员工节省资金并简化计费流程。
  3. 高效开展福利管理：要将福利管理的各个动态环节组织得井井有条并非易事。在开放投保期间，保持沟通渠道畅通、遵守所有法规并向相关保险供应商通报您的选择至关重要。如果所有这些职责都通过人工操作来处理，您的企业可能会陷入严重的麻烦之中。

如何进行健康福利管理？

在吸引和留住优秀员工方面，没有什么比极具竞争力的员工福利方案更有效的了。您公司的福利方案既能留住现有员工，也能吸引求职者。因此，至关重要的是，您的HR团队必须对福利管理有扎实的理解，并能高效地进行监督管理。

设计和管理得当的员工福利计划，不仅能促进员工的健康与生产力，还能降低雇主提供的医疗保健总成本。健康计划可以从多方面为企业带来益处。

  • 降低医疗护理费用。
  • 降低缺勤率。
  • 提高员工产出。
  • 降低工伤赔偿和伤残福利的成本。
  • 通过减少工伤事故来挽救生命。
  • 提升员工的积极性和敬业度。

鉴于医疗保险费用的不断上涨以及员工健康的重要性，雇主应当考虑制定周密的健康计划，以同时改善员工健康和公司的财务底线。

以下是实施健康管理计划的建议步骤：

第一步：进行评估： 建立员工健康计划的第一阶段是收集有关员工健康状况的数据，以及公司根据这些发现实施变革的准备程度。雇主可以利用这些数据为员工提供更好的服务和计划。

第二步：获得管理层的支持： 打造一个成功的健康计划离不开管理层的支持。与任何项目一样，资金、全公司范围内的认同，以及对与项目相关政策和实践的批准，都需要管理层买单。如果管理层通过帮助将健康促进目标与业务成果联系起来提供进一步的支持，就可以将健康提升为企业不可或缺的一个组成部分。

第三步：成立健康与安全小组：在评估了公司的需求并获得高层管理人员的批准后，雇主可以成立一个由员工主导的委员会，以营造和维护健康的工作环境。委员会的工作将巩固健康计划在整个组织中的支持基础。以下任务可能属于健康委员会的职责范围：

  • 评估现有组织举措的有效性
  • 了解员工的意愿和需求。
  • 制定健康促进战略，阐明组织的长期愿景、优先级和战术。
  • 协助规划、执行和评估健康项目。

第四步：制定宗旨和目标：公司可以利用员工评估的结果来指导项目并确保其成功。为了削减医疗开支，许多企业将员工健康列为首要任务。缺勤率、生产力和员工留存是另外三个目标。健康计划的目标和宗旨是对该计划预期取得的整体、长期成果的陈述。每个宗旨都关联着一个或多个目标，以确保宗旨的达成。

第五步：制定财务预算：在没有先建立财务预算的情况下，健康计划的开发将无法推进。如果没有充足的资金，项目便无法向前发展。

公司的健康预算应当涵盖激励措施、宣传推广以及项目设计的成本。筛查供应商或其他服务商的费用、参与激励、宣传材料、会议物资、计步器或健身追踪器、人力资源代表或委员会成员投入的时间等，都是可能出现在预算中的具体明细项目。

第六步. 健康计划的组成部分：健康计划的结构完全由雇主决定。鉴于任何组织的具体需求和资源各不相同，没有哪一个单一的计划能够完美解决他们所有的问题。健康计划可以简单得只有单一要素，也可以复杂得包含多项内容。

以下是一些典型的软件示例：

  • 旨在缓解压力的干预措施。
  • 旨在减掉多余体重的干预措施。
  • 戒烟治疗方案。
  • 人类健康潜在风险分析。
  • 确定健康状况的体检。
  • 体育健身活动及日程安排。

第七步：为您的计划选择奖励：如果您想让人们改掉坏习惯、养成好习惯，或者希望更多人参与并完成某个项目，提供激励或奖励是实现所有这些目标的好方法。向参与健康计划的员工付费这一理念植根于行为心理学的基础原则，该原则指出，人们受其对这些活动所期望的积极结果的驱使而采取行动。在健康计划中引入奖励系统可以增强动机。可兑换商品的积分系统、感谢信以及现金支付，只是众多不同奖励类型的几个例子。奖励最初由外部激励驱动，但归根结底，动力来自于内心。

第八步：分享您的计划： 接下来的阶段涉及将公司的健康政策规范化并进行传播。此政策声明应详细说明公司的目标、参与度要求以及与健康相关的激励和奖励系统。在向员工解释奖金结构时，使用“某某人（John Doe）”作为示例会很有帮助，这样他们就能在具体的语境中理解该计划。

推广该计划并吸引人员注册需要进行有效的沟通。传达健康生活方式的重要性有助于塑造一个支持健康生活方式的社群。为了实现这一目标，可以采用各种经实践检验的营销和行为改变策略。

第九步：评估项目的影响：评估健康计划的成功与否对于维持管理层和员工的支持、对现有计划进行调整以及开发全新计划至关重要。在推出健康计划时，雇主应当制定好评估指标和基准；这些指标因各个计划而异。雇主可以追踪有多少员工注册、有多少人完成了项目、在医疗保健上节省了多少资金，以及其中有多少人成功戒烟或控制了体重。