Wat is presentie op de werkvloer en hoe voorkom je het

Heb je ooit gewerkt op een plek waar alles traag aanvoelde? Je weet wel, alsof alle energie uit de ruimte is gezogen en het lastig is om productief en gefocust te blijven? Maar je zit toch uren achtereen aan je bureau of werkplek.

Dat is in een notendop het probleem van presenteïsme (iets wat wordt aangepakt via welzijn op de werkvloer)!

Presenteïsme wordt gedefinieerd als “het verlies aan productiviteit en prestaties van een werknemer, of groep werknemers, wanneer zij ziek, uitgeput of te veel afgeleid door persoonlijke problemen op het werk verschijnen om zich op hun taken te kunnen focussen”. Ze zijn er fysiek wel, maar er met hun hoofd niet bij!

Het is niet eerlijk om iemand ergens de schuld van te geven of een specifieke werknemer aan te wijzen wanneer je presenteïsme opmerkt. Dat komt doordat we in zo'n ontzettend complex wereld leven, dat presenteïsme nu eenmaal af en toe de kop opsteekt.

Dat gezegd hebbende, zijn er absoluut manieren om presenteïsme op de werkplek te meten en het te voorkomen.

Lees verder voor meer informatie over dit onderwerp! Klik op de onderstaande secties om direct naar jouw specifieke vraag te gaan.

• Wat is presenteïsme? Wat is de oorzaak?
• Welke invloed heeft presenteïsme op de werkvloer?
• Hoe herken je presenteïsme?
• Hoe voorkom je presenteïsme?

Wat is Presenteïsme en Wat zijn de Oorzaken?

Presenteïsme is nauw verwant aan absenteeism (verzuim). Het verschil is dat ziekteverzuim te verminderen wordt gedefinieerd als het verzuimen om op het werk te verschijnen of daar te blijven zoals gepland. Mensen die hier last van hebben, ziekteverzuim te verminderen staan ingeroosterd om te werken, maar komen niet opdagen of blijven niet de hele werkdag aanwezig.

Verzuim omvat geen gepland doorbetaald verlof (of gepland onbetaald verlof), maar wel onvoorgepland verzuim zoals overmatige ziekmeldingen.

Maar presenteïsme is moeilijker te begrijpen en te veranderen. We zien presenteïsme doorgaans op drie manieren tot uiting komen:

• De werknemer komt naar het werk, zelfs als deze ziek is
• De werknemer maakt lange uren, maar is niet de hele tijd productief (ook wel bekend als 'face-time')
• De werknemer werkt op een lager niveau door andere afleidingen (bijv. thuisproblemen, depressie of psychische problemen, gezondheidsklachten of simpelweg geen interesse in het werk zelf)

De kern van de zaak is dat de persoon door interne of externe krachten niet genoeg aandacht aan hun baan of taken kan besteden. Hieronder gaan we dieper in op de factoren die leiden tot presenteïsme, wat de definitie verder zal verduidelijken.

De kosten van presenteïsme zijn minstens 6 keer zo hoog als die van verzuim

Volgens onderzoek van het Centers for Disease Control and Prevention (CDC) kost verzuim Amerikaanse werkgevers naar schatting 225,8 miljard dollar per jaar (of $1.685 per werknemer). Ter vergelijking: onderzoekers van de Global Corporate Challenge bestudeerden gegevens van de werkvloer en ontdekten dat werknemers gemiddeld 4 dagen per week afwezig zijn van hun werk, maar dat werknemers toegaven dat ze in een jaar 57,5 dagen onproductief waren op het werk (bijna 3 werkmaanden per jaar). Uit dezelfde studie bleek dat presenteïsme Amerikaanse werkgevers uiteindelijk 1.500 miljard dollar per jaar kost. Presenteïsme is sinds 2010 bovendien verdrievoudigd, dus het is belangrijk om deze opkomende trend in de gaten te houden.

Wat leidt tot presenteïsme en wie is hier vatbaar voor?

Het is lastig om presenteïsme aan te pakken, omdat het meestal ongemerkt binnensluipt tijdens de dagelijkse gang van zaken. Er zijn echter enkele veelvoorkomende factoren die leiden tot een grotere kans op presenteïsme:

• Vakantiedagen oppotten: Sommige mensen beschouwen het als een ereteken om hun vrije dagen op te sparen, vermoedelijk om aan hun baas te laten zien dat ze toegewijd zijn aan hun werk. Maar de vermoeidheid van het werk en het dagelijks leven stapelt zich zo wel op.
• Druk vanuit de bedrijfscultuur: Sommige mensen zijn bang dat het opnemen van verlof of vakantiedagen hen minder toegewijd doet lijken aan hun baan (en dat hun baas dat zal opmerken). Mensen nemen daarom geen vrije tijd op uit angst om ontslagen te worden of om promoties en loonsverhogingen mis te lopen. Dit leidt tot uitgeputte en overwerkte mensen.
• Zware werkdruk: Mensen met een zware werkdruk vermijden het om vrij te nemen, omdat ze collega's niet willen belasten met hun taken of willen terugkeren naar een enorme stapel achterstallig werk.
• Weinig tot geen doorbetaalde ziektedagen: In organisaties waar weinig tot geen doorbetaalde ziektedagen zijn (voornamelijk in handarbeidsectoren), komen werknemers zelfs naar het werk als ze zich niet lekker the voelen, om zo inkomstenverlies te voorkomen.
• Loyaliteit aan het team: Sommige mensen nemen geen vrij omdat ze ervoor willen zorgen dat het team blijft draaien als een goed geoliede machine. Ze zijn bang dat vrij nemen een informele onbalans veroorzaakt en een negatieve invloed heeft op iedereen. Dit is goed bedoeld, maar kost het team uiteindelijk de kop.
• Gezondheid: Mensen met een slechte gezondheid of medische klachten melden zich vaker ziek of vertonen vaker presenteïsme.
• Belang van de rol in het bedrijf: Mensen met een veeleisendere baan vertonen vaker presenteïsme, vermoedelijk vanwege de fysieke werkbelasting of het stressniveau.
• Tijdelijk versus permanent dienstverband: Mensen met een vast contract zijn vatbaarder voor presenteïsme dan mensen met een seizoens- of tijdelijk contract (vaak uurloonfuncties). Dit komt waarschijnlijk doordat zij meer baanzekerheid hebben en minder de neiging hebben om hun waarde aan het bedrijf te bewijzen.
• Sector: Mensen die werken in de gezondheidszorg/medische sector, welzijn of het onderwijs vertonen vaker presenteïsme.
• Stressvolle banen: Mensen met stressvolle banen kampen vaak met hogere niveau's van presenteïsme dan anderen.

Welke invloed heeft presenteïsme op de werkvloer?

De effecten van presenteïsme stapelen zich na verloop van tijd op.

Productiviteitsverlies is het grootste gevolg van presenteïsme. Het is makkelijker om de impact van verzuim te zien, maar de gevolgen van presenteïsme schuilen in de schaduw. Er is een reden waarom presenteïsme organisaties 6 keer zoveel kost als verzuim! Volgens Statistics Canada was het productiviteitsverlies door presenteïsme 7,5 keer zo groot als het productiviteitsverlies door verzuim.

Een ander groot gevolg van presenteïsme is uitputting en de kans op gezondheidsproblemen in de toekomst. Wanneer mensen geen vrije tijd opnemen (betaald of onbetaald verlof), raken ze steeds vermoeider. Een uitgeput personeelsbestand is daardoor vatbaarder voor ziektes (groot of klein). En bij fysiek zwaar werk leidt een uitgeputte werknemer tot een grotere kans op arbeidsongevallen.

Deze slechte gewoonte kan ook ziektes verspreiden op het werk! Wanneer zieke mensen geen vrij nemen, bestaat er een enorm risico dat de geïnfecteerde persoon zijn of haar ziekte overdraagt op collega's.

Het goede nieuws: uit een recent onderzoek blijkt dat presenteïsme bedrijven 10 keer zoveel kost als verzuim...maar makkelijker te verhelpen is. Daarom is het belangrijk om een cultuurverandering teweeg te brengen die presenteïsme zoveel mogelijk voorkomt, maar daarover later meer! Werk- en middelenplanning tools zoals Toggl Plan maken het eenvoudig om een flexibele werkomgeving te beheren.

Hoe herken je presenteïsme op de werkvloer?

Nu we hebben besproken wat presenteïsme is en wat de ongelukkige gevolgen ervan zijn, bespreken we een aantal manieren die je kunt inzetten om presenteïsme binnen jouw organisatie te voorkomen! Door de vinger aan de pols te houden wat betreft presenteïsme, is het voor organisaties eenvoudiger om deze verborgen productiviteitskiller aan te pakken.

1. Anoniem Pulse-enquêtes: Dit is een geweldige manier om realtime anonieme gegevens van je team te verzamelen. Weet je nog al die factoren die leiden tot presenteïsme? Ons team kan je koppelen aan een aangepaste 'pulse survey' (korte tevredenheidsmeting) die speciaal is ontworpen om die factoren van een presenteïsme-cultuur op te sporen.

2. De kwaliteit van het werk bewaken: Deze methode vergt aanzienlijk meer tijd, maar blijft een uitstekende manier om presenteïsme op te sporen. Psychologen raden aan om een ijkpunt vast te stellen voor gedrag en prestaties van werknemers. Deze kwalitatieve graadmeter stelt managers in staat om te zien hoe werknemers zich gedragen onder "normale" omstandigheden, waardoor afwijkingen van de norm gemakkelijk te herkennen zijn. Dus als een werknemer (of team) normaal gesproken behoorlijk productief is, maar de laatste tijd niet meer op datzelfde niveau presteert, kan dat een teken zijn van presenteïsme.

3. In gesprek gaan met je team: We zijn per slot van rekening allemaal mensen. Het is dan ook goed om af en toe met je team om de tafel te gaan (of met iedereen afzonderlijk, als dat prettiger is), feedback op te halen en hen te helpen bij het aanpakken van eventuele externe problemen. Het voordeel van deze methode is dat je de band met je team verder versterkt, en de open kwetsbaarheid die daardoor ontstaat ten goede komt aan de persoonlijke en teamchemie.

Hoe verminder of voorkom je presenteïsme?

Presenteïsme is absoluut te voorkomen, of in elk geval flink te verminderen door het toepassen van enkele 'best practices'. Het rendement (ROI) van deze methoden voorkomt niet alleen presenteïsme, maar verbetert ook de bedrijfscultuur. Terzijde, onderzoek toont aan dat een sterke, positieve en welzijn gerichte cultuur, met de focus op gezondheid en geluk, kunnen:

• de betrokkenheid van werknemers met 30% vergroot,
• jaarlijks 10 extra productieve dagen per werknemer oplevert,
• leidt tot een stijging van het bedrijfsresultaat tot wel 19%,
• en zorgt voor een toename van de winstgroei met 28%!

1. Communiceer de noodzaak om aanwezig te zijn en bied flexibiliteit: Het is het eenvoudigst om vooraf de verwachting naar je team uit te spreken dat iedereen er met zijn hoofd bij is wanneer ze aan het werk zijn (of vanuit huis werken). Als er geen duidelijke richtlijnen aan het team worden gegeven, is dat een open uitnodiging voor presenteïsme om binnen te sluipen.

Het scheppen van duidelijke verwachtingen is misschien niet genoeg, vooral niet in deze tijd waarin de strijd om talent hevig is. Daarom is het belangrijk dat organisaties met hun tijd meegaan en flexibel zijn naar hun werknemers toe. Hier zijn een aantal best practices voor het creëren van een flexibele werkomgeving:

• Grootmoedig verlof: Door het team royale vakantiedagen/verlof te geven, geef je een duidelijk signaal af dat het management gedreven is om een cultuur van vertrouwen en wederzijds respect te creëren. Dit levert gegarandeerd een positieve reactie op en leidt vermoedelijk ook tot een gemotiveerder team!
• Resultaatgerichte werkomgeving (ROWE): Succes meten op basis van prestaties, resultaten of output, en niet op basis van het aantal gewerkte uren (waar mogelijk). Dit is met name krachtig voor jongere generaties die het concept van 'face-time' minder goed begrijpen.
• Thuiswerken: Het creëren van een kans voor het team om thuis te werken (waar mogelijk) volgens een vast schema zal de sfeer ten goede komen. Dit is vooral handig nu we dit 'nieuwe normaal' omarmen waarin iedereen weer zijn draai vindt in het dagelijks leven.
• Tijdsonafhankelijk werken: Flexibel zijn met het team en hen in staat stellen om hun eigen uren te bepalen (bijv. eerder of later beginnen) in lijn met de ROWE-omgeving (waar mogelijk). Nogmaals, dit bouwt voort op het creëren van een cultuur van vertrouwen en wederzijds respect. Dit staat in schril contrast met de traditionele werkplek waar gewerkte uren gestandaardiseerd zijn.

2. Creëer een werkcultuur van welzijn: Om welzijn op de werkvloer te bevorderen, en alle voordelen daarvan, is het nodig dat het management om werknemers geeft en hen ondersteunt om te bereiken wat voor hen telt. Hier zijn een paar manieren om een welzijnscultuur binnen je organisatie te creëren:

• Draagvlak voor een welzijnscultuur van de basis tot aan het management: De ondersteuning vanuit de basis voor welzijn is er altijd, maar het team zal het niet zo waarderen of zich er niet mee kunnen identificeren tenzij er draagvlak is vanuit de leiding. Verandering vindt plaats wanneer iedereen aan boord is!
• Creëer omstandigheden waarin het team kan schitteren: Het creëren van een gezonde omgeving waarin werknemers voelen dat hun inspanningen op het gebied van welzijn worden erkend. Positieve bekrachtiging is een geweldige reactie van leiders om een welzijnscultuur te bevorderen!
• Sluit aan bij de belevingswereld van mensen: Niet iedereen gaat een marathon lopen of wordt een bodybuilder. We moeten welzijn toegankelijk maken voor iedereen, en hen zelf laten kiezen op welke aspecten van welzijn ze zich willen focussen. Een van de eenvoudigste manieren om je werknemers te begrijpen is via een medewerkerswelzijnsenquête, zodat je inzicht krijgt in ieders welzijnsreis. Je kunt beginnen met deze 28 wellnessactiviteiten waar iedereen van zal genieten. Een ander onderdeel is het creëren van bronnen waarop het team kan bouwen om zichzelf te onderwijzen over welzijn; je kunt deze verspreiden via een welzijnsnieuwsbrief. Bekijk onze blogpost over wat een welzijnspraktijk werkelijk betekent!

3. Het management geeft het goede voorbeeld: Alles samengevat in één compleet plaatje: als het management het goede voorbeeld geeft, is dat misschien wel de eenvoudigste, meest effectieve en praktische methode om presenteïsme te voorkomen. Dat betekent dat het management het volgende hoort te doen:

• Vrij nemen wanneer ze ziek zijn of zich ziek voelen
• Regelmatig hun vakantiedagen/verlof opnemen (niet opstapelen)
• Focussen op welzijn
• Aanwezig zijn in het moment
• Een cultuur creëren die flexibiliteit bevordert

Kortom, presenteïsme kan een grote impact hebben op elk bedrijf. Dat gezegd hebbende, is het belangrijk om proactief in te spelen op factoren die leiden tot presenteïsme, in plaats van reactief te handelen. Wanneer leiders zich committeren aan het creëren van een welzijnscultuur, wordt het risico op presenteïsme aanzienlijk beperkt!

Verder lezen

Benieuwd hoe secundaire arbeidsvoorwaarden rondom wellness eruitzien? Bekijk de “Hoe u de betrokkenheid bij welzijnsuitdagingen maximaliseert” voor praktisch advies om de betrokkenheid van werknemers te vergroten en het moraal te stimuleren door middel van welzijnschallenges voor werknemers.

Wilt u meer weten over bedrijfsfitness en corporate wellness?Volg onze driedeligeWellness Foundations Webinar Seriesvoor HR-managers.Dit is de perfecte kick-start voor iedereen die zich meteen wil (of moet) onderdompelen in deze branche.

Wilt u spreken met een expert op het gebied van secundaire arbeidsvoorwaarden voor persoonlijke ondersteuning?Plan een kennismakingsgesprek met IncentFit.We horen graag meer over de unieke behoeften van jouw bedrijf en wijzen je de juiste weg.