۶ خطر عمده غیبت کارکنان در محیط کار

استراحت‌های مکرر برای روحیه‌ی کارکنان مفید است. چه نیاز داشته باشند به یک وضعیت اضطراری خانوادگی رسیدگی کنند و چه بیمار باشند، فراهم کردن شرایط مناسب برای این نیازها یک رویه تجاری خوب و ابزاری مؤثر برای حفظ نیرو است. در واقع، بیشتر شرکت‌ها سیاست‌های مختلفی در خصوص مرخصی — چه باحقوق و چه بی‌حقوق — مطابق با قانون مرخصی استعلاجی و خانوادگی و سایر الزامات قانونی قابل اجرا دارند.

با این حال، مرخصی‌های برنامه‌ریزی‌نشده‌ی بیش از حد می‌تواند دردسر بزرگی برای یک کسب‌وکار باشد. وقتی برخی از اعضای تیم مکرراً غایب هستند، ممکن است حجم کار آن‌ها به افرادی که به طور مداوم در سر کار حاضر می‌شوند منتقل شود. همان‌طور که خواهیم دید، این موضوع می‌تواند یک چرخه معیوب با اثرات موج‌دار گسترده ایجاد کند، از جمله مشارکت کارکنانپایین، روحیه‌ی ضعیف، فرسودگی شغلیو فرهنگ منفی. خبر خوب این است که کار نباید به اینجا برسد.

خطرات غیبت کارکنان

غیبت همیشه باعث دوری بیشتر نمی‌شود – البته نه زمانی که مجبور باشید بار کار دیگران را به دوش بکشید. اگر چیزی باشد، این امر مشکلات مالی، عاطفی و موارد دیگری را ایجاد می‌کند که در نهایت بر موفقیت سازمان تأثیر می‌گذارد. این موارد عبارتند از:

1. تأثیرات بر بهره‌وری و عملکرد: وقتی کارکنان غایب هستند، کار آن‌ها به سادگی انجام نمی‌شود یا باید مجدداً توزیع شود. در هر صورت، غیبت آن‌ها می‌تواند پیشرفت پروژه را به خطر بیندازد.
2. پیامدهای مالی: قابل پیش‌بینی است که کسب‌وکارها با افت بهره‌وری، پول زیادی از دست می‌دهند. در سال ۲۰۱۵، مراکز کنترل و پیشگیری از بیماری‌ها (CDC) تخمین زدند که کسب‌وکارهای آمریکایی به دلیل غیبت کارکنان سالانه ۲۲۵.۸ میلیارد دلار (۱۶۸۵ دلار به ازای هر کارمند) از دست می‌دهند.
3. مسائل مربوط به روحیه و فرهنگ: همان‌طور که قبلاً بحث کردیم، فرهنگ محیط کار اغلب مهم‌تر از هر سیاستی است که می‌توانید پیاده‌سازی کنید. ممکن است برخی نظر دیگری داشته باشند (این را می‌توان معادل مرغ و تخم‌مرغ در دنیای منابع انسانی دانست)، اما شواهد کمی وجود دارد که نشان دهد چگونه یک سیاست خوب می‌تواند فرهنگ سمی را درمان کند.
4. چالش‌های مدیریتی: علاوه بر دردسر تخصیص منابع، غیبت‌های غیرمنتظره می‌تواند مشکلاتی را در تجربه مشتری ایجاد کند که به ضربات حیثیتی و مالی منجر می‌شود.
5. مشکلات ارزیابی عملکرد و بازخورد: با حضور ناپایدار، ارزیابی عادلانه عملکرد کلی یک کارمند دشوار است. این بدان معناست که مدیران ممکن است در ارائه بازخورد سازنده در هنگام بحث‌های مربوط به شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) با مشکل مواجه شوند. بدون آن، تعیین و اندازه‌گیری اهداف عملکرد معنادار برای فصل یا سه ماهه بعدی حتی سخت‌تر خواهد بود.
6. تأثیرات بلندمدت سازمانی: اگر غیبت مزمن کنترل نشود، می‌تواند یک فرهنگ ریسک‌گریز ایجاد کند که در آن ایده‌های جدید کمتر ظهور می‌کنند یا پیاده‌سازی می‌شوند. با گذشت زمان، کاهش بهره‌وری و نوآوری می‌تواند به عقب ماندن از رقبا منجر شود. در نهایت، اعتبار شرکت ممکن است آسیب ببیند، که می‌تواند آن را برای متخصصان جاه‌طلب جذاب‌تر کند.

راهبردهای کاهش غیبت کارکنان

همان‌طور که در یک فوربس مقاله اشاره شد، «تنبیه ساده کارمندانی که به‌طور منظم سر کار حاضر نمی‌شوند ممکن است رویکردی بوده که در گذشته کارایی داشته، اما قرن بیست و یکم نیازمند رویکردی خلاقانه‌تر و درک‌کننده‌تر است.» ۱۲ عضو شورای منابع انسانی فوربس که برای این مقاله مصاحبه شده‌اند، راهبردهای زیر را به اشتراک گذاشتند:

ترویج برنامه‌ها و سیاست‌های محل کار

طبق یک گزارش جدید از ComPsych, سلامت روان ضعیف عامل ۱۱ درصد از کل مرخصی‌ها در سه ماهه اول سال ۲۰۲۴ بوده است. «در مجموع، آمریکایی‌های بیشتری در سه ماهه اول سال به دلیل مسائل مرتبط با سلامت روان به مرخصی رفتند تا مواردی چون حوادث، سرطان، کووید-۱۹، بیماری قلبی و حمله قلبی، به صورت ترکیبی.»».

دکتر جنیفر بردساو، مدیر بالینی ComPsych، این موضوع را به بحران رو به رشد سلامت روان در میان کارگران زن نسبت می‌دهد. دکتر بردساو خاطرنشان کرد: «زنان شاغل – به‌ویژه مادران و سایر مراقبان – اغلب به مراقبت از خود بی‌توجهی می‌کنند تا زمانی که به نقطه فرسودگی شدید (بورن‌آوت) برسند و نیاز به مرخصی داشته باشند.»

مطالعات نشان می‌دهد که یک برنامه سلامتی جامع و خوش‌ساخت می‌تواند شرایط را از چندین جهت تغییر دهد:

• می‌تواند از ایجاد تاب‌آوری پشتیبانی کند تا به کارمندان کمک کند بهتر با تقاضاهای کار و زندگی شخصی کنار بیایند.
• رفتارهای سالمی مانند ورزش، تغذیه و مراقبت‌های پیشگیرانه را ترویج کند که به مدیریت شرایط مزمن و کاهش غیبت‌ها کمک می‌کنند.
• فرهنگی از سلامت و تندرستی را پرورش دهد که مشارکت، رضایت شغلی و روحیه کارکنان را تقویت می‌کند – که منجر به تعهد بیشتر و کاهش غیبت می‌شود.
• غربالگری‌های سلامتی، آزمایش‌های بیومتریک و سایر خدمات پیشگیرانه می‌توانند به شناسایی زودهنگام مشکلات سلامتی کمک کنند و امکان درمان و مدیریت به‌موقع را پیش از تبدیل شدن به غیبت‌های طولانی‌مدت فراهم سازند.
• مزایای سلامتی مانند برنامه‌های کاری انعطاف‌پذیر، کمک‌هزینه نگهداری کودک و برنامه‌های کمک به کارکنان می‌توانند به کارمندان کمک کنند تا مسئولیت‌های شخصی و
• حرفه‌ای خود را بهتر مدیریت کرده و غیبت‌های ناشی از استرس را کاهش دهند.
• برنامه‌های سلامتی که مربی‌گری، آموزش و پشتیبانی را برای کارکنان مبتلا به بیماری‌های مزمن مانند دیابت یا افسردگی فراهم می‌کنند، می‌توانند به آن‌ها در کنترل بهتر سلامتی‌شان کمک کرده و عود بیماری و غیبت‌های مرتبط را کاهش دهند.کمک می‌کند.

شایان ذکر است که یک برنامه سلامتی در محیط کار نمی‌تواند به‌تنهایی کار کند. همان‌طور که ویلیام فلمینگ از دانشگاه آکسفورد در مطالعه جدیدخود اشاره می‌کند، این برنامه‌ها زمانی بهترین عملکرد را دارند که کارفرمایان بر «جنبه‌های ساختاری‌تر کار نیز تمرکز کنند. این موارد شامل بهبود دستمزدها، ارائه قراردادهای امن، اعطای مقداری انعطاف‌پذیری و کنترل بر برنامه کاری به کارمندان، و فراهم کردن فرصت‌هایی برای ارتقای مهارت و Mentorship (راهنمایی) است.»

جن فیشر، مدیر سابق ارشد تندرستی در دلایت، این موضوع را به بهترین شکل بیان کرد: «ما باید تفکر خود را پیرامون کار تکامل داده و مدرن کنیم و همچنین به نظرات و انتظارات نیروی کار گوش دهیم.» رهبران فوربس نیز با این نظر موافقند و هر یک چیزی برای افزودن دارند:

سایر راهبردها برای کاهش غیبت کارکنان

1. ایجاد یک سیاست حضور و غیاب مشخص و ابراز شفاف انتظارات به تمامی کارکنان. برای جلوگیری از پارتی‌بازی، از اجرای یکپارچه آن در سراسر سازمان اطمینان حاصل کنید.
2. پیاده‌سازی سیستم‌های مدیریت غیبت برای ردیابی غیبت‌ها و شناسایی الگوها. این کار می‌تواند به تولید گزارش‌هایی برای تصمیم‌گیری‌های آینده کمک کند.
3. بهبود مشارکت کارکنان راهبردهای ایجاد انگیزه و الهام‌بخشی به تیم خود.
4. در صورت امکان، گزینه‌هایی مانند ساعت کاری شناور یا دورکاری را برای ترویج تعادل بین کار و زندگیکمک می‌کند.
5. بررسی کنید. مصاحبه‌های بازگشت به کار را برای درک دلایل غیبت انجام دهید. در صورت لزوم، برنامه‌های کمک به کارکنان را برای مشکلات شخصی یا خانوادگی فراهم کنید. همچنین، خدمات مشاوره‌ای برای پشتیبانی از سلامت روان ارائه دهید.
6. انضباط تصاعدی را پیاده‌سازی کنید. یک سیستم عادلانه و شفاف از اخطارها را برای غیبت بیش از حد تدوین کنید. پیش از اقدام جدی، فرصت‌هایی برای بهبود فراهم سازید.
7. فرهنگ پاسخگویی را پرورش دهید. با ارتباطات خوب و حضور منظم در تمام سطوح، با مثال زدن پیشتاز باشید.

مسیر پیش رو

کارکنان انسان هستند، نه فقط اعدادی روی صفحه گسترده شما. به کوتاه سخن، شما نمی‌توانید مشکلات آن‌ها را صرفاً با اجرای قوانین حل کنید. موفقیت واقعی زمانی آغاز می‌شود که یک محیط کار مثبت ایجاد کنید که در آن حضور منظم، پیامد طبیعی مشارکت، تندرستی و احترام متقابل باشد. وقتی کارکنان احساس کنند باارزش، حمایت‌شده و مسئولیت‌پذیر هستند، غیبت به‌طور طبیعی کاهش می‌یابد – و همه برنده می‌شوند.