ملازمین کی غیر حاضری کے کام کی جگہ پر 6 بڑے خطرات

لیتے رہنا مختصر وقفے ملازمین کے حوصلے کے لیے اچھا ہے۔ خواہ انہیں خیمہ نما ہنگامی صورتحال سے نمٹنا ہو یا وہ بیمار ہوں، ان ضروریات کو پورا کرنا اچھا کاروباری طریقہ کار اور ملازمین کو روکنے کا ایک مؤثر ذریعہ ہے۔ درحقیقت، زیادہ تر کمپنیوں کے پاس رخصت سے متعلق مختلف پالیسیاں ہوتی ہیں—جو کہ با معاوضہ اور غیر معاوضہ دونوں ہوتی ہیں—جو کہ اس کے مطابق ہیں فیملی اینڈ میڈیکل لیو ایکٹ اور دیگر قابل اطلاق قانونی تقاضے۔

اس کے باوجود، غیر منصوبہ بند طویل رخصتیں کسی بھی کاروبار کے لیے درد سر بن سکتی ہیں۔ جب کچھ ٹیم کے اراکین بار بار غیر حاضر رہتے ہیں، تو ان کا کام ان لوگوں میں تقسیم کرنا پڑتا ہے جو باقاعدگی سے آتے ہیں۔ جیسا کہ ہم دیکھیں گے، یہ ایک ایسا چکر بن سکتا ہے جس کے دور رس اثرات مرتب ہوتے ہیں، بشمول کم ملازمین کی مصروفیت، ناقص حوصلہ دفتر میں ذہنی تھکن (برن آؤٹ)، اور منفی کلچر۔ اچھی بات یہ ہے کہ اسے اس حد تک جانے کی ضرورت نہیں ہے۔

ملازمین کی غیر حاضری کے خطرات

غیر حاضری ہمیشہ دلوں کو دور نہیں کرتی – خاص طور پر جب آپ کو کسی اور کا بوجھ بھی اٹھانا پڑے۔ اگر کچھ ہے تو، یہ مالی، جذباتی اور دیگر مسائل پیدا کرتا ہے جو بالآخر تنظیمی کامیابی کو متاثر کرتے ہیں۔ ان میں شامل ہیں:

1. پیداواری صلاحیت اور کارکردگی پر اثرات: جب ملازمین غیر حاضر ہوتے ہیں، تو ان کا کام یا تو بالکل نہیں ہوتا، یا پھر اسے دوبارہ تقسیم کرنا پڑتا ہے۔ کسی بھی صورت میں، ان کی غیر حاضری کسی پروجیکٹ کی پیشرفت کو متاثر کر سکتی ہے۔
2. مالی نتائج: ظاہر ہے کہ پیداواری صلاحیت میں کمی پر کاروباروں کو بھاری نقصان اٹھانا پڑتا ہے۔ 2015 میں، سینٹرز فار ڈیزیز کنٹرول اینڈ پریوینشن (CDC) نے اندازہ لگایا کہ غیر حاضری کی وجہ سے امریکی کاروباروں کو سالانہ 225.8 بلین ڈالر (فی ملازم 1,685 ڈالر) کا نقصان ہوا۔
3. حوصلے اور کلچر کے مسائل: جیسا کہ ہم پہلے بھی بحث کر چکے ہیں، کام کی جگہ کا کلچر اکثر آپ کی کسی بھی پالیسی سے زیادہ اہم ہوتا ہے۔ کچھ لوگ اس سے اختلاف کر سکتے ہیں (اسے HR کی دنیا کا مرغی اور انڈے والا معاملہ سمجھیں)، لیکن اس بات کے بہت کم شواہد ہیں کہ اچھی پالیسی کسی زہریلے کلچر کو کیسے درست کر سکتی ہے۔
4. انتظامی چیلنجز: وسائل کی تقسیم کے دردِ سر کے علاوہ، غیر متوقع غیر حاضری گاہک کے تجربے کے مسائل بھی پیدا کر سکتی ہے، جس کے نتیجے میں شہرت اور مالی نقصان کا سامنا کرنا پڑتا ہے۔
5. کارکردگی کا جائزہ اور فیڈব্যাক کے مسائل: غیر مستحکم حاضری کے ساتھ، ملازم کی مجموعی کارکردگی کا منصفانہ جائزہ لینا مشکل ہوتا ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ جب KPI کے بارے میں بات چیت کی جائے تو مینیجرز کو تعمیری فیڈব্যাক دینے میں دشواری کا سامنا کرنا پڑ سکتا ہے۔ اس کے بغیر، اگلے سہ ماہی یا سیزن کے لیے معنی خیز کارکردگی کے اہداف طے کرنا اور ان کی پیمائش کرنا اور بھی زیادہ مشکل ہو جائے گا۔
6. طویل مدتی تنظیمی اثرات: اگر اس کا نوٹس نہ لیا جائے تو دائمی غیر حاضری ایک ایسا خطرے سے بچنے والا کلچر پیدا کر سکتی ہے جہاں نئے خیالات کے سامنے آنے یا نافذ ہونے کے امکانات کم ہوتے ہیں۔ وقت کے ساتھ ساتھ، پیداواری صلاحیت اور جدت میں کمی کی وجہ سے مسابقتی دوڑ میں پیچھے رہنا پڑ سکتا ہے۔ بالآخر، کمپنی کی ساکھ متاثر ہو سکتی ہے، جو اسے پرجوش اور لائق پیشہ ور افراد کے لیے کم دلکش بنا سکتی ہے۔

ملازمین کی غیر حاضری کو کم کرنے کی حکمت عملی

جیسا کہ ایک فوربس مضمون میں نوٹ کیا گیا ہے، "باقاعدگی سے کام سے غیر حاضر رہنے والے ملازمین کی محض سرزنش کرنا شاید ماضی میں کارآمد طریقہ رہا ہو، لیکن 21ویں صدی میں زیادہ تخلیقی اور سمجھداری پر مبنی نقطہ نظر کی ضرورت ہے۔" اس مضمون کے لیے انٹرویو دیے گئے فوربس ہیومن ریسورسز کونسل کے 12 اراکین نے درج ذیل حکمت عملیوں کا اشتراک کیا:

کام کی جگہ کے پروگراموں اور پالیسیوں کو فروغ دیں

ایک نئی کامپسیخ رپورٹکے مطابق، 2024 کی پہلی سہ ماہی میں تمام رخصتوں میں سے 11% کی وجہ خراب ذہنی صحت تھی۔ "مجموعی طور پر، سال کی پہلی سہ ماہی میں کسی حادثے، کینسر، کووڈ-19، دل کی بیماری، اور دل کے دورے کے مقابلے میں زیادہ امریکیوں نے ذہنی صحت سے متعلق رخصتیں لیں، ملا کر۔”

کامپسیخ کی کلینیکل ڈائریکٹر ڈاکٹر جینیفر برڈسال اس کی وجہ خواتین کارکنوں میں ذہنی صحت کے بڑھتے ہوئے بحران کو قرار دیتی ہیں۔ ڈاکٹر برڈسال نے نوٹ کیا، "کام کرنے والی خواتین — خاص طور پر مائیں اور دیگر نگہداشت کرنے والے — اکثر اپنی خود کی دیکھ بھال کو اس وقت تک نظر انداز کرتی ہیں جب تک کہ وہ اس حد تک تھکن کا شکار نہ ہو جائیں کہ انہیں رخصت لینی پڑے۔"

مطالعے سے پتہ چلتا ہے کہ ایک اچھے طریقے سے ڈیزائن کیا گیا، جامع فلاح و بہبود کا پروگرام کئی طریقوں سے صورتحال کو بدل سکتا ہے:

• یہ لچک پیدا کرنے میں مدد کر سکتا ہے تاکہ ملازمین کام اور ذاتی زندگی کے مطالبات کا بہتر طریقے سے مقابلہ کر سکیں۔
• صحت مند رویوں جیسے کہ ورزش، غذایت، اور احتیاطی تدابیر کو فروغ دیں جو دائمی امراض پر قابو پانے اور غیر حاضری کو کم کرنے میں مدد کرتے ہیں۔
• صحت اور تندرستی کے کلچر کو فروغ دیں جو ملازمین کی مصروفیت، ملازمت کے اطمینان، اور حوصلے کو بڑھاتا ہے – جس سے وابستگی میں اضافہ اور غیر حاضری میں کمی آتی ہے۔
• فلاح و بہبود کی اسکریننگ، بائیو میٹرک ٹیسٹنگ، اور دیگر احتیاطی خدمات صحت کے مسائل کی ابتدائی تشخیص میں مدد کر سکتی ہیں، جس سے طویل رخصتوں کا سبب بننے سے پہلے بروقت علاج اور انتظام ممکن ہو جاتا ہے۔
• فلاح و بہبود کے فوائد جیسے کہ لچکدار شیڈول، بچوں کی دیکھ بھال میں معاونت، اور ملازمین کی امدادی پروگرام ملازمین کو ان کی ذاتی اور
• پیشہ ورانہ ذمہ داریوں کو بہتر طریقے سے سنبھالنے اور تناؤ سے متعلق غیر حاضریوں کو کم کرنے میں مدد کر سکتے ہیں۔
• فلاح و بہبود کے پروگرام جو زیابیطس یا ڈپریشن جیسے دائمی امراض میں مبتلا ملازمین کو کوچنگ، تعلیم، اور معاونت فراہم کرتے ہیں، انہیں اپنی صحت کو بہتر طریقے سے کنٹرول کرنے میں مدد کر سکتے ہیں، جس سے بیماری کے شدید دوروں اور اس سے متعلق غیر حاضریوں میں کمی آتی ہے۔۔

یہ بات قابل ذکر ہے کہ کام کی جگہ کا فلاح و بہبود کا پروگرام تنہا کام نہیں کر سکتا۔ جیسا کہ آکسفورڈ یونیورسٹی کے ولیم فلیمنگ اپنے نئے مطالعےمیں نوٹ کرتے ہیں، یہ پروگرام اس وقت بہترین کام کرتے ہیں جب آجر کام کے "مزید ساختی پہلوؤں" پر بھی توجہ مرکوز کرتے ہیں۔ ان میں تنخواہ میں بہتری، محفوظ کنٹریکٹس فراہم کرنا، ملازمین کو ان کے کام کے شیڈول پر کچھ لچک اور کنٹرول دینا، اور اپ اسکلنگ اور مینٹورشپ کے مواقع فراہم کرنا شامل ہیں۔

ڈیلوئٹ کی سابق چیف ویل بینگ آفیسر جن فشر نے اسے بہترین انداز میں کہا: "हमें کام کے بارے میں اپنی سوچ کو فروغ دینے اور جدید بنانے کی ضرورت ہے اور ساتھ ہی افرادی قوت کے جذبات اور توقعات کو بھی سننے کی ضرورت ہے۔" فوربس کے رہنما اس بات سے متفق ہیں، اور ہر ایک کے پاس اس میں کچھ اضافہ کرنے کے لیے ہے:

ملازمین کی غیر حاضری کو کم کرنے کی دیگر حکمت عملییں

1. ایک واضح حاضری کی پالیسی قائم کریں اور تمام ملازمین کو توقعات کے بارے میں واضح طور پر بتائیں۔ اقربا پروری سے بچنے کے لیے، پوری تنظیم میں اس کے یکساں نفاذ کو یقینی بنائیں۔
2. غیر حاضریوں کو ٹریک کرنے اور نمونوں کی شناخت کے لیے غیر حاضری کے انتظام کے نظام (Absence Management Systems) نافذ کریں۔ اس سے مستقبل کے فیصلوں سے آگاہ کرنے کے لیے رپورٹس تیار کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔
3. بہتر بنائیں ملازمین کی مصروفیت اپنی ٹیم کو متحرک اور متاثر کرنے کی حکمت عملی۔
4. فلاح و بہبود کے فروغ کے لیے جہاں ممکن ہو فلیکس ٹائم یا ریموٹ ورک جیسے اختیارات پر غور کریں کام اور زندگی کا توازن۔
5. غیر حاضری کی وجوہات کو سمجھنے کے لیے کام پر واپسی کے انٹرویوز لیں۔ جہاں ضروری ہو، ذاتی یا خاندانی مسائل کے لیے ملازمین کے امدادی پروگرام فراہم کریں۔ اس کے علاوہ، ذہنی صحت کی معاونت کے لیے کونسلنگ کی خدمات پیش کریں۔
6. ترقی پسندانہ تضبط (progressive discipline) کا نفاذ کریں۔ ضرورت سے زیادہ غیر حاضری کے لیے وارننگز کا ایک منصفانہ اور شفاف نظام تیار کریں۔ سخت کارروائی کرنے سے پہلے بہتری کے مواقع فراہم کریں۔
7. جوابدہی کے کلچر کو فروغ دیں۔ اچھے مواصلات اور تمام سطحوں پر حاضری کے ساتھ خود مثال بنیں۔

آگے کا راستہ

ملازمین انسان ہیں، آپ کی اسپریڈشیٹ کے محض نمبر نہیں۔ خلاصہ یہ کہ، آپ محض قوانین نافذ کر کے ان کے مسائل حل نہیں کر سکتے۔ حقیقی کامیابی اس وقت شروع ہوتی ہے جب آپ ایک مثبت کام کی جگہ کو فروغ دیتے ہیں جہاں حاضری مصروفیت، فلاح و بہبود، اور باہمی احترام کا ایک قدرتی نتیجہ بن جاتی ہے۔ جب ملازمین خود کو قدر کی نگاہ سے دیکھتے ہیں، ان کی حمایت کی جاتی ہے اور وہ جوابدہ محسوس کرتے ہیں، تو غیر حاضری میں قدرتی طور پر کمی آئے گی – سب کی جیت ہے۔