¿Qué es el presentismo laboral y cómo prevenirlo?

¿Alguna vez has trabajado en un lugar donde todo parecía ir a cámara lenta? Ya sabes, esa sensación de que alguien ha absorbido toda la energía de la sala y resulta dificilísimo mantener la concentración y la productividad. Sin embargo, sigues ahí, pegado a tu mesa o puesto de trabajo, hora tras hora.

Pues bien, eso resume a la perfección el problema del presentismo (algo que se aborda a través de el bienestar en el lugar de trabajo)!

El presentismo se define como «la pérdida de productividad y rendimiento de un empleado, o grupo de empleados, cuando acuden a trabajar enfermos, agotados o demasiado distraídos por problemas personales como para concentrarse en sus tareas». ¡Puede que estén físicamente allí, pero no están presentes en absoluto!

Cuando detectas casos de presentismo, no es justo buscar culpables en una persona o empleado en concreto. Vivimos en un mundo tan increíblemente complejo que es inevitable que el problema del presentismo asome la cabeza de vez en cuando.

Dicho esto, existen métodos muy claros para medir el presentismo en el lugar de trabajo, así como para prevenirlo.

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• ¿Qué es el presentismo? ¿Cuáles son sus causas?
• ¿Cómo afecta el presentismo al entorno laboral?
• ¿Cómo detectar el presentismo?
• ¿Cómo prevenir el presentismo?

¿Qué es el presentismo y cuáles son sus causas?

El presentismo está estrechamente relacionado con el absentismo. La diferencia radica en que absentismo se define como la falta injustificada de asistencia al trabajo o el abandono del puesto antes de lo programado. Las personas que incurren en absentismo tienen turno de trabajo asignado, pero no se presentan o no se quedan durante toda la jornada.

El absentismo no incluye los días libres retribuidos programados (ni los permisos no retribuidos planificados), pero sí contempla las ausencias imprevistas, como un exceso de bajas por enfermedad.

Sin embargo, el presentismo es más difícil de comprender y de atajar. Por lo general, solemne ver el presentismo manifestarse de tres formas:

• El empleado acude a trabajar incluso cuando está enfermo.
• El empleado pasa muchas horas en el puesto, pero no es productivo durante todo ese tiempo (a veces conocido como «cumplir el expediente» o face time).
• El empleado trabaja a un ritmo reducido debido a distracciones externas (por ejemplo, problemas familiares, depresión o enfermedades mentales, problemas de salud o simplemente desinterés por el propio trabajo).

La idea principal es que la persona no puede prestar la atención adecuada a su puesto o tareas debido a factores internos o externos. A continuación, analizaremos con más detalle los factores que propician el presentismo, lo que nos ayudará a aclarar aún más este concepto.

El coste del presentismo es al menos 6 veces mayor que el del absentismo.

Según un estudio de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), el absentismo cuesta a las empresas estadounidenses unos 225.800 millones de dólares al año (es decir,1.685 dólares por empleado). En contraste, los investigadores del Global Challenge analizaron datos laborales y descubrieron que los empleados faltan al trabajo una media de 4 días al año, pero confesaron no ser productivos (presentismo) durante 57.5 días al año (casi 3 meses laborables anuales). El mismo estudio estimó que el presentismo termina costando a las empresas estadounidenses 1,5 billones de dólares al año. Además, el presentismo se ha triplicado desde 2010, por lo que resulta crucial prestar atención a esta tendencia al alza.

¿Qué provoca el presentismo y quiénes son más propensos a sufrirlo?

Gestionar el presentismo es complicado, ya que suele pasar desapercibido en la rutina diaria. No obstante, existen algunos factores comunes que aumentan las probabilidades de sufrir presentismo::

• Acumular días libres: algunas personas consideran un motivo de orgullo acumular sus días de vacaciones, probablemente para demostrar a su jefe su dedicación al trabajo. Sin embargo, el cansancio acumulado por la labor diaria y la vida personal acaba pasando factura de esta manera.
• Presión de la cultura corporativa: a algunos empleados les preocupa que cogerse una baja médica o disfrutar de sus días de vacaciones les haga parecer menos comprometidos con su puesto (y que su jefe se dé cuenta). Por miedo a ser despedidos o a perder oportunidades de ascenso y aumentos salariales, deciden no tomarse días libres. Esto da como resultado personas agotadas y con exceso de trabajo.
• Carga de trabajo excesiva: los empleados con una gran carga de trabajo evitan tomarse días libres porque no quieren sobrecargar a sus compañeros ni encontrarse con una montaña de tareas pendientes al regresar.
• Pocos o nulos días de baja retribuida: en organizaciones donde apenas existen días de baja pagados (algo habitual en profesiones de cuello azul), los trabajadores acuden a su puesto incluso cuando no se encuentran bien para evitar perder parte de su sueldo.
• Lealtad hacia el equipo: algunos empleados no se toman días libres porque quieren asegurarse de que el equipo funcione como un reloj. Temen que su ausencia rompa el equilibrio y afecte negativamente a los demás. Aunque lo hacen con buena intención, esto acaba pasando factura al equipo.
• Salud: las personas con problemas de salud o afecciones médicas son más propensas a incurrir en presentismo.
• Importancia del puesto en la empresa: las personas con trabajos más exigentes tienen más probabilidades de mostrar presentismo, debido probablemente a la carga física o a los niveles de estrés.
• Empleo temporal frente a indefinido: los empleados con contratos fijos son más propensos al presentismo que aquellos con empleos estacionales o temporales (por lo general, puestos con salario por horas). Esto se debe probablemente a que cuentan con mayor estabilidad laboral y sienten menos la necesidad de demostrar su valor a la empresa.
• Sector profesional: las personas que trabajan en los sectores sanitario, médico, de servicios sociales o educativo son más propensas a caer en el presentismo.
• Trabajos estresantes: quienes desempeñan puestos estresantes suelen registrar niveles de presentismo más elevados que el resto.

¿Cómo afecta el presentismo al entorno laboral?

Los efectos del presentismo se acumulan con el tiempo.

La pérdida de productividad es el principal impacto del presentismo. Aunque los efectos del absentismo son más visibles, las consecuencias del presentismo acechan en la sombra. ¡Por algo el presentismo cuesta a las organizaciones 6 veces más que el absentismo! Según Statistics Canada, la pérdida de productividad derivada del presentismo fue 7.5 veces mayor que la pérdida de productividad causada por el absentismo.

Otro de los grandes impactos del presentismo es el agotamiento y el riesgo de sufrir problemas de salud en el futuro. Cuando las personas no se toman días de descanso (permisos retribuidos o no retribuidos), su fatiga va en aumento. Una plantilla exhausta es mucho más vulnerable a contraer enfermedades (ya sean graves o leves). Además, en los puestos que implican trabajo manual, los trabajadores agotados tienen muchas más probabilidades de sufrir accidentes laborales.

¡Este mal hábito también propaga enfermedades en el trabajo! Cuando las personas enfermas no se quedan en casa, existe un enorme riesgo de que contagien a sus compañeros.

La buena noticia: un estudio reciente reveló que el presentismo cuesta a las empresas 10 veces más que el absentismo…pero es más fácil de solucionar. Por eso es tan importante impulsar un cambio cultural que prevenga el presentismo en la medida de lo posible. ¡Pero hablaremos de esto más adelante! Las herramientas de trabajo y planificación de recursos como Toggl Plan facilitan enormemente la gestión de un entorno laboral flexible.

¿Cómo detectar el presentismo en el lugar de trabajo?

Ahora que ya hemos hablado de qué es el presentismo y de sus desfavorables consecuencias, ¡vamos a ver algunas formas de prevenirlo en tu organización! Manteniendo un control proactivo del presentismo, las empresas pueden gestionar mucho mejor este ladrón oculto de la productividad.

1. Encuestas anónimas Encuestas de pulso: es una excelente manera de recopilar datos anónimos en tiempo real de tu equipo. ¿Recuerdas todos los factores que conducen al presentismo? Nuestro equipo puede ayudarte a configurar una encuesta de pulso personalizada diseñada específicamente para detectar esos factores de una cultura de presentismo.

2. Supervisión de la calidad del trabajo: este método requiere mucho más tiempo, pero sigue siendo muy eficaz para detectar el presentismo. Los psicólogos recomiendan establecer parámetros de comportamiento y rendimiento para los empleados. Este indicador cualitativo permite a los mánager observar cómo actúan los empleados bajo condiciones «normales» y facilita la detección de desviaciones respecto a esa norma. Por lo tanto, si un empleado (o un equipo) suele ser bastante productivo pero ha bajado su rendimiento recientemente, podría ser un claro indicio de presentismo.

3. Hablar con tu equipo: al fin y al cabo, todos somos humanos. Por eso es conveniente reunirse con el equipo de vez en cuando (o de forma individual con cada uno, si resulta más cómodo), escuchar sus comentarios y ayudarles a gestionar cualquier problema externo. La ventaja de este método es que refuerzas la relación con tu equipo, y la vulnerabilidad abierta que se genera mejorará la química personal y grupal.

¿Cómo reducir o prevenir el presentismo?

El presentismo se puede prevenir por completo, o al menos reducir drásticamente aplicando buenas prácticas. El retorno de inversión (ROI) de estas medidas no solo evitará el presentismo, sino que también mejorará la cultura corporativa. Como nota adicional, los estudios demuestran que una cultura sólida, positiva y bienestar centrada en las personas, con un enfoque en la salud y el bienestar, pueden:

• puede aumentar el compromiso de los empleados en un 30%,
• aportar 10 días más de productividad al año por cada empleado,
• generar un incremento de hasta el 19% en los ingresos de explotación
• ¡y proporcionar un aumento del 28% en el crecimiento de los beneficios!

1. Comunicar la necesidad de estar presente y permitir flexibilidad: Lo más fácil es dejar claras las expectativas desde el principio: cuando se está trabajando (ya sea en la oficina o desde casa), todos deben estar concentrados en el momento. Si no se establecen pautas claras, se le abre la puerta de par en par al presentismo.

Establecer expectativas claras puede no ser suficiente, especialmente hoy en día, cuando la batalla por el talento está en su punto álgido. Por eso es fundamental que las organizaciones se adapten a los tiempos modernos y muestren flexibilidad con sus empleados. Aquí tienes algunas buenas prácticas para crear un entorno de trabajo flexible:

• Vacaciones generosas: ofrecer al equipo generosos días libres y de vacaciones transmite claramente que la dirección se esfuerza por construir una cultura basada en la confianza y el respeto mutuo. ¡Esto generará una respuesta positiva y probablemente dará lugar a un equipo mucho más motivado!
• Entorno de trabajo basado exclusivamente en resultados (ROWE): medir el éxito en función del rendimiento, los resultados o la producción, y no por el número de horas trabajadas (siempre que sea posible). Esto resulta especialmente eficaz para las generaciones más jóvenes, que no acaban de entender el concepto de «estar fichado en la oficina».
• Teletrabajo: ofrecer al equipo la oportunidad de trabajar desde casa (siempre que sea posible) con cierta regularidad elevará la moral. Esto será especialmente útil ahora que nos adaptamos a esta «nueva normalidad» en la que todos nos reintegramos a la vida cotidiana.
• Horario de trabajo flexible: ser flexibles con el equipo y permitirles fijar sus propias horas (por ejemplo, empezar antes o más tarde) en consonancia con un entorno ROWE (siempre que sea posible). Una vez más, esto refuerza la cultura de confianza y respeto mutuo, en contraste con el entorno laboral tradicional donde las horas trabajadas están estandarizadas.

2. Crear una cultura corporativa de bienestar: Para promover el bienestar laboraly todos sus beneficios, es necesario que los directivos se preocupen por los empleados y les ayuden a conseguir lo que les importa. Aquí tienes algunas formas de fomentar una cultura de bienestar en tu empresa:

• Apoyo al bienestar desde la base hasta la directiva: el apoyo de base al bienestar bienestar siempre está presente, pero el equipo no lo valorará tanto ni se sentirá identificado a menos que cuente con el respaldo de los líderes. ¡El cambio se produce cuando todo el mundo rema en la misma dirección!
• Crear las condiciones para que el equipo brille: fomentar un entorno saludable donde los empleados sientan que se reconoce su esfuerzo por mejorar su bienestar. ¡El refuerzo positivo por parte de los líderes es una herramienta fantástica para impulsar una cultura de bienestar!
• Llegar a las personas en su nivel: no todo el mundo va a correr una maratón o a convertirse en culturista. Debemos hacer que el bienestar sea accesible para todos y permitirles elegir en qué aspectos quieren centrarse. Una de las formas más sencillas de conocer a tus empleados es mediante encuesta de bienestar para empleados, para así entender en qué punto se encuentra cada uno en su camino hacia el bienestar. Puedes empezar con estas 28 actividades de bienestar que encantarán a todo el mundo. Otro componente clave es crear recursos en los que el equipo pueda apoyarse para formarse en materia de bienestar; puedes distribuirlos a través de un boletín informativo de bienestar. ¡Échale un vistazo a nuestra publicación en el blog sobre lo que significa realmente practicar el bienestar!

3. Los directivos liderando con el ejemplo: Como broche de oro y completando el panorama, si los directivos lideran con el ejemplo, esta puede ser la manera más sencilla, eficaz y práctica de prevenir el presentismo. Esto significa que la dirección debe:

• Pedir la baja cuando estén enfermos o noten síntomas de enfermedad.
• Disfrutar de sus vacaciones y días libres de forma regular (sin dejar que se acumulen).
• Priorizar el bienestar.
• Estar presentes en el momento.
• Crear una cultura que favorezca la flexibilidad.

En conclusión, el presentismo puede tener un gran impacto en cualquier negocio. Dicho esto, es fundamental adoptar una actitud proactiva para abordar los factores que lo provocan en lugar de actuar solo cuando ya es tarde. ¡Cuando los líderes se comprometen a crear una cultura de bienestar, el riesgo de presentismo se reduce de forma significativa!

Lecturas recomendadas

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