پدیده‌ی حضور در محل کار بدون بهره‌وری (Presenteeism) چیست و چگونه از آن جلوگیری کنیم
آیا تا به حال در جایی کار کرده‌اید که همه‌چیز بی‌روح و کند به نظر برسد؟ می‌دانید، همان حالتی که انگار انرژی از اتاق مکیده شده و تمرکز و بهره‌وری کار دشواری است؟ اما شما همچنان ساعت‌ها و ساعت‌ها پشت میز یا فضای کاری خود نشسته‌اید.
خب، این همان مسئله حضوروظیفه‌ای در یک کلام است (موضوعی که به واسطه آن حل می‌شود) سلامت در محیط کار)!
حضوروظیفه‌ای به عنوان «کاهش بهره‌وری و عملکرد یک کارمند یا گروهی از کارمندان، زمانی که با وجود بیماری، خستگی یا حواس‌پرتی شدید ناشی از مشکلات شخصی، توانایی تمرکز بر وظایف خود را ندارند» تعریف می‌شود. آن‌ها ممکن است از نظر جسمی حضور داشته باشند، اما حواس‌شان در آن لحظه آنجا نیست!
وقتی متوجه حضوروظیفه‌ای می‌شوید، منصفانه نیست که بازی سرزنش را راه بیندازید و فرد یا کارمند خاصی را مقصر بدانید. دلیلش این است که ما در دنیایی بسیار پیچیده زندگی می‌کنیم که پدیده حضوروظیفه‌ای ناگزیر است هر از گاهی سر و کله‌اش پیدا شود.
با این اوصاف، راه‌های بسیار مطمئنی برای سنجش حضوروظیفه‌ای در محل کار و همچنین راه‌هایی برای جلوگیری از آن وجود دارد.
برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، ادامه مطلب را بخوانید! روی بخش‌های زیر کلیک کنید تا مستقیماً به سوال مورد نظر خود بروید.
- حضوروظیفه‌ای چیست؟ چه عواملی باعث آن می‌شوند؟
- حضوروظیفه‌ای چه تأثیری بر محیط کار می‌گذارد؟
- چگونه حضوروظیفه‌ای را تشخیص دهیم؟
- چگونه از حضوروظیفه‌ای جلوگیری کنیم؟
حضوروظیفه‌ای چیست و چه عواملی باعث ایجاد آن می‌شوند؟
حضوروظیفه‌ای ارتباط تنگاتنگی با غیبت از کار (Absenteeism) دارد. تفاوت در این است که غیبت از کار به عنوان عدم حضور در محل کار یا باقی نماندن در آن طبق برنامه زمانی مشخصتعریف می‌شود. افرادی که دچار غیبت از کار غیبت هستند، برنامه‌ریزی شده تا کار کنند، اما در محل کار حاضر نمی‌شوند یا تا پایان روز کاری نمی‌مانند.
غیبت شامل مرخصی‌های با حقوق برنامه‌ریزی‌شده (یا مرخصی‌های بدون حقوق برنامه‌ریزی‌شده) نمی‌شود، اما شامل غیبت‌های برنامه‌ریزی‌نشده مانند روزهای بیماری بیش از حد است.
اما درک و تغییر حضوروظیفه‌ای دشوارتر است. ما معمولاً حضوروظیفه‌ای را به سه شکل می‌بینیم:
- کارمند حتی زمانی که بیمار است در محل کار حاضر می‌شود
- کارمند ساعت‌های طولانی کار می‌کند، اما در تمام مدت واقعاً بهره‌ور نیست (گاهی اوقات به عنوان «حضور فیزیکی» از آن یاد می‌شود)
- کارمند به دلیل عوامل حواس‌پرتی دیگر (مانند مشکلات خانوادگی، افسردگی یا بیماری‌های روحی، مسائل سلامتی یا صرفاً عدم علاقه به خودِ کار) با سطح کمتری کار می‌کند
نکته اصلی اینجاست که فرد به دلیل نیروهای درونی یا بیرونی نمی‌تواند توجه کافی به شغل یا وظایف خود داشته باشد. در ادامه، عوامل ایجادکننده حضوروظیفه‌ای را بیشتر بررسی خواهیم کرد تا این تعریف شفاف‌تر شود.
هزینه حضوروظیفه‌ای حداقل ۶ برابر بیشتر از غیبت از کار است
بر اساس پژوهش‌های مرکز کنترل و پیشگیری از بیماری‌ها (CDC)، گزارش شده است که غیبت از کار سالانه ۲۲۵.۸ میلیارد دلار برای کارفرمایان آمریکایی هزینه به همراه دارد (یا معادل۱,۶۸۵ دلار به ازای هر کارمند). در مقابل، پژوهشگران در «چالش جهانی شرکت‌ها» با بررسی داده‌های محیط کاری دریافتند که کارمندان به طور متوسط ۴ روز در هفته غیبت از کار دارند، اما کارمندان اعتراف کردند که در طول یک سال به مدت ۵۷.۵ روز (تقریباً ۳ ماه کاری در سال) در محل کار غیربهره‌ور بوده‌اند (حضوروظیفه‌ای). همین مطالعه برآورد کرد که حضوروظیفه‌ای در نهایت سالانه ۱,۵۰۰ میلیارد دلار برای کارفرمایان آمریکایی هزینه ایجاد می‌کند. حضوروظیفه‌ای همچنین از سال ۲۰۱۰ تاکنون سه برابر شده است، بنابراین توجه به این روند رو به رشد بسیار مهم است.
چه عواملی منجر به حضوروظیفه‌ای می‌شوند و چه کسانی مستعد آن هستند؟
مدیریت حضوروظیفه‌ای کار دشواری است، زیرا معمولاً در جریان کارهای روزمره پنهان می‌ماند. با این حال، برخی عوامل رایج وجود دارند که منجر به احتمال بیشتر بروز حضوروظیفه‌ای:
- پس‌انداز کردن روزهای مرخصی: برخی افراد پس‌انداز کردن مرخصی‌های خود را مایه افتخار می‌دانند؛ احتمالاً برای اینکه به رئیس خود نشان دهند چقدر به کار متعهد هستند. اما خستگی ناشی از کار و زندگی روزمره به همین شکل انباشته می‌شود.
- فشار ناشی از فرهنگ سازمانی: برخی افراد می‌ترسند که استفاده از مرخصی استعلاجی یا روزهای تعطیل/مرخصی باعث شود آن‌ها کمتر به شغل خود متعهد به نظر برسند (و رئیس‌شان متوجه شود). بنابراین افراد از گرفتن مرخصی خودداری می‌کنند تا اخراج نشوند یا فرصت ارتقای شغلی و افزایش حقوق را از دست ندهند. این امر منجر به افرادی خسته و بیش از حد کارکرده می‌شود.
- حجم کار سنگین: افرادی که حجم کاری سنگینی دارند از گرفتن مرخصی خودداری می‌کنند، زیرا نمی‌خواهند وظایف شغلی خود را به دوش همکاران بدارند یا پس از بازگشت با انبوهی از کارهای عقب‌افتاده مواجه شوند.
- مرخصی استعلاجی با حقوق اندک یا بدون حقوق: در سازمان‌هایی که مرخصی استعلاجی با حقوق کم یا اصلاً وجود ندارد (معمولاً در مشاغل یدی و کارگری)، کارگران حتی زمانی که احساس خوبی ندارند در محل کار حاضر می‌شوند تا از کسر حقوق جلوگیری کنند.
- وفاداری به تیم: برخی افراد مرخصی نمی‌گیرند زیرا می‌خواهند مطمئن شوند که تیم همچون یک ساعت کارکرد دقیق به کار خود ادامه می‌دهد. آن‌ها می‌ترسند که گرفتن مرخصی باعث ایجاد تعادل‌نشناسی غیررسمی شود و تأثیر منفی بر همه بگذارد. این کار با نیت خیر انجام می‌شود، اما در نهایت هزینه گزافی برای تیم به همراه دارد.
- سلامت: افرادی که از سلامتی ضعیف یا مشکلات پزشکی رنج می‌برند، بیشتر در معرض گزارش حضوروظیفه‌ای هستند.
- اهمیت نقش در شرکت: افرادی که مشاغل پرتقاضاتری دارند، به احتمال زیاد دچار حضوروظیفه‌ای می‌شوند که احتمالاً دلیل آن حجم کاری فیزیکی یا سطح بالای استرس است.
- اشتغال موقت در برابر دائم: افرادی که دارای موقعیت‌های شغلی دائم هستند، بیشتر از افراد شاغل در مشاغل فصلی یا موقت (معمولاً مشاغل با حقوق ساعتی) مستعد حضوروظیفه‌ای هستند. این احتمالاً به این دلیل است که آن‌ها امنیت شغلی دارند و کمتر نیاز دارند ارزش خود را به شرکت ثابت کنند.
- صنعت و حوزه فعالیت: افرادی که در صنایع مراقبت‌های بهداشتی/پزشکی، رفاهی یا آموزشی کار می‌کنند، بیشتر در معرض حضوروظیفه‌ای قرار دارند.
- مشاغل استرس‌زا: افرادی که مشاغل استرس‌زایی دارند اغلب سطوح بالاتری از حضوروظیفه‌ای را نسبت به دیگران تجربه می‌کنند.
حضوروظیفه‌ای چه تأثیری بر محیط کار می‌گذارد؟
تأثیرات حضوروظیفه‌ای به مرور زمان انباشته و تشدید می‌شود.
کاهش بهره‌وری بزرگ‌ترین پیامد حضوروظیفه‌ای است. دیدن تأثیر غیبت از کار آسان‌تر است، اما پیامدهای حضوروظیفه‌ای در سایه کمین کرده‌اند. دلیلی وجود دارد که حضوروظیفه‌ای ۶ برابر بیشتر از غیبت برای سازمان‌ها هزینه دارد! بر اساس آمارهای کانادا، کاهش بهره‌وری ناشی از حضوروظیفه‌ای ۷.۵ برابر بیشتر از کاهش بهره‌وری ناشی از غیبت از کار بود.
یکی دیگر از پیامدهای عمده حضوروظیفه‌ای، خستگی مفرط و احتمال به خطر افتادن سلامتی در آینده است. هنگامی که افراد مرخصی نمی‌گیرند (مرخصی با حقوق یا بدون حقوق)، به طور فزاینده‌ای خسته می‌شوند. بنابراین، نیروی کاری که خسته است، خود را در برابر بیماری‌ها (بزرگ یا کوچک) آسیب‌پذیرتر می‌کند. و در مشاغلی که شامل کار دستی و فیزیکی است، کارگران خسته منجر به افزایش احتمال آسیب‌های ناشی از کار می‌شوند.
این عادت بد همچنین می‌تواند باعث انتشار بیماری در محیط کار شود! وقتی افراد بیمار مرخصی نمی‌گیرند، ریسک بزرگی وجود دارد که فرد مبتلا، بیماری خود را به همکارانش منتقل کند.
خبر خوب: یک مطالعه اخیر نشان داد که حضوروظیفه‌ای برای کسب‌وکارها هزینه دارد ۱۰ برابر بیشتر از غیبت از کار…اما حل کردن آن آسان‌تر است. به همین دلیل است که ایجاد یک تغییر فرهنگی که از حضوروظیفه‌ای تا حد امکان جلوگیری کند بسیار مهم است، اما در ادامه بیشتر به آن خواهیم پرداخت! ابزارهای کار و برنامه‌ریزی منابع مانند Toggl Plan مدیریت یک محیط کاری انعطاف‌پذیر را آسان می‌کنند.
چگونه حضوروظیفه‌ای را در محل کار تشخیص دهیم؟
اکنون که درباره اینکه حضوروظیفه‌ای چیست و چه تأثیرات تاسف‌باری دارد صحبت کردیم، چند روش را بررسی می‌کنیم که می‌توانید برای جلوگیری از حضوروظیفه‌ای در سازمان خود از آن‌ها استفاده کنید! با پایش فعالانه حضوروظیفه‌ای، مدیریت این عامل پنهانِ هدردهنده بهره‌وری برای سازمان‌ها آسان‌تر می‌شود.
۱. ناشناس نظرسنجی‌های لحظه‌ای: این یک روش عالی برای جمع‌آوری داده‌های ناشناس و بلادرنگ از تیم شما است. تمام عواملی را که منجر به حضوروظیفه‌ای می‌شوند به یاد دارید؟ تیم ما می‌تواند شما را مجهز کند با یک نظرسنجی پالس سفارشی که برای شناسایی آن عواملِ فرهنگ حضوروظیفه‌ای ساخته شده است.
۲. نظارت بر کیفیت کار: این روش به زمان بسیار بیشتری نیاز دارد، اما همچنان یک راه عالی برای تشخیص حضوروظیفه‌ای است. روان‌شناسان توصیه می‌کنند که معیاری از رفتار و عملکرد برای کارمندانتعیین کنید. این شاخص کیفی به مدیران اجازه می‌دهد ببینند کارمندان تحت شرایط «طبیعی» چگونه رفتار می‌کنند و به راحتی می‌توانند انحرافات از هنجار را تشخیص دهند. بنابراین اگر یک کارمند (یا تیم) معمولاً بسیار بهره‌ور است، اما در دوره اخیر در همان سطح تولید نداشته است، این ممکن است نشانه‌ای از حضوروظیفه‌ای باشد.
۳. گفتگو با تیم خود: در نهایت همه ما انسان هستیم. بنابراین خوب است که هر از گاهی با تیم خود بنشینید (یا اگر راحت‌تر است، به صورت فردی با هر یک از آن‌ها گفتگو کنید)، بازخورد آن‌ها را دریافت کنید و به آن‌ها کمک کنید تا هرگونه مشکل خارجی را مدیریت کنند. مزیت این روش این است که شما رابطه خود را با تیم بیشتر تقویت می‌کنید و آسیب‌پذیری بازی که ایجاد می‌شود، صمیمیت شخصی/تیمی را بهبود می‌بخشد.
چگونه حضوروظیفه‌ای را کاهش دهیم یا از آن جلوگیری کنیم؟
حضوروظیفه‌ای قطعا قابل پیشگیری است یا با استفاده از برخی بهترین روش‌ها می‌توان آن را به شدت کاهش داد. بازگشت سرمایه (ROI) حاصل از این روش‌ها نه تنها از حضوروظیفه‌ای جلوگیری می‌کند، بلکه فرهنگ محیط کار را نیز بهبود می‌بخشد. نکته حاشیه‌ای اینکه، پژوهش‌ها نشان می‌دهند که یک فرهنگ قوی، مثبت و سلامتی و تندرستی محور، با تمرکز بر سلامت و شادی، می‌توانند:
- تعامل کارمندان را تا ۳۰ درصد افزایش می‌دهد،
- ۱۰ روز کاری پربازده‌تر در سال به ازای هر کارمند اضافه می‌کند
- منجر به افزایش تا ۱۹ درصدی در درآمد عملیاتی می‌شود
- افزایش ۲۸ درصدی در رشد درآمد را فراهم می‌کند!
۱. ضرورت حضور را ابلاغ کنید و انعطاف‌پذیری قائل شوید: ساده‌ترین کار این است که از همان ابتدا این توقع را برای تیم خود ایجاد کنید که وقتی در محل کار (یا دورکاری) هستند، همه باید در آن لحظه حاضر و متمرکز باشند. وقتی دستورالعمل مشخصی به تیم داده نمی‌شود، این دعوت‌نامه بازی برای نفوذ حضوروظیفه‌ای است.
تعیین انتظارات روشن ممکن است کافی نباشد، به ویژه در روزگار ما که رقابت بر سر استعدادها به اوج خود رسیده است. به همین دلیل است که سازمان‌ها باید با زمان پیش بروند و با کارمندان خود انعطاف‌پذیر باشند. در اینجا چند روش برتر برای ایجاد یک محیط کار انعطاف‌پذیر:
- زمان تعطیلات سخاوتمندانه: با دادن زمان تعطیلات/مرخصی سخاوتمندانه به تیم، سیگنال روشنی ارسال می‌شود که مدیریت انگیزه دارد فرهنگی مبتنی بر اعتماد و احترام متقابل ایجاد کند. این کار قطعا با واکنش مثبتی روبرو خواهد شد و احتمالاً منجر به داشتن تیمی باانگیزه‌تر نیز خواهد شد!
- محیط کاری مبتنی بر نتایج (ROWE): سنجش موفقیت بر اساس عملکرد، نتایج یا خروجی، نه بر اساس تعداد ساعات کار شده (در صورت امکان). این روش به ویژه برای نسل‌های جوان‌تر که مفهوم «حضور فیزیکی» را به خوبی درک نمی‌کنند، بسیار قدرتمند است.
- دورکاری: ایجاد فرصتی برای تیم جهت دورکاری (در صورت امکان) طبق یک برنامه منظم، روحیه آن‌ها را تقویت خواهد کرد. این امر به ویژه در حالی که ما این «عادی جدید» را که در آن همه به زندگی روزمره بازمی‌گردند در آغوش می‌گیریم، بسیار مفید خواهد بود.
- کار بدون وابستگی به زمان: انعطاف‌پذیری با تیم و اجازه دادن به آن‌ها برای تعیین ساعات کاری خود (مثلاً شروع زودتر یا شروع دیرتر) در هماهنگی با محیط ROWE (در صورت امکان). باز هم، این کار صرفاً بر روی ایجاد فرهنگ اعتماد و احترام متقابل بنا می‌شود. این در تضاد با محیط کار سنتی است که در آن ساعات کار استاندارد شده‌اند.
۲. ایجاد یک فرهنگ سازمانی مبتنی بر تندرستی: به منظور ترویج سلامت در محیط کارو تمام مزایای آن، ما نیاز داریم که مدیریت به کارمندان اهمیت دهد و از آن‌ها برای دستیابی به آنچه برایشان مهم است حمایت کند. در اینجا چند راه برای ایجاد فرهنگ تندرستی در سازمان شما آورده شده است:
- خریداری فرهنگ تندرستی از رده‌های پایه تا مدیریت: حمایت در سطح پایه برای سلامتی و تندرستی همیشه وجود دارد، اما تیم تا زمانی که از سوی رهبران و مدیران حمایت نشود، آن را به اندازه کافی باارزش نخواهد دانست یا نمی‌تواند با آن ارتباط برقرار کند. تغییر زمانی اتفاق می‌افتد که همه پای کار باشند!
- ایجاد شرایطی که به تیم اجازه درخشش می‌دهد: ایجاد یک محیط سالم که در آن کارمندان احساس کنند تلاش‌هایشان برای سلامتی و تندرستی مورد تقدیر قرار می‌گیرد. تقویت مثبت، واکنشی فوق‌العاده از سوی رهبران در راستای ترویج فرهنگ تندرستی است!
- ارتباط با افراد در سطح خودشان: قرار نیست همه ماراتن بدوند یا بدنساز شوند. ما باید سلامتی را برای همه قابل دسترس کنیم و به آن‌ها اجازه دهیم انتخاب کنند که روی کدام جنبه‌های تندرستی می‌خواهند تمرکز کنند. یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای درک کارمندان از طریق یک نظرسنجی سلامت کارکناناست، تا بتوانید بفهمید هر کس در کجای سفر سلامتی خود قرار دارد. می‌توانید با این ۲۸ فعالیت‌های سلامتی شروع کنید که همه عاشق آن خواهند شد. جزء دیگر، ایجاد منابعی است که تیم بتواند برای آموزش خود در زمینه تندرستی به آن‌ها اعتماد کند، و شما می‌توانید این موارد را از طریق یک خبرنامه سلامتتوزیع کنید. نگاهی بیندازید به پست وبلاگ ما درباره اینکه تمرین تندرستی واقعاً به چه معناست!
۳. رهبری با نمونه و الگو بودن مدیریت: با گردآوری همه این موارد در یک تصویر کامل، اگر مدیریت با عمل خود الگو باشد، ممکن است ساده‌ترین، مؤثرترین و کاربردی ترین روش برای جلوگیری از حضوروظیفه‌ای باشد. این بدان معناست که مدیریت باید:
- هنگامی که بیمار هستند یا احساس بیماری می‌کنند، مرخصی بگیرند
- به طور منظم از زمان تعطیلات/مرخصی خود استفاده کنند (نگذارند روی هم انباشته شود)
- روی تندرستی تمرکز کنند
- حضور در لحظه و تمرکز
- ایجاد فرهنگی مستعد و سازگار با انعطاف‌پذیری
در نتیجه، حضوروظیفه‌ای می‌تواند تأثیر زیادی بر هر کسب‌وکاری داشته باشد. با این اوصاف، مهم است که به جای واکنش نشان دادن، نسبت به عوامل ایجادکننده حضوروظیفه‌ای پیش‌گام و فعال باشید. هنگامی که رهبران متعهد به ایجاد یک فرهنگ تندرستی می‌شوند، ریسک حضوروظیفه‌ای به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد!
مطالعه بیشتر
علاقه‌مندید بدانید مزایای سلامتی چگونه به نظر می‌رسند؟ بررسی کنید “چگونه مشارکت در چالش‌های تندرستی را به حداکثر برسانیم» برای دریافت توصیه‌های کاربردی جهت تقویت مشارکت کارمندان و بالا بردن روحیه از طریق چالش‌های تندرستی کارکنان.
می‌خواهید درباره سلامتی شرکتی بیشتر بدانید؟در سه بخش ما شرکت کنیدمجموعه وبینارهای مبانی سلامتیبرای مدیران منابع انسانی.این یک شروع سریع برای هر کسی است که می‌خواهد (یا نیاز دارد) مستقیماً وارد این صنعت شود.
علاقه‌مند به صحبت با یک متخصص مزایا برای پشتیبانی تک‌به‌تک بیشتر هستید؟یک جلسه مشاوره مقدماتی با IncentFit رزرو کنیدمی‌خواهید بدانید چه چیزی بهتر کار می‌کند؟ وایت‌پپر ما را در موردما اطلاعات بیشتری درباره نیازهای منحصر به فرد شرکت شما کسب خواهیم کرد و شما را در مسیر درست راهنمایی می‌کنیم.
