Was ist Präsentismus am Arbeitsplatz und wie man ihn verhindert

Haben Sie schon einmal an einem Ort gearbeitet, an dem sich alles träge anfühlte? Sie wissen schon, wenn es wirkt, als hätte jemand die Energie aus dem Raum gesaugt, und es schwer fällt, produktiv und konzentriert zu bleiben? Aber man sitzt trotzdem stundenlang am Schreibtisch oder Arbeitsplatz.

Nun, das ist Präsentismus auf den Punkt gebracht (ein Thema, das angegangen wird durch Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz)!

Präsentismus ist definiert als „der Verlust an Produktivität und Leistung eines Mitarbeiters oder einer Gruppe von Mitarbeitern, wenn sie krank, erschöpft oder zu sehr durch persönliche Probleme abgelenkt zur Arbeit erscheinen, als dass sie sich auf ihr Arbeitspensum konzentrieren könnten“. Sie sind vielleicht physisch anwesend, aber mit den Gedanken ganz woanders!

Wenn man Präsentismus bemerkt, ist es unfair, einer bestimmten Person oder einem Mitarbeiter die Schuld in die Schuhe zu schieben. Das liegt daran, dass wir in einer so unglaublich komplexen Welt leben, dass das Problem des Präsentismus unweigerlich ab und zu sein hässliches Haupt erheben muss.

Dennoch gibt es durchaus Möglichkeiten, Präsentismus am Arbeitsplatz zu messen und ihm vorzubeugen.

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• Was ist Präsentismus? Was sind die Ursachen?
• Wie wirkt sich Präsentismus auf den Arbeitsplatz aus?
• Wie lässt sich Präsentismus erkennen?
• Wie kann man Präsentismus verhindern?

Was ist Präsentismus und was sind seine Ursachen?

Präsentismus ist eng mit Absentismus verwandt. Der Unterschied besteht darin, dass Fehlzeiten definiert ist als das Versäumnis, wie geplant zur Arbeit zu erscheinen oder dort zu bleiben. Personen, die Fehlzeiten zeigen, sind zwar für die Arbeit eingeteilt, erscheinen aber nicht oder bleiben nicht für die Dauer ihres Arbeitstages.

Absentismus schließt geplante bezahlte Freistellungen (oder geplante unbezahlte Freistellungen) nicht ein, wohl aber ungeplante Fehlzeiten wie übermäßige Krankheitstage.

Aber Präsentismus ist schwieriger zu verstehen und zu verändern. Typischerweise erleben wir Präsentismus in drei Erscheinungsformen:

• Mitarbeitende erscheinen auch dann zur Arbeit, wenn sie krank sind.
• Mitarbeitende legen lange Arbeitszeiten ein, sind aber nicht die ganze Zeit über tatsächlich produktiv (manchmal auch als „Anwesenheitskultur“ bezeichnet).
• Mitarbeitende arbeiten aufgrund anderer Ablenkungen (z. B. Probleme zu Hause, Depressionen oder psychische Erkrankungen, gesundheitliche Probleme oder einfach mangelndes Interesse an der Arbeit selbst) mit verminderter Leistung.

Der Hauptgedanke hierbei ist, dass die Person aufgrund interner oder externer Einflüsse nicht genügend Aufmerksamkeit auf ihre Arbeit oder ihre Aufgaben richten kann. Wir werden im Folgenden näher auf die Faktoren eingehen, die zu Präsentismus führen, wodurch die Definition weiter verdeutlicht wird.

Die Kosten des Präsentismus sind mindestens 6-mal höher als die des Absentismus.

Untersuchungen des US-amerikanischen Centers for Disease Control and Prevention (CDC) zufolge verursacht Absentismus bei US-Arbeitgebern geschätzte Kosten von 225,8 Milliarden US-Dollar pro Jahr (oder1.685 US-Dollar pro Mitarbeiter). Im Gegensatz dazu ergab eine Studie von Forschern der Global Corporate Challenge zu Arbeitsplatzdaten, dass Mitarbeiter zwar durchschnittlich an 4 Tagen pro Woche fehlen, Angestellte aber gestanden, im Jahr an 57,5 Tagen bei der Arbeit unproduktiv zu sein (was fast 3 Arbeitsmonaten pro Jahr entspricht). Dieselbe Studie schätzte, dass Präsentismus US-Arbeitgeber am Ende 1.500 Milliarden US-Dollar pro Jahr kostet. Präsentismus hat sich seit 2010 zudem verdreifacht, weshalb es wichtig ist, diesem wachsenden Trend Aufmerksamkeit zu schenken.

Was führt zu Präsentismus und wer ist dafür anfällig?

Es ist schwierig, Präsentismus in den Griff zu bekommen, da er im normalen Arbeitsalltag meist unbemerkt bleibt. Es gibt jedoch einige gemeinsame Faktoren, die zu einer höheren Wahrscheinlichkeit von Präsentismus führen:

• Ansparen von Urlaub: Manche Menschen betrachten es als Ehrenabzeichen, ihre freien Tage anzusparen, wahrscheinlich um ihrem Chef zu zeigen, dass sie ihrer Arbeit sehr verbunden sind. Auf diese Weise stauen sich die Erschöpfung durch die Arbeit und das tägliche Leben jedoch immer weiter an.
• Druck durch die Unternehmenskultur: Manche Menschen befürchten, dass das Nehmen von Krankheitstagen oder Urlaubstage/Freistellungen sie weniger engagiert wirken lässt (und ihr Chef es bemerken wird). Deshalb nehmen die Leute keine Auszeit, um nicht entlassen zu werden oder Beförderungen und Gehaltserhöhungen zu verpassen. Dies führt zu erschöpften und überarbeiteten Menschen.
• Hohe Arbeitslast: Personen mit hoher Arbeitslast vermeiden es, sich freizunehmen, weil sie Kollegen nicht mit ihren Aufgaben belasten oder zu einem riesigen Berg an Rückständen zurückkehren möchten.
• Wenig bis keine bezahlten Krankheitstage: In Unternehmen mit wenigen oder gar keinen bezahlten Krankheitstagen (typischerweise in handwerklichen Berufen)erscheinen Arbeiter auch dann zur Arbeit, wenn sie sich nicht wohlfühlen, um Gehaltseinbußen zu vermeiden.
• Loyalität zum Team: Manche Menschen nehmen sich keine Auszeit, weil sie sicherstellen wollen, dass das Team wie ein gut geöltes Uhrwerk funktioniert. Sie befürchten, dass eine Auszeit ein informelles Ungleichgewicht verursacht und sich negativ auf alle auswirkt. Dies geschieht in bester Absicht, kostet das Team am Ende aber einen hohen Preis.
• Gesundheit: Personen, die unter gesundheitlichen Problemen oder medizinischen Beschwerden leiden, zeigen häufiger Präsentismus.
• Bedeutung der Rolle im Unternehmen: Menschen mit anspruchsvolleren Jobs neigen eher zu Präsentismus, was wahrscheinlich auf die körperliche Arbeitsbelastung oder den Stresspegel zurückzuführen ist.
• Befristete versus unbefristete Beschäftigung: In festen Positionen angestellte Personen neigen eher zu Präsentismus als Saison- oder Zeitarbeitskräfte (in der Regel Stundenlohnkräfte). Dies liegt wahrscheinlich daran, dass sie Arbeitsplatzsicherheit haben und weniger das Bedürfnis verspüren, dem Unternehmen ihren Wert zu beweisen.
• Branche: Menschen, die im Gesundheitswesen/medizinischen Bereich, in der Wohlfahrtspflege oder im Bildungswesen arbeiten, neigen eher zu Präsentismus.
• Stressige Jobs: Menschen mit stressigen Jobs weisen oft ein höheres Maß an Präsentismus auf als andere.

Wie wirkt sich Präsentismus auf den Arbeitsplatz aus?

Die Auswirkungen von Präsentismus summieren sich im Laufe der Zeit.

Produktivitätsverlust ist die Hauptauswirkung von Präsentismus. Die Auswirkungen von Absentismus sind leichter zu erkennen, aber die Folgen von Präsentismus lauern im Verborgenen. Es gibt einen Grund, warum Präsentismus Unternehmen 6-mal mehr kostet als Absentismus! Statistique Canada zufolge war der Produktivitätsverlust durch Präsentismus 7,5-mal größer als der Produktivitätsverlust durch Absentismus.

Eine weitere Hauptauswirkung von Präsentismus ist Erschöpfung und die Möglichkeit einer schlechten Gesundheit in der Zukunft. Wenn sich Menschen keine Auszeit nehmen (bezahlten oder unbezahlten Urlaub), werden sie zunehmend erschöpft. Eine erschöpfte Belegschaft macht sich somit anfälliger für Krankheiten (ob schwerwiegend oder leicht). Bei Rollen mit körperlicher Arbeit führt ein erschöpftes Team zudem zu einem höheren Risiko von Arbeitsunfällen.

Diese schlechte Angewohnheit kann zudem Krankheiten am Arbeitsplatz verbreiten! Wenn kranke Menschen sich keine Auszeit nehmen, besteht ein enormes Risiko, dass die infizierte Person ihre Krankheit an Kollegen weitergibt.

Die gute Nachricht: Eine aktuelle Studie ergab, dass Präsentismus Unternehmen 10-mal mehr kostet als Absentismus… sich jedoch leichter beheben lässt. Aus diesem Grund ist es wichtig, einen kulturellen Wandel herbeizuführen, der Präsentismus so weit wie möglich verhindert – dazu aber später mehr! Arbeits- und Ressourcenplanungs- Tools wie Toggl Plan machen es einfach, ein flexibles Arbeitsumfeld zu managen.

Wie man Präsentismus am Arbeitsplatz erkennt

Nun, da wir besprochen haben, was Präsentismus ist und welche bedauerlichen Auswirkungen er hat, widmen wir uns einigen Methoden, mit denen Sie Präsentismus in Ihrem Unternehmen verhindern können! Indem Sie den Präsentismus proaktiv im Auge behalten, fällt es Unternehmen leichter, diesen versteckten Produktivitätskiller zu kontrollieren.

1. Anonyme Kurzbefragungen (Pulse Surveys): Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Echtzeitdaten von Ihrem Team anonym zu erfassen. Erinnern Sie sich an all die Faktoren, die zu Präsentismus führen? Unser Team kann Sie dabei unterstützen und eine maßgeschneiderte Pulsbefragung für Sie einrichten, die genau darauf ausgelegt ist, diese Treiber einer Präsentismuskultur aufzudecken.

2. Überwachung der Arbeitsqualität: Diese Methode erfordert zwar deutlich mehr Zeit, ist aber dennoch ein hervorragender Weg, um Präsentismus aufzudecken. Psychologen empfehlen, Richtwerte für Verhalten und Leistung der Mitarbeiterzu definieren. Diese qualitative Messlatte versetzt Führungskräfte in die Lage zu beobachten, wie sich Mitarbeitende unter „normalen“ Bedingungen verhalten, und Abweichungen von der Norm leicht zu erkennen. Wenn ein Mitarbeiter (oder ein Team) also normalerweise recht produktiv ist, in letzter Zeit aber nicht mehr auf diesem Niveau geliefert hat, könnte dies ein Zeichen für Präsentismus sein.

3. Das Gespräch mit Ihrem Team suchen: Letztendlich sind wir alle nur Menschen. Es ist daher ratsam, sich von Zeit zu Zeit mit Ihrem Team zusammenzusetzen (oder sich mit jedem Einzelnen zu besprechen, falls das angenehmer ist), Feedback einzuholen und ihnen bei der Bewältigung externer Probleme zu helfen. Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass Sie Ihre Beziehung zum Team weiter vertiefen und das entstehende offene Vertrauensverhältnis die persönliche sowie teaminterne Chemie stärkt.

Wie man Präsentismus reduziert oder verhindert

Präsentismus ist definitiv vermeidbar oder lässt sich zumindest durch einige Best Practices drastisch reduzieren. Der ROI dieser Methoden verhindert nicht nur Präsentismus, sondern verbessert auch die Unternehmenskultur. Nebenbei bemerkt zeigen Untersuchungen, dass eine starke, positive und Gesundheitsprogramm mitarbeiterorientierte Kultur, die den Fokus auf Gesundheit und Wohlbefinden legt, können:

• das Mitarbeiterengagement um 30 % steigert,
• pro Mitarbeiter und Jahr 10 produktive Tage mehr bringt,
• zu einer Steigerung des Betriebsergebnisses von bis zu 19 % führt
• und ein Gewinnwachstum von 28 % ermöglicht!

1. Die Notwendigkeit von Präsenz kommunizieren und Flexibilität ermöglichen: Es ist am einfachsten, gegenüber dem Team von vornherein die Erwartung zu formulieren, dass bei der Arbeit (oder im Homeoffice) alle im Moment präsent sein sollten. Wenn es keine klaren Richtlinien für das Team gibt, ist dies eine offene Einladung für den Präsentismus, sich einzuschleichen.

Klare Erwartungen zu formulieren reicht vielleicht nicht aus – vor allem in der heutigen Zeit, in der der Kampf um Talente seinen Höchststand erreicht hat. Deshalb ist es wichtig, dass Unternehmen mit der Zeit gehen und ihren Mitarbeitern gegenüber flexibel sind. Hier sind einige bewährte Verfahren für die Schaffung eines flexiblen Arbeitsumfelds::

• Großzügige Urlaubszeiten: Indem man dem Team großzügige Urlaubstage/Freistellungen gewährt, sendet man ein klares Signal, dass das Management bestrebt ist, eine Kultur des Vertrauens und des gegenseitigen Respekts zu schaffen. Dies ruft garantiert eine positive Resonanz hervor und führt höchstwahrscheinlich auch zu einem motivierteren Team!
• Ergebnisorientiertes Arbeiten (ROWE): Erfolg anhand von Leistung, Ergebnissen oder Output messen und nicht an der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden (sofern möglich). Dies ist besonders wirkungsvoll für jüngere Generationen, die das Konzept der reinen Anwesenheitskultur nicht ganz nachvollziehen können.
• Remotearbeit: Dem Team die Möglichkeit zu geben, nach einem regelmäßigen Zeitplan von zu Hause aus zu arbeiten (sofern möglich) , hebt die Stimmung. Dies ist besonders nützlich, während wir uns an diese „neue Normalität“ anpassen, in der alle in den Alltag zurückkehren.
• Zeitunabhängiges Arbeiten: Flexibel mit dem Team umgehen und ihnen erlauben, ihre Arbeitszeiten festzulegen (z. B. früherer oder späterer Arbeitsbeginn) , im Einklang mit dem ROWE-Prinzip (sofern möglich). Auch dies baut lediglich auf der Schaffung einer Kultur des Vertrauens und des gegenseitigen Respekts auf. Dies steht im Gegensatz zum traditionellen Arbeitsplatz, an dem die Arbeitszeiten standardisiert sind.

2. Eine Unternehmenskultur des Wohlbefindens schaffen: Um das Wohlbefinden am Arbeitsplatz zu fördernund all seine Vorteile zu nutzen, muss das Management sich um die Mitarbeitenden kümmern und sie dabei unterstützen, das zu erreichen, was für sie zählt. Hier sind ein paar Wege, wie Sie eine Wellnesskultur in Ihrem Unternehmen etablieren können:

• Unterstützung für die Wellnesskultur von der Basis bis zum Management: Die Unterstützung für Gesundheitsprogramm ist an der Basis immer vorhanden, aber das Team wird sie erst dann richtig zu schätzen wissen oder sich damit identifizieren können, wenn die Führungsetage voll dahintersteht. Veränderung geschieht, wenn alle an einem Strang ziehen!
• Bedingungen schaffen, in denen das Team glänzen kann: Ein gesundes Umfeld schaffen, in dem sich Mitarbeitende für ihre Bemühungen um mehr Wohlbefinden anerkannt fühlen. Positive Bestärkung ist eine hervorragende Reaktion von Führungskräften zur Förderung einer Kultur des Wohlbefindens!
• Die Menschen dort abholen, wo sie stehen: Nicht jeder läuft einen Marathon oder wird Bodybuilder. Wir müssen Wellness für jeden zugänglich machen und die Mitarbeitenden selbst aussuchen lassen, auf welche Aspekte ihres Wohlbefientiems sie sich konzentrieren möchten. Einer der einfachsten Wege, Ihre Angestellten zu verstehen, ist ein(e) Mitarbeiterbefragung zum Thema Wohlbefinden, damit Sie nachvollziehen können, an welchem Punkt ihrer Wellness-Reise sich jeder Einzelne befindet. Sie können mit diesen 28 Wellness-Aktivitäten starten, die garantiert jedem gefallen. Eine weitere Komponente besteht darin, Ressourcen bereitzustellen, auf die das Team zurückgreifen kann, um sich über Wellness zu informieren; Sie können diese über einen Gesundheits-Newslettersverteilen. Werfen Sie einen Blick auf unseren Blogbeitrag darüber, was gelebtes Wohlbefinden wirklich bedeutet!

3. Das Management geht mit gutem Beispiel voran: Um das Ganze zu einem runden Bild zusammenzufügen: Wenn das Management mit gutem Beispiel vorangeht, ist dies vielleicht die einfachste, effektivste und praktischste Methode, um Präsentismus vorzubeugen. Das bedeutet, dass das Management Folgendes tun sollte:

• Sich bei Krankheit oder aufkommenden Krankheitssymptomen freinehmen
• Seinen Urlaub/Freizeitausgleich regelmäßig in Anspruch nehmen (und ihn nicht anstauen lassen)
• Den Fokus auf das Wohlbefinden legen
• Im Moment präsent sein
• Eine Kultur schaffen, die Flexibilität begünstigt

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Präsentismus erhebliche Auswirkungen auf jedes Unternehmen haben kann. Dennoch ist es wichtig, die Faktoren, die zu Präsentismus führen, proaktiv anzugehen, anstatt nur zu reagieren. Wenn Führungskräfte sich verpflichten, eine Wellnesskultur zu etablieren, wird das Risiko von Präsentismus signifikant gemindert!

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