कार्यस्थल पर कर्मचारी अनुपस्थिति के 6 प्रमुख खतरे
लेना बार-बार ब्रेक कर्मचारी के मनोबल के लिए अच्छा है। चाहे उन्हें किसी पारिवारिक आपात स्थिति से निपटना हो या वे बीमार हों, इन आवश्यकताओं को पूरा करना एक अच्छी व्यावसायिक प्रथा और एक प्रभावी प्रतिधारण उपकरण है। वास्तव में, अधिकांश कंपनियों के पास सवेतन (paid) और अवैतनिक (unpaid) दोनों तरह के अवकाश से संबंधित विभिन्न नीतियां हैं, जो फैमिली एंड मेडिकल लीव एक्ट और अन्य लागू कानूनी आवश्यकताओं के अनुरूप हैं।
यस बात के साथ, बहुत अधिक बिना योजना के लिया गया अवकाश किसी व्यवसाय के लिए बड़ी सिरदर्दी बन सकता है। जब कुछ टीम के सदस्य अक्सर अनुपस्थित रहते हैं, तो उनका कार्यभार उन लोगों को सौंपना पड़ सकता है जो लगातार काम पर आते हैं। जैसा कि हम देखेंगे, इससे एक दुष्चक्र पैदा हो सकता है जिसके दूरगामी प्रभाव हो सकते हैं, जिसमें कम कर्मचारी जुड़ाव (engagement), खराब मनोबल, कार्यस्थल पर बर्नआउट (थकान), और नकारात्मक संस्कृति शामिल हैं। अच्छी बात यह है कि स्थिति को इस हद तक बिगड़ने से रोका जा सकता है।
कर्मचारी अनुपस्थिति के खतरे
अनुपस्थिति से हमेशा प्यार नहीं बढ़ता – खासकर तब नहीं जब आपको दूसरों का बचा हुआ काम भी संभालना पड़े। इसके विपरीत, यह वित्तीय, भावनात्मक और अन्य समस्याएं पैदा करता है जो अंततः संगठनात्मक सफलता को प्रभावित करती हैं। इनमें शामिल हैं:
- उत्पादकता और प्रदर्शन पर प्रभाव: जब कर्मचारी अनुपस्थित होते हैं, तो उनका काम या तो पूरा नहीं होता है, या फिर उसे दूसरों में बांटना पड़ता है। किसी भी तरह से, उनकी अनुपस्थिति किसी प्रोजेक्ट की प्रगति को खतरे में डाल सकती है।
- वित्तीय परिणाम: स्वाभाविक रूप से, उत्पादकता घटने पर व्यवसायों को भारी नुकसान होता है। 2015 में, सेंटर्स फॉर डिजीज कंट्रोल एंड प्रिवेंशन (CDC) ने अनुमान लगाया कि अमेरिकी व्यवसायों को अनुपस्थिति के कारण सालाना $225.8 बिलियन (प्रति कर्मचारी $1,685) का नुकसान हुआ।
- मनोबल और सांस्कृतिक मुद्दे: जैसा कि हम पहले चर्चा कर चुके हैं, कार्यस्थल की संस्कृति अक्सर आपके द्वारा लागू की जाने वाली किसी भी नीति से अधिक महत्वपूर्ण होती है। कुछ लोग इसके विपरीत तर्क दे सकते हैं (इसे मानव संसाधन (HR) जगत की मुर्गी-और-अंडा समस्या मान सकते हैं), लेकिन इस बात के बहुत कम प्रमाण हैं कि एक अच्छी नीति किसी जहरीली संस्कृति को कैसे ठीक कर सकती है।
- प्रबंधन चुनौतियाँ: संसाधन आवंटन की सिरदर्दी के अलावा, अप्रत्याशित अनुपस्थिति ग्राहक अनुभव की समस्याओं का कारण भी बन सकती है, जिसके परिणामस्वरूप प्रतिष्ठा और वित्तीय नुकसान होता है।
- प्रदर्शन मूल्यांकन और प्रतिक्रिया समस्याएं: अनिश्चित उपस्थिति के साथ, किसी कर्मचारी के समग्र प्रदर्शन का निष्पक्ष रूप से आकलन करना कठिन होता है। इसका मतलब यह है कि जब KPI चर्चाओं की बात आती है तो प्रबंधकों को रचनात्मक प्रतिक्रिया देने में संघर्ष करना पड़ सकता है। इसके बिना, अगली तिमाही या सत्र के लिए सार्थक प्रदर्शन लक्ष्यों को निर्धारित करना और मापना और भी कठिन होगा।
- दीर्घकालिक संगठनात्मक प्रभाव: यदि इस पर ध्यान न दिया जाए, तो पुरानी अनुपस्थिति (chronic absenteeism) एक जोखिम से बचने वाली संस्कृति पैदा कर सकती है जहाँ नए विचारों के उभरने या लागू होने की संभावना कम होती है। समय के साथ, कम उत्पादकता और नवाचार के कारण प्रतियोगियों से पिछड़ सकते हैं। आखिरकार, कंपनी की प्रतिष्ठा प्रभावित हो सकती है, जिससे यह महत्वाकांक्षी पेशेवरों के लिए कम आकर्षक बन सकती है।
कर्मचारी अनुपस्थिति को कम करने की रणनीतियाँ
जैसा कि एक फोर्ब्स लेख में उल्लेख किया गया है, “नियमित रूप से काम से गायब रहने वाले कर्मचारियों को केवल डांटना एक ऐसा तरीका हो सकता है जो अतीत में काम करता था, लेकिन 21वीं सदी के लिए अधिक रचनात्मक और समझदारी भरे दृष्टिकोण की आवश्यकता है।” इस लेख के लिए साक्षात्कार दिए गए 12 फोर्ब्स ह्यूमन रिसورس काउंसिल के सदस्यों ने निम्नलिखित रणनीतियों को साझा किया:
कार्यस्थल के कार्यक्रमों और नीतियों को बढ़ावा दें
एक नई कंप्सच रिपोर्टके अनुसार, 2024 की पहली तिमाही में सभी प्रकार की छुट्टियों में से 11% के लिए खराब मानसिक स्वास्थ्य जिम्मेदार था। “कुल मिलाकर, साल की पहली तिमाही में दुर्घटनाओं, कैंसर, COVID-19, हृदय रोग और दिल के दौरे की तुलना में अधिक अमेरिकियों ने मानसिक स्वास्थ्य से संबंधित छुट्टियां लीं, कुल मिलाकर।”
कंप्सच की क्लिनिकल डायरेक्टर डॉ. जेनिफर बर्ड्सल, महिला श्रमिकों के बीच बढ़ते मानसिक स्वास्थ्य संकट को इसका श्रेय देती हैं। डॉ. बर्ड्सल ने उल्लेख किया, “कामकाजी महिलाएं – विशेष रूप से मां और अन्य देखभाल करने वाली महिलाएं – अक्सर अपनी देखभाल की उपेक्षा करती हैं जब तक कि वे उस बिंदु पर नहीं पहुंच जाती हैं जहां वे इतनी बर्नआउट हो जाती हैं कि उन्हें छुट्टी लेने की आवश्यकता होती है।”
अध्ययन बताते हैं कि एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया, व्यापक कल्याण कार्यक्रम कई तरीकों से स्थिति को बदल सकता है:
- यह समर्थन कर सकता है लचीलापन निर्माण (resiliency building) ताकि कर्मचारियों को काम और व्यक्तिगत जीवन की माँगों से बेहतर ढंग से निपटने में मदद मिल सके।
- स्वस्थ आदतों जैसे व्यायाम, पोषण और निवारक देखभाल (preventive care) को बढ़ावा दें जो पुरानी बीमारियों को प्रबंधित करने और अनुपस्थिति को कम करने में मदद करती हैं।
- स्वास्थ्य और कल्याण की संस्कृति को बढ़ावा दें जो कर्मचारी जुड़ाव, नौकरी की संतुष्टि और मनोबल को बढ़ाती है – जिससे प्रतिबद्धता बढ़ती है और अनुपस्थिति कम होती है।
- वेलनेस स्क्रीनिंग, बायोमेट्रिक परीक्षण और अन्य निवारक सेवाएं स्वास्थ्य समस्याओं की समय रहते पहचान करने में मदद कर सकती हैं, जिससे वे लंबी अनुपस्थिति का कारण बनने से पहले समय पर उपचार और प्रबंधन की अनुमति देती हैं।
- कल्याणकारी लाभ जैसे कि लचीला शेड्यूल, बाल देखभाल सहायता, और कर्मचारी सहायता कार्यक्रम कर्मचारियों को उनके व्यक्तिगत और
- पेशेवर उत्तरदायित्वों को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने और तनाव से संबंधित अनुपस्थिति को कम करने में मदद कर सकते हैं।
- कल्याणकारी कार्यक्रम जो मधुमेह या अवसाद जैसी पुरानी बीमारियों से पीड़ित कर्मचारियों के लिए कोचिंग, शिक्षा और सहायता प्रदान करते हैं, उन्हें अपने स्वास्थ्य को बेहतर ढंग से नियंत्रित करने में मदद कर सकते हैं, जिससे स्वास्थ्य संबंधी समस्याएं और संबंधित अनुपस्थिति कम होती है।.
यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि कार्यस्थल कल्याण कार्यक्रम अकेले काम नहीं कर सकता है। जैसा कि ऑक्सफोर्ड विश्वविद्यालय के विलियम फ्लेमिंग अपने नए अध्ययनमें उल्लेख करते हैं, ये कार्यक्रम तब सबसे अच्छा काम करते हैं जब नियोक्ता काम के “अधिक संरचनात्मक पहलुओं पर भी ध्यान केंद्रित करते हैं। इनमें वेतन में सुधार करना, सुरक्षित अनुबंध प्रदान करना, कर्मचारियों को उनके काम के शेड्यूल पर कुछ लचीलापन और नियंत्रण देना, और अपस्किलिंग और मेंटरशिप के अवसर प्रदान करना शामिल है।”
डेलॉइट की पूर्व मुख्य वेलनेस अधिकारी जेन फिशर ने इसे सबसे अच्छे शब्दों में कहा: “हमें काम के बारे में अपनी सोच को विकसित और आधुनिक बनाने की आवश्यकता है और कार्यबल की भावनाओं और अपेक्षाओं को भी सुनना चाहिए।” फोर्ब्स के नेता इससे सहमत हैं, और प्रत्येक के पास जोड़ने के लिए कुछ है:
कर्मचारी अनुपस्थिति को कम करने की अन्य रणनीतियाँ
- स्थापित करें एक सुपरिभाषित उपस्थिति नीति और सभी कर्मचारियों के साथ अपेक्षाओं को स्पष्ट रूप से संप्रेषित करें। पक्षपात से बचने के लिए, पूरे संगठन में लगातार प्रवर्तन सुनिश्चित करें।
- अनुपस्थिति को ट्रैक करने और पैटर्न की पहचान करने के लिए अनुपस्थिति प्रबंधन प्रणाली (Absence Management Systems) लागू करें। इससे भविष्य के निर्णय लेने में मदद करने के लिए रिपोर्ट तैयार करने में मदद मिल सकती है।
- सुधार करें कर्मचारी जुड़ाव (engagement) अपनी टीम को प्रेरित करने और प्रोत्साहित करने की रणनीतियों में।
- कार्य-जीवन संतुलन को बढ़ावा देने के लिए जहां संभव हो फ्लेक्सटाइम या दूरस्थ कार्य (remote work) जैसे विकल्पों पर विचार करें।.
- अनुपस्थिति के कारणों को समझने के लिए काम पर वापसी (return-to-work) के साक्षात्कार आयोजित करें। जहां आवश्यक हो, व्यक्तिगत या पारिवारिक मुद्दों के लिए कर्मचारी सहायता कार्यक्रम प्रदान करें। इसके अलावा, मानसिक स्वास्थ्य सहायता के लिए परामर्श सेवाएं प्रदान करें।
- प्रगतिशील अनुशासन लागू करें। अत्यधिक अनुपस्थिति के लिए चेतावनियों की एक निष्पक्ष और पारदर्शी प्रणाली विकसित करें। गंभीर कार्रवाई करने से पहले सुधार के अवसर प्रदान करें।
- जवाबदेही की संस्कृति को बढ़ावा दें। सभी स्तरों पर अच्छे संचार और उपस्थिति के साथ उदाहरण पेश करें।
आगे की राह
कर्मचारी इंसान हैं, आपकी स्प्रेडशीट पर केवल नंबर नहीं। संक्षेप में, आप केवल नियमों को लागू करके उनकी समस्याओं को हल नहीं कर सकते। सच्ची सफलता तब शुरू होती है जब आप एक सकारात्मक कार्यस्थल को बढ़ावा देते हैं जहाँ उपस्थिति जुड़ाव, कल्याण और आपसी सम्मान का एक स्वाभाविक परिणाम बन जाती है। जब कर्मचारी मूल्यवान, समर्थित और जवाबदेह महसूस करते हैं, तो अनुपस्थिति स्वाभाविक रूप से कम हो जाएगी - इसमें सभी की जीत है।
