Cos'è il Presenteeismo sul Lavoro e Come Prevenirlo

Hai mai lavorato in un posto in cui tutto sembrava immobile e rallentato? Sai, quella sensazione in cui sembra che qualcuno abbia risucchiato tutta l'energia dalla stanza, rendendo difficile essere produttivi e concentrati? Eppure sei ancora lì, alla tua scrivania o alla tua postazione, per ore e ore.

Beh, in sintesi questo è il problema del presentismo (un fenomeno che viene affrontato tramite il benessere sul posto di lavoro)!

Il presentismo è definito come “la perdita di produttività e di rendimento di un dipendente, o di un gruppo di dipendenti, quando si presentano al lavoro malati, esausti o troppo distratti da problemi personali per potersi concentrare sui propri compiti”. Potrebbero essere fisicamente presenti, ma con la mente altrove!

Quando noti del presentismo, non è giusto attribuire la colpa a una persona specifica o a un dipendente in particolare. Viviamo in un mondo così incredibilmente complesso che il problema del presentismo è destinato a fare capolino di tanto in tanto.

Detto questo, esistono sicuramente modi per misurare il presentismo sul posto di lavoro e altrettanti modi per prevenirlo.

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• Cos'è il presentismo? Da cosa è causato?
• In che modo il presentismo influisce sul luogo di lavoro?
• Come rilevare il presentismo?
• Come prevenire il presentismo?

Cos'è il presentismo e quali sono le sue cause?

Il presentismo è strettamente correlato all'assenteismo. La differenza sta nel fatto che l'assenteismo viene definito come il mancato arrivo o la mancata permanenza al lavoro secondo gli orari stabiliti. Le persone che manifestano l'assenteismo dovrebbero lavorare, ma non si presentano in ufficio oppure non rimangono per l'intera durata della giornata lavorativa.

L'assenteismo non include i giorni di ferie retribuite programmate (o i permessi non retribuiti programmati), ma comprende invece le assenze non pianificate, come un numero eccessivo di giorni di malattia.

Il presentismo, tuttavia, è più difficile da comprendere e da arginare. Di solito vediamo il presentismo manifestarsi in tre modi:

• Il dipendente va a lavoro anche quando è malato
• Il dipendente fa lunghe ore ma non è realmente produttivo per tutto il tempo (a volte definito come “presenzialismo”)
• Il dipendente lavora a un ritmo ridotto a causa di altre distrazioni (ad es. problemi familiari, depressione o malattie mentali, problemi di salute o semplicemente mancanza di interesse per il lavoro stesso)

Il concetto chiave è che l'individuo non riesce a prestare la giusta attenzione al proprio lavoro o alle proprie mansioni a causa di forze interne o esterne. Esamineremo più in dettaglio i fattori che portano al presentismo qui di seguito, il che chiarirà ulteriormente la definizione.

Il costo del presentismo è almeno 6 volte superiore a quello dell'assenteismo

Secondo una ricerca dei Centri per la prevenzione e il controllo delle malattie (CDC), l'assenteismo costa ai datori di lavoro statunitensi ben 225,8 miliardi di dollari all'anno (ovvero $1.685 per dipendente). Per fare un confronto, i ricercatori del Global Corporate Challenge hanno analizzato i dati aziendali scoprendo che i dipendenti sono assenti dal lavoro in media 4 giorni a settimana, ma hanno ammesso di essere stati improduttivi (presentismo) sul lavoro per ben 57,5 giorni all'anno (quasi 3 mesi lavorativi all'anno). Lo stesso studio ha stimato che il presentismo finisce per costare ai datori di lavoro statunitensi 1.500 miliardi di dollari all'anno. Il presentismo è anche triplicato dal 2010, quindi è importante prestare attenzione a questa tendenza in crescita.

Cosa porta al presentismo e chi ne è più soggetto?

È difficile gestire il presentismo, poiché di solito passa inosservato nella frenesia della routine quotidiana. Tuttavia, vi sono alcuni fattori comuni che aumentano le probabilità di presentismo:

• Accumulare giorni di ferie: Alcune persone considerano un punto d'onore accumulare i propri giorni di ferie, probabilmente per dimostrare al capo la propria dedizione al lavoro. In questo modo, però, la stanchezza lavorativa e della vita di tutti i giorni finisce per accumularsi.
• Pressione della cultura aziendale: Alcuni temono che prendere giorni di malattia o usufruire dei giorni di ferie/permesso li faccia apparire meno dediti al proprio lavoro (e che il capo se ne accorga). Perciò le persone evitano di prendersi del tempo libero per non rischiare il licenziamento o perdere promozioni e aumenti salariali. Questo si traduce in persone esauste e sovraccaricate di lavoro.
• Carichi di lavoro pesanti: Chi ha carichi di lavoro pesanti evita di assentarsi perché non vuole sovraccaricare i colleghi con le proprie mansioni o trovarsi a gestire un enorme accumulo di lavoro al ritorno.
• Pochi giorni di malattia retribuiti (o nessuno): Nelle organizzazioni in cui ci sono pochi giorni di malattia retribuiti o nessuno (tipicamente nelle professioni manuali/operai), i lavoratori si presentano sul posto di lavoro anche quando non si sentono bene, pur di evitare una decurtazione dello stipendio.
• Lealtà verso il team: Alcune persone non si prendono giorni liberi perché vogliono assicurarsi che la squadra continui a funzionare come un orologio svizzero. Temono che assentarsi possa creare uno squilibrio informale e ripercuotersi negativamente su tutti. Lo fanno in buona fede, ma finisce per costare caro al team.
• Salute: Le persone che affrontano problemi di salute o condizioni mediche precarie hanno maggiori probabilità di manifestare presentismo.
• Importanza del ruolo in azienda: Le persone con mansioni più impegnative sono più inclini al presentismo, probabilmente a causa del carico di lavoro fisico o dei livelli di stress.
• Impiego a tempo indeterminato rispetto a quello temporaneo: Le persone assunte con contratti a tempo indeterminato sono più inclini al presentismo rispetto a quelle con contratti stagionali o temporanei (di solito ruoli retribuiti a ore). Ciò è dovuto probabilmente alla loro sicurezza lavorativa e al minor bisogno di dimostrare il proprio valore all'azienda.
• Settore: Chi lavora nei settori sanitario/medico, dell'assistenza sociale o dell'istruzione ha maggiori probabilità di sperimentare il presentismo.
• Lavori stressanti: Chi svolge mansioni stressanti presenta spesso livelli di presentismo più elevati rispetto ad altri.

In che modo il presentismo influisce sul luogo di lavoro?

Gli effetti del presentismo si aggravano con il passare del tempo.

La perdita di produttività è l'impatto principale del presentismo. È più facile constatare gli effetti dell'assenteismo, ma quelli del presentismo agiscono silenziosamente nell'ombra. C'è un motivo se il presentismo costa alle organizzazioni 6 volte di più dell'assenteismo! Secondo Statistics Canada, la perdita di produttività dovuta al presentismo è stata 7,5 volte superiore alla perdita di produttività causata dall'assenteismo.

Un altro impatto importante del presentismo è l'esaurimento psico-fisico e il rischio di problemi di salute futuri. Quando le persone non si prendono pause (ferie retribuite o permessi non retribuiti), si ritrovano in uno stato di stanchezza crescente. Una forza lavoro esausta diventa quindi più vulnerabile alle malattie (gravi o lievi). Inoltre, nei ruoli che comportano lavori manuali, i lavoratori esausti aumentano il rischio di infortuni sul lavoro.

Questa cattiva abitudine può anche diffondere malattie sul posto di lavoro! Quando i dipendenti malati non si assentano, esiste l'enorme rischio che l'individuo infetto contagi i propri colleghi.

La buona notizia: un recente studio ha rilevato che il presentismo costa alle aziende 10 volte di più dell'assenteismo…ma è più facile da risolvere. Ecco perché è importante creare un cambiamento culturale che prevenga il più possibile il presentismo, ma torneremo su questo argomento più avanti! Gli strumenti di lavoro e di pianificazione delle risorse come Toggl Plan rendono semplice la gestione di un ambiente di lavoro flessibile.

Come rilevare il presentismo sul posto di lavoro?

Ora che abbiamo parlato di cos'è il presentismo e dei suoi sfortunati impatti, analizzeremo alcuni metodi che puoi utilizzare per prevenirlo nella tua organizzazione! Monitorando attivamente il presentismo, per le aziende diventa più semplice gestire questo divoratore nascosto di produttività.

1. Sondaggi anonimi Sondaggi rapidi (Pulse Surveys): questo è un ottimo modo per raccogliere in tempo reale dati anonimi dal vostro team. Ricordate tutti i fattori che portano al presentismo? Il nostro team può aiutarvi a configurare un sondaggio di gradimento personalizzato, strutturato appositamente per individuare i fattori che alimentano una cultura del presentismo.

2. Monitoraggio della qualità del lavoro: questo metodo richiede molto più tempo, ma rimane un ottimo modo per rilevare il presentismo. Gli psicologi consigliano di stabilire dei parametri di riferimento per il comportamento e le prestazioni dei dipendenti. Questo indicatore qualitativo consentirà ai manager di osservare come si comportano i dipendenti in condizioni “normali” , facilitando l'individuazione di eventuali scostamenti dalla norma. Pertanto, se un dipendente (o un team ) è solitamente piuttosto produttivo, ma nell'ultimo periodo non ha mantenuto lo stesso livello di rendimento, potrebbe essere un campanello d'allarme per il presentismo.

3. Parlare con il proprio team: in fondo siamo tutti umani. È quindi opportuno fare due chiacchiere con il proprio team di tanto in tanto (o individualmente con ciascuno, se risulta più comodo), raccogliere i loro feedback e aiutarli a gestire qualsiasi problema esterno. Il vantaggio di questo metodo è che rafforzerai ulteriormente il rapporto con il team, e la spontanea apertura che si verrà a creare migliorerà la sintonia personale e di gruppo.

Come ridurre o prevenire il presentismo?

Il presentismo può certamente essere prevenuto, o quantomeno drasticamente ridotto, adottando alcune best practice. Il ritorno sull'investimento (ROI) derivante da questi metodi non solo previene il presentismo, ma migliora anche la cultura aziendale. A proposito, la ricerca dimostra che una cultura forte, positiva e programma incentrata sulle persone, con un focus su salute e benessere, può:

• Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti del 30%,
• Aggiungere 10 giorni produttivi in più all'anno per ciascun dipendente,
• Portare a un incremento del reddito operativo fino al 19%,
• Garantire una crescita dei guadagni del 28%!

1. Comunicare la necessità di essere presenti e offrire flessibilità: Il modo più semplice è chiarire fin da subito con il proprio team che, quando si è al lavoro (o in smart working), tutti devono essere presenti mentalmente e focalizzati sul momento. Quando non vengono fornite linee guida chiare al team, si spalancano le porte all'insediamento del presentismo.

Fissare aspettative chiare potrebbe non bastare, specialmente nell'era moderna in cui la competizione per i talenti è alle stelle. Per questo motivo è importante che le organizzazioni si al livello dei tempi e si dimostrino flessibili con i propri dipendenti. Ecco alcune best practice per creare un ambiente di lavoro flessibile:

• Giorni di ferie generosi: offrendo al team un periodo di ferie e permessi generoso, si manda un chiaro segnale che la direzione punta a creare una cultura basata sulla fiducia e sul rispetto reciproco. Questo genererà sicuramente una risposta positiva e porterà probabilmente a un team ancora più motivato!
• Ambiente di lavoro basato sui soli risultati (ROWE): misurare il successo in base alle prestazioni, ai risultati o agli output, e non in base al numero di ore lavorate (ove possibile). Questo approccio è particolarmente efficace per le generazioni più giovani che faticano a comprendere il concetto di “presenzialismo”.
• Lavoro da remoto: offrire al team l'opportunità di lavorare da casa (ove possibile) secondo una pianificazione regolare tirerà su il morale. Sarà particolarmente utile ora che stiamo accogliendo questa “nuova normalità” in cui tutti si stanno reintegrando nella vita di tutti i giorni.
• Lavoro flessibile rispetto all'orario: essere flessibili con il team, consentendo ai dipendenti di stabilire i propri orari (ad es. un inizio anticipato o posticipato) in linea con l'ambiente ROWE (ove possibile). Anche in questo caso, si tratta di un ulteriore tassello nella costruzione di una cultura di fiducia e rispetto reciproco, in netta contrapposizione con il tradizionale luogo di lavoro in cui gli orari sono standardizzati.

2. Creare una cultura aziendale del benessere: Per poter promuovere il benessere sul posto di lavoroe tutti i benefici che ne derivano, è necessario che il management si prenda cura dei dipendenti e li supporti nel raggiungimento dei loro obiettivi personali. Ecco alcuni modi per creare una cultura del benessere nella vostra organizzazione:

• Condivisione della cultura del benessere a tutti i livelli, dai dipendenti al management: il supporto dal basso per programma è sempre presente, ma il team non lo apprezzerà appieno né riuscirà a rispecchiarvisi se non c'è il pieno appoggio dei leader. Il cambiamento avviene quando tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda!
• Creare le condizioni affinché il team possa dare il meglio di sé: creare un ambiente sano in cui i dipendenti sentano di essere apprezzati per il loro impegno verso il benessere. Il rinforzo positivo è una risposta eccezionale da parte dei leader per promuovere una cultura del benessere!
• Incontrare le persone là dove si trovano: non tutti correranno una maratona o diventeranno culturisti. Dobbiamo rendere il benessere accessibile a tutti, permettendo a ciascuno di scegliere su quali aspetti focalizzarsi. Uno dei modi più semplici per comprendere i vostri dipendenti è attraverso un sondaggio sul benessere dei dipendenti, così da capire a che punto si trova ciascuno nel proprio percorso di benessere. Potete iniziare con questi 28 attività di benessere che tutti adoreranno. Un'altra componente fondamentale è la creazione di risorse su cui il team possa fare affidamento per informarsi sul benessere; potete distribuirli tramite una newsletter sul benessere. Scoprite il nostro articolo del blog su cosa significa veramente mettere in pratica il benessere!

3. Il management dia il buon esempio: Unendo tutti i tasselli in un quadro completo, se il management dà l'esempio, questo si rivela forse il metodo più semplice, efficace e pratico per prevenire il presentismo. Ciò significa che la dirigenza dovrebbe:

• Prendere giorni di riposo quando si è malati o si avvertono i sintomi di una malattia
• Usare regolarmente i propri giorni di ferie/permesso (evitando che si accumulino)
• Concentrarsi sul benessere
• Essere presenti nel momento
• Creare una cultura favorevole alla flessibilità

In conclusione, il presentismo può avere un impatto notevole su qualsiasi azienda. Detto questo, è importante agire d'anticipo affrontando i fattori che portano al presentismo, anziché limitarsi a rincorrere i problemi. Quando i leader si impegnano a creare una cultura del benessere, il rischio di presentismo si riduce drasticamente!

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