מהי נוכחות-יתר (Presenteeism) במקום העבודה וכיצד למנוע אותה

יצא לכם פעם לעבוד במקום שבו הכל הרגיש איטי ומנומנם? אתם יודעים, הרגשה כאילו מישהו שאב את כל האנרגיה מהחדר, וקשה להישאר פרודוקטיביים וממוקדים? אבל אתם עדיין שם, ליד השולחן או עמדת העבודה שלכם, שעות על גבי שעות.

ובכן, זוהי סוגיית נוכחות-יתר על רגל אחת (תופעה שמתמודדים איתה באמצעות רווחה נפשית וגופנית בעבודה)!

נוכחות-יתר מוגדרת כ"אובדן הפרודוקטיביות והביצועים של עובד, או קבוצת עובדים, כאשר הם מגיעים לעבודה חולים, מותשים, או מוסחים מדי מבעיותיהם האישיות מכדי להתרכז במטלות שלהם". הם אולי נמצאים שם פיזית, אבל לא נוכחים ברגע!

זה לא הוגן להטיל את האשמה על אדם מסוים או על עובד ספציפי כשמבחינים בנוכחות-יתר. הסיבה לכך היא שאנו חיים בעולם מורכב כל כך, שבעיית נוכחות-יתר סופה להרים את ראשה המכוער מדי פעם.

עם זאת, יש בהחלט דרכים למדוד נוכחות-יתר במקום העבודה, וגם דרכים למנוע אותה.

קראו את המאמר כדי ללמוד עוד על הנושא! לחצו על הסעיפים שלהלן כדי לדלג ישירות לשאלה הספציפית שלכם.

• מהי נוכחות-יתר? מה גורם לה?
• כיצד נוכחות-יתר משפיעה על מקום העבודה?
• כיצד לזהות נוכחות-יתר?
• כיצד למנוע נוכחות-יתר?

מהי נוכחות-יתר ומה גורם לה?

נוכחות-יתר קשורה הדוקות להיעדרות (Absenteeism). ההבדל הוא ש היעדרות מוגדרת כ אי-הגעה לעבודה או אי-הימצאות בה כנדרש בלוח הזמנים. אנשים המפגינים היעדרות אמורים לעבוד על פי לוח הזמנים, אך אינם מופיעים לעבודה או אינם נשארים למשך כל יום העבודה שלהם.

העדרות אינה כוללת חופשה בתשלום מתוכננת (או חופשה ללא תשלום מתוכננת), אך היא כן כוללת היעדרויות לא מתוכננות כגון ימי מחלה מופרזים.

אך נוכחות-יתר קשה יותר להבנה ולשינוي. בדרך כלל אנו רואים נוכחות-יתר באה לידי ביטוי בשלושה אופנים:

• העובד מגיע לעבודה, אפילו כשהוא חולה
• העובד משקיע שעות ארוכות, אך בפועל אינו פרודוקטיבי לאורך כל הזמן (לעיתים מכונה "נוכחות פיזית בלבד" או Face time)
• העובד פועל ברמת תפוקה מופחתת בשל הסחות דעת אחרות (למשל, בעיות בבית, דיכאון או מחלת נפש, בעיות בריאות, או פשוט חוסר עניין בעבודה עצמה)

העיקרון המרכזי כאן הוא שהאדם אינו מסוגל להקדיש תשומת לב מספקת לעבודתו או למשימותיו עקב כוחות פנימיים או חיצוניים. נרחיב להלן על הגורמים המובילים לנוכחות-יתר, מה שיבהיר את ההגדרה עוד יותר.

העלות של נוכחות-יתר גבוהה לפחות פי 6 מהעלות של היעדרות

על פי מחקר של המרכז לבקרת מחלות ומניעתן בארה"ב (CDC), היעדרות עולה למעסיקים בארה"ב סכום מוערך של 225.8 מיליארד דולר בשנה (או1,685 דולר לעובד). לשם השוואה, חוקרים ב-Global Corporate Challenge שחקרו נתונים ממקומות עבודה מצאו כי עובדים נעדרים מהעבודה בממוצע 4 ימים בשנה, אך עובדים הודו כי היו לא-פרודוקטיביים (נוכחות-יתר) בעבודה במשך 57.5 ימים בשנה (כמעט 3 חודשי עבודה בשנה). אותו מחקר העריך כי נוכחות-יתר בסופו של דבר עולה למעסיקים בארה"ב 1,500 מיליארד דולר בשנה. נוכחות-יתר גם משולשת מאז 2010, ולכן חשוב לשים לב למגמה גואה זו.

מה מוביל לנוכחות-יתר, ומי מועד לכך?

קשה לנהל נוכחות-יתר, שכן היא בדרך כלל חומקת מתחת לרادار בשגרת היומיום. עם זאת, ישנם כמה גורמים נפוצים המובילים ל סיכויים גבוהים יותר לנוכחות-יתר:

• צבירת ימי חופשה: יש הרואים בכך אות כבוד לצבור את ימי החופשה שלהם, כנראה כדי להראות לבוס שהם מסורים לעבודה. אבל התשישות מהעבודה ומחיי היומיום מצטברת כך.
• לחץ מתרבות הארגון: יש החוששים שניצול ימי מחלה, או יציאה לחופשה/ימי חופש תגרום להם להיראות פחות מחויבים לעבודה (והבוס יבחין בכך). לכן אנשים אינם לוקחים חופש כדי לא להיות מנופים או להפסיד קידומים והעלאות שכר. הדבר מוביל לאנשים מותשים ועמוסים בעבודה.
• עומס עבודה כבד: אנשים בעלי עומס עבודה כבד להימנע מלקיחת חופש, משום שאינם רוצים להעמיס על עמיתיהם לעבודה את משימותיהם, או לחזור להר أرو עבודה מצטבר.
• מעט או ללא ימי מחלה בתשלום: בארגונים שבהם יש מעט או אפס ימי מחלה בתשלום (בדרך כלל במקצועות צווארון כחול), עובדים יופיעו לעבודה גם כשאינם מרגישים טוב, כדי להימנע מאובדן שכר.
• נאמנות לצוות: יש אנשים שאינם לוקחים חופש מכיוון שהם רוצים לוודא שהצוות מתפקד כמו מכונה משומנת היטב. הם חוששים שלקיחת חופש תגרום לחוסר איזון לא פורמלי ותשפיע לרעה על כולם. הדבר נעשה בכונות טובות, אך בסופו של דבר עולה לצוות ביוקר.
• בריאות: אנשים החווים מצב בריאותי ירוד או בעיות רפואיות נוטים יותר לדווח על נוכחות-יתר.
• חשיבות התפקיד בחברה: אנשים הממלאים תפקידים תובעניים יותר נוכחים יותר בפעילות נוכחות-יתר, כנראה בשל עומס העבודה הפיזי או רמות הלחץ.
• העסקה זמנית לעומת קבועה: אנשים המועסקים במשרות קבועות מועדים יותר לנוכחות-יתר מאשר אנשים המועסקים במשרות עונתיות או זמניות (בדרך כלל תפקידים בשכר לפי שעה). כנראה משום שיש להם ביטחון תעסוקתי ופחות צורך להוכיח את ערכם לחברה.
• ענף התעשייה: אנשים העובדים בענפי הבריאות/רפואה, הרווחה או החינוך נוטים יותר להפגין נוכחות-יתר.
• עבודות מלחיצות: לאנשים בעלי משרות מלחיצות יש לעתים קרובות רמות גבוהות יותר של נוכחות-יתר מאשר לאחרים.

כיצד נוכחות-יתר משפיעה על מקום העבודה?

ההשפעות של נוכחות-יתר מצטברות לאורך זמן.

אובדן פרודוקטיביות היא ההשפעה המרכזית של נוכחות-יתר. קל יותר לראות את ההשפעה של היעדרות, אך השפעות נוכחות-יתר אורבות בצללים. יש סיבה לכך שנוכחות-יתר עולה לארגונים פי 6 יותר מאשר היעדרות! על פי סטטיסטיקה קנדה, אובדן הפרודוקטיביות כתוצאה מנוכחות-יתר היה גדול פי 7.5 מאובדן הפרודוקטיביות כתוצאה מהיעדרות.

השפעה מרכזית נוספת של נוכחות-יתר היא תשישות ואפשרות לפגיעה בריאותית בעתיד. כאשר אנשים אינם לוקחים חופש (זמן חופשה בתשלום או חופשה ללא תשלום), הם הופכים מותשים יותר ויותר. לכן, כוח אדם מותש הופך פגיע יותר למחלות (גדולות או קטנות). ובתפקידים הכוללים עבודה פיזית, עובדים מותשים מובילים לסיכויים גבוהים יותר לפציעות בעבודה.

הרגל רע זה יכול גם להפיץ מחלות בעבודה! כאשר אנשים חולים אינם לוקחים חופש, קיים סיכון עצום שהאדם הנגוע יעביר את מחלתו לעמיתים לעבודה.

החדשות הטובות: מחקר שנערך לאחרונה מצא כי נוכחות-יתר עולה לעסקים פי 10 יותר מאשר היעדרות…אך קל יותר לתקן אותה. לכן חשוב ליצור שינוי תרבותי המונע נוכחות-יתר ככל האפשר, אך עוד על כך בהמשך! כלי עבודה ו תכנון משאבים כמו Toggl Plan מקלים על ניהול בסביבת עבודה גמישה.

כיצד לזהות נוכחות-יתר במקום העבודה?

כעת לאחר שדיברנו על מהי נוכחות-יתר ועל השפעותיה המצערות, נדון בכמה דרכים שבהן תוכלו להשתמש כדי למנוע נוכחות-יתר בארגון שלכם! על ידי שמירה על מדד פרו-אקטיבי לנוכחות-יתר, קל יותר לארגונים לנהל את שואב הפרודוקטיביות הנסתר הזה.

1. אנונימיות סקרים מהירים (Pulse Surveys): זוהי דרך מצוינת לאסוף נתונים אנונימיים בזמן אמת מהצוות שלך. זוכרים את כל הגורמים המובילים לנוכחות-יתר? הצוות שלנו יכול להגדיר עבורכם סקר דופק מותאם אישית הבנוי לזהות את אותם גורמים של תרבות נוכחות-יתר.

2. מעקב אחר איכות העבודה: שיטה זו דורשת הרבה יותר זמן, אך היא עדיין דרך מצוינת לזהות נוכחות-יתר. פסיכולוגים ממליצים להגדיר אמת מידה של התנהגות וביצועים עבור עובדים. מדד איכותי זה יאפשר למנהלים לראות כיצד עובדים מתנהגים תחת “נורמליים” תנאים, ויקל על זיהוי חריגות מהנורמה. לכן אם עובד (או צוות ) הוא בדרך כלל די פרודוקטיבי, אך לא הפיק באותה רמת תפוקה בתקופה האחרונה, ייתכן שזה סימן לנוכחות-יתר.

3. שיחה עם הצוות שלך: כולנו בני אדם בסופו של דבר. לכן כדאי לשבת עם הצוות שלכם מדי פעם (או בנפרד עם כל אחד, אם זה מרגיש נוח יותר), לקבל מהם משוב ולעזור לכם לנהל כל בעיה חיצונית. היתרון בשיטה זו הוא שאתם מחזקים עוד יותר את הקשר שלכם עם הצוות, והפגיעות הפתוחה שתיווצר תשפר את הכิմיה האישית והצוותית.

כיצד להפחית או למנוע נוכחות-יתר?

נוכחות-יתר היא בהחלט ברת מניעה, או שניתן לפחות להפחיתה באופן דרסטי באמצעות שימוש בשיטות עבודה מומלצות. ההחזר על ההשקעה (ROI) משיטות אלו לא רק ימנע נוכחות-יתר, אלא גם ישפר את תרבות מקום העבודה. הערה צדדית, מחקרים מראים כי תרבות חזקה, חיובית ו רווחה מרכזית, עם דגש על בריאות ואושר, יכולות:

• מגדילה את מעורבות העובדים ב-30%,
• מוסיפה 10 ימי פרודוקטיביות נוספים בשנה לכל עובד
• מביאה לעלייה של עד 19% בהכנסה התפעולית
• מספקת צמיחה של 28% ברווחים!

1. תקשרו את הצורך להיות נוכחים ואפשרו גמישות: הקל ביותר הוא להגדיר מראש את הציפייה מול הצוות שכשהם בעבודה (או עובדים מהבית), כולם צריכים להיות נוכחים ברגע. כאשר אין הנחיות ברורות שניתנות לצוות, זוהי הזמנה פתוחה לנוכחות-יתר להשתרבב פנימה.

הגדרת ציפיות ברורות אולי אינה מספיקה, במיוחד בימים אלו שבהם המאבק על כישרונות נמצא בשיאו. לכן חשוב שארגונים יתיישרו עם רוח התקופה ויהיו גמישים עם העובדים שלהם. הנה כמה שיטות עבודה מומלצות ליצירת סביבת עבודה גמישה:

• זמן חופשה נדיב: על ידי מתן זמן חופשה/חופש נדיב לצוות, הדבר מעביר מסחר ברור שההנהלה מונעת ליצור תרבות של אמון וכבוד הדדי. זה מובטח לקבל תגובה חיובית, וככל הנראה יוביל גם לצוות בעל מוטיבציה גבוהה יותר!
• סביבת עבודה מבוססת תוצאות בלבד (ROWE): מדידת הצלחה לפי ביצועים, תוצאות או תפוקה, ולא לפי מספר שעות העבודה (במידת האפשר). זה עוצמתי במיוחד עבור דורות צעירים שאינם תופסים לחלוטין את המושג “Face-time”.
• עבודה מרחוק: יצירת הזדמנות לצוות לעבוד מהבית (במידת האפשר) לפי לוח זמנים קבוע כלשהו תרומם את הרוח. זה שימושי במיוחד כשאנו מאמצים את “הנורמל החדש” שבו כולם משתלבים מחדש בחיי היומיום.
• עבודה אגנוסטית לזמן: גמישות מול הצוות ואפשרות לקבוע לעצמם שעות ( למשל, התחלה מוקדמת או מאוחרת יותר ) בהתאם לסביבת ה-ROWE (במידת האפשר). שוב, זה רק בונה על יצירת תרבות של אמון וכבוד הדדי. זה בניגוד למקום העבודה המסורתי שבו שעות העבודה מוקשחות.

2. צרו תרבות ארגונית של בריאות ורווחה (Wellness): על מנת לקדם בריאות במקום העבודה, ואת כל היתרונות הכרוכים בכך, אנו זקוקים להנהלה שאכפת לה מהעובדים שתומכת בהם להשיג את מה שחשוב להם. הנה כמה דרכים ליצירת תרבות בריאות ורווחה בארגון שלכם:

• רכישת תמיכה לתרבות הבריאות מהשטח ועד להנהלה: התמיכה ברמת השטח עבור רווחה תמיד קיימת, אבל הצוות לא יעריך זאת באותה מידה, או לא יוכל להזדהות אלא אם כן תהיה לו תמיכה מצד המנהיגים. שינוי קורה כשכולם סינכרונים!
• צרו תנאים המאפשרים לצוות לזהור: יצירת סביבה בריאה שבה עובדים מרגישים שמעריכים אותם על המאמצים שלהם לקראת אורח חיים בריא. חיזוק חיובי הוא תגובה מדהימה מצד מנהיגים לקידום תרבות בריאות ורווחה!
• הגיעו אל האנשים בגובה העיניים: לא כולם הולכים לרוץ מרתון או להפוך למפתחי גוף. עלינו להנגיש את הבריאות לכולם, ולתת לו לבחור אילו היבטים של בריאות ורווחה הם רוצים להדגיש. אחת הדרכים הקלות ביותר להבין את העובדים שלך היא באמצעות סקר רווחת עובדים, כדי שתוכל להבין היכן כל אחד נמצא במסע הבריאות שלו. תוכל להתחיל עם 28 אלה פעילויות רווחה שכולם יאהבו. מרכיב נוסף הוא יצירת משאבים שהצוות יכול להסתמך עליהם כדי לחנך את עצמו על בריאות ורווחה, אותם תוכלו להפיץ באמצעות ניוזלטר בריאות ורווחה. בדקו את פוסט בבלוג שלנו על מה שפרקטיקה של בריאות באמת אומרת!

3. הנהלה המהווה דוגמה אישית: כדי לקשור את הכל לתמונה מלאה, אם ההנהלה מהווה דוגמה אישית, זו עשויה להיות השיטה הקלה, היעילה והפרקטית ביותר למניעת נוכחות-יתר. המשמעות היא שההנהלה צריכה:

• לקחת ימי חופש כשהם חולים, או מרגישים חולי
• לנצל את ימי החופשה שלהם באופן קבוע (לא לתת להם להצטבר)
• להתמקד בבריאות ורווחה (Wellness)
• להיות נוכחים ברגע
• ליצור תרבות המעודדת גמישות

לסיכום, נוכחות-יתר יכולה להשפיע באופן משמעותי על כל עסק. עם זאת, חשוב לטפל באופן פרו-אקטיבי בגורמים המובילים לנוכחות-יתר, במקום להיות תגובתיים. כאשר מנהיגים מתחייבים ליצור תרבות בריאות ורווחה, הסיכון לנוכחות-יתר מצטמצם משמעותית!

קריאה נוספת

מעוניינים לדעת איך נראות הטבות בריאות? בדקו את ה-“כיצד למקסם מעורבות באתגרי רווחה” לקבלת עצות מעשיות לטיפוח מעורבות עובדים והגברת המורל באמצעות אתגרי בריאות לעובדים.

רוצים ללמוד עוד על בריאות ארגונית?השתתפו בסדרת סเวinars בת שלושה חלקים שלנוסדרת ובינרים על יסודות הבריאותלמנהלי משאבי אנוש.זהו שער כניסה מצוין לכל מי שרוצה (או צריך) לצלול ישר לתוך התעשייה.

מעוניינים לשוחח עם מומחה הטבות לקבלת תמיכה אישית יותר?קבעו שיחת היכרות עם IncentFit.נלמד קצת יותר על הצרכים הייחודיים של החברה שלכם וניקח אתכם בכיוון הנכון.